Lisätietoja Office 365 -ryhmistä

Päivitetty viimeksi: 22. joulukuuta 2017

Office 365 -ryhmät on palvelu, joka toimii jo käyttämiesi Office 365 -työkalujen kanssa, joten voit tehdä yhteistyötä työryhmäsi kanssa, kun kirjoitat asiakirjoja, luot laskentataulukoita, teet projektisuunnitelmia, järjestät kokouksia tai lähetät sähköpostia.

Katso uusimmat Office 365 -ryhmien uutiset ja videot Office blogeista

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä ryhmät ovat, ja annetaan hyödyllisiä linkkejä seuraaviin vaiheisiin.

Vihje: Jos etsit tietoa Outlookin yhteystietoryhmien käytöstä, kun sähköpostia lähetetään useille henkilöille (esimerkiksi ystäväjoukolle), tutustu artikkeliin Yhteystietoryhmän luominen.

Mitä Office 365 -ryhmät ovat?

Office 365 -ryhmien avulla voit valita joukon henkilöitä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä ja luoda helposti resurssikokoelman heidän kanssaan jaettavaksi. Resursseja ovat esimerkiksi jaettu Outlookin Saapuneet-kansio, jaettu kalenteri tai tiedostokirjasto tiedostojen yhteiskäyttöön.

Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenien lisääminen ryhmään antaa heille automaattisesti käyttöoikeudet heidän tarvitsemiinsa ryhmän työkaluihin. Ryhmät tarjoavat lisäksi uuden ja parannetun tavan tehdä asiat, jotka aiemmin tehtiin jakeluluetteloiden tai jaettujen postilaatikoiden avulla.

Vihje: Tietoja perinteisten jakeluluetteloiden päivittämisestä Office 365 -ryhmiin on tässä artikkelissa.

Tarjottavat resurssit määräytyvät hieman sen mukaan, millaisen ryhmäkäyttökokemuksen työryhmäsi haluaa. Kun harkitset vaihtoehtoja, on tärkeää pitää mielessä, että yksi ratkaisu sopii harvoin kaikille. Eri ryhmät haluavat ehkä työskennellä eri tavoilla, ja Office 365:ssä on työkalut ryhmien haluamia erilaisia yhteistyötapoja varten.

Voit luoda Office 365 -ryhmiä käyttämällä eri työkaluja, kuten Outlookia, Outlookin verkkoversiota, Outlook Mobilea, SharePointia, Planneria ja Teamsia. Voit valita työkalun sen mukaan, minkälaisen ryhmän kanssa työskentelet. Esimerkiksi Microsoftilla luomme ryhmän yleensä Outlookissa ja organisoimme sen sähköpostin ja kalenterin kautta. Jos ryhmä on tarkoitettu organisaationlaajuiseen viestintään,käytämme yleensä Yammeria. Luomme keskustelupohjaista yhteiskäyttöä varten ryhmän Microsoft Teamsissa.

Kun luot ryhmän, sinun pitää määrittää, onko se yksityinen vai julkinen ryhmä. Julkisen ryhmän sisältö näkyy kaikille organisaatiossasi, ja kuka tahansa organisaatiossasi voi liittyä ryhmään. Yksityisen ryhmän sisältö näkyy vain kyseisen ryhmän jäsenille, ja ryhmän omistajan on hyväksyttävä henkilöt, jotka haluavat liittyä yksityiseen ryhmään.

Organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt eivät näe eivätkä voi käyttää julkisia eivätkä yksityisiä ryhmiä, ellei heitä ole erikseen kutsuttu vieraiksi.

Saat lisätietoja ryhmän muuttamisesta julkisesta yksityiseksi (tai päinvastoin) artikkelista Office 365 -ryhmien määrittäminen julkisiksi tai yksityisiksi.

Omistajat, jäsenet ja vieraat

Ryhmän omistaja on sen valvoja. Hän voi lisätä tai poistaa jäseniä ja hänellä on yksilöllisiä käyttöoikeuksia. Hän voi esimerkiksi poistaa keskustelun jaetusta Saapuneet-kansiosta tai muuttaa ryhmän asetuksia. Ryhmän omistaja voi nimetä ryhmän uudelleen, päivittää kuvauksen tai kuvan ja tehdä muita toimenpiteitä. Jos SharePointin roolit ovat sinulle tuttuja, niin ryhmän omistaja on kuin sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.

