Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
Tämä artikkeli on tarkoitettu lomakemallisuunnittelijoille, jotka haluavat tutustua yksityiskohtaisesti Microsoft Office InfoPathin lomakemallin suunnittelumenetelmiin. Artikkelissa selitetään lomakemallin luomisen ja käyttöönoton eri vaiheet, ja siinä on myös linkkejä päätehtävien lisätietoihin. Voit kokeilla ja työskennellä itsellesi parhaiten sopivalla tavalla, mutta noudattamalla tätä suositeltua suunnittelumenetelmää säästät ehkä arvokasta aikaa ja vaivaa.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Vaihe 1: suunnitteleminen
Suunnittelemiseen kuluva aika riippuu lomakemallin monimutkaisuudesta, roolistasi organisaatiossa ja organisaation prosesseista ja vaatimuksista.
Jos lomakemallia käyttävät vain ryhmäsi jäsenet, suunnitteluvaihe voi olla erittäin vapaamuotoinen. Jos lomakemalli on monimutkainen, suunnitteluvaihe on luultavasti muodollinen ja monitahoinen prosessi, ja joudut ehkä keskustelemaan useiden sidosryhmien kanssa. Jos lomakemalli tulee olemaan esimerkiksi osa suurta, koko yrityksen laajuista liiketoimintajärjestelmää, kuten kuluraportointi- tai ERP-järjestelmää, joudut luultavasti luomaan muodollisia suunnitteluasiakirjoja, kuten toimintamäärittelyjä.
Molemmissa tapauksissa sinun tulee huomioida seuraavat asiat ennen lomakemallin suunnittelemisen aloittamista:
-
Käyttäjän tavoitteet Mitä käyttäjien tulee tehdä lomakemallilla? Mitä skenaarioita sinun tulee tukea? Miten mittaat käyttäjien tavoitteiden saavuttamisen onnistumista?
-
Yhteensopivuuteen liittyvät näkökohdat Onko lomakemallin oltava muiden kuin organisaatiosi työntekijöiden käytettävissä nyt tai myöhemmin? Haluatko esimerkiksi, että lomakemalli on organisaation ulkoisessa Web-sivustossa sellaisten asiakkaiden käytettävissä, joiden tietokoneeseen ei ole asennettu InfoPathia? Jos vastaus on kyllä, voit suunnitella selainyhteensopiva lomakemalli tavallisen, vain InfoPathissa käytettävissä olevan lomakemallin asemesta. Onko joidenkin organisaatiosi työntekijöiden täytettävä lomake InfoPath 2003:ssa? Jos vastaus on kyllä, haluat ehkä suunnitella versioiden välistä yhteensopivuutta tukevan lomakemallin. Haluatko, että käyttäjät voivat täyttää lomakkeita muualla kuin toimistossa tai offline-tilassa? Jos vastaus on kyllä, voit lisätä lomakemalliin ominaisuuksia, joiden avulla se toimii tehokkaasti offline-tila.
-
Aiemmin luodut käyttäjien lomakkeet Käytätkö tällä hetkellä Microsoft Office Word -asiakirjoja tai Microsoft Office Excel -työkirjoja tietojen keräämiseen käyttäjiltä? Jos vastaus on kyllä, voit helposti muuntaa nämä kyseiset tiedostot InfoPath-lomakemalleiksi. Onko sinulla aiemmin luotuja InfoPath 2003 -lomakemalleja? Jos vastaus on kyllä, haluatko näiden lomakemallien tukevan versioiden välistä yhteensopivuutta tai päivittää ne Office InfoPath 2007 -muotoisiksi?
-
Integrointivaatimukset Minkä muiden tuotteiden tai tekniikoiden kanssa lomakemallin tulee toimia? Saatat esimerkiksi joutua tallentamaan lomakemallin tietoja Microsoft SQL Server -tietokantaan tai päätät ehkä perustaa lomakemallin rakenteen Web-palveluun, jotta voit lähettää tietoja tietokantaan, jota InfoPath ei tue suoraan.
-
Käyttöliittymävaatimukset Joudutko noudattamaan tarkasti organisaation brändiin liittyviä ohjeita? Miltä haluat lomakemallin näyttävän? Millaisia ohjausobjekteja käytät ja kuinka järjestät ne?
-
Prosessivaatimukset Lomakemallin on osa suurempaa liiketoimintaprosessia, kuten kuluraportin hyväksyntäprosessia? Jos näin on, millaisia näkymien tarvitset, ja kuinka voit soveltaa sääntöjä, jotka määrittävät, kuinka tiedot tilauksen organisaation ja käsitellään eri ihmiset ja järjestelmien? Voit siirtää työnkulun ominaisuuksia muissa ohjelmissa, kuten Microsoft Office SharePoint Server 2007? Edellyttävät lomakemalli hallittua koodia tai komentosarjaa? Jos näin on, voit käyttää sisäiset kehittäjät tai toimisivat voidaan ulkoistettuja?
-
Tietovarastovaatimukset Mitä haluat tehdä käyttäjien lomaketiedoilla? Jos käyttäjien on esimerkiksi lähetettävä lomaketietoja nopeasti edestakaisin, eikä sinun tarvitse käyttää tietoja uudelleen, saatat haluta tallentaa tiedot sähköpostiviestejä käyttämällä. Jos käyttäjien täytyy käyttää ja jakaa lomaketietoja, saatat haluta tallentaa toisiinsa liittyvien InfoPath-lomakkeiden kokoelmia järjestelmän, jossa on käytössä Microsoft Windows SharePoint Services, kirjastoihin. Jos käyttäjien on käytettävä lomaketietoja toisissa liiketoimintasovelluksissa tai -järjestelmissä, kuten kuluraportointi- tai kirjanpitosovelluksissa, saatat haluta tallentaa tiedot yritystietokantoihin. Tämä tapahtuu tavallisesti yhdistämällä lomakemalli Web-palveluun, joka toimii lomakemallin ja tietokannan tai liiketoimintajärjestelmän välikätenä.
