Luonnosten tarkasteluoikeuksien määrittäminen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Voit määrittää, mitkä ryhmät voivat lukea luettelokohteita ja tiedostoja luonnoksia. Luonnokset ovat joko tiedostojen tai luettelokohteiden aliversioiden tai tiedostot, joita ei ole vielä hyväksytty. Luonnos voi olla uuden kohteen tai kohteen, joka on muuttunut.

Luonnos luodaan seuraavissa tilanteissa:

  • Tiedoston aliversio luodaan tai päivitetään kirjastoon, jossa seurataan pää- ja aliversioita.

  • Luettelokohde tai tiedosto luodaan tai päivitetään luettelossa tai kirjastossa, jossa edellytetään sisällön hyväksymistä, mutta kohdetta tai tiedostoa ei vielä ole hyväksytty.

Voit määrittää, mitkä käyttäjäryhmät voivat tarkastella tiedostojen luonnoksia. Tätä asetusta ei tarvitse määrittää samalla tavalla kuin asetusta, jonka mukaisesti muiden luettelon tai kirjaston kohteiden tarkasteluoikeudet on määritetty. Muita kohteita voivat olla esimerkiksi tiedostojen pääversiot tai hyväksytyt tiedostot tai luettelokohteet.

Kun pää- ja aliversioita seurataan, voit määrittää, edellyttääkö aliversioiden tarkasteleminen ja lukeminen tiedostojen muokkausoikeuksia. Kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät, joilla on tiedoston muokkausoikeus, voivat käsitellä tiedostoa, mutta käyttäjät, joilla on vain tiedoston lukuoikeus, eivät voi tarkastella aliversioita. Kaikkien kirjaston käyttäjien ei esimerkiksi välttämättä ole tarkoitus nähdä kommentteja ja muutoksia, kun tiedoston muokkaaminen on kesken. Jos kirjastossa seurataan pää- ja aliversioita, eikä pääversiota ole vielä julkaistu, käyttäjät, joilla ei ole luonnoskohteiden tarkasteluoikeuksia, eivät voi tarkastella tiedostoa.

Jos sisällön hyväksymistä edellytetään, voit määrittää, ketkä voivat tarkastella hyväksymistä odottavia tiedostoja – käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, käyttäjät, joilla on muokkausoikeudet tai vain tekijät ja käyttäjät, joilla on kohteiden hyväksyntäoikeudet. Jos pää- ja aliversioita seurataan, tekijän täytyy julkaista pääversio, ennen kuin tiedoston voi lähettää hyväksyttäväksi. Kun sisällön hyväksymistä edellytetään, käyttäjät, joilla on sisällön lukuoikeudet, mutta joilla ei ole luonnosversioiden tarkasteluoikeuksia, näkevät tiedoston viimeisen hyväksytyn version tai pääversion.

Sellaisten käyttäjien tarkasteluoikeuksia voi tarvittaessa rajoittaa, jotka eivät osallistu hyväksyntätoimiin. Tällaisia tilanteita voi tulla, jos asiakirjoissa esimerkiksi käsitellään merkittävää uutta tuotetta aivan julkistamisen kynnyksellä tai tiettyjä organisaation tiedostoja täytyy käsitellä luottamuksellisina. Näissä tilanteissa oletusrajoitukset kannattaa hyväksyä. Sisällön hyväksymistä voi toisaalta käyttää myös luettelokohteen tai tiedoston tilan määrittämiseen, kun kohteen tai tiedoston käyttöoikeuksia ei ole välttämätöntä hallita kesken kohteen tai tiedoston kehittämisen. Tiedoston lukijoiden on hyvä tietää, että kyseessä on luonnos, johon voi tulla muutoksia, koska luonnosta ei vielä ole hyväksytty, mutta sivuston kävijöitä ei kuitenkaan ole tarkoitus estää lukemasta tiedostoa. Tällaisessa tilanteessa voit määrittää, että käyttäjät, joilla on luettelon tai kirjaston kohteiden lukuoikeus, voivat tarkastella myös luonnoksia.

Luonnosten tarkasteluoikeuksien määrittäminen edellyttää, että sinulla on luettelon tai kirjaston suunnitteluoikeudet.

Seuraavat toimintaohjeet koskevat vain kirjastoja, joissa sekä pää- että aliversiot on asetettu seurantaan, ja kirjastoja, joissa edellytetään sisällön hyväksymistä.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Yleiset asetukset -kohdasta Versiotietojen asetukset.

  3. Napsauta Luonnoskohteen suojaus -osan Ketkä käyttäjät voivat tarkastella luonnoskohteita kohteessa luettelo- tai Ketkä käyttäjät voivat tarkastella luonnoskohteita kohteessa asiakirjakirjasto -kohdassa käyttäjäryhmää, jolle haluat sallia luonnosten tarkastelemisen.

    Kohteiden hyväksyntäoikeuksien määrittämisvaihtoehto on käytettävissä vain, jos sisällön hyväksymistä edellytetään kirjastossa.

  4. Valitse OK.

Huomautus: Kun sisällön hyväksymistä edellytetään, käyttäjät, joilla on sisällön lukuoikeudet, mutta joilla ei ole luonnosversioiden tarkasteluoikeuksia, näkevät tiedoston viimeisen hyväksytyn version tai viimeisen pääversion. Jos kirjastossa seurataan pää- ja aliversioita, eikä pääversiota ole vielä julkaistu, käyttäjät, joilla ei ole luonnoskohteiden tarkasteluoikeuksia, eivät voi tarkastella tiedostoa.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×