Luetteloyhdistämisen luominen

Ennen aloittamista

Seuraavien vihjeiden avulla voit luoda onnistuneen luettelon yhdistämisen:

• Aloita luettelon yhdistäminen uudessa julkaisussa.

• Kansilehden, sisällysluettelon ja tilauslomakkeiden lisäksi voit antaa yhdelle sivulle yhdistämiskenttiä varten, vaikka luettelo olisikin jo todennäköisesti useita sivuja, kun olet luonut yhdistetyn asiakirjan.

• Määritä luettelon yhdistämismalli, joka sisältää sivun mitat, joita haluat käyttää lopullisia yhdistettyjä sivuja varten.

• Jos aiot lisätä aiemmin luodut yhdistetyt sivut aiemmin luodun julkaisun loppuun, varmista, että luettelon yhdistämismalli vastaa aiemmin luotua julkaisua seuraavilla tavoilla:

  • sivun koko (korkeus ja leveys)

  • sivunäkymä (yhden sivun aukeama tai kahden sivun aukeama)

  • Julkaisutyyppi (verkko tai tulostus)

  • sivujärjestys (vasemmalta oikealle tai oikealta vasemmalle).

Sivun alkuun

Tietolähteen suunnitteleminen

Kun olet päättänyt, millaisia tietoja haluat sisällyttää luetteloon, voit luoda tietolähteen, jota käytät luettelon yhdistämisessä. Jos sinulla on jo tietolähde, voit varmistaa, että se sisältää kaikki tiedot, jotka haluat sisällyttää yhdistämiseen.

Publisherin luettelon yhdistämisessä voidaan käyttää erilaisia tietolähdemuotoja. Jos sinulla ei vielä ole yhdistämistä varten käytettävää tietolähdettä, voit luoda tietolähteen Publisherissa. Voit myös luoda tietolähteen Microsoft Office Excel -laskentataulukossa tai Microsoft Office Word -taulukossa.

Tietolähteeseen sisällytettävät tietokentät vastaavat yhdistämiskenttiä, jotka lisäät luettelon yhdistämismalliin.

Kun määrität tietolähteen, luo kullekin tietotyypille sarake, kuten kohteen nimi, osakenumero ja hinta. Kukin rivi tai tietue vastaa yhden kohteen tietoja.

Tärkeää  Varmista, että tietolähde sisältää tietokentän tai sarakkeen jokaiselle yhdistettälevälle tieto lajille. Tietolähteen tyypistä riippuen voit ehkä tehdä joitakin muutoksia tietoihin sen jälkeen, kun olet muodostanut yhteyden siihen Publisherissa, mutta tiedot kannattaa viimeistellä ennen a alkua.

Jos aiot yhdistää valokuvat luettelosivuillesi, sinun on polku kuvatiedoston sarake, jota aiot käyttää. Älä tallenna itse kuvia tietolähteeseen.

Jos aiot luoda tietolähteen Publisherissa, voit tehdä sen mallijulkaisun luomisen jälkeen.

Sivun alkuun

Luettelon yhdistämismallin luominen

1. Valitse luettelollesi sopiva julkaisumalli.

2. Valitse Lisää-välilehdessä Luettelosivut.
   

3. Luettelosivut luodaan luettelon yhdistämisalueen oletusalueella, ja Luettelotyökalut-välilehti tulee näkyviin valintanauhaan. Tällä hetkellä voit määrittääluettelon yhdistämisalueen haluamaanasi kohtaan sivulla ja lisätä kaikki tekstit tai kuvat, jotka haluat näkyvän luettelon jokaisella sivulla. Mitä pienempi yhdistämisalue on, sitä enemmän luettelokohteita sivulle voidaan yhdistää. Esimerkiksi 2"x2"-yhdistämisalue toistetaan useammin kuin 4 x4-kokoinen yhdistämisalue. Voit palata takaisin ja muokata näitä kohteita milloin tahansa.

   Vihje  Älä määritä luettelon yhdistämisaluetta juuri nyt, odota, kunnes on aika lisätä yhdistämiskentät ja käyttää asetteluvalikoiman valmiiksi määritettyä rakennetta.

Sivun alkuun

Uuden luettelon kirjoittaminen

1. Kirjoita Uusi tuoteluettelo -valintaikkunaan ensimmäisen luetteloon sisällytettävän kohteen tai tietueen tiedot.

   Jos haluat lisätä tai poistaa sarakkeita , esimerkiksi kuvia, valitse Mukauta sarakkeet ja tee haluamasi muutokset.