-
Suojausvaatimukset. Millaisia haasteisiin ja heikkouksien kohtaat? Lomakemallin on asennettu käyttäjien tietokoneisiin tai käyttäjillä on pääsy siihen verkkoresurssista? Haluatko, että käyttäjien allekirjoittaa lomakkeet tai tietyt tietojoukkoa lomakkeiden? Voit muodostaa lomakemallin suoraan tietokannan tai voit käyttää tietoyhteystiedostojen tietoyhteyskirjastojen, joka hallitsee yleensä järjestelmänvalvoja?
-
Testausvaatimukset Mitä prosessia käytät lomakemallin ulkoasun ja toiminnan testaamiseen? Onko sinun luotava muodollinen testaussuunnitelma?
-
Käyttöönottovaatimukset Kuinka aiot jakaa lomakemallin muille? Mihin julkaiset lomakemallin? Jos haluat julkaista lomakemallin palvelimeen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services, haluatko julkaista sen kirjastoon vai sivuston sisältötyyppi? Kuinka ilmoitat käyttäjille lomakemallin käytettävyydestä? Millainen on lomakemallien uusien versioiden julkaisusuunnitelmasi?
-
Ylläpitovaatimukset Haluatko arkistoida lomakemallit, käyttäjien lomakkeet vai molemmat? Kuinka kauan sinun on säilytettävä tietoja? Millaiset ovat organisaatiosi tietojen arkistointi- ja säilytyskäytännöt?
Vaihe 2: luominen
Kun suunnitelma on valmis, voit aloittaa rakenteen luomisen. On suositeltavaa, että noudatat alla olevaa tehtäväjärjestystä lomakemallin rakenteen luomisessa. Voit kuitenkin poiketa järjestyksestä tarpeen mukaan. Saatat esimerkiksi haluta määrittää ohjausobjektien tietojen kelpoisuustarkistuksen, ehdollisen muotoilun ja säännöt samalla, kun lisäät ohjausobjektit lomakemalliin, sen sijaan, että määrittäisit ne luomisprosessin myöhemmässä vaiheessa.
Vaihe 1: lomakemallin luominen
Lomakemallia luotaessa sinun on ehkä tuotava InfoPathiin aiemmin luotu lomake, kuten Word-asiakirja tai Excel-työkirja, tai määritettävä lomakemallin yhteensopivuusasetukset, jotta tuloksena olevat lomakkeet voidaan täyttää InfoPath 2003:ssa tai Web-selaimessa. Useimmat näistä asetuksista ovat käytössä Lomakemallin suunnitteleminen -valintaikkunassa. Jos esimerkiksi haluat suunnitella lomakemallin, jonka voi avata ja täyttää joko Microsoft Office InfoPathissa tai Web-selaimessa, voit valita Ota käyttöön vain selainyhteensopivat ominaisuudet -valintaruudun Lomakemallin suunnitteleminen -valintaikkunassa.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja lomakemallin luomisesta.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja palvelintekniikasta, jonka avulla voit luoda selaimessa avattavan ja täytettävän lomakemallin. |
|
|
Selainyhteensopiva lomake mallin valitseminen ja käyttäminen |
Haluat tietoja selainyhteensopivista lomakemalleista, jotka voidaan avata tai täyttää InfoPathissa, selaimessa tai mobiililaitteessa. Selainyhteensopiva lomakemalli voidaan ottaa käyttöön selaimessa, kun sinä tai palvelinfarmin järjestelmänvalvoja julkaisee sen palvelimeen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services. |
|
Haluat valita lomakemallin yhteensopivuusasetuksen tai muuttaa aiemmin luotua yhteensopivuusasetusta. Tämä asetus määrittää, mitkä InfoPathin ominaisuudet ja ohjausobjektit ovat käytettävissä lomakemallia suunniteltaessa. Jos esimerkiksi valitset Ota käyttöön vain selainyhteensopivat ominaisuudet -valintaruudun Lomakemallin suunnitteleminen -tehtäväruudussa, InfoPath piilottaa tai poistaa käytöstä ohjausobjektit ja ominaisuudet, jotka eivät toimi selainyhteensopivissa lomakemalleissa. |
|
|
Haluat luoda lomakemallin aiemmin luodusta Microsoft Office Excel -työkirjasta. |
|
|
Haluat luoda lomakemallin aiemmin luodusta Microsoft Office Word -asiakirjasta. |
Vaihe 2: päätietolähteen luominen tai määrittäminen
Kaikki lomakemallit perustuvat tietolähteeseen, joka tallentaa lomakkeeseen kerätyt tiedot. Tämä tietolähde voi olla yritystietokanta, Web-palvelu tai aiemmin luotu XML-tiedosto, jota käytetään koko organisaatiossa tietojen standardoimiseen, esimerkiksi XML-rakenne (.xsd). Jos aiempaa tietolähdettä ei ole olemassa, voit antaa InfoPathin luoda sellaisen puolestasi samalla, kun lisäät ohjausobjekteja lomakemalliin.
Voit tarkastella lomakemallin tietolähteen kuvausta Tietolähde-tehtäväruudussa.
Kun luot lomakemallin, sinun on päätettävä, mitä seuraavista toimintatavoista käytät:
-
Anna InfoPath tietolähteen luominen Jos luot tyhjän lomakemallin, InfoPath luo tietolähteen puolestasi, kun lisäät ohjausobjekteja lomakemalliin. Tämä voi olla hyötyä, kun suunnittelet lomakemallin, jota käytetään epävirallisesti pienen ryhmän jäsenille, kun access ei ole aiemmin luotuun tietolähteeseen organisaation tai sinun ei tarvitse tallentaa tiedot, jotka olet kerännyt lomakkeen ulkopuolelta. Tämä voi olla myös hyödyllinen silloin, kun jaat lomakkeet SharePoint-kirjastoon tai Microsoft Office Outlook 2007 sähköpostiviestin ja haluat näyttää tietoja lomakkeesta sarakkeissa kirjastoon tai sen sijaan, että se tallennetaan tietokannan InfoPath -lomakekansiossa tai ulkoiseen sijaintiin.
