Miksi jakeluluettelot kannattaa päivittää Outlookissa ryhmiksi

Organisaatiot ovat käyttäneet vuosien ajan jakeluryhmiä viestimiseen ja yhteistyön tekemiseen ryhmien jäsenten kanssa sekä yrityksen sisäpuolella että ulkopuolella. Nyt Office 365 -ryhmät Outlookissa tarjoavat kuitenkin tehokkaamman ratkaisun yhteistyötä varten.

Vihje: Jos etsit tietoa Outlookin yhteystietoryhmien käytöstä, kun sähköpostia lähetetään useille henkilöille (esimerkiksi ystäväjoukolle), tutustu artikkeliin Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlook for PC:ssä.

Mitä Office 365 -ryhmät ovat?

Kun määrität Office 365-ryhmän Outlookissa, voit valita joukolle henkilöitä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä, ja määrittää resurssi kokoelman, jonka avulla käyttäjät voivat jakaa resursseja. Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenet saavat automaattisesti tarvittavat käyttöoikeudet ryhmän työkaluihin, kun heidät lisätään ryhmään.

Lisäresursseja ovat seuraavat:

  • Jaettu Saapuneet-kansio – Keskustelut, jotka aikaisemmin löytyivät jakeluluetteloista. Jaetussa Saapuneet-kansiossa voi suorittaa hakuja, joten se on ryhmän viestien elävä arkisto. Ryhmän uudet jäsenet voivat hakea tai selata vanhoja viestejä ja siten päästä nopeasti selville ryhmän aikaisemmista julkaisuista. Katso: Ryhmäkeskustelun järjestäminen Outlookissa.

    Vihje: Jos käyttäjäsi haluavat edelleen ryhmäviestien näkyvän henkilökohtaisessa postilaatikossaan, kuten aikaisemmin jakeluluettelossa, heidän tarvitsee vain tilata ryhmä napsauttamalla Jäsenyys-painiketta Outlook-valintanauhassa.

  • Jaettujen tiedostojen Kirjasto – ryhmällä on SharePoint-tiedosto Kirjasto, johon käyttäjät voivat tallentaa, jakaa ja tehdä yhteistyötä asia kirjoissa, työkirjoissa, esityksissä, kuvissa tai muissa tiedostoissa, joita he tarvitsevat työstämiseen. Katso: ryhmän tiedostojen jakaminen.

  • Yhteinen kalenteri – ryhmä saa jaettuun kalenteriin ryhmän tapahtumien kirjaamisen. Jokainen ryhmän tilaama jäsen kutsutaan automaattisesti kalenteriin lähetettyihin tapahtumiin, jotta tapahtumat voivat halutessaan näkyä myös heidän henkilökohtaisissa kalentereissaan. Katso: koko uksen ajoittaminen ryhmä kalenteriin Outlookissa.

  • Jaettu OneNote-muistikirja – Ryhmällä on automaattisesti jaettu OneNote-muistikirja, jonne ryhmän jäsenet voivat kerätä ja käsitellä tietoja yhdessä. Monet ryhmät luovat muistikirjan avulla elävän wikin, joka sisältää usein kysyttyjä kysymyksiä ja muita resursseja.

  • Vieraskäyttö – Aikaisemmin pystyit lisäämään ulkoisia yhteyshenkilöitä jakeluryhmiin, mutta he saivat käyttöönsä vain sähköpostin. Ryhmien avulla voit tarjota vieraiden käyttöön sähköpostikeskustelut, tiedostot ja jopa jaetun OneNote-muistikirjan. Katso: vieras käyttö Office 365-ryhmissä.

  • Sisältö on löydettävissä - Outlook-ryhmät ovat oletusarvoisesti julkiset, mikä tarkoittaa sitä, että organisaation muiden henkilöiden on helppo löytää ryhmät ja liittyä niihin tai tarkastella ryhmän materiaaleja. Jos ryhmän sisältö on luottamuksellista, voit muuttaa ryhmän yksityiseksi, mikä piilottaa sisällön muilta kuin jäseniltä ja vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään ryhmään liittymisen pyynnöt.

  • Omatoiminen luominen - IT:tä ei tarvitse kuormittaa käyttäjien ryhmien luontipyynnöillä. Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiään tarpeen mukaan. Jos haluat määrittää, ketkä organisaation käyttäjät voivat luoda ryhmiä, Katso: vieras käyttö Office 365-ryhmissä.

Nämä ovat vain muutamia ominaisuuksia, joiden ansiosta ryhmät ovat tehokkaampi ratkaisu kuin jakeluryhmät.

Ryhmien hallinta

Office 365 tarjoaa useita hyödyllisiä työkaluja ja ominaisuuksia ryhmien helppoon hallintaan. Lisätietoja näistä eduista saat napsauttamalla alla olevia otsikoita.

Hakemiston pitäminen hallinnassa on jokaisen järjestelmänvalvojan ongelma. Seuraavassa on lueteltu joitakin Office 365:n tarjoamia työkaluja, joiden avulla hallinta on helpompaa:

  • Nimeämiskäytännöt – Nimeämiskäytäntöjen avulla voit määrittää, mitkä nimet ovat hyväksyttäviä nimiä ryhmille ja mitkä eivät ole hyväksyttäviä nimiä. Tämä estää loukkaavien tai kiellettyjen nimien antamisen ryhmille. Voit myös pakottaa käyttämään ryhmien nimissä yrityksen vakioetu- tai jälkiliitteitä.

    Dynaaminen jäsenyys – Dynaamisen jäsenyyden avulla voit määrittää ryhmän jäsenyyden käyttämällä sääntöä, joka lisää (tai poistaa) ryhmän jäsenet aktiivisen hakemiston metatietojen (kuten osaston tai roolin) perusteella. Lisätietoja dynaamisen jäsenyyden luonnista on artikkelissa Lisäsääntöjen luonti määritteiden avulla.

  • Piilotettu jäsenyys – Jos haluat ryhmän jäsenyyden olevan luottamuksellista, esimerkiksi jos jäsenet ovat opiskelijoita, voit piilottaa jäsenyystiedot ulkopuolisilta osapuolilta.

  • Luomisen käyttöoikeudet – Organisaatiossasi voi olla henkilöitä, joiden et halua voivan luoda uusia ryhmiä. Hakemiston luontioikeuksien hallintaan on useita tekniikoita. Katso lisätietoja artikkelista Office 365 -ryhmän luomisen hallinta.

  • Valvontalokit – Voit luottavaisemmin sallia käyttäjien luoda ryhmiä ja hallita ryhmäjäsenyyttä, koska Office 365 -ryhmien valvontalokien avulla voit selvittää, kuka on luonut tai poistanut tietyn ryhmän tai tehnyt muutoksia ryhmän jäsenyyksiin. Katso: Haku Office 365:n tietoturva- ja yhteensopivuuskeskuksen valvontalokista.

Toimituksenhallinta antaa menetelmiä siihen, miten ryhmän viestit on lähetettävä tai vastaanotettava. Lisäksi käytettävissä on työkaluja, joiden avulla voit valvoa viestien kulkua.

  • Lähetä käyttäjänä tai Lähetä puolesta – Näiden asetusten avulla määritetyt käyttäjät voivat lähettää sähköpostiviestejä ikään kuin niiden lähettäjä olisi ryhmä tai ne lähetetään ryhmän puolesta.

  • Lähettäjän rajoitukset – Näiden asetusten avulla voit määrittää, kuka voi lähettää viestejä ryhmälle. Ryhmä voidaan määrittää sallimaan sähköpostiviestit ulkopuolisilta osapuolilta, mutta voit halutessasi rajoittaa oikeuden vain tietyille ulkopuolisille osapuolille.

  • Ulkoisten käyttäjien tuki – Kutsumalla ryhmään vieraita voit valita, sisällytetäänkö heidät ryhmän sähköpostikeskusteluihin. Katso: vieras käyttö Office 365-ryhmissä.

