Yhteys henkilöt ovat henkilöitä, joiden kanssa olet tekemisissä. Voit lisätä yhteyshenkilöitä omaan luetteloosi aloitus keskus-palkissa. Voit myös hallita omaa kontaktia.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Uusien yhteys tietojen lisääminen
Jos haluat etsiä ja lisätä uusia yhteyshenkilöitä aloitus keskuksen yhteys tieto luetteloon, toimi seuraavasti:
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Lisää yhteys tieto.
-
Kirjoita Etsi käyttäjä -valinta ikkunaan nimi tai teksti, jonka haluat löytää Etsi -kentästä.
Tiedot
Voit hakea käyttämällä "koko nimi", "etunimi", "suku nimi", "yrityksen Sähkö posti" tai "henkilökohtainen Sähkö posti". Haku palauttaa kaikki yhteys tiedot, joissa vastine löytyy kelvollisista kentistä. Esimerkiksi haku merkki jono "Johannes" palauttaa yhteys tiedot nimeltä "Andrew Johnson", koska "Johannes" on "suku nimi"-kentän neljä ensimmäistä merkkiä. Nyrkki sääntönä voit tehdä haku merkki jonon tarkemmin (kirjoittamalla lisää merkkejä), mitä tarkempi ja vaativa haku tulos on.
Voit järjestää sarakkeiden järjestyksen uudelleen Etsi käyttäjä-valinta ikkunassa vetämällä niitä. Voit myös poistaa sarakkeita (paitsi "koko nimi") napsauttamalla mitä tahansa sarake otsikkoa hiiren kakkos painikkeella ja poistamalla poistettavan sarakkeen nimen valinnan. Voit palauttaa poistetun sarakkeen napsauttamalla hiiren kakkos painikkeella mitä tahansa sarake otsikkoa ja tarkistamalla sen sarakkeen nimen, joka palautetaan. Etsi käyttäjä-valinta ikkunassa tekemäsi muutokset koskevat vain nykyistä haku istuntoa. Kaikki oletus asetukset palautetaan, kun seuraavan kerran avaat Etsi käyttäjä-valinta ikkunan.
-
Valinnainen: Valitse Sisällytä julkisen työtilan yhteys tieto hakemisto , jos haluat sisällyttää tämän hakemiston hakuun.
SharePoint Workspace hakee oletusarvoisesti yrityksen verkosta (Jos kuulut yhteen) sekä tunne tuista kontakteistasi.
-
Valitse Etsi.
-
Jos vastine löytyy, valitse se luettelosta.
Tavoitettavuuskuvake näkyy luettelossa kunkin yhteys henkilön nimen vieressä, jotta näet hänen online-tilansa. Yhteys tieto vastaavu uksia, jotka löytyvät julkisen työtilan yhteys tieto hakemiston kautta, näytetään kuitenkin aluksi "Tuntematon"-tila kuvakkeella, kunnes valitset ne ja lisäät ne yhteys tieto luetteloon.
-
Jos haluat nähdä lisä tietoja valitusta yhteys tieto-ottelulta, valitse Ominaisuudet.
Sinun kannattaa esimerkiksi tarkistaa yhteys henkilön tunnistetiedot.
-
Lisää yhteys tieto luetteloon valitsemalla Lisää .
Työtilan jäsenen lisääminen yhteys tieto luetteloon
Kun uusista henkilöistä tulee työtilojen jäseniä, haluat ehkä lisätä heidän yhteys henkilösi omaan luetteloosi. Napsauta lisättävää jäsentä hiiren kakkos painikkeella ja valitse Lisää omiin kontakteihisi.
Voit myös lisätä työtilan jäsenen yhteys tieto luetteloon vetämällä.
Yhteys tiedon tallentaminen tiedostona
Voit tallentaa yhteys tiedon tiedostona ja lähettää yhteys tieto tiedoston Sähkö posti viestin liitteenä.
-
Napsauta yhteys henkilöä hiiren kakkos painikkeella ja valitse Tallenna yhteys tieto tiedostona....
-
Valitse Tallenna yhteys tiedot nimellä... -valinta ikkunassa sijainti, johon haluat tallentaa yhteys tieto tiedoston, ja valitse Tallenna.
Yhteys henkilön lähettäminen muille henkilöille
Voit lähettää yhteys henkilön muille henkilöille liite tiedostona Sähkö posti viestissä tai Groove-viestissä.
-
Napsauta yhteys henkilöä hiiren kakkos painikkeella.
-
Valitse Lähetä sähköpostitse valituille yhteys henkilöille....
-
Kirjoita vähintään yksi Sähkö posti osoite to: -kenttään.
-
Voit halutessasi muokata aihetta ja teksti viestiä.
Huomaa, että vakio teksti viestissä on ohjeet SharePoint Workspacen lataamiseen, jos vastaanottajatilillä ei vielä ole tiliä.
-
Valitse OK.
Yhteys henkilön tunniste tietojen vahvistaminen
On erittäin suositeltavaa vahvistaa yhteys henkilön tunniste tiedot, jotta luottamuksellisten tietojen jakamis riski voidaan välttää tahattomien henkilöiden kanssa. Tilisi asennuksen mukaan organisaatiosi järjestelmänvalvoja voi jo tarkistaa monet yhteys tieto-identiteetit. SharePoint Workspace osoittaa yhteys henkilön ja jäsen luetteloiden henkilöiden vahvistus tilan seuraavilla väreillä:
-
Mustavalko: ei vahvistettu.
-
Vihreä: Verified by You.
-
Sinivihreä: organisaation vahvistama.
-
Sininen: organisaation, mutta toimi alueen ulkopuolella tai risti varmentanut, vahvistama.
-
Punaista: nimi ristiriita. Kaksi yhteys henkilöä, joilla on samanlaiset nimet, näkyvät punaisina huolimatta niiden tarkistus tilasta. Lisä tietoja on kohdassa nimi ristiriitojen ratkaiseminen .
Käyttäjä tietoihin sovelletut viestintä käytännöt määrittävät, miten voit käyttää muita käyttäjiä todentamis tilan mukaan. Nämä käytännöt voivat toimia seuraavasti:
-
Estä sinua välittymästä sellaisten käyttäjien kanssa, joita organisaatiosi järjestelmänvalvoja ei ole vahvistanut.
-
Avaa yhteys henkilön vahvistus ilmoitus -valinta ikkuna (kuvattu alla), jos haluat varoittaa käyttäjiä, joiden henkilöllisyyttä ei ole varmistettu.
-
Voit kommunikoida minkä tahansa yhteys henkilön kanssa ilman varoitusta tai rajoitusta.
Organisaation muiden käyttäjien todentaminen voi tarjota riittävän varmuuden heidän henkilöllisyyteistään. Joissain tapa uksissa, erityisesti jos käsittelet erittäin arkaluonteista tietoa, haluat ehkä myös tarkistaa käyttäjän henkilöllisyyden manuaalisesti.
Vastaa yhteys henkilön vahvistus ilmoituksen valinta ikkunaan
Yhteys tietojen tarkistus-ilmoitus -valinta ikkuna tulee näkyviin, jos yrität viestiä sellaisen käyttäjän kanssa, jonka henkilöllisyyttä ei ole varmistettu, ja tili tietojen viestintä käytännöt on määritetty varoittamaan käyttäjää. Nyt voit tehdä jonkin seuraavista toimenpiteistä:
-
Valitse käyttäjä ja valitse Vahvista jäsenyys. Noudata seuraavan osion ohjeita, jotka koskevat yhteys henkilön henkilöllisyyden tarkistamista manuaalisesti.
-
Valitse Ominaisuudet , jos haluat tarkastella valitun käyttäjän yhteys tieto-ominaisuuksia.
-
Valitse Jatka , jos haluat hylätä käyttäjän vahvistus ilmoituksen ja jatkaa toimintaa.
-
Valitse Peruuta , jos haluat peruuttaa toiminnon, joka aiheutti käyttäjän vahvistus ilmoituksen.
Yhteys henkilön vahvistaminen manuaalisesti
SharePoint Workspace määrittää yksilöllisen "digitaalisen sormen jäljen" jokaiselle yhteys tiedolle. Digitaalinen sormen jälki näkyy pitkissä merkki jonoina ja numeroina (väli merkeillä luettavuutta varten). Näitä digitaalisia sormen jälkiä käytetään työtiloissa ja yhteys tieto luetteloissa olevien yhteys tietojen reaaliaikaisten identiteettien tarkistamiseen manuaalisesti. Voit myös tarkastella käyttäjä tiedolle määritettyä digitaalista sormen jälkeä.
Jos haluat vahvistaa yhteys henkilön tunniste tiedot manuaalisesti, toimi seuraavasti:
-
Napsauta hiiren kakkos painikkeella yhteys henkilöä (tai työtilan jäsentä), jonka haluat tarkistaa, ja valitse Vahvista jäsenyys....
Vahvista käyttäjä tiedot-valinta ikkunassa näkyy tietoja nykyisistä kontakteistasi valitun yhteys henkilön kanssa, kuten jakamiasi työtiloja, vaihdettujen viestien määrää ja organisaation suhdetta. Jos sinulla ei ole yhteyksiä valittuun yhteys henkilöön, Tarkista tunniste tiedot -valinta ikkunassa on sen sijaan ohjeet yhteys henkilön henkilöllisyyden tarkistamiseen tarkistamalla heidän digitaalinen sormen jälkesi.
Huomautus: Jos SharePoint Workspace havaitsee, että kahdella tai useammalla kontaktilla on sama nimi, Tarkista käyttäjä tiedot -valinta ikkunassa on varoitus viesti, joka neuvoo sinua määrittämään aliaksen, kun vahvistat tämän yhteys henkilön.
-
Toimi seuraavasti:
-
Jos olet riittävän varma yhteys henkilön tunniste tiedoista, valitse Tarkista.
Kirjoita Vahvista tunniste tiedot-valinta ikkunaan yhteys tiedolle Vaihtoehtoinen nimi, jos tarvitset sitä, ja valitse sitten OK.
-
Jos et ole vielä riittävän varma yhteys henkilön henkilöllisyydestä ja haluat ryhtyä lisä toimien tarkistamiseen, valitse Etkö vieläkään tiedä?-Tarkista sormen jälki.
Tarkista yhteys henkilön digitaalisen sormen jäljen tarkistus -valinta ikkunan ohjeiden mukaisesti ja valitse sitten Vahvista.
Kirjoita Vahvista tunniste tiedot-valinta ikkunaan yhteys tiedolle Vaihtoehtoinen nimi, jos tarvitset sitä, ja valitse sitten OK.
-
Yhteys henkilön tunniste tietojen tarkistamisen poistaminen
Saatat joskus joutua muuttamaan niiden yhteys tietojen tarkistus tilan, jotka olet vahvistanut manuaalisesti niin, että ne näkyvät ei vahvistettu-tilassa.
-
Napsauta hiiren kakkos painikkeella sitä yhteys henkilöä (tai työtilan jäsentä), jonka haluat poistaa, ja valitse Vahvista jäsenyys....
-
Valitse Poista vahvistus.
Yhteys henkilön nimi ristiriitojen ratkaiseminen
Kun kahdella tai useammalla yhteys henkilöllä on samanlaiset näyttö nimet, niiden nimet näkyvät punaisina yhteys tieto luetteloissa, työtilan jäsen luetteloissa ja yhteys tieto korteissa. Näyttö nimien katsotaan olevan samanlaiset, jos ne vastaavat täsmälleen sen jälkeen, kun ne on poistettu, kun olet poistanut johtavat, perään ja useita upotettuja välejä ja muuntanut nimen pieniksi kirjaimiksi.
Esimerkiksi "Ann Beebe" ja "Ann Beebe" johtavat nimi ristiriitaan. "Ann Beebe" ja "AnnBeebe" eivät kuitenkaan johda nimi ristiriitaan.
Yhteys henkilöiden nimien erottaminen toisistaan on tärkeää, joten et vahingossa Aloita toimia väärän yhteys henkilön kanssa. Voit luoda tunnus nimen kaikille ristiriita isille yhteys tieto nimille.
Lisäksi joissain harvinaisissa tapa uksissa nimi ristiriita voi johtua siitä, että tiliisi on tallennettu vanhentuneita yhteyshenkilöitä. Esimerkiksi yhteys henkilö on aktivoinut uuden tilin, se on hylännyt kaikki edellisen tilin toiminnot, mutta sama näyttö nimi on käytössä molemmissa. Tässä tapa uksessa voit piilottaa vanhentuneen yhteys henkilön alla kuvatulla tavalla niin, että se ei enää näy missään yhteys tieto luettelostasi.
Jos haluat selvittää nimi ristiriidan, toimi seuraavasti:
-
Napsauta hiiren kakkos painikkeella nimeä, jossa on risti riita, ja valitse sitten Ratkaise nimi ristiriita.
-
Tee jokin seuraavista:
-
Valitse Näytä vCard... , jos haluat nähdä valitun yhteys henkilön tiedot. Tämä voi auttaa erottamaan saman nimen kontaktit toisistaan.
-
Avaa alias-valinta ikkuna valitsemalla alias Contact... , jolloin voit määrittää yhteys tiedolle yksilöllisen näyttö nimen.
-
Valitse Vahvista jäsenyys... , jos haluat tarkistaa yhteys henkilön henkilöllisyyden vahvistamisen vaiheet.
-
-
Valitse Valmis.
Yhteys henkilön aliaksen luominen
Voit näyttää minkä tahansa yhteys tiedon (muu kuin oma) aliaksen alapuolella. Tämä on kätevää, jos sinulla on ongelmia, jotka erottavat samannimiset kontaktit toisistaan.
-
Napsauta yhteys henkilöä hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten alias-yhteys henkilö.
-
Kirjoita aliaksen nimi ja valitse OK.
Aliaksen nimi näkyy alkuperäisen nimen sijaan. Jos haluat nähdä yhteys henkilön alkuperäisen nimen, voit avata hänen yhteys tietonsatai osoittaa aliaksen nimen osoittamalla sitä, jolloin näkyviin tulee ponnahdus ikkuna, jossa näkyy alkuperäinen nimi.
Yhteyshenkilön poistaminen
Jos haluat poistaa yhteys henkilön aloitus keskuksen yhteys tieto luettelosta, toimi seuraavasti:
-
Valitse yhteys tieto, jonka haluat poistaa.
-
Paina DELETE-näppäintä ja vahvista poistaminen valitsemalla Kyllä .
Yhteys henkilöt, jotka poistat yhteys tieto luettelosta toiminnon aloitus keskuksessa, voivat edelleen näkyä muissa yhteys tieto luetteloissa, kuten Lähetä viesti-tai Lähetä kutsu-valinta ikkunoiden avattavissa luetteloissa. Tämä johtuu siitä, että SharePoint Workspace tallentaa yhteys tiedot kaikille käyttäjille, joiden kanssa olet vuoro vaikutuksessa kooste luettelossa nimeltä tunnetut kontaktit. Tämä sisältää yhteys tiedot, jotka olet lisännyt aloitus keskuksen yhteys tieto luetteloon ja työtilojen jäseniin. Muista, että sinulla voi yleensä olla työtilan jäseniä, jotka eivät ole myös kontakti luettelossasi.
Et voi poistaa tunne tuista yhteys tieto luettelostasi näkyviä yhteyshenkilöitä. Voit kuitenkin piilottaa nämä yhteys tiedotvähintään.
Yhteys henkilön piilottaminen
Yhteys tiedot voivat joskus vanhentua useista eri syistä. Jos sinulla on vanhentuneita yhteys tietoja, voit piilottaa ne niin, että ne eivät enää näy yhteys tieto luettelossa olevissa avattavissa valikoissa.
-
Avaa yhteys tietojen vastuu henkilö.
-
Valitse piilotettavat yhteys tiedot.
-
Valitse Piilota , jos haluat sijoittaa valitut yhteys tiedot piilotettuihin yhteys tieto luetteloon.
-
Valitse OK.
Huomautus: Yhteys henkilön piilottaminen ei ratkaise automaattisesti liitettyä nimi ristiriitaa. Jos yhteys tieto, jonka haluat piilottaa, näkyy nimi ristiriidana, Katso lisä tietoja artikkelista nimi ristiriitojen ratkaiseminen .
Yhteys henkilön diagnostiikka tietojen tarkasteleminen
Voit tarkastella valittujen yhteys tietojen diagnostiikka tietoja. Saatat joskus joutua näkemään nämä tiedot teknisen tuen tarkoituksia varten. Jos haluat lähettää vian määritys tietoja tuki asiantuntijalle, voit kopioida ja liittää tiedot diagnostiikka-valinta ikkunaan Sähkö posti viestiin.
-
Avaa yhteys tietojen vastuu henkilö.
-
Valitse haluamasi yhteys tieto.
-
Valitse diagnostiikka.
Jos haluat kopioida tiedot yhteys tiedot -ruudusta, napsauta hiiren kakkos painikkeella ja valitse Valitse kaikkija napsauta sitten hiiren kakkos painikkeella ja valitse Kopioi.
Jos haluat kopioida tietoja tietoisuus -tai verkon diagnostiikka -ruuduista, valitse Kopioi leike pöydälle.
-
Valitse OK.
Yhteys tietojen ominaisuuksien tarkasteleminen
Jos haluat tarkastella kaikkien yhteys henkilöiden ominaisuuksia, napsauta yhteys tietoa hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet. Yhteys henkilön ominaisuuksista voit tehdä seuraavat:
-
Näytä kaikki tiedot, jotka valittu yhteys henkilö on antanut yhteys henkilöilleen (esimerkiksi yrityksen nimi, Puhelin numero ja Sähkö posti osoite).
-
Lähetä viesti kontaktille.
-
Kutsu yhteys henkilö työtilaan , jossa olet jo jäsenenä.
-
Luo yhteys henkilölle alias, jotta voit luettela ne eri näyttö nimellä.
-
Näytä työtilat, jotka jaat yhteys henkilön kanssa jäseninä.
-
Näytä viestit, jotka on lähetetty tai vastaanotettu yhteys tiedosta.