2. Kun olet kirjoittanut ensimmäisen tietueen tiedot, valitse Uusi tieto, ja kirjoita sitten seuraavan tietueen tiedot. Jatka, kunnes olet kirjoittanut kaikki tietueet, jotka haluat sisällyttää.

3. Kun uusi luettelo on valmis, valitse OK.

4. Kirjoita Tallenna osoiteluettelo -valintaikkunaan uuden luettelon nimi ja valitse sitten Tallenna.

Nykyisen luettelon käyttäminen

1. Etsi ja napsauta Valitse tietolähde -valintaikkunassa haluamasi tietolähdettä.

   Oletusarvon mukaan Publisher tallentaa tietolähteet Omat tietolähteet -kansioon. Voit joutua etsimään tietolähteen selaamalla Omat tietolähteet -kansioon.

2. Napsauta Avaa.

   Valitsemasi tietolähteen tyypin mukaan näkyviin saattaa tulla muita valintaikkunoita, jotka pyytävät tiettyjä tietoja. Jos tietolähde on esimerkiksi Excel-laskentataulukko, jossa on tietoja useista välilehdistä, valitse haluamasi tiedot sisältävä välilehti ja valitse sitten OK.

Outlookin yhteystietojen käyttäminen

1. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Napsauta Valitse yhteystiedot -valintaikkunassa yhteystietoluetteloa, jota haluat käyttää.

   • Valitse Valitse profiili -valintaikkunassa oikea profiili yhteystiedoille, joita haluat käyttää.

2. Valitse OK.

Lisää luetteloita

Jos haluat käyttää useita luetteloita luettelon yhdistämisessä, voit lisätä luetteloita.

1. Valitse Muokkaa luetteloa ja valitse Sitten Luettelon yhdistämisen tuoteluettelo -kohdan Lisää tuoteluetteloon -kohdassa Valitse aiemmin luotuluettelo, Valitse Outlookin yhteystiedoista tai Kirjoita uusi luettelo.
   Publisher kehottaa sinua korjaamaan eri lähdeluetteloiden kenttien väliset vastaavuudet avaamalla Lisää tuoteluetteloon -valintaikkunan.

2. Valitse Lisää tuoteluetteloon -valintaikkunassa kenttä, jota ei ole valittu Vastaavuus-sarakkeessa, valitse kenttä, jonka tiedot haluat sen täsmäävät Tuoteluettelo-kentissä, joissa on vastaava kenttäluettelo, ja valitse sitten Vastine.

3. Tarkista Täsmää kenttä -valintaikkunassa, että valitsemasi kenttä näkyy Vastaa tuoteluettelokenttään -kohdassa tai valitse toinen kenttä ja valitse sitten OK.

4. Jos haluat lisätä vastaanottajaluetteloon uuden kentän, jotta se vastaa toisiaan, valitse kenttä, jonka haluat lisätä uuteen luetteloon (lisää vastaanottajaluetteloon -valintaikkunan vasemmassa luettelossa), valitse Lisää ja valitse sitten OK.
   Lisätyt kentät näkyvät Vastaanottajaluetteloon lisättävät Uudet kentät -kohdassa

Valitse sisällytettävät tietueet

1. Valitse Muokkaa luetteloa.

2. Tee Luettelon yhdistämisen tuoteluettelo -valintaikkunassa jokin seuraavista:

   • Valitse niiden tietueiden valintaruudut, jotka haluat sisällyttää, ja poista niiden tietueiden valintaruudut, jotka haluat jättää pois.

     Vihje  Jos haluat sisällyttää luetteloon vain muutaman tietueen, valitse Tyhjennä kaikki ja valitse sitten haluamasi tietueet.

   • Voit suodattaa luettelon tietyn ehdon perusteella napsauttamalla suodatetttavan kohteen sarakeotsikon vieressä olevaa nuolta ja napsauttamalla sitten arvoa, jota haluat käyttää suodattimena.

     • (Tyhjät) näyttää kaikki tietueet, joissa vastaava kenttä on tyhjä.

     • (Ei tyhjät) tuo näyttöön kaikki tietueet, joissa vastaavassa kentässä on tietoja.

       Huomautus  Jos tietolähde sisältää tietueita, joissa on jokin yhteinen tieto, ja sarakkeessa on enintään kymmenen erilaista arvoa, voit suodattaa tietyn tiedon mukaan. Jos tietolähde on esimerkiksi myyntiominaisuuksien luettelo ja useita ominaisuustietueita, joissa buffalo on kaupunki tai sijainti, voit suodattaa Buffalon mukaan.

