Projektin sidosryhmien luettelon luominen ja hallinta

Kirjoittanut Jane Suchan, PMP

Mikä siis on projektin sidosryhmä?     Määritelmiä on useita, ja ne vaihtelevat lähteestä toiseen ja yrityksestä toiseen. Kaikki viittaavat siihen, että sidosryhmät ovat henkilöitä tai ryhmiä, jotka ovat kiinnostuneita projektin tuloksesta. Sidosryhmähallinta on synonyymi suhteiden hallinnalle: tavoitteena on sitoutua projektiin ja ylläpitää sitä.

Tässä sidosryhmät ovat organisaation henkilöitä tai ryhmiä, jotka ovat kiinnostuneita tai joihin projektin tulos vaikuttaa. Ennen kuin aloitat sidosryhmäluettelon perustamisen ja hallinnan, varmista kuitenkin, että määritelmäsi sidosryhmästä on yhdenmukainen organisaatiosi määritelmän kanssa.

Miksi sidosryhmien hallinta on tärkeää?

Niin paljon kuin haluaisimme ajatella, että näin ei ole, meidän on kohdattava se tosiasia, että kaikki eivät ole 100-prosenttisen innostuneita projektista. Sidosryhmien on ehkä opittava uusia työkaluja tai prosesseja, luovuttava hallinnasta tai joissakin äärimmäisissä tapauksissa menetettävä työnsä. Vastuu on projektipäälliköllä ja sponsoreilla sidosryhmien huolenaiheiden helpottamiseksi, ja on epätodennäköistä, että pystyt tekemään kaikki ihmiset onnellisiksi koko ajan. Joitakin on käsiteltävä niin, etteivät he voi sabotoida ponnistelujasi.

Motivaatioiden ymmärtäminen auttaa sinua ratkaisemaan huolenaiheita ja välttämään negatiivisia käyttäytymistapoja ja taktiikoita, kuten:

• Tarvittavien syötteiden tai hyväksyntöjen viivyttäminen.

• Kilpailevan projektin aloittaminen.

• Resurssien määrittäminen uudelleen muihin projekteihin.

• Osallistumme takahuoneen politikointiin hankkeen heikentämiseksi.

Sidosryhmien tehokkaan hallinnan edut ovat seuraavat:

• Projektisyklin ajan lyhentäminen estämällä sen jumiutuminen politiikkaan.

• Hyväksyntäprosessin sujuvoittaminen.

• Auttaa varmistamaan, että projektiresurssit ovat käytettävissä ja että ne pysyvät keskitettyinä.

• Tietojen pitäminen ajan tasalla.

Sivun alkuun

Sidosryhmäluettelon kehittäminen

Luo projektin alussa projektisponsorin kanssa luettelo kaikista mahdollisista sidosryhmistä. Tämä luettelo voi olla pitkä sen mukaan, miten tämä rooli määritetään ja miten projekti vaikuttaa organisaatioon.

Sidosryhmäluettelo on projektipäällikön työkalu ja projektin viestintäsuunnitelman avainsyöte. Luettelon arvioinnin perusteella voit suunnitella vahvan viestintästrategian. Sinun ei tarvitse jakaa luettelon tietoja projektin sponsorin lisäksi.

Useimmissa projekteissa on politiikkaa, joten odota törmääväsi hämäriin vesiin arvioidessasi sidosryhmiäsi.

Sivun alkuun

Sidosryhmien luettelon arvioiminen

Määritä kunkin sidosryhmän vaikutusvalta ja luokittele ne vaikutustason mukaan. Joillakin on valta pitää projekti liikkeessä. Tähän voivat kuulua projektin sponsori tai ylemmät johtajat. Heidän kantojensa ja päätöksentekorooliensa vuoksi sinun kannattaa seurata näitä sidosryhmiä tarkasti. Toiset voivat olla ihmisiä, jotka, vaikka he eivät pysty vetämään projektia, voivat työskennellä kulissien takana heikentääkseen ja mahdollisesti jopa lopettaakseen sen.

Toinen sidosryhmien taso ovat ne, jotka elävät tuotteen kanssa – joskus päivittäin. Tämä ryhmä antaa palautetta liiketoimintavaatimusten muodossa, jotka on täytettävä. Niillä on eniten hyötyä, jos projekti onnistuu, koska se vaikuttaa niihin suoraan. Vaikka he eivät useinkaan pysty suoraan tai epäsuorasti lopettamaan projektia, ne ovat kuitenkin elintärkeitä sen onnistumisen kannalta. Jos heidän tarpeisiinsa tai huolenaiheisiinsa ei vastata, he menevät nopeasti suurimmista kannattajistasi suurimpaan ongelmaasi.

Toinen tapa organisoida sidosryhmiä on ryhmitellä heidät osallistumisen ja vastuun mukaan. Yksi ryhmä voi olla aktiivisesti mukana projektissa ja tehdä työtä, toinen voi olla jossain vaiheessa mukana, ja toinen voi olla sidosryhmät, jotka eivät ole aktiivisesti mukana, mutta joiden on saatava projektiin liittyvää viestintää.

Sivun alkuun

Sidosryhmien luokittelu RACI:n avulla

Vastuullinen, vastuullinen, konsultoitu ja tietoinen (RACI) on organisaatiosuunnittelussa käytettävä työkalu, jonka avulla sidosryhmät määritetään ja nimetään projektin osallistumisen ja vastuun mukaan. Se on hyödyllinen tapa luokitella sidosryhmät, jotta voit suunnitella tehokkaimman viestintästrategian kullekin henkilölle tai ryhmälle. Nämä sidosryhmät määritellään seuraavasti:

• Vastuussa    Tämä henkilö vastaa tehtävän suorittamisesta.

• Vastuussa    Tämä henkilö kutsutaan tilille, jos tehtävää ei ole suoritettu loppuun, ja hän voi hallita tehtävän suorittamisesta vastaavaa henkilöä. Projektipäälliköillä on usein tämä rooli.

• Kuullut    Vaikka tämä henkilö ei ole tilivelvollinen tai vastuussa sen suorittamisesta, häntä kuullaan tehtävän näkökohdista.

• Ilmoitti    Tämän passiivisen roolin haltija pidetään ajan tasalla, mutta hän ei ole vastuussa tehtävistä.

Sivun alkuun

Unssi ehkäisyä ...

Projektinhallinnassa on kyse odotusten hallinnasta. Ota aikaa projektiesi alkuvaiheessa ja tee yhteistyötä sponsorin kanssa sidosryhmien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi. Muista päivittää luettelosi projektin koko elinkaaren ajan. Sinun on tiedettävä, keitä sidosryhmät ovat ja mitkä ovat heidän etunsa, jotta voit hallita niitä tehokkaasti. Se säästää sinua vaikeuksista pitkällä aikavälillä ja varmistaa, että projektisi onnistuu.

Sivun alkuun