Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
Projektinhallinnan ensimmäisiä vaiheita on projektin suorittamiseen vaadittavien tehtävien lisääminen. Tehtäväluettelo voi olla yksinkertainen tarkistusluettelo vaadituista työvaiheista tai kattavampi esitys, joka sisältää alkamis- ja päättymispäivät, suhteet muihin tehtäviin tai muita tehtäviin liittyviä tietoja. Yksinkertainen tehtävien tarkistusluettelo ja aikataulutettu tehtäväluettelo käyttävät sivustossa samaa luetteloa, joten voit aloittaa yksinkertaisella tarkistusluettelolla ja lisätä tehtäviin liittyviä tietoja ja aikatauluja myöhemmin.
Yksinkertaisen tehtävien tarkistusluettelon lisääminen
Jos olet vasta aloittamassa projektin suunnittelua tai ennakoit, että projekti on mutkaton, yksinkertainen tehtävien tarkistusluettelo voi hyvin riittää projektin tehokkaaseen hallintaan. Tarkistusluettelo voi sisältää projektin tehtävien määräpäiviä ja tehtävien määrityksiä projektiryhmän jäsenille.
Voit lisätä yksinkertaisen tehtävien tarkistusluettelon seuraavasti:
-
Valitse sivuston pikakäynnistyksessä Tehtävät.
-
Valitse Tehtävät-sivulla Muokkaa.
-
Kirjoita Tehtävän nimi -sarakkeeseen niiden tehtävien nimet, jotka vaaditaan projektin suorittamiseen. Kun olet lisännyt tehtävän, siirry seuraavalle riville painamalla Enter-näppäintä.
Vihje: Haluatko lisätä tehtävän kahden luettelossa näkyvän tehtävän väliin? Napsauta aiemmin luodun tehtävän valintaruudun vasemmalla puolella olevaa aluetta ja paina sitten Insert-näppäintä. Uusi rivi lisätään valitun aiemmin luodun tehtävän yläpuolelle. Voit myös valita Tehtävät-välilehden Hierarkia-ryhmässä Lisää.
-
Kirjoita tai valitse Määräpäivä-sarakkeeseen päivämäärä, jolloin tehtävän tulisi olla valmis. Jätä tämä sarake tyhjäksi tehtävän kohdalla, jos et ole varma, milloin tehtävän pitäisi valmistua.
-
Kirjoita tai valitse Vastuuhenkilö-sarakkeeseen kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka työskentelevät luettelon kunkin tehtävän parissa.
Vihje: Yleensä järkevintä on määrittää vain yksi henkilö kuhunkin tehtävään. Jos tehtävään on määritettävä useita henkilöitä, tehtävien merkitsemisessä valmiiksi voi olla ongelmia. Jos esimerkiksi Heidi saa tehtävään liittyvän työn valmiiksi, hän saattaa merkitä tehtävän valmiiksi Omat tehtävät -sivulla. Tällöin tehtävä merkitään kuitenkin valmiiksi kaikille siihen määritetyille käyttäjille, eikä pelkästään Heidille. Toisen käyttäjän työ kyseisessä tehtävässä saattaa olla vielä kesken. Jos haluat silti määrittää useita henkilöitä samaan tehtävään, erota nimet puolipisteellä (;).
-
Valitse Pysäytä, kun olet lisännyt kaikki tehtävät yksinkertaiseen tarkistusluetteloon.
Toinen kätevä tapa lisätä yksinkertainen tarkistusluettelo on kopioida se suoraan Excel-laskentataulukosta. Voit napsauttaa tehtäväluetteloa ja liittää siihen laskentataulukon tiedot, kunhan laskentataulukon sarakkeet täsmäävät Tehtävät-sivulla näkyvien sarakkeiden kanssa. Nimet yhdistetään vastaaviin tileihin Vastuuhenkilö-sarakkeessa, jos mahdollista.
Kun työskentelet projektin parissa, voit valita kunkin tehtävän vieressä olevan valintaruudun, kun kyseinen tehtävä on valmis.
Jos huomaat, että haluat lisätä lisää hallintaominaisuuksia yksinkertaisen tarkistusluettelon tehtäviin, voit lisätä tietoja tehtäviin ja luoda aikataulutetun luettelon noudattamalla seuraavassa osiossa kuvattuja ohjeita.
Aikataulullisen tehtäväluettelon lisääminen
Jos projektisi on monimutkainen, aikataulun lisääminen luettelon tehtäviin voi auttaa työn seurannassa ja parantaa projektin hallittavuutta.
Voit lisätä aikataulullisen tehtäväluettelon seuraavasti:
-
Valitse sivuston pikakäynnistyksessä Tehtävät.
-
Valitse Tehtävät-sivulla Uusi tehtävä. Voit myös valita valintanauhan Tehtävät-välilehdessä Uusi kohde.
Huomautus: Jos loit ensin yksinkertaisen tehtävien tarkistusluettelon, mutta projektista tuleekin odotettua laajempi, voit helposti lisätä tietoja aiemmin luotuihin tehtäviin. Valitse tehtävä napsauttamalla tehtävän valintaruudun vasemmalla puolella olevaa aluetta ja valitse sitten valintanauhan Tehtävät-välilehdessä Muokkaa kohdetta. Tämä tuo näkyviin ikkunan, jossa voit lisätä tehtävälle aikataulutiedot.
-
Kirjoita tehtävän nimi Tehtävän nimi -ruutuun.
-
Kirjoita tai valitse tehtävän alkamis- ja päättymispäivät Alkamispäivä- ja Määräpäivä-ruutuihin. Jätä nämä ruudut tyhjiksi, jos et ole varma kummastakaan päivämäärästä. Voit aina palata tähän myöhemmin ja lisätä tietoja muokkaamalla tehtävää.
-
Kirjoita Vastuuhenkilö-ruutuun sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jonka haluat työskentelevän tehtävän parissa.
Vihje: Yleensä järkevintä on määrittää vain yksi henkilö kuhunkin tehtävään. Jos tehtävään on määritettävä useita henkilöitä, tehtävien merkitsemisessä valmiiksi voi olla ongelmia. Jos esimerkiksi Heidi saa tehtävään liittyvän työn valmiiksi, hän saattaa merkitä tehtävän valmiiksi Omat tehtävät -sivulla. Tällöin tehtävä merkitään kuitenkin valmiiksi kaikille siihen määritetyille käyttäjille, eikä pelkästään Heidille. Toisen käyttäjän työ kyseisessä tehtävässä saattaa olla vielä kesken. Jos haluat silti määrittää useita henkilöitä samaan tehtävään, erota nimet puolipisteellä (;).
-
Jos tehtävään liittyvä työ on jo aloitettu, anna valmiusaste % valmiina -ruutuun. Tämä tieto kertoo suunnilleen, kuinka paljon työtä on jo tehty ja kuinka paljon on vielä tehtävä.
Vihje: Projektiryhmän jäsenten kannattaa päivittää tämän kentän tiedot säännöllisesti. Tämä tieto auttaa hahmottamaan projektin edistymistä. Lisäksi sen avulla voidaan seurata, valmistuuko projekti ajallaan.
-
Kirjoita tehtävän lyhyt kuvaus Kuvaus-ruutuun, jos haluat antaa lisätietoja tehtävään liittyvästä työstä. Kuvauksessa voi olla hyötyä esimerkiksi johtajille ja sidosryhmille, sillä sen avulla he voivat saada selkeän käsityksen projektista.
-
Määritä Edeltäjät-kohdan vieressä olevien ruutujen ja painikkeiden avulla, mitkä tehtävät on suoritettava, ennen kuin nykyinen tehtävä voidaan aloittaa.
Voit esimerkiksi luoda tehtävän, jonka nimi on Lehdistötiedotteen julkaiseminen, jota ei voi aloittaa, ennen kuin Lehdistötiedotteen kirjoittaminen -tehtävä on valmistunut. Valitse Lehdistötiedotteen kirjoittaminen -tehtävä vasemmalla olevasta ruudusta ja siirrä se oikeanpuoleiseen ruutuun valitsemalla Lisää. Näin osoitetaan, että Lehdistötiedotteen kirjoittaminen -tehtävä on Lehdistötiedotteen julkaiseminen -tehtävän edeltäjä (toisin sanoen se edeltää toista tehtävää).
-
Valitse asianmukainen prioriteettitaso Prioriteetti-luettelosta.
-
Valitse asianmukainen tilataso Tehtävän tila -luettelosta.
Vihje: Tämä on toinen hyödyllinen kenttä, jota projektiryhmän jäsenten kannattaa päivittää säännöllisesti. Se voi auttaa välttämään työn ruuhkautumista, aikatauluviiveitä ja muita kriittisiä aikatauluongelmia.
-
Valitse Tallenna.
Tehtäväluettelon kanssa työskenteleminen
Kun työskentelet tehtäväluettelon kanssa, tehtävät, joiden määräpäivä näkyy punaisena, ovat myöhässä. Kun merkitset myöhässä olevan tehtävän valmiiksi valitsemalla tehtävän vieressä olevan valintaruudun, määräpäivä ei enää näy punaisella tekstillä.
Voit myös vaihtaa tehtäväluettelon napsauttamalla luettelon yläpuolella näkymä-linkkejä eri näkymiä. Voit valita Kaikki tehtävät, kalenterin, Valmis, Gantt-kaavio, Myöhässä olevat tehtävät, Omat tehtävätja tulevattai voit muokata aiemmin luotuun näkymään tai tehtäväluettelon oman näkymän luominen. Jos haluamasi näkymä ei ole luettelossa tehtäväluettelo, valitsemalla Näytä-linkkien vieressä valitsemalla Lisää asetuksia (…) ja valitse haluamasi näkymä. Saat lisätietoja luomisesta oman näkymän luominen, muuttaminen ja poistaa luettelon tai kirjaston näkymän.
Kun olet lisännyt yksityiskohtaisia tehtäviä projektiin, voit tutustua seuraaviin aiheisiin:
