Linkitä ja seuraa sähköpostiviestejä Business Contact Managerissa

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Pitäminen ja sähköpostiviestejä ja sieltä pois yrityksesi liittyvät henkilöt voivat olla työlästä ja menetät viestien seuranta, kun enää myyntimahdollisuuksia liian. Osoitteen tämä Business Contact Manager for Outlook muuttuu business tietue virtual sähköpostin Saapuneet-kansion avulla voit linkittää sähköpostiviestejä.

Tässä artikkelissa kuvataan yksittäisten sähköpostiviestien linkittämisestä tietueisiin Business Contact Manager for Outlook ja määrittämisestä määrittäminen sähköpostin linkityksen ja seurannan Linkitä viestejä automaattisesti tietueisiin, mukaan lukien projektit.

Tärkeää: Jos määritettynä on useita käyttäjiä tietokannan, kaikki käyttäjät, joilla on pääsy tietokantaan näkee linkitetyt sähköpostiviestit.

Valitse haluamasi toimet

Yksittäisten sähköpostiviestien linkittäminen tietueeseen

Sähköpostiviestien linkittäminen automaattisesti tietueet

Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä

Yksityisyyden ja tietosuojan ongelmat sähköpostin linkityksen ja seurannan jaetun tietokannan tietoja

Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta

Linkki sähköpostiviestien tietueisiin

Voit linkittää sähköpostiviestejä Tili ja Business Contact tietuetyypit ja projektit. Ja sitten muutamalla napsautuksella, voit tarkastella viestejä, jotka on linkitetty tietueeseen.

Kun työyhteyshenkilöt ja projektien linkittäminen asiakkaaseen, näet myös viestit, jotka on linkitetty kuhunkin Business Contact Manager ja projektin asiakas-tietueen viestintähistoriaan.

Sähköpostiviestien linkittäminen automaattisesti tietueet

Sähköpostin linkityksen ja seurannan ominaisuuden avulla voit automaattisesti Linkitä ja seuraa sähköpostiviestejä asiakkaat ja työyhteyshenkilöt, lue vanhoja ja tarkista myös viestit on lähetetty tietyille käyttäjille. Voit linkittää automaattisesti myös sähköpostiviestien mukaan veloittaa projektit.

Sivun alkuun

Yksittäisten sähköpostiviestien linkittäminen tietueeseen

Viestit, jotka asiakas-, työyhteyshenkilö-tai projektin linkittäminen työskentele Outlookissa. Viestit näkyvät myös tietueen viestintähistoriaan ja Viestintä-kansioBusiness Contact Manager for Outlook.

Neljä kt viestin tallennetaan Business Contact Manager-tietokannan niin, että pystyt käyttämään kokonaan tai osittain viestin edelleen, vaikka se on poistettu Outlookista. Jos alkuperäistä viestiä on suurempi kuin 4 kt, voit vain on pääsy osa viestiä, jos se on poistettu Outlookista.

  1. Valitse Outlook- tai avaa sähköpostiviesti, jonka haluat linkittää tietueeseen.

  2. Valitse valintanauhan työ -ryhmästä Linkitä tietueeseen.

  3. Valitse Linkki Business Contact Managerin tietueeseen -valintaikkunan Valitse Kohteen tyyppi -luettelosta tietuetyyppi, jonka haluat etsiä.

    Huomautus: Jos valitset mahdollisuus-tietue, sähköpostiviestin on todella linkitetty asiakas tai työyhteyshenkilö, mahdollisuus-tietue.

  4. Valitse tietueiden luettelo tietueen.

    Jos haluat linkittää kohteen useampi kuin yksi tietue, valitse ne tietueet.

Usean tietueen valitseminen kerralla

Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä VAIHTO-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten lisättävän ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten haluamiasi tietueita. Voit valita kaikki tietueet napsauttamalla yhtä tietuetta ja painamalla sitten CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

  1. Valitse Linkitetyistä tietueista-kohdassa Linkitä.

    Linkitä -ruudussa näkyvät valitut tietueet.

  2. Valitse OK.

Tarkastella sähköpostiviestejä, jotka on linkitetty tietueeseen

Tarkastella sähköpostiviestejä, jotka on linkitetty tietueeseen, Avaa tietue ja valitse sitten historia -välilehteen.

Sähköpostiviestien sekä kaikki muut viestintätapahtumat, jotka on linkitetty tietue on lueteltu.

Tietoja muiden viestintätapahtumat on artikkelissa asiakasviestinnän oman Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Sähköpostiviestien linkittäminen automaattisesti tietueet

Voit ottaa käyttöön Sähköpostin linkitys ja seurantaajasta uusia sähköpostiviestejä tai pois valitut sähköpostiosoitteet linkitetään automaattisesti tietueisiin.

Voit etsiä aiemman sähköpostiviestejä ja linkittää ne tietueet, liian.

Viestit näkyvät Viestintähistoria-tietue, joka on valittu sähköpostiosoite.

Jos linkität sähköpostiviestistä ei ole olemassa Business Contact Manager for Outlook -tietuetta, jotka vastaavat sähköpostiosoite linkki ja seuranta-ominaisuutta Luo uuden Business Contact Manager-tietueen ja linkit sähköpostiviestin siihen.

Sivun alkuun

Linkityksen ja seurannan ennen

Ennen kuin otat sähköpostin linkityksen ja seurannan, toimi seuraavasti:

Varmista, että olet määrittänyt sähköpostiosoitteen Business Contact Manager for Outlook tietueiksi.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Projektinhallinta.

  2. Napsauta välilehteä, joka sisältää tietueen, jonka haluat ja kaksoisnapsauta sitten tietuetta.

  3. Varmista, että sähköpostiosoite näkyy sähköpostiosoite -kenttään.

Varmista, että Outlook on määritetty Tallenna lähetetyt viestit Lähetetyt -kansioon.

Helposti linkittää ja lähtevien viestien seuranta, Tallenna lähetetyt viestit Lähetetyt -kansioon.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Sähköpostija vieritä sitten Tallenna viestit -osiossa.

  4. Varmista, että kopio Lähetetyt-kansiossa olevat viestit vieressä oleva valintaruutu on valittuna. Jos haluat myös Linkitä ja seuraa välitettävien viestien, varmista, että Tallenna välitettävien viestien -valintaruutu on valittuna, liian.

  5. Valitse OK.

Suojata yksityisyyttäsi, jos Business Contact Manager for Outlook tietokannan jakaminen muiden käyttäjien sähköpostiviestit merkityt henkilökohtainen, yksityinen tai luottamuksellinen ovat ei ole linkitetty ja seurata.

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan määrittäminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja valitse sitten Hallitse linkityksen ja seurannan -painiketta.

  3. Valitse Sähköposti -välilehdessä Hallitse linkityksen ja seurannan -valintaikkunassa niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jonka haluat linkittää ja seurata vieressä olevat valintaruudut.

    Jos tietue sisältää useamman kuin yhden sähköpostiosoitteen, asiakas tai työyhteyshenkilö-tietueen näkyvät useita kertoja.

    Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkuna.

  4. Poista sähköpostiosoitteita, joita et halua seurata ja linkittää vieressä olevat valintaruudut.

  5. Valitse kansiot -välilehti.

    Kaikki kansiot ovat käytössä oletusarvoisesti.

    Huomautus: Jos sinulla on Outlook reitittämään sähköpostiviestejä eri kansioihin määrittänyt sääntöjä, varmista, että olet valinnut kansiot kansiot -välilehdessä linkki ja näiden viestien seuranta.

  6. Valitse OK.

    Kaikki tulevat sähköpostiviestit ja sieltä pois valittujen kansioiden valitun osoitteet seurataan