       Luettelon yhdistämisen tuoteluettelo -valintaikkunassa näkyvät vain määritetyt tietueet. Saat kaikki tietueet takaisin näkyviin valitsemalla (Kaikki).

   • Lajittele luettelon kohteet napsauttamalla sen kohteen sarakeotsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella tiedot. Jos esimerkiksi haluat näyttää luettelon aakkosjärjestyksessä kaupungin/sijainnin mukaan, napsauta Kaupunki/Sijainti-sarakeotsikkoa.

3. Valitse OK.

Sivun alkuun

Valitse yhdistämisalueen asettelu

1. Tee Asettelu-ryhmässä jokin seuraavista:

   • Valitse jokin valmiiksi esitetyissä suunnitteluvalikoimista.
     

   • Valitse kunkin sivun rivien ja sarakkeiden määrä avattavasta Rivit ja sarakkeet -luettelosta.
     

Tekstin yhdistämiskenttien lisääminen luettelon yhdistämisalueelle

1. Napsauta Tekstikenttä-painiketta ja napsauta ensimmäistä yhdistämiskenttää, jonka haluat lisätä.
   

2. Valitse yhdistämiskenttä luettelon yhdistämisalueella ja siirrä ja muuta yhdistämiskentän kokoa seuraavasti:

   • Jos haluat siirtää yhdistämiskenttää, aseta hiiren osoitin yhdistämiskentän päälle, kunnes osoitin muuttuu siirtoosoittimeksi ja vedä sitten yhdistämiskenttä uuteen paikkaan.

   • Jos haluat muuttaa yhdistämiskentän kokoa, aseta hiiren osoitin tekstiruudun tai kuvakehyksen koonmuuttokahvan päälle, kunnes osoitin muuttuu koonmuutto-osoittimeksi ja vedä sitten hiirtä, kunnes tekstiruutu tai kuvakehys on haluamasi kokoinen.

3. Napsauta yhdistämiskentän ulkopuolella, jotta se ei ole enää valittuna.

4. Toista vaiheet 1–3, kunnes olet lisännyt kaikki tietolähteestä tarvittavat kentät.

Tärkeää   Kentät lisätään nykyiseen lisäyskohtaan (lisäyskohta vilkkuva kohdistin). Jos lisäyskohtaa ei ole, uusi tekstiruutu luodaan ja yhdistämiskenttä sijoitetaan tähän uuteen tekstiruutuun.

Tekstin yhdistämiskenttien muotoileminen

Voit muotoilla yhdistetyn luettelon tietoja muotoilemalla luettelon yhdistämismallin yhdistämiskentät. Näitä kenttiä voidaan käsitellä kuten mitä tahansa tekstiruutua, ja voit sisällyttää tekstiä ja muotoiluja sekä yhdistettyjä kohteita.

1. Valitse luettelon yhdistämismallista kenttä, joka sisältää muotoillavat tiedot, mukaan lukien ympäröivät yhdistämiskentän merkit («« »»).

2. Valitse Tekstiruututyökalut-välilehdessä haluamasi asetukset.

Kuvien yhdistämiskenttien lisääminen luettelon yhdistämisalueelle

1. Napsauta Kuvakenttä-painiketta ja napsauta ensimmäistä yhdistämiskenttää, jonka haluat lisätä.

2. Valitse yhdistämiskenttä luettelon yhdistämisalueella ja siirrä ja muuta yhdistämiskentän kokoa seuraavasti:

   • Jos haluat siirtää yhdistämiskenttää, aseta hiiren osoitin yhdistämiskentän päälle, kunnes osoitin muuttuu siirtoosoittimeksi ja vedä sitten yhdistämiskenttä uuteen paikkaan.

   • Jos haluat muuttaa yhdistämiskentän kokoa, aseta hiiren osoitin tekstiruudun tai kuvakehyksen kahvan päälle, kunnes osoitin muuttuu koonmuutto-osoittimeksi ja vedä sitten hiirtä, kunnes tekstiruutu tai kuvakehys on haluamasi kokoinen.

3. Napsauta yhdistämiskentän ulkopuolella, jotta se ei ole enää valittuna.

4. Toista vaiheet 1–3, kunnes olet lisännyt kaikki tietolähteestä tarvittavat kentät.

Tärkeää   Kentät lisätään nykyiseen lisäyskohtaan (lisäyskohta vilkkuva kohdistin). Jos lisäyskohtaa ei ole, uusi tekstiruutu luodaan ja yhdistämiskenttä sijoitetaan tähän uuteen tekstiruutuun.

