Luoda ja jakaa yleisen kansion Outlookissa

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Outlookin yleisten kansioiden avulla voit kerätä, järjestellä ja jakaa tiettyyn aiheeseen tai projektiin liittyviä tietoja organisaatiossasi. "Yleisellä kansiolla" tarkoitetaan tässä kansiota, jota voivat tarkastella kaikki organisaatioon jäsenet. Kun lähetät viestin yleiseen kansion, et lähetä sitä kenenkään sähköpostiin, joten et myöskään täytä kenenkään Saapuneet-kansiota. Sen sijaan käyttäjät voivat tarkistaa kansion mielenkiintoisten viestien varalta aina, kun haluavat.

Tärkeää: Tarvitset Microsoft Exchange Serverin ja Exchange-sähköpostitilin, jotta voit käyttää yleisiä kansioita Outlookissa. Useimmat koti- tai henkilökohtaisessa käytössä olevat sähköpostitilit eivät käytä Exchangea.

Vaihe 1: Ota yhteyttä Exchange-järjestelmänvalvojaan

Organisaatiosi ei välttämättä salli yleisiä kansioita, tai sillä voi olla niiden käyttöä koskevia sääntöjä. Varmista oikea toimintatapa järjestelmänvalvojalta. Jos organisaatiosi sallii yleisten kansioiden käytön ja tukee sitä, mutta ylimmän tason yleistä kansiota ei vielä ole, pyydä Exchange-järjestelmänvalvojaa luomaan sellainen.

Kun ylimmän tason kansio on käytettävissä, voit tarkastella sitä ja sen sisältöä Outlookin kansioruudussa painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + 6.

Vaihe 2: Luo ja nimeä kansio

  1. Tuo Yleiset kansiot kansioruutuun painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + 6.

    Tärkeää: Jos et näe kansioruudussa Yleisten kansioiden osaa, katso paikallinen Exchange-sähköpostin järjestelmänvalvoja. Ne täytyy määrittää sen asetukset.

  2. Napsauta kohtaa Yleiset kansiot hiiren kakkospainikkeella ja valitse Uusi kansio.

    Yleiset kansiot

  3. Anna kansiolle nimi ja valitse OK.

Vihjeitä: 

  • Voit lisätä yleisen kansion Suosikit -kansio. Valitse Outlook Web Appissa voit suorittaa tiettyjä saman julkiset kansiot-funktioita, kuten luoda, päivittää tai poistaa kohteita. Nämä toiminnot voidaan toteuttaa kalenteri-, yhteyshenkilö-, sähköposti- ja kirjaa Yleiset kansiot.

  • Yleisen kansion lisääminen Suosikit-kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää suosikkeihin....

  • Lisätietoja Outlook Web Appsuosikki kansioiden käyttämisestä on artikkelissa Viestikansioiden Outlook Web Appissa.

Vaihe 3: Määritä kansion käyttöoikeudet käyttäjille ja ryhmille

Oletusarvon mukaan Outlookin myöntää käyttöoikeuksia vain luojana yleisen kansion, sinun tarvitse sitten erityisesti käyttöoikeuksien myöntäminen kaikille, jotta he voivat lukea ja lähettää sisältöä kansioon. Lue, miten yleisen kansion käyttöoikeuksien muuttaminen.

Yleisten kansioiden käytön aloittaminen

Seuraavassa on esimerkkejä yleisten kansioiden käyttötavoista organisaatiossa:

Online-keskustelut

Voit tallentaa kunkin keskusteluaiheen omaan alikansioonsa. Voit määrittää käyttöoikeuksia tarpeen mukaan kullekin alikansiolle (luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja sisältävien kansioiden käyttöä voi olla tarpeen rajoittaa). Aiheella voi olla oma valvoja, joka valvoo kohteiden lähettämistä ja poistaa viestit, jotka eivät ole organisaation vaatimusten mukaisia tai rikkovat sääntöjä.

Kalenterien, yhteystietoluetteloiden ja tehtäväluetteloiden jakaminen

Voit jakaa tietoja kansiota käyttävien henkilöiden kanssa liittämällä viesteihin kalentereita, yhteystietoja ja tehtäviä tai tehtäväluetteloita. Tällainen keskitetty sijainti helpottaa yhteydenpitoa ja yhteistyötä ryhmäprojekteissa.

Postikansioiden ja yleisten kansioiden erot

  • Kun vaihdat sähköpostikansiosta yleiseen kansioon, kansioruudun yläpuolella olevan Uusi viesti -painikkeen teksti muuttuu muotoon Uusi sähköposti, koska tavallisesti et lähetä yleiseen kansioon sähköpostiviestejä.

  • Vastaa kaikille -painikevaihtoehto ei ole käytettävissä, kun vastaat yleisen kansion viestiin. Kaikki kansion sisältöä tarkastelevat voivat nähdä viestin.

Lisätietoja Outlook-kansioista

Outlook-kansioiden välillä vaihtaminen

Yleisen kansion käyttöoikeuksien muuttaminen

Yleisen kansion luominen ja määritä käyttöoikeudet, näkymien, lomakkeet ja säännöt

Jos haluat luoda julkisen kansion, on oltava kansioiden luominen aiemmin luodun julkisen kansion käyttöoikeudet. Lisätietoja lupaa järjestelmänvalvojalta.

  1. Valitse Tiedosto -valikosta Uusija valitse sitten kansio.

  2. Kirjoita Nimi-ruutuun kansion nimi.

  3. Valitse Kansion sisältö -ruudussa haluamaasi kansioon, jolle haluat luoda.

  4. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan ‑luettelosta kansion sijainti.

    Voit aloittaa nopeasti yleisen kansion olemassa olevat kohteet:

    1. Valitse kansioluettelosta, siirtymisruudussa, valitse kansio, johon haluat kopioida.

    2. Valitse Tiedosto -valikosta kansioja valitse sitten Kopioi kansion nimi.

    3. Valitse-luettelosta kansio kopioidaan haluamaasi paikkaan.

  1. - Kansioluettelo, valitse Siirtymisruutukakkospainikkeella yleistä kansiota, jonka haluat jakaa ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet .

    Tarvitset voit määrittää jaetun kansion käyttöoikeuksien yleisen kansion omistajan oikeudet. Voit määrittää käyttöoikeudet vain yhden kansion kerrallaan.

  2. Valitse käyttöoikeudet -välilehti.

  3. Valitse Lisää.

  4. Kirjoita hakuruutuun haluat myöntää jakamisoikeudet luojan nimi.

  5. Napsauta Lisää ja napsauta sitten OK.

  6. Valitse nimi -luettelosta juuri lisäämäsi luojan nimi.

  7. Valitse käyttöoikeudet-kohdassa haluamasi asetukset.

    Huomautus: Voit määrittää kaikki kansion käyttäjille samat käyttöoikeudet valitsemalla Oletusnimi -luettelosta.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Näkymän luominen alusta alkaen

    1. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Määritä näkymiä.

    2. Valitse Uusi.

    3. Kirjoita nimi Uuden näkymän nimi -ruutuun.

    4. Valitse näkymän laji -ruudusta haluamasi näkymän laji .

    5. Jos haluat muuttaa, joissa näkymä on käytettävissä, valitsemalla vaihtoehto voidaan käyttää-kohdasta.

    6. Valitse OK.

    7. Voit mukauttaa näkymää, kuvaus-kohdassa painikkeen ja valitse sitten haluamasi asetukset, jota haluat käyttää.

    8. Kun olet määrittänyt asetukset, valitse OK.

    9. Jos haluat käyttää uutta näkymää heti, valitse Käytä näkymää.

  • Vakionäkymään perustuvan näkymän luominen

    1. Siirry näkymä haluat luoda uuden näkymän.

    2. Osoita Näytä-valikossa Nykyinen näkymä -kohtaa ja valitse Mukauta nykyistä näkymää.

    3. Kullakin virhelajilla on muutosten kuvaus-kohdassa Muuta painiketta ja valitse sitten haluamasi asetukset.

    4. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, Sulje Näkymän mukauttaminen -valintaikkuna.

    5. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Määritä näkymiä.

    6. Valitse Näkymät kansiolle kansionimi -ruudusta Nykyiset näkymän asetukset.

    7. Valitse Kopioi.

    8. Kirjoita nimi Uuden näkymän nimi -ruutuun.

    9. Määritä kansiot, joissa näkymä on käytettävissä, valitsemalla Voidaan käyttää -kohdasta haluamasi vaihtoehto.

      Huomautus: Uudet näkymät lisätään Nykyisen näkymän  alivalikko (Valitse Näytä -valikossa kohtaa Lajittelujärjestys).

Edellyttää yleisen kansion oletusnäkymän muuttaminen kansion omistajan oikeudet ja on oltava vähintään yksi kansio, joka näkyy kaikille määritetty mukautettu näkymä.

  1. Kansioluettelo, Siirtymisruutu-kohdassa hiiren kakkospainikkeella yleistä kansiota ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet .

  2. Valitse hallinta -välilehti.

    Jos hallinta -välilehti ei ole näkyvissä, sinulla ei ole omistajan oikeudet.

  3. Valitse haluamasi näkymä, jonka haluat näkyvän aina, kun kansio on avattu Kansion aloitusnäkymä -luettelosta.

    Normaali -näkymässä näkyvät kohteiden lajin Microsoft Outlookin oletusnäkymä kansio.

On oltava muokkaajan, julkaisija ja muokkaaja tai omistaja oikeuden lisätä lomakkeita yksityiseen jaettuun kansioon tai julkiseen kansioon. Jos kansio on yleisen kansion ja käytössäsi on omistajan käyttöoikeudet, voit rajoittaa muiden käyttäjien käytettävissä olevat lomakkeet.

  1. Kansioluettelo, valitse Siirtymisruutu-kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet .

  2. Valitse lomakkeet -välilehti.

  3. Voit lisätä lomakkeeseen tähän kansioon liittyvät lomakkeet -luetteloon, hallintaja valitse Määritä lomake.

  4. Valitse Sulje.

  5. Voit rajoittaa lomakkeita, jotka haluat muiden käyttäjien käytettävissä, tähän kansioon lomakkeitavaihtoehto kohdasta.

Sinulla on luoda tai muokata sen sääntöjä yleisen kansion omistajan oikeudet.

  1. - Kansioluettelo, valitse Siirtymisruutuhaluat luoda tai muokata sääntöjä yleisen kansion hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet .

  2. Valitse hallinta -välilehti.

  3. Valitse Kansionhallinta.

  4. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat luoda säännön, valitse Lisää sääntö.

    • Jos haluat muokata aiemmin luotua sääntöä, sääntö luettelossa ja valitse sitten Muokkaa sääntöä.

  5. Kirjoita ehdot, jotka kohteen on täytettävä, jotta toimintoa suoritetaan. Lisää ehtoja valitsemalla Lisäasetukset.

  6. Valitse Suorita seuraavat toiminnot-kohdassa haluamasi asetukset.

    Huomautus: Kun luot säännön, se on aktiivinen oletusarvoisesti.

Tee jokin seuraavista:

  • Kalenterin jakaminen

    1. Luo uusi kansio ja valitse kalenterikohteet - kansion sisältö -luettelosta.

    2. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan ‑luettelosta Kalenteri ja valitse sitten OK.

    3. Lisää kokoukset ja tapahtumat-kansioon.

  • Yhteystietoluettelon jakaminen

    1. Luo uusi kansio ja valitse Yhteystiedot - kansion sisältö -luettelosta.

    2. Valitse, mihin kansio sijoitetaan ‑luettelosta Yhteystiedotja valitse sitten OK.

    3. Lisää Yhteystiedot-kansioon.

      Huomautus: Jaettu yhteystietoluettelo näkyy-Outlookin osoitteisto/yhteystiedot.

  • Tehtäväluettelon jakaminen

    1. Luo uusi kansio ja valitse tehtävä-kohteet - kansion sisältö -luettelosta.

    2. Valitse, mihin kansio sijoitetaan ‑luettelosta tehtävätja valitse sitten OK.

    3. Lisää tehtävät-kansioon.

      Huomautus: Vaikka voit kopioida tehtäväluettelon julkiseen kansioon, voit ei voi kopioida tehtäväpyynnön julkiseen kansioon tai Luo tehtäväpyynnön yleisen kansion.

  • Postittaminen yleiseen kansioon

    1. Avaa julkiseen kansioon, joihin haluat julkaista tiedot.

    2. Jos haluat käyttää Oletuslomake kirjaustiedot, valitsemalla Tiedosto , Uusija valitse sitten viesti tähän kansioon.

    3. Kirjoita tiedot, joihin haluat julkaista-lomakkeeseen.

    4. Valitse Julkaise.

Valvotun yleisen kansion luominen

Sinulla on yleisen kansion omistajan oikeudet, jotta voit määrittää valvotun kansiona.

  1. Kansioluettelo, Siirtymisruutu-kohdassa hiiren kakkospainikkeella yleistä kansiota ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet .

  2. Valitse hallinta -välilehden Valvottu kansio.

  3. Valitse Aseta kansio valvotun kansioon -valintaruutu.

  4. Kirjoita Välitä uudet viestit -ruutuun nimi henkilö, joka vastaanottaa saapuvat viestit tai viestit tallennuspaikkaa tarkistettavaksi vaihtoehtoisen yleisen kansion nimi. Valvojan, jolla ei keskustelut määritetään vaiheessa 6.

  5. Valinnainen: Jos haluat lähettää vastaukset automaattisesti, kun uusi viesti saapuu valvoja, valitse vaihtoehto kohdasta Uusi viesteihin vastaaminen.

    Valitse jokin seuraavista:

    • Tavallinen vastaus   

      ”Kiitos nimeäsi lähettämääsi sisältöön. Huomaa, että joihinkin kansioihin tai keskusteluryhmiä lähetysten tarkistetaan määrittääksesi, onko ne tulisi tehdä yleiseen käyttöön. Tällaisissa tapauksissa ei viiveen ennen hyväksytyn lähetysten voit tarkastella muiden ”.

    • Mukautettu vastaus   

      Valitse Mukautettu vastausja valitse sitten malli. Kirjoita mukautetun vastauksen.

    Valvojat saa näitä vastauksia kun ne viestejä.

  6. Voit lisätä tai poistaa valvojat ovat käyttäjien nimet, valitse Lisää tai Poista.

  7. Valinnainen: Voit tarkastella vastuuhenkilön ominaisuudet valitsemalla Ominaisuudet.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×