-
Käytä aiemmin luotuun tietolähteeseen Jos lomakemallisi suunnittelu perustuu aiemmin luotuun tietolähteeseen, kuten tietokannasta tai verkkopalveluun, InfoPath luo tärkeimmät tietoyhteydet kyseiseen tietolähteeseen. Voi olla vain yksi ensisijainen tietoyhteyden lomakemallin. Myöhemmässä vaiheessa rakenne voit luoda toissijaisen tietolähteitä luetteloruutuja ulkoisiin tietoihin tai useamman kuin yhden tietolähteeseen lomaketietojen tietoyhteyksiä. Saat lisätietoja toissijainen tietolähde-vaihe 5: tietoyhteyksien lisääminen ”jäljempänä tässä artikkelissa.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja, joiden avulla voit määrittää käytettävän tietolähdetyypin ja sen, milloin lisätietoyhteyksiä kannattaa lisätä lomakemalliin.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja tietolähteistä, joiden kanssa InfoPath toimii, ja siitä, kuinka kyseiset tietolähteet esitetään Tietolähde-tehtäväruudussa. |
|
|
Haluat lisätietoja tietoyhteyksistä, jotka ovat dynaamisia linkkejä lomakkeen ja tietoja tallentavan tai lomakkeeseen tietoja toimittavan tietolähteen välillä. |
|
|
Lomakemallin suunnitteleminen käyttämällä tietoyhteyskirjaston asetuksia |
Haluat perustaa lomakemallin rakenteen yleiseen tietoyhteystiedostoon, joka on tallennettu Office SharePoint Server 2007 -sivuston tietoyhteyskirjastoon. Tähän tiedostoon on tallennettu tietoja yhteydestä tietolähteeseen, kuten Access-tietokantaan, laskentataulukkoon tai tekstitiedostoon. |
Vaihe 3: asettelun määrittäminen
Useimmissa lomakemalleissa on vähintään yksi perusrakenteena toimiva asettelutaulukko lomakkeen sisällön, kuten ohjausobjektien, lomakkeen osien, logojen ja muunlaisten kuvien, järjestämistä varten.
Asettelu-tehtäväruudussa on valmiita asettelutaulukoita:
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja lomakemallin visuaalisista suunnitteluasetuksista.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja asettelutarkoituksiin käytetyistä ohjausobjekteista ja asettelutaulukoista, joiden avulla voit järjestää lomakemallin elementtejä. |
|
|
Haluat tietoja koordinoitujen värien automaattisesta käyttöönottamisesta tietyissä lomakemallin kohteissa. |
|
|
Haluat tietoja kuvan, kuten yrityksen logon tai nimipalkin, lisäämisestä lomakemalliin. |
Vaihe 4: ohjausobjektien lisääminen
Ohjausobjektien avulla käyttäjät voivat kirjoittaa ja valita tietoja lomakemallissa. Ne voidaan myös aiemmin tietolähteistä, kuten tietokantoja tai verkkopalvelut tietojen näyttämiseen. Kun olet luonut lomakemallin asetteluun, voit lisätä ohjausobjektin, jotka on lomakemalliin. Ohjausobjektit -tehtäväruutu sisältää kaikki käytettävissä olevat InfoPathia Mukautettujen ohjausobjektien, joka on lisätty tehtäväruutuun, kuten ActiveX-komponentit tai malliosat ohjausobjektit.
Voit lisätä ohjausobjektin lomakemalliin joko napsauttamalla sen nimeä Lisää ohjausobjekteja -luettelossa tai vetämällä sen tehtäväruudusta lomakemallin työtilaan. Lomaketta täyttävät käyttäjät voivat sitten kirjoittaa tekstiä tekstikenttiin, tarkastella toistuvien ohjausobjektien tietoja, tehdä valintoja valintanappien ja valintaruutujen avulla, valita kohteita luetteloista ja suorittaa komentoja painikkeita napsauttamalla lomakkeeseen lisättyjen ohjausobjektien tyypin mukaan. Käyttäjien ohjausobjekteihin kirjoittamat tiedot tallennetaan lomakkeen tietolähteeseen.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja ohjausobjektien käyttämisestä InfoPathissa.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja InfoPathissa käytettävissä olevista eri ohjausobjektityypeistä. |
|
|
Jos haluat käyttää uudelleen useissa lomakemalleissa Malliosan suunnitteleminen |
Haluat tietoja malliosien lisäämisestä ja päivittämisestä. Malliosien avulla voit laatia yhtenäisen rakenteen lomakemallikokoelmalle. Voit esimerkiksi luoda allekirjoitusosien malliosia. Voit käyttää ohjausobjektien ja asettelun lisäksi uudelleen myös sääntöjä, ehdollista muotoilua ja tietojen kelpoisuustarkistusta. |
Vaihe 5: tietoyhteyksien lisääminen
Kaikissa lomakemalleissa on ensisijainen tietolähde eli päätietolähde. Jos suunnittelet ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tietokantaan tai Web-palveluun, perustuvaa lomakemallia, InfoPath luo päätietolähteen kyseisen ulkoisen tietolähteen mukaan. Jos suunnittelet vaihtoehtoisesti tyhjän lomakemallin, InfoPath luo päätietolähteen puolestasi, kun lisäät ohjausobjekteja lomakemalliin.
Lomakemallia suunniteltaessa voit myös lisätä tietoyhteyksiä yhteen tai useaan toissijaiseen tietolähteeseen. Toissijainen tietolähde on XML-tietotiedosto, tietokanta tai Web-palvelu, jota lomake käyttää luetteloruudun merkinnöissä tai komentosarjatoiminnoissa. Sen avulla voit täyttää luetteloruutuja ja muita ohjausobjekteja lomakemallin ulkoisilla tiedoilla, kuten SQL Server -tietokannasta tai SharePoint-luettelosta peräisin olevilla tiedoilla. Voit myös lisätä tietoyhteyksiä toissijaisiin tietolähteisiin, kun käyttäjien on lähetettävä tietoja useaan ulkoiseen tietolähteeseen.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja toissijaisista tietoyhteyksistä ja niiden käyttötarkoituksista InfoPathissa.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietää, mikä tietoyhteys on ja kuinka sitä käytetään tietojen hakemiseen tietokannasta, Web-palvelusta tai muusta tietolähteestä tai tietojen lähettämiseen tietokantaan, Web-palveluun tai muuhun tietolähteeseen. Jos esimerkiksi SharePoint-sivustossa on luettelo ryhmän projekteista, voit luoda tietoyhteyden kyseiseen luetteloon, niin että projektien nimet näkyvät lomakkeen luetteloruutu-ohjausobjektissa. |
|
|
Tietoyhteyden lisääminen SharePoint-tiedostokirjaston tai luettelon |
Haluat lisätä lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden, joka joko suorittaa tietokyselyjä kirjastossa tai luettelossa tai lähettää tietoja sellaisen palvelimen, jossa on käytössä Windows SharePoint Services, kirjastoon. |
|
Haluat lisätä lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden, joka suorittaa tietokyselyjä SQL Server -tietokannassa. |
|
|
Haluat lisätä lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden, joka voi joko suorittaa tietokyselyjä Web-palvelussa tai lähettää tietoja siihen. |
|
|
Tietoyhteyden lisääminen käyttämällä yhteyskirjaston asetuksia |
Haluat lisätä lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden käyttämällä Office SharePoint Server 2007 -sivustoon tallennetun tietoyhteyskirjaston tietoyhteystiedostoa. Tähän tiedostoon on tallennettu tietoja yhteydestä tietolähteeseen, kuten Access-tietokantaan, laskentataulukkoon tai tekstitiedostoon. |
|
Täytä luetteloruudun, avattavan luetteloruudun tai yhdistelmäruudun arvot verkkopalvelun avulla |
Haluat täyttää luetteloruudun, avattavan luetteloruudun tai yhdistelmäruudun tiedoilla, jotka ovat peräisin toissijaisesta tietoyhteydestä Web-palveluun. |
|
Haluat täyttää luetteloruudun, avattavan luetteloruudun tai yhdistelmäruudun tiedoilla, jotka ovat peräisin kyselyn tietoyhteydestä SQL Server -tietokantaan. |
|
|
Haluat määrittää lomakemallin niin, että lomakemalliin perustuvat lomakkeet tallentavat toissijaisen tietoyhteyden tiedot välimuisti käyttäjien täyttäessä lomaketta. Tämä on kätevää silloin, kun käyttäjät eivät voi muodostaa verkkoyhteyttä tai kun lomakkeen ulkoinen tietolähde ei ole jostain syystä käytettävissä. Tällöin InfoPath näyttää välimuistiin tallennetut tiedot lomakkeessa, ja lomake toimii odotetulla tavalla edelleen. |
Vaihe 6: tietojen kelpoisuustarkistuksen, sääntöjen tai muiden liiketoimintalogiikan ominaisuuksien lisääminen
On tärkeää pienentää kustannuksia ja että sen tehokkuus kasvaa yrityksesi mahdollisuuksien mukaan. Voit käyttää liiketoimintalogiikan ominaisuuksia lomakemallin kallista vähenevät ja automatisoida toiminnot käyttäjän lomakkeessa. Kun käytät InfoPath-ominaisuudet, kuten tietojen kelpoisuuden tarkistaminenehdollinen muotoiluja sääntöjä, voit määrittää ehtoja ja toimintoja, jotka suorittavat tehtäviä, jotka perustuvat automaattisesti tapahtumia, kuten avaaminen tai sulkeminen lomakkeen tai arvoja, jotka lisätään lomakkeeseen malli.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja InfoPathin liiketoimintalogiikan ominaisuuksista.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Lisääminen, muuttaminen tai poistaminen tietojen kelpoisuuden tarkistaminen |
Haluat automaattisesti havaita virheitä käyttäjän täyttäessä lomaketta. Lisäämällä tietojen kelpoisuustarkistuksen lomakemallin ohjausobjekteihin voit taata, että keräämäsi tiedot ovat tarkkoja ja yhtenäisiä, ja että ne ovat yhdenmukaisia yrityksessä käytössä olevien standardien kanssa. |
|
Haluat piilottaa muotoilun tai käyttää muotoilua ohjausobjektissa lomakkeessa esiintyviin ehtoihin perustuen. Ehdollisen muotoilun voi määrittää lihavoimaan, kursivoimaan ja yli- tai alleviivaamaan tekstiä sekä muuttamaan fontin väriä ja ohjausobjektien taustavärejä automaattisesti. Ehdollisen muotoilun avulla voi myös määrittää, näkyykö ohjausobjekti lomakkeessa, kun lomaketta täytetään, vai onko ohjausobjekti poistettu käytöstä, ja voivatko käyttäjät lisätä tai poistaa tiettyjä ohjausobjekteja, kuten valinnaisia osia. |
|
|
Haluat lisätä sääntöjä, jotka näyttävät valintaikkunan, määrittävät kentän arvon, suorittavat tietokyselyn tai lähettävät tietoja tietoyhteyteen, vaihtavat näkymiä tai avaavat tai sulkevat lomakkeen tiettyjen lomakkeessa esiintyvien tapahtumien ja ehtojen seurauksena. |
|
|
Haluat lisätä kaavoja, jotka laskevat tietoja, näyttävät tiettyjä päivämääriä ja kellonaikoja ohjausobjektissa tai näyttävät käyttäjien jonkun ohjausobjektin ohjausobjektiin kirjoittamia arvoja. |
|
|
Haluat tarkastella kaikkia lomakemalliin liittyviä tietojen kelpoisuustarkistuksen asetuksia, laskettuja oletusarvoja, sääntöjä ja ohjelmointiominaisuuksia käyttämällä Logiikan tarkistus -valintaikkunaa. Valintaikkunaa käyttämällä vältyt siltä, että joudut avaamaan jokaisen ohjausobjektin erikseen, jotta voit tarkastella näitä asetuksia. |
InfoPathin liiketoimintalogiikan-ominaisuudet ovat kaikki tarvitset useimpien lomakemallien. Jos lomakemallin lisäominaisuuksia, jotka eivät ole käytettävissä InfoPath, voit käyttää koodia luoda mukautettuja ominaisuuksia. Jos haluat kirjoittaa komentosarjan, voit Microsoft Script Editor (MSE) luominen ja muokkaaminen sekä virheenkorjaus Microsoft JScript tai Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript)-koodi. Jos haluat kirjoittaa hallittua koodia, voit luoda, muokata ja Visual Basic- tai Visual C#-koodin virheenkorjaus Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) avulla. Jos sinulla on Microsoft Visual Studio 2005, voit lisäksi integroida InfoPathin suunnittelutilan ominaisuudet Visual Studio 2005 kehitysympäristö lataaminen ja asentaminen tietokoneeseen Microsoft Visual Studio 2005 Tools -työkalut 2007 Microsoft Office System -järjestelmälle . Voit sitten Avaa Visual Studio 2005, InfoPath-lomakkeen malliprojektin luominen ja suunnittelutilassa ominaisuuksien avulla voit suunnitella lomakemallin. Lisätietoja lataaminen Microsoft Visual Studio 2005 Tools -työkalut 2007 Microsoft Office System -järjestelmälleon artikkelissa InfoPath Developer-portaalissa Microsoft Developer Network (MSDN)-sivustossa.
Vaihe 7: mukautettujen näkymien luominen
Jokaisessa InfoPath-lomakemallissa on oletusnäkymä, joka näkyy, kun käyttäjät avaavat lomakemalliin perustuvan lomakkeen.
Voit suunnitella lomakemallin lisänäkymiä käyttämällä Näkymät-tehtäväruutua.
Kun suunnittelet uutta näkymää, toistat tavallisesti lomakkeen asettelun laatimisprosessin ja lisäät lomakkeeseen ohjausobjekteja, tietojen kelpoisuustarkistuksen tai muita ominaisuuksia.
Luomalla erilaisia lomakemallin näkymiä sallit käyttäjien tarkastella lomakkeen tietoja eri tavalla. Näin sinun ei tarvitse suunnitella useita lomakkeita samaa liiketoimintaprosessia varten. Voit esimerkiksi luoda korvausvaatimusten käsittelyssä käytettyyn lomakemalliin yhden näkymän vakuutuksenottajille, toisen vakuutusmyyjille ja kolmannen vakuutusyhtiön edustajille. Jokainen näistä näkymistä mukautetaan niin, että se sopii tietoja kirjoittavaan käyttäjätyyppiin. Voit myös suunnitella mukautettuja tulostusnäkymiä, joita käytetään pelkästään lomakkeen tulostukseen.
Näkymien tulee olla yksinkertaisia ja itseään selittäviä. Jos kuitenkin haluat antaa käyttäjille erityisohjeita, saatat joutua lisäämään näkymään ohjeita. Voit esimerkiksi luoda lomakemalliin erillisen Ohje-näkymän ja lisätä sitten oletusnäkymään painikkeen, jota napsauttamalla käyttäjät voivat käyttää Ohje-näkymää.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja näkymistä.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja näkymien lisäämisestä, hallitsemisesta ja poistamisesta. |
|
|
Selainyhteensopivan lomakemallin vain InfoPathissa näkymän luominen |
Haluat tietoja selainyhteensopivan lomakemallin kahden eri näkymän luomisesta kahdelle eri käyttäjätyypille. Yksi näkymä on käyttäjille, jotka avaavat lomakemallin Web-selaimessa. Toinen näkymä on vain käyttäjille, joiden tietokoneeseen on asennettu InfoPath. Tämä vain InfoPathissa käytettävissä oleva näkymä ei näy koskaan Web-selaimessa. Tämän johdosta voit käyttää tässä näkymässä InfoPathin ominaisuuksia, kuten käyttäjärooleja tai pääkomponentti/tietokomponentti-ohjausobjekteja, joita ei tueta selainyhteensopivissa lomakemalleissa. |
|
Haluat tietoja lomakemallin tulostusnäkymän suunnittelemisesta ja muista tulostukseen sopivien lomakemallien luomistekniikoista. |
|
|
Haluat tietoja lomakemallin Ohje-näkymän suunnittelemisesta ja muista mukautettujen ohjetekstien näyttämistekniikoista. |
Vaihe 8: lähetystoiminnon ottaminen käyttöön
Kun suunnittelet lomakemalleja, jotka keräävät tietoja osana suurempaa yrityksen liiketoimintaprosessia, kerätyt tiedot eivät yleensä jää käyttäjien täyttämiin lomakkeisiin. Tiedot siirretään lomakkeesta liiketoimintaprosessin seuraavaan vaiheeseen – tavallisesti johonkin ulkoiseen tietolähteeseen, esimerkiksi tietokantaan tai Web-palveluun. Työntekijä esimerkiksi täyttää InfoPathissa kuluraporttilomakkeen ja lähettää sitten lomakkeen Web-palveluun, jossa lomake käsitellään.
Lomakemallien tietojen lähettämissijainnin määrittäminen lisää liiketoimintaprosessien tarkkuutta ja tehokkuutta, koska silloin voit hallita kyseisiä prosesseja paremmin. Ennen kuin käyttäjät voivat lähettää lomaketietonsa, InfoPath varmistaa, että lomakkeiden tiedot ovat kelvollisia, ja käyttäjät voivat korjata virheelliset tiedot. Tämän ominaisuuden avulla varmistetaan, että ulkoiseen tietolähteeseen lähetetään vain kelvollisia tietoja.
Seuraavissa resursseissa selitetään, kuinka voit suunnitella lomakemallin niin, että lomaketiedot lähetetään valitsemaasi sijaintiin.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tutustua lomaketietojen lähettämiseen tiettyyn sijaintiin, kuten tietokantaan tai Web-palveluun. |
|
|
Haluat suunnitella toissijaisia tietoyhteyksiä ja sääntöjä, jotka lähettävät tietoja useisiin sijainteihin, käyttäjien napsauttaessa lomakkeen Lähetä-painiketta. |
Vaihe 9: suojausominaisuuksien ottaminen käyttöön
Sinun tulee käyttää organisaatiossa käytössä olevia suojauskäytäntöjä lomakemallien ja niihin perustuvien lomakkeiden suojausvalintojen perustana.
Jos luot selainyhteensopivia lomakemalleja, huomioi, että useat tekijät vaikuttavat sellaisten tietojen suojaukseen, jotka on tallennettu palvelimiin, joissa on käytössä InfoPath Forms Services. Joistakin tekijöistä sinä olet vastuussa, joistakin taas järjestelmänvalvoja, joka määrittää ja valvoo käyttäjätilejä, määrittää käyttöoikeuksia ja auttaa käyttäjiä verkon tai palvelimen käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Saatat joutua tekemään yhteistyötä järjestelmänvalvojasi kanssa lomakemallin asetuksien määrittämisessä.
Seuraavissa resursseissa selitetään, kuinka voit suunnitella lomakemallin ja huomioida siinä suojaukseen liittyvät kysymykset.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tutustua lomakemallien ja lomakkeiden parhaisiin suojauskäytäntöihin ja palvelimen suojausta koskeviin asioihin. |
|
|
Haluat tietoja lomakkeiden kolmesta eri suojaustasosta: rajoitettu, toimialue ja täysi luottamus. Suojaustasot määrittävät, voiko lomake käyttää muiden toimialueiden tietoja tai käyttäjän tietokoneen tiedostoja ja asetuksia. |
|
|
Haluat ohittaa oletussuojausasetuksen, jonka InfoPath valitsee automaattisesti lomakemallin ominaisuuksiin perustuen. |
|
|
Haluat tietoja InfoPathin digitaalisista allekirjoituksista ja niiden käytöstä selainkäyttöisissä lomakemalleissa. Lomakkeen allekirjoittaminen auttaa todentamaan käyttäjän henkilöksi, joka on täyttänyt lomakkeen, ja varmistamaan, ettei lomakkeen sisältöä ole muutettu. |
Vaihe 10: ulkoasun ja toiminnan testaaminen
Testaussuunnitelma riippuu lomakemallin monimutkaisuudesta ja organisaatiossa käytössä olevista lomakemallien käyttöönottokäytännöistä. Testaussuunnitelma voi olla niinkin yksinkertainen, että lomakemalliin perustuvien lomakkeiden toimintaa ja ulkoasua testataan esikatselemalla lomakemallia. Kun lomakemalli otetaan käyttöön suuremmassa mittakaavassa, lomakemallin perusteellisempi ja virallisempi testaus voi olla tarpeellista. Saatat esimerkiksi haluta suorittaa käyttötestauksen tai pilottikäyttöönottoja koekäyttäjien kesken.
Kaikkein yleisin testi on lomakemallin esikatselu InfoPathin Esikatselu-ikkunassa. Esikatselu-ikkunan avulla voit tarkastella lomaketta siinä muodossa, kuin se näkyy käyttäjille, ja testata ohjausobjektien toimivuutta kirjoittamalla tietoja niihin. Voit tarkistaa Esikatselu-ikkunassa ohjausobjektien tasauksen ja muotoilun. Voit myös testata ohjausobjektien toimivuutta lomakkeessa. Voit esimerkiksi varmistaa, että tietojen kelpoisuustarkistus, kaavat, säännöt ja tietoyhteydet toimivat haluamallasi tavalla, kirjoittamalla tietoja ohjausobjekteihin. Esikatselu-ikkunassa sinun tulee myös varmistaa, ettei lomakemallissa ole kirjoitusvirheitä eikä epäjohdonmukaisuuksia, ja tarkistaa, että lomakemalli näyttää hyvältä.
Vihje: Voit myös käyttää Esikatselu-ikkunaa ohjausobjektien ja lomakkeiden toiminnan yksinkertaiseen, iteratiiviseen testaukseen lomakemallia suunniteltaessa.
Vaikka voit tehdä suuren osan testaamisesta itse, sinun tulee kuitenkin testata lomakemallia käyttäjillä ennen sen julkaisemista ja jakamista, jotta voit varmistaa, että se vastaa käyttäjien odotuksia. On suositeltavaa, että julkaiset pilottiversion lomakemallista ja jaat sen pienelle koekäyttäjäryhmälle. Tällä tavoin voit pyytää palautetta lomakemallin yleisestä käytettävyydestä todellisilta käyttäjiltä. Sitten voit tehdä lomakemalliin tarvittavat muutokset ennen lomakemallin julkaisemista laajalle käyttäjäryhmälle.
Seuraavassa resurssissa selitetään, kuinka lomakemalli testataan Rakenteen tarkistaminen -tehtäväruudun avulla.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja Rakenteen tarkistaminen -tehtäväruudusta ja siitä, kuinka sen avulla voidaan testata lomakemallin toimivuutta. |
Vaihe 3: käyttöönottaminen
Lomakemallin käyttöönottoprosessi sisältää lomakemallin julkaisemisen, lomakemallin ottamisen käyttöön Webissä (vain selainyhteensopivien lomakemallien yhteydessä) ja sen, että käyttäjille ilmoitetaan lomakemallin käytettävyydestä. Jos aiot asentaa lomakemallin käyttäjien tietokoneisiin, julkaisemisprosessi voi myös sisältää erityisen asennustiedoston luomisen. Voit julkaista lomakemallit useisiin sijainteihin, mukaan lukien sähköpostijakeluluetteloihin ja palvelimiin, joissa on käytössä InfoPath Forms Services tai Windows SharePoint Services.
Jos suunnittelet julkaisevasi selainyhteensopivan lomakemallin palvelimeen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services, sinun on julkaisemisen lisäksi määritettävä lomakemalli selainkäyttöiseksi. Useimmissa tapauksissa voit suorittaa tämän vaiheen julkaisemisprosessin aikana valitsemalla valintaruudun ohjatussa julkaisutoiminnossa. Jos lomakemalli sisältää kuitenkin tiettyjä ominaisuuksia, kuten hallittua koodia, et voi itse määrittää lomakemallia selainkäyttöiseksi. Sinun on sen sijaan tallennettava lomakemalli jaettuun verkkosijaintiin ja ilmoitettava palvelinfarmin järjestelmänvalvojalle, että se on valmiina tarkastelua varten. Palvelinfarmin järjestelmänvalvoja voi sen jälkeen tarkistaa, ettei lomakemallissa ole virheitä tai varoituksia, ladata lomakemallin Web-palvelinfarmin johonkin sijaintiin ja aktivoida sen sitten palvelimen sivustokokoelma.
Seuraavissa resursseissa selitetään julkaisemisprosessi ja sen edellytykset.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat määrittää, miten ja minne julkaiset lomakemallin. |
|
|
Lomakemallin julkaiseminen palvelimeen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services |
Haluat julkaista selainyhteensopivan lomakemallin, jonka voi täyttää InfoPathissa tai Webissä. Tutustumalla tähän artikkeliin saat myös selville, voitko itse määrittää lomakemallin selainkäyttöiseksi vai tarvitseeko palvelinfarmin järjestelmänvalvojan suorittaa tämä vaihe puolestasi. |
|
Lomakemallin julkaiseminen Microsoft Windows SharePoint Services-palvelimeen |
Haluat julkaista lomakemallin kirjastoon, joka on sijainti SharePoint-sivustossa, jossa tiedostokokoelmaa hallitaan. Voit myös julkaista lomakemallin sivuston sisältötyyppinä, jolloin voit määrittää useita lomakemalleja yhteen kirjastoon tai yhden lomakemallin sivustonkokoelman useisiin kirjastoihin. |
|
Lomakemallin julkaiseminen sähköpostiviestin vastaanottajilta luettelo |
Haluat jakaa lomakemallin sähköpostiviestissä käyttäjille. Ohjattu julkaisutoiminto luo sähköpostiviestin, joka sisältää kopion lomakemallista ja kyseiseen lomakemalliin perustuvan lomakkeen. Kun käyttäjät avaavat sähköpostiviestin, he voivat täyttää lomakkeen suoraan sähköpostiviestin tekstiosassa. |
|
Haluat luoda asennustiedostoja ohjatun julkaisutoiminnon avulla, jotta voit asentaa täysin luotettuja lomakemalleja käyttäjien tietokoneisiin. Lomake voidaan suorittaa Täysi luottamus -suojaustasolla vain, jos siihen liitetty lomakemalli on allekirjoitettu digitaalisesti luotettavalla pääsertifikaatilla tai jos lomakemalli on asennettu käyttäjän tietokoneeseen käyttämällä asennusohjelmaa, kuten Microsoft Windows Installeria (.msi-tiedosto). |
Vaihe 4: ylläpitäminen
Lomakemallin ylläpitäminen käsittää lomakemallin päivittämisen tarpeen mukaan ja lomakemallin uusien versioiden julkaisemisen. On hyvä ajatus pyytää käyttäjiltä ajoittain palautetta lomakemallin rakenteen käytettävyydestä. Vastaako lomakemalli edelleen heidän tarpeitaan tai ovatko heidän tarpeensa muuttuneet?
Kun julkaiset lomakemallin, jota olet muuttanut, InfoPath voi päivittää sekä lomakemallin (.xsn-tiedosto) että lomakemalliin perustuvat aiemmin luodut lomakkeet (.xml-tiedostot). Kun käyttäjät avaavat aiemmin luodun lomakkeen, he lataavat automaattisesti lomakemallin uusimman kopion, ja heidän lomaketietonsa päivitetään vastaamaan kyseistä versiota. InfoPath korvaa oletusarvon mukaan automaattisesti lomakemallin vanhan version sen uudella versiolla. Voit valita haluamasi päivitystavan käyttäjien aiemmin luotujen lomakkeiden päivittämistä varten.
Jos olet palvelimen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services, palvelinfarmin järjestelmänvalvoja ja sinun on ladattava järjestelmänvalvojan hyväksymä lomakemalli uusi versio, voit määrittää, kuinka siirtyminen aiemmin luodusta versiosta päivitettyyn versioon tapahtuu. Voit esimerkiksi korvata lomakemallin uudella versiolla ilman, että käyttäjät, jotka parhaillaan täyttävät lomaketta selaimessa, menettävät tietojaan. Voit myös korvata lomakemallin tarvittaessa heti, esimerkiksi suojauspäivityksen vuoksi.
Jos sinun on päivitettävä aiemmin luotu malliosa, sinun tulee avata se, tehdä siihen tarvittavat muutokset, tallentaa malliosa ja jakaa se sitten uudelleen lomakesuunnittelijoille. Kun lomakesuunnittelijat ovat lisänneet malliosan uuden version Ohjausobjektit-tehtäväruutuun, he voivat käyttää sitä lomakemalleissa. Jos he avaavat lomakemallin, joka sisältää malliosan vanhan version, InfoPath kehottaa heitä päivittämään malliosan uudella versiolla.
Seuraavissa resursseissa on lisätietoja lomakemallien ja malliosien muokkaamisesta ja päivittämisestä.
|
Resurssi |
Toiminto: |
|
Haluat tietoja, kuinka InfoPath päivittää lomakemallin ja sitä vastaavat käyttäjien lomakkeet. Haluat tutustua selainkäyttöisten lomakemallien päivittämistä koskeviin asioihin ja tekniikoihin, joilla voit estää aiemmin luotujen käyttäjien lomakkeiden tietojen häviämisen. |
|
|
Haluat tietoja siitä, kuinka voit tehdä muutoksia julkaistuun lomakemalliin, muokata lomakemallin työkopiota ja julkaista työkopion sitten uudelleen alkuperäiseen julkaisusijaintiin. |
|
|
Haluat siirtää lomakemallin ja kaikki aiemmin luodut lomakkeet tehokkaasti yhdestä kirjastosta toiseen. Kun olet ottanut lomakemallin käyttöön, saatat esimerkiksi joutua siirtämään lomakemallin tehokkaampaan palvelimeen, jotta aiempaa useammat käyttäjät voivat täyttää lomakkeita samanaikaisesti. |
|
|
Haluat muokata tai poistaa tietoyhteyksiä lomakemallista. Saatat joutua tekemään tämän, jos lomakemallin ulkoiset tietolähteet muuttuvat. |
|
|
Lisätä, poistaa tai päivittää lomakemallin resurssitiedostojen |
Haluat hallita tiedostoja, jotka on lisätty lomakemalliin tukemaan siihen liitettyjen lomakkeiden toiminnallisuutta. Sinun on esimerkiksi ehkä lisättävä HTML-tiedosto, jota käytetään mukautettu tehtäväruutu tietojen näyttämiseen, tai muokattava XML-tiedostoa, jota käytetään luettelon kohteiden näyttämiseen. |
|
Haluat muokata aiemmin luodun malliosan rakennetta. |
Vaihe 5: arkistoiminen
Organisaatiot arkistoivat usein lomakemallit ja lomakkeet lomakesuunnittelun elinkaaren viimeisessä vaiheessa. Jos et enää tarvitse jotakin tiettyä lomakemallia, haluat ehkä poistaa sen käytöstä ja säilyttää tallessa lomakemallin digitaalisen version. Haluat ehkä myös säilyttää lomakemalliin perustuviin lomakkeisiin kerätyt tiedot.
Useat organisaatiot noudattavat tarkkoja ohjeita, mitä tulee tietojen pitkäaikaiseen säilömiseen ja säilyttämiseen arkistoissa. Organisaation on esimerkiksi säilytettävä asiakkaiden tapahtumatiedot tietyn ajan tiedostoissa. Sisäiset käytännöt, lainsäädäntövaatimukset tai molemmat vaikuttavat organisaation arkistoimisohjeisiin. Sinun tulee selvittää oman organisaatiosi käytäntö osana suunnitteluprosessia.
Lomakemallin arkistoiminen
Jos olet sellaisen palvelimen, jossa on käytössä InfoPath Forms Services, palvelinfarmin järjestelmänvalvoja, voit poistaa selainkäyttöiset lomakemallit käytöstä niiden vanhennuttua. Saatat esimerkiksi haluta poistaa kyselylomakemallin, kun kysely on valmis. Jotta kirjastot pysyvät ajantasaisina ja selkeinä, varmista, että käyttämättömät lomakemallit on poistettu ja että tunnet aiemmin luotujen lomakemallien oikeanlaisen tarkastamis- ja päivityskäytännön.
Jos suunnittelet poistavasi käytöstä selainkäyttöisen lomakemallin, jota käytetään edelleen, sinun tulee joko suorittaa lomakemallin asteittainen päivitys tai siirtää pysäytystilaan. Näin estät sen hetkisten istuntojen keskeytymisen. Istuntojen keskeytyminen voi johtaa tietojen häviämiseen ja käyttäjien lomakkeen täyttämisen äkilliseen keskeytymiseen.
On myös suositeltavaa arkistoida lomakemallin lähdetiedosto (.xsn-tiedosto) versionhallintaohjelmaan tai johonkin muuhun organisaation käyttämään tiedostojen hallintaratkaisuun. Näin voit varmistaa, että sinulle tai organisaatiolle jää taltiointi lomakemallista, jota voit käyttää viittauksissa lomakkeiden ja lomaketietojen arkistoihin ja silloin, kun haluat palauttaa tai päivittää lomakemallin.
Lomakkeiden ja lomaketietojen arkistoiminen
Jos organisaatiossa käytetään Office SharePoint Server 2007 -ohjelmaa, voit arkistoida valmiit, palvelinperustaiset lomakkeet (.xml-tiedostot) muuntamalla ne Web-sivuiksi. Arkistoitu lomake voidaan tallentaa samaan kirjastoon, missä alkuperäinen lomake sijaitsee, tai se voidaan siirtää toiseen sijaintiin organisaation ohjeiden mukaisesti.
Huomautus: Kun muunnat lomakkeen Web-sivuksi, tuloksena oleva tiedosto voi olla hieman erilainen kuin alkuperäinen tiedosto. Sinun tulee varmistaa, että tuloksena oleva tiedosto vastaa tarpeitasi, tarkistamalla muunnoksen tulokset. Jos tietoyhteyttä toissijaiseen tietolähteeseen on käytetty esimerkiksi lomakkeen luetteloruudun täyttämiseen, et näe kaikkia luetteloruudun arvoja arkistoidussa lomakkeessa. Näet sen sijaan vain arvon, jonka käyttäjä on määrittänyt täyttäessään lomaketta.
Voit arkistoida lomakkeen InfoPathissa avaamalla lomakkeen ja viemällä sen johonkin seuraavista muodoista:
-
Portable Document Format (PDF) PDF on elektroninen tiedostomuoto, jolla on kiinteä asettelu. Se säilyttää asiakirjan muotoilun ja mahdollistaa tiedoston jakamisen. PDF-muoto takaa sen, että kun tiedostoa tarkastellaan online-tilassa tai se tulostetaan, se säilyttää juuri sen muodon kuin sille on annettu, ja että tiedoston tietoja ei voi kopioida tai muuttaa helposti.
-
XML Paper Specification (XPS) XPS on elektroninen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja mahdollistaa tiedostojen jakamisen. XPS-muoto varmistaa sen, että kun tiedostoa tarkastellaan online-tilassa tai se tulostetaan, se säilyttää juuri sen muodon kuin sille on annettu, ja että tiedoston tietoja ei voi kopioida tai muuttaa helposti.
Jotta voit tallentaa tiedoston 2007 Microsoft Office System -ohjelmassa PDF- tai XPS-muotoon, sinun on asennettava tarvittava apuohjelma. Lisätietoja on artikkelissa Muiden tiedostomuotojen, kuten PDF- ja XPS-tiedostomuotojen, tuen ottaminen käyttöön.
Voit myös viedä täytetty lomake verkkosivuna Yksitiedostoinen verkkosivu (MHTML)-muodossa. Tämä tiedostotyyppi käyttäjät voivat tarkastella (mutta ei muokata) lomakkeen sisällön selaimessa.
