Microsoft Lync Web Scheduler on verkkopohjainen ohjelma, jolla voit luoda Lync-kokouksia, jos käytössäsi ei ole Microsoft Outlookia tai käytät käyttöjärjestelmää, joka ei ole Windows-pohjainen. Web Schedulerissa voit luoda uusia kokouksia, muuttaa aiemmin määritettyjä kokouksia ja lähettää kutsuja käyttämälläsi sähköpostiohjelmalla.
Saat käyttäjänimen ja salasanan yrityksen tukihenkilöstöltä Web Scheduleriin kirjautumista varten.
Tämän artikkelin sisältö
Lync-kokouksen luominen
Lync-kokoukset voivat olla sekä online-kokouksia että neuvottelupuheluja. Osallistujat voivat liittyä kokoukseen tietokoneella katsoakseen esitystä tai puhelimella pelkkää ääntä varten.
-
Siirry osoitteeseen https://sched.lync.com ja kirjaudu Web Scheduleriin käyttäjänimelläsi ja salasanallasi.
-
Valitse Luo uusi kokous.
-
Kirjoita Aihe-ruutuun kokouksen aihe.
-
Voit jättää kokouksen sijainniksi online-kokous tai lisätä sijainnin, esimerkiksi neuvotteluhuoneen, jos osa henkilöistä osallistuu kokoukseen paikan päällä.
-
Kirjoita lyhyt viesti tai kokouksen esityslista Sanoma-ruutuun (valinnainen).
-
Valitse avattavasta valikosta kokouksen aikavyöhyke.
-
Valitse kokouksen aloitus- ja lopetus päivämäärä ja -aika.
-
Oletusarvoisesti kaikki, myös yrityksen ulkopuoliset henkilöt, pääsevät suoraan kokoukseen. Halutessasi voit ottaa käyttöön odotustilan, josta voit päästää henkilöt sisään tai estää pääsyn. Lisätietoja vaihtoehtojen muuttamisesta on kohdassa Käyttöoikeudet ja esittäjät.
-
Oletusarvon mukaan kenellä tahansa organisaatiosta kutsutulla on esittäjän käyttöoikeudet. Lisätietoja vaihtoehtojen muuttamisesta on kohdassa Käyttöoikeudet ja esittäjät.
-
Lisää osallistujien nimet Osallistujat ja äänet -kohdassa käytettävissä olevaan ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä (;).
-
Tarkista, että nimet ovat oikeat, valitsemalla Tarkista nimet. Kirjoita yrityksen ulkopuolelta kutsuttujen henkilöiden sähköpostiosoite kokonaisuudessaan, esimerkiksi contoso@contoso.com.
Huomautus: Web Scheduler ei tarkista osallistujien tai neuvotteluhuoneiden käytettävyyttä.
-
Jos tiliisi on määritetty neuvottelupalveluiden tarjoaja, kokouskutsu sisältää ilmaisnumeron, maksullisen numeron ja osallistujakoodin. Valintansa mukaan kokouksen osallistujat voivat käyttää tietokoneen ääntä tai soittaa kokoukseen.
-
Valitse Tallenna.
Kutsujen lähettäminen kokouksen osallistujille
Lähetä kokouskutsu jollakin seuraavista tavoista:
Lähetä kutsut sähköpostiohjelmalla
Tällä menetelmällä voit kopioida kokouksen tiedot Web Schedulerista ja liittää ne kokouskutsuun, jonka luot millä tahansa sähköpostiohjelmalla.
Vihje: Voit myös avata kokouksen tiedot valitsemalla Näytä kokouksen liittymistiedot Web Scheduler -kokouksen tiedot -sivulla.
-
Kun olet luonut kokouksen, valitse Tallenna.
-
Kokouksen tiedot sisältävä ikkuna aukeaa.
-
Korosta kokouksen tiedot, kuten kokouksen URL-osoite, puhelinneuvottelun numero ja kokoustunnus.
-
Napsauta tekstiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kopioi.
-
Avaa mikä tahansa sähköpostiohjelma ja luo tavallinen kokouspyyntö.
-
Liitä Lync online -kokouksen tiedot (kopioitu vaiheessa 4) kutsuun.
-
Lisää osallistujat, tarkista kokouksen päivämäärä/aika, kirjoita kokouksen esityslista ja lähetä kutsu.
Lähetä kutsut iCalendarilla
iCalendarilla eri sähköpostijärjestelmien käyttäjät voivat vaihtaa kalenteritietoja. iCalendar-kutsun vastaanottajilla on oltava tuettu ohjelmisto kokouskutsun avaamista ja vastaamista varten.
-
Valitse Omat kokoukset -osiossa kokous sen aiheen perusteella ja valitse sitten Vie muodossa iCalendar.
-
Valitse Avaa sähköpostiohjelman niin kehottaessa.
Huomautus: iCalendar sisältää kaikki kokouksen ajoittamisen aikana lisätyt tiedot, kuten viestin, osallistujat, kokouksen sijainnin, päivämäärän ja ajan.
-
Kun kalenterimerkintä avautuu, lähetä se edelleen henkilöille, jotka lisäsit osallistujiksi kokousta järjestäessäsi.
-
Kutsun saaneet voivat nyt avata iCalendar-tiedoston omalla sähköpostiohjelmallaan, kuten Outlookilla, Notesilla tai iCalilla.
Käyttöoikeudet ja esittäjät
Oletusarvoiset Käyttöoikeudet ja esittäjät -asetukset ovat optimaaliset normaaleille työryhmäkokouksille. Kokousasetuksia voi mukauttaa omien vaatimusten, kokoustyypin ja osallistujien mukaan.