Ryhmän jäsenet ovat tavallisia käyttäjiä organisaatiossasi, jotka käyttävät ryhmää yhteistyön tekemiseen. He voivat käyttää kaikkia ryhmän toimintoja, mutta eivät voi muuttaa ryhmäasetuksia. SharePoint-maailmassa he ovat sivuston jäseniä. Lisätietoja jäsenten lisäämisestä ryhmään tai poistamisesta ryhmästä on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen Outlookissa.

Vieraat ovat kuin ryhmän jäseniä, mutta he ovat organisaatiosi ulkopuolisia käyttäjiä. Käyttäjät voivat oletusarvoisesti kutsua vieraita liittymään ryhmään, ja sinä voit hallita tätä asetusta. Lisätietoja on artikkelissa Office 365 -ryhmien vieraskäyttö.

Valitse ryhmän tyyppi:

Jos jaetun Saapuneet-kansion käyttäminen yhteistyömuotona sopii sinulle, Outlookin ryhmätoiminto on sinua varten. Kun luot ryhmän Outlookissa, saat käyttöösi seuraavat:

  • Jaettu Saapuneet-kansio – jäsenten välisiä keskusteluja varten. Saapuneet-kansiolla on sähköpostiosoite, ja se voidaan määrittää ottamaan vastaanottamaan viestejä ryhmän tai jopa organisaation ulkopuolisilta henkilöiltä paljolti perinteisen jakeluluettelon tapaan.

  • Jaettu kalenteri – ryhmään liittyvien tapahtumien ajoitukseen

  • SharePoint-tiedostokirjasto – keskeinen paikka, jossa ryhmä voi tallentaa ja jakaa tiedostoja.

  • Jaettu OneNote-muistikirja – ideoiden, tutkimusten ja tietojen keräämiseen

  • SharePointin-työryhmäsivusto – keskitetty säilö ryhmään liittyviä tietoja, linkkejä ja sisältöä varten.

  • Planner – projektitehtävien määrittäminen ja hallinta ryhmän jäsenten kesken.

Sinun ei tarvitse luoda mitään kyseisistä resursseista manuaalisesti. Ryhmän luominen luo ne automaattisesti ja määrittää tarvittavat käyttöoikeudet ryhmän jäsenille, ja he voivat aloittaa niiden käytön heti.

Voit käyttää näitä resursseja tutun Microsoft Outlook 2016 -työpöytäsovelluksen, Outlookin verkkoversion, Outlook 2016 for Macin (vain jaettu Saapuneet-kansio) tai Outlook Mobilen kautta tai käyttämällä Microsoftin erillistä Microsoft Groups -sovellusta iOS-, Android- tai Windows Phone -laitteissa. Löydät Office 365 -ryhmäsi siirtymisruudusta Outlookin työpöytäversion tai verkkoversion ikkunan vasemmalta puolelta.

Löydät ryhmäsi siirtymisruudusta Outlookin tai Outlookin verkkoversion ikkunan vasemmalta puolelta.

Microsoftin uusin yhteistyövaihtoehto on Microsoft Teams. Microsoft Teams on työryhmäsi sisäpiiri – keskustelualue, jonka avulla voitte käydä epämuodollisia ja reaaliaikaisia keskusteluja hyvin rajatuista aiheista tai ryhmän aliryhmistä. Microsoft-ryhmän luominen lisää tämän pysyvän keskustelumahdollisuuden Outlookin ryhmätoimintoon.

Yammer tuo yrityksen sosiaalisen ympäristön yhteistyöhösi. Sen avulla voit luoda uusia yhteyksiä ja löytää uusia asioita organisaatiostasi. Se helpottaa ideoista viestimistä ja keskustelemista yrityksen laajuisesti tai yhteisistä kiinnostavista aiheista.

Kun luot Office 365:een yhdistetyn ryhmän Yammerissa, saat käyttöösi seuraavat ominaisuudet:

  • Yammer-ryhmä – yhteinen paikka käydä keskusteluja ja jakaa tietoja.