Luettelon yhdistämisalueen siirtäminen tai koon muuttaminen

Jos muotoillut yhdistämiskentät eivät enää mahdu luettelon yhdistämisalueeseen, voit muuttaa sen kokoa.

Huomautus  Jos suurennat kokoa, kullakin sivulla on ehkä tarpeen sovittaa vähemmän kohteita tai tietueita.

1. Valitse luettelon yhdistämisalue napsauttamalla sitä.

2. Vie hiiren osoitin luettelon yhdistämisalueen kahvan päälle ja vedä sitten hiirtä.

3. Määritä, kuinka monta kohdetta kullakin sivulla pitäisi näkyä, kirjoittamalla haluamasi kohteet sivulle ja sivulle Luettelon yhdistämisen asettelu -työkalurivillä.

Viimeistele ja esikatsele mallia

1. Valitse Esikatsele tuloksia.

2. Voit tarkastella yhdistettyjen tietojen jokaista sivua napsauttamalla nuolia.
   

   Jos et halua sisällyttää kohdetta, napsauta esikatseltuta kohdetta ja valitse sitten Ohita merkintä Esikatselusivu-ryhmässä.

Sivun alkuun

Yhdistäminen uuteen julkaisuun

Jos haluat muokata yhdistettyjä sivuja, tallentaa ne myöhempää käyttöä varten tai tulostaa ne myöhemmin, voit kerätä ja tallentaa kaikki yhdistetyt sivut yhtenä uudesta yhdistetystä julkaisusta, joka sisältää todelliset tiedot , kuten tuotteiden nimet ja hinnat, yhdistämiskenttien sijaan.

1. Valitse Yhdistä-ryhmästä Yhdistä uuteen.
   Publisher
   luo uuden julkaisun, jonka voit tallentaa ja muokata. Voit myös lisätä etu- ja takakansisivuja.
   Huomautus: Jos aiot tulostaa luettelon kirjasena, varmista, että sivujen kokonaismäärä on neljän kerrannainen.

2. Valitse Luettelon yhdistäminen -tehtäväruudussa Tallenna tämä julkaisu.

3. Kirjoita uuden julkaisun nimi Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Tallenna.

4. Tallenna tarvittaessa myös luettelon yhdistämismalliin tekemäsi muutokset. Tämän luettelon yhdistämismallin avulla voit luoda uusia yhdistettyjä sivuja aina, kun päivität tietolähteen tietoja.

Aiemmin luotuun julkaisuun lisääminen

Jos olet jo määrittänyt kansikuvasi erilliseen julkaisuun tai jos haluat sijoittaa luettelon pitkän julkaisun loppuun, voit lisätä yhdistetyn sisällön suoraan.

Ennen kuin lisäät yhdistetyt sivut aiemmin luodun julkaisun loppuun, varmista, että luettelon yhdistämismalli vastaa aiemmin luotua julkaisua seuraavilla tavoilla:

• sivun koko (korkeus ja leveys)

• sivunäkymä (yhden sivun aukeama tai kahden sivun aukeama)

• Julkaisutyyppi (verkko tai tulostus)

• sivujärjestys (vasemmalta oikealle tai oikealta vasemmalle).

Huomautus  Publisher ei voi lisätä yhdistettyjä sivuja avoimeen julkaisuun. Jos työstät julkaisua, johon haluat yhdistää, varmista, että tallennat ja suljet julkaisun ennen yhdistämistä.

1. Valitse Yhdistä-ryhmässä Lisää aiemmin luotuun.
   

2. Etsi ja valitse Avaa julkaisu -valintaikkunassa julkaisu, johon haluat lisätä yhdistetyt sivut, ja valitse sitten Avaa.

   Publisher lisää yhdistetyt sivut aiemmin luodun julkaisun loppuun.

   Vihje  Jos haluat järjestää päivitetyn julkaisun sivut uudelleen, napsauta mitä tahansa sivua, jota haluat siirtää sivun siirtymisruudussa, ja vedä se sitten haluamallasi sijainnilla.

3. Tallenna päivitykset valitsemalla aiemmin luodussa julkaisussa Tallenna.

4. Tallenna tarvittaessa myös luettelon yhdistämismalliin tekemäsi muutokset. Tämän luettelon yhdistämismallin avulla voit luoda uusia yhdistettyjä sivuja aina, kun päivität tietolähteen tietoja.

Yhdistetyn julkaisun tulostaminen

• Valitse Yhdistä-ryhmästä Tulosta.
  

  Publisher avaa tulostussivun BackStage-näkymässä.

Sivun alkuun