Valitse Käyttöoikeudet ja esittäjät -osan kokouksen tiedot -sivulla, ketkä voivat ohittaa odotustilan ja ketkä voivat liittyä kokoukseen esittäjinä.
Ketkä ohittavat odotustilan
|
Käyttöasetukset |
Mitä tapahtuu |
Suositellaan, kun… |
|
Vain järjestäjä (lukittu) |
Vain järjestäjä ohittaa odotustilan. Kaikkien muiden on odotettava odotustilassa, kunnes heidät päästetään sisään. |
Henkilöiden ei haluta näkevän sisältöä ennen kokousta tai keskustelette luottamuksellisista tiedoista. |
|
Omasta yrityksestä kutsutut henkilöt |
Henkilöiden, joilla ei ole tiliä verkossa tai joita ei ole kutsuttu, on odotettava odotustilassa, kunnes heidät päästetään sisään. |
Keskustelette luottamuksellisista tiedoista ja haluat sallia vain tietyt henkilöt yrityksestäsi mukaan. |
|
Oman yritykseni henkilöt |
Henkilöiden, joilla ei ole tiliä verkossa, on odotettava odotustilassa, kunnes heidät päästetään sisään. |
Kaikilla osallistujilla on tili organisaation verkossa ja luottamuksellisista tiedoista ei keskustella. |
|
Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt |
Kukaan ei odota odotustilassa. |
Kutsut ulkopuolisia osallistuja, ja luottamuksellisista tiedoista ei keskustella. |
Tärkeää: Vaikka kokouksen odotustila on käytössä, kokoukseen soittavat osallistujat ohittavat automaattisesti odotustilan.
Kuka on esittäjä
|
Esittäjäasetukset |
Kuka on esittäjä |
Suositellaan seuraavissa tapauksissa |
|
Vain järjestäjä |
Vain kokoukset ajoittanut henkilö. |
Esitykset, joissa osallistujien ei tarvitse olla vuorovaikutuksessa kokouksen sisältöön. Kokouksen aikana voidaan määrittää lisää esittäjiä. |
|
Oman yritykseni henkilöt |
Kaikki kutsutut, jolla on tili verkossa. |
Sisäiset ryhmätyöistunnot, joissa kaikki osallistujat voivat jakaa ja muokata kokouksen sisältöä. |
|
Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia) |
Kaikki kutsutut. |
Ryhmätyöistunnot sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole tiliä verkossa. |
|
Valitsemani henkilöt |
Sinä ja valitsemasi osallistujat. |
Esitykset, joissa on useita esittäjiä. |
Huomautus: Ulkoisia osallistujia tai jakeluluetteloita ei voi kutsua esittäjinä käyttämällä Valitsemani henkilöt -vaihtoehtoa. Yksittäisille osallistujille voi antaa esittäjän käyttöoikeuden kokoushuoneessa.
Liity kokoukseen
Kutsussa olevaa kokouslinkkiä voi käyttää kokoukseen kirjautumiseen tai kokouksen voi käynnistää valitsemalla Web Schedulerissa Liity kokoukseen -välilehti.
-
Valitse Omat kokoukset -kohdassa kokous.
-
Valitse kokouksen tiedot -sivulla Liity kokoukseen -välilehti.
-
Lync avautuu ja voit kirjautua kokoukseen.
Aiemmin luotujen kokouksien tarkastelu ja muokkaaminen
Web Schedulerin Omat kokoukset -välilehdessä näet kaikki järjestämäsi kokoukset. Muista, että Web Scheduler näyttää vain järjestämäsi kokoukset, mutta ei kokouksia, joihin sinut on kutsuttu.
-
Avaa kokoustiedot-sivu valitsemalla kokous. Sivulla on kokouksen lyhyt yhteenveto, joukko käsiteltäviä välilehtiä ja kokouksen tiedot.
-
Valitse Muokkaa.
-
Tee tarvittavat muutokset ja valitse Tallenna.
-
Valitse sanomaikkunassa OK ja vahvista muokatut tiedot.
Tärkeää: Kun kokous päivitetään, kutsutuille henkilöille on lähetettävä päivitetyt tiedot manuaalisesti. Web Scheduler ei päivitä kalenteria automaattisesti.
-
Jos olet lähettänyt kutsun iCalendarilla, avaa kutsu ja lähetä päivitys valitsemalla Vie muodossa iCalendar uudelleen.
-
Jos kopioit Lync-kokouksen tiedot tavalliseen kokouskutsuun, avaa kutsu, päivitä siihen uudet kokoustiedot ja lähetä uudelleen osallistujille.
Kokouksen poistaminen tai peruuttaminen
Kokoukset vanhenevat 14 päivää ajoitetun päättymisajan jälkeen, mutta kokouksen voi poistaa, jos haluat tyhjentää Web Schedulerin tiedot tai peruuttaa kokouksen.
-
Valitse poistettava kokous Omat kokoukset -välilehdessä.
-
Valitse kokouksen tiedot -sivulla Poista kokous -välilehti.
-
Valitse vahvistusruudussa Kyllä.
Tärkeää: Osallistujille on lähetettävä peruutusilmoitus, koska Web Scheduler ei päivitä kalenteria automaattisesti.
-
Jos kutsut lähetettiin iCalendarilla, avaa kutsu ja valitse Peruuta. Tämä lähettää kutsun vastaanottajille peruutusilmoituksen.
-
Jos kopioit Lync-kokouksen tiedot tavalliseen kokouskutsuun, avaa kutsu ja lähetä sitten peruutushuomautus kutsutuille valitsemalla Peruuta.