  • SharePoint-tiedostokirjasto – keskeinen paikka, jossa ryhmä voi tallentaa ja jakaa tiedostoja.

  • Jaettu OneNote-muistikirja – ideoiden, tutkimusten ja tietojen keräämiseen.

  • SharePointin-työryhmäsivusto – keskussäilö ryhmään liittyviä tietoja, linkkejä ja sisältöä varten.

  • Planner – projektitehtävien määrittäminen ja hallinta ryhmän jäsenten kesken.

Voit käyttää näitä työkaluja Yammerin kautta selaimessa tai käyttämällä Yammer-sovellusta iOS-, Android- tai Windows Phone -laitteessa.

Kun ryhmä ei enää täytä alkuperäistä tarkoitustaan, voit vapauttaa järjestelmän resursseja poistamalla ryhmän. Tämän jälkeen ryhmää ei enää luetteloida tai näytetä. Katso kohtaa Ryhmän poistaminen.

Huomautus: Tämän välilehden sisältö on tarkoitettu järjestelmänvalvojille.

Office 365 -ryhmissä on kolme ensisijaista mallia valmistelua varten: avoin, IT-johtoinen tai valvottu. Jokaisella on omat etunsa.

Malli

Hyvät puolet

Avoin (oletus)

Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiä tarpeen mukaan ilman IT-tukea.

IT-johtoinen

Käyttäjät pyytävät ryhmän luomista IT-tuelta. IT-tuki voi auttaa heitä valitsemaan sopivimmat yhteiskäyttötyökalut.

Valvottu

Vain tietyt henkilöt, ryhmät tai palvelut voivat luoda ryhmiä (lisätietoja on artikkelissa Office 365 -ryhmien luontioikeuksien hallinta)

Jos haluat hallita sitä, miten Office 365 -ryhmiä nimetään, voit käyttää nimeämiskäytäntöä, jolloin ryhmien nimien on noudatettava tiettyjä sääntöjä. Niissä on esimerkiksi käytettävä etu- tai jälkiliitteitä, tai tiettyjä nimiä ei sallita. Lisätietoja on artikkelissa Office 365 -ryhmien nimeämiskäytäntö.

Jokaisella ryhmällä on vähintään yksi omistaja, joka voi lisätä tai poistaa jäseniä ja suorittaa joitakin ryhmää ja sen sisältöä koskevia perushallintatoimintoja. Yleensä omistaja hallitsee ryhmää Outlookissa. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen Outlookissa. Jos ryhmän omistaja (tai omistajat) lähtevät organisaatiosta, järjestelmänvalvoja voi määrittää uuden omistajan ryhmälle. Lisätietoja on artikkelissa Uuden omistajan määrittäminen orporyhmään.

Lisäksi jos sinulla on Exchange Online -järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet, voit hallita ryhmiä Office 365 -hallintakeskuksessa (katso Ryhmän jäsenyyden hallinta Office 365 -hallintakeskuksessa) tai PowerShellissa (katso Office 365 -ryhmien hallinta PowerShellissa) .

Saatat haluta poistaa ryhmän vuokraajasta. Lisätietoja ryhmän poistamisesta on artikkelissa Ryhmän poistaminen. Jos ryhmä on poistettu vahingossa, järjestelmänvalvojat voivat palauttaa sen 30 päivän kuluessa. Lisätietoja on artikkelissa Poistetun Office 365 -ryhmän palauttaminen.

Jos haluat hallita Office 365 -ryhmien elinkaarta automaattisemmin, voit käyttää vanhenemiskäytäntöjä, joiden mukaan ryhmät vanhenevat tietyin väliajoin. Ryhmän omistajat saavat sähköpostin 30, 15 ja 1 päivää ennen ryhmän vanhenemista, jolloin he voivat uusia ryhmän helposti tarvittaessa. Lisätietoja on artikkelissa Office 365 -ryhmien vanhenemiskäytäntö.

Ryhmän rajoitukset

Suurin määrä...

Arvo

Omistajia ryhmää kohti

100

Luotuja ryhmiä käyttäjää kohti

250

Luotuja ryhmiä järjestelmänvalvojaa kohti

Enintään vuokraajan oletusraja 500 000

Jäseniä

Yli 1 000, mutta vain 1 000 voi käyttää ryhmäkeskusteluja samanaikaisesti.

Hyvin suurten ryhmien yhteydessä Outlookissa saattaa ilmetä viivettä kalenterin ja keskustelujen käytössä.

Ryhmien määrä, joihin käyttäjä voi kuulua

1 000

Tiedostojen tallennustila

1 teratavu + 500 megatavua tilaukseen liitettyä käyttäjää kohden + ostettu lisätallennustila. Voit hankkia rajattoman määrän lisätallennustilaa.

Ryhmän postilaatikon koko

50 Gt

Ryhmien oletusarvoinen enimmäismäärä Office 365 -organisaatiossa on tällä hetkellä 500 000.

Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilasta on artikkeleissa SharePoint Onlinen rajoitukset ja SharePoint Online -ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

Office 365 -ryhmien hallinta on tehokkaampaa, kun saat tietoja ryhmien käytöstä. Office 365 -hallintakeskuksessa on raportointityökalu, jonka avulla voit tarkastella esimerkiksi tallennustilaa ja aktiivisten ryhmien määrää sekä sitä, miten käyttäjät käyttävät ryhmiä. Lisätietoja on artikkelissa Office 365:n raportit hallintakeskuksessa.

Office 365 -ryhmissä on useita työkaluja vaatimustenmukaisuutta, tietosuojaa ja eDiscoverya varten.

Huomautus: Tämän välilehden sisältö on tarkoitettu järjestelmänvalvojille.

Mihin Office 365 -palvelupaketteihin Ryhmät sisältyy?

Mikä tahansa Office 365 -tilaus, johon sisältyy Exchange Online ja SharePoint Online, tukee ryhmiä. Tämä pitää sisällään Business Essentials- ja Business Premium -palvelupaketit sekä Enterprise E1-, E3- ja E5-palvelupaketit.

Jos sinulla on vain Exchange-palvelupaketti, voit silti saada käyttöösi Outlook-ryhmien jaetun Saapuneet-kansion ja jaetun kalenterin ominaisuudet, mutta et saa tiedostokirjastoa, Planneria etkä muita ominaisuuksia. Jos haluat käyttää tietosuojan tai yhteensopivuuden lisäominaisuuksia ryhmän kanssa luodulle jaetulle postilaatikolle, sinun on määritettävä postilaatikolle Exchange Online -palvelupaketti 1 sekä Exchange Online Archivingin tai Exchange Online -palvelupaketin 2 käyttöoikeus.

Jos käytössäsi on vain Yammer-palvelupaketti, sinulla on edelleen keskustelusyöte Yammer-ryhmässä, mutta et saa käyttöösi tiedostokirjastoa, Planneria tai muita ominaisuuksia.

Ominaisuuksien saatavuus ja käyttöoikeusvaatimukset

Office 365 -ryhmät toimivat Azure Active Directoryn (AAD) kanssa. Käytettävissä olevat ryhmien ominaisuudet määräytyvät Azure Active Directory -tilauksesi mukaan.

Kuvaus

AAD: Free

AAD: Office 365 -versio

AAD: Perus

AAD: Premium P1

Käyttöoikeusvaatimus

Käytettävyys

Luominen, lukeminen, päivittäminen, poistaminen

Office-ryhmien perustoiminnot

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei mitään – maksuton ominaisuus

Käytettävissä

Ryhmätoimintoraportti

Järjestelmänvalvoja voi tarkastella ryhmien käyttöä omassa organisaatiossa

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei mitään – maksuton ominaisuus

Käytettävissä

Pehmeä poistaminen ja palauttaminen

Järjestelmänvalvoja voi palauttaa poistetun ryhmän jopa 30 päivän kuluttua poistamisesta.

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei mitään – maksuton ominaisuus

Julkinen esikatselu

Vuokraajan laajuiset ryhmän omatoimisen luomisen ohjausobjektit

Järjestelmänvalvoja voi sallia tai estää ryhmien luomisen kaikilta vuokraajan käyttäjiltä.

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei mitään – maksuton ominaisuus

Käytettävissä

Piilotettu jäsenyys

Järjestelmänvalvoja voi piilottaa ryhmän jäsenyyden muilta kuin ryhmän jäseniltä.

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei mitään – maksuton ominaisuus

Käytettävissä

Dynaaminen ryhmän jäsenyys

Järjestelmänvalvoja voi määrittää ryhmän jäsenyyden käyttäjien määritteiden perusteella, joten jäsenyyksiä hallitaan dynaamisesti.

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat vuokraajan ryhmän jäseniä.

Julkinen esikatselu

Eriytetyt ryhmän omatoimisen luomisen ohjausobjektit

Järjestelmänvalvoja voi sallia vuokraajan käyttäjien alijoukolle (joka määritetään käyttöoikeusryhmän mukaan) ryhmien luomisen.

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat sellaisen ryhmän jäseniä, joka on linkitetty kohteeseen GroupCreationAllowedGroupId

Julkinen esikatselu

Ryhmän nimeämiskäytäntö

Järjestelmänvalvoja määrittää ryhmille nimeämiskäytännön liittämällä ryhmän nimeen, sähköpostiin ja tunnukseen automaattisesti merkkijonoja ja käyttäjämääritteitä sekä estämällä tiettyjä sanoja

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat vuokraajan ryhmän jäseniä.

Yksityinen esikatselu

Ryhmän vanhentuminen*

Järjestelmänvalvoja voi määrittää ryhmien elinkaaren. Jos ryhmän omistaja ei uusi ryhmää, ryhmä poistetaan.

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat myös jäsenenä ryhmässä, johon vaikuttaa ryhmän vanhenemiskäytäntö.

Julkinen esikatselu

Ohjeet

Järjestelmänvalvoja voi lähettää URL-osoitteen, joka näytetään ryhmän luomissivuilla organisaation ryhmien ohjeisiin johtavana linkkinä.

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat vuokraajan ryhmän jäseniä.

Julkinen esikatselu

Oletusarvoinen luokitus

Järjestelmänvalvoja voi määrittää tietojen luokitukset (esimerkiksi matala, keskitaso, korkea) ja määrittää jonkin niistä oletusasetukseksi. Ryhmien omistajat voivat määrittää ryhmälleen luokitusarvoja.

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat vuokraajan ryhmän jäseniä.

Julkinen esikatselu

Ryhmien hallinta itsepalveluna osoitteen myapps.microsoft.com kautta

Käyttäjät voivat hallita ryhmiä ja ryhmien jäsenyyspyyntöjä Azure Active Directoryn käyttöpaneelin kautta osoitteessa myapps.microsoft.com.

Kyllä

Kaikki käyttäjät, jotka ovat vuokraajan ryhmän jäseniä.

Käytettävissä

*Järjestelmänvalvojat eivät tarvitse AAD P1 -käyttöoikeutta pelkkään vanhenemisasetusten määrittämiseen. Kun määrität kyseisiä asetuksia, Microsoft tarkistaa, onko vuokraajallasi oikea Azure AD Premium -tilaus, joka mahdollistaa asetusten määrittämisen.

TÄRKEÄÄ: Jos sinulla on Azure AD Premium -tilaus, käyttäjät voivat kaikkien ryhmäominaisuuksien osalta liittyä ryhmään riippumatta siitä, onko heille määritetty AAD P1 -käyttöoikeus. Käyttöoikeudet eivät ole pakollisia.

Microsoft luo aika ajoin käyttöraportteja, joista näet käyttäjät, joilta puuttuu käyttöoikeus ja joille on määritettävä käyttöoikeus käyttöoikeusvaatimusten täyttämiseksi. Oletetaan esimerkiksi, että käyttäjällä ei ole käyttöoikeutta ja hänet lisätään ryhmään, jossa nimeämiskäytäntö on pakollinen. Raportin merkinnästä käy ilmi, että käyttäjä tarvitsee käyttöoikeuden.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Olemme valmiita auttamaan

Tämän artikkelin on päivittänyt viimeksi Ben22. joulukuuta 2017 palautteenne perusteella. Jos sait siitä hyödyllisiä tietoja ja etenkin, jos et saanut, napsauta palautetoimintoja alla ja jätä Microsoftille rakentavia kommentteja, jotta voimme parantaa artikkelia. Kiitos!

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×