  • Siirtosäännöt – Siirtosääntöjä voidaan käyttää ryhmille samalla tavalla kuin Exchange-palvelimelle. Säännöt voivat etsiä viestejä, jotka täyttävät tietyt ehdot, ja sitten käsitellä kyseiset viestit.

  • Postivihjeet – Postivihjeet ovat informatiivisia viestejä, jotka näytetään käyttäjille, kun he ovat luomassa uutta viestiä. Ne voivat vähentää NDR-toimitusongelmaraporttien määrää varoittamalla käyttäjää, jos viesti on todennäköisesti siirtymässä ulkopuolisille osapuolille tai ylittää sanomakiintiöt.

  • Useita välityspalvelimen osoitteita – Ryhmällä voi olla aliaksia samalla tavoin kuin käyttäjän postilaatikolla. Välityspalvelimen lisäosoitteet voivat olla kätevät sellaisten viestin hyväksymiseen, jotka on lähetetty muihin aliaksiin, tai helpottamaan sellaisen ryhmän käyttöä, jonka nimi on pitkä tai vaikea kirjoittaa. Katso: Usean toimialueen tuki Office 365 -ryhmille – järjestelmänvalvojan ohje

  • Lähetettävien/vastaanotettavien viestien enimmäiskoko - Nämä kiintiöt voivat auttaa vähentämään ongelmia ryhmän vastaanottaessa (tai lähettäessä) erittäin suuria viestejä, jotta voidaan paremmin hallita ryhmän tallennustilaa ja kaistanleveysvaatimuksia.

Office 365 sisältää lisäksi joitakin työkaluja, joiden avulla voit hallita, millaista sisältöä jaetaan ryhmässä.

  • Käyttöohjeet – Voit määrittää Office 365 -ryhmille käyttöohjeet, joiden avulla voit tiedottaa käyttäjiä parhaista käytännöistä, jotka auttavat pitämään ryhmät tehokkaina, sekä sisäisistä sisältökäytännöistä.

  • Tietojen luokittelu – voit luoda mukautettavan tieto luokittelu järjestelmän Office 365-ryhmille, jotka mahdollistavat ryhmien erottamisen käytäntöjen tyypin mukaan (esimerkiksi luokittelematon, "yritys luottamuksellinen" tai "ylin salaisuus"). Tällä tavoin ryhmät voivat toimia organisaation muiden sisältöjen käytäntöjen mukaisesti. Laajennettavan käytännön avulla organisaatio voi määrittää pääte pisteen, jota kutsutaan aina, kun ryhmä luodaan tai sitä muutetaan, ja voit sen jälkeen toteuttaa omia käytäntöjä ryhmän luomista tai muuttamista varten.

Muutoksen hallinta

Käyttäjät suhtautuvat joskus epäileväisesti muutokseen, joten on tärkeää tiedottaa jakeluluetteloiden nykyisiä jäseniä, jotta he tietävät tulevasta muutoksesta. Tässä on joitakin tietoja sekä hyödyllisiä vastauksia, jotka sinun pitäisi sisällyttää viestiin:

Mitä ovat Outlookin ryhmät?

Office 365 -ryhmät Outlookissa ovat yksittäinen yhteistyöratkaisu ryhmille, jotka haluavat käyttöönsä helposti löydettävän paikan, jossa voivat jakaa keskusteluja, tiedostoja, kalentereita ja muistiinpanoja yhtenäisesti.  Todennäköisesti paras yksittäinen ominaisuus on se, että ryhmän Saapuneet-kansio säilyttää keskustelujen historian, jolloin aikaisempia keskusteluja on helppo hakea.

Miksi teemme tämän muutoksen?

Käyttäjät ovat usein pyytäneet ominaisuutta, jonka avulla voi tehdä hakuja jakeluluetteloissa julkaistuista viesteistä sellaisten tietojen löytämiseksi, joista on aikaisemmin keskusteltu. Jakeluluetteloiden päivittäminen ryhmäksi tarkoittaa sitä, että samoja kysymyksiä ei tarvitse kysyä eikä niihin tarvitse vastata aina uudelleen.

Uusi ryhmä myös sisältää kalenterin ryhmän tapahtumia varten, jaetun tiedostokirjaston ja OneNote-muistikirjan, jossa voidaan työskennellä yhdessä ja kerätä tietoja myöhempää käyttöä varten.

Onko minun tehtävä jotain ryhmään liittymistä varten, jos olin jo jakeluluettelon jäsen?

Ei, jos olit jo jakeluluettelon jäsen, olet automaattisesti uuden ryhmän jäsen.

Miten voin käyttää uutta ryhmää Outlookissa? Entä Outlookin verkkoversio?

Voit käyttää uutta ryhmää Outlookissa siirtymällä Ryhmät-luokkaan vasemmalla puolella olevan siirtymisruudun alaosassa. Jos käytät usein tätä ryhmää, se kannattaa kiinnittää suosikkeihin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Näytä suosikkina.

Lisäksi käytettävissä on maksuttomat mobiiliasiakkaat Office 365 -ryhmiä varten kaikissa mobiiliympäristöissä (iOS, Android jne.), joten voit helposti käyttää ryhmää liikkeellä ollessasi.

Enkö voi vain lähettää sähköpostia?

Ilman muuta. Sama Sähkö posti tunnus, jota käytit jako luettelossa, toimii silti vain Outlookin ryhmässä.

Lisäksi...

Muista kertoa käyttäjille, kun tämä muutos on toteutumassa, ja kehen käyttäjät voivat ottaa yhteyttä, jos heillä on kysyttävää.

Jakeluluetteloiden siirtäminen

Oletko valmis päivittämään jakeluluettelon ryhmäksi? Katso lisätietoja artikkelista Jakeluluetteloiden siirtäminen Office 365 -ryhmiin – järjestelmänvalvojan ohjeet.

Mitä seuraavaksi?

Kun olet päivittänyt jakeluryhmän Office 365 -ryhmäksi, voit muutaman seurantatehtävän avulla varmistaa, että siirto on sujunut ongelmitta.

  • Seuranta käyttäjien kanssa – Tarkista tilanne käyttäjien kanssa heti, kun päivitys on valmis, ja uudelleen muutamaa päivää myöhemmin. Kun osoitat käyttäjille, että kuuntelet heitä, ja vastaat mahdollisiin kysymyksiin, se auttaa pitämään heidät tyytyväisinä ja hyväksymään muutoksen.

  • Seurantaraporttien valvonta – Office 365:n hallintaportaalissa on hyviä raportteja, jotka näyttävät, kuinka monta käyttäjää käyttää ryhmää, kuinka usein ja mitä ominaisuuksia käyttäjät käyttävät. Kyseisten raporttien avulla voit suunnitella seurannan ja käyttäjäkoulutuksen sekä korostaa niitä asioita, joista käyttäjät saavat eniten hyötyä uudesta ryhmästä. Katso: toiminta raportit Microsoft 365-hallinta keskuksessa.

  • Jaa kokemuksesi – Ilmoita yrityksesi muille ryhmille, että olet päivittänyt jakeluryhmän, ja kerro suorittamasi vaiheet. Kyseisten tietojen jakaminen voi auttaa muita ryhmiä seuraamaan esimerkkiäsi ja suorittamaan oman päivityksen onnistuneesti.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Onko sinulla kysyttävää Office 365-ryhmistä?

Käy Microsoft Office 365 -ryhmien Tech Community -yhteisössä.

Olemme valmiita auttamaan

Tämä artikkeli päivitettiin viimeksi 22. joulu kuuta, 2017 palautteen perusteella. Jos olet huomannut, että se ohjasi sinua hyödyllisiin tietoihin, ja varsinkin jos et ole, napsauta alla olevaa Palaute toimintoja ja anna meille rakentavia kommentteja, jotta voimme jatkaa sen parantamista. Kiitos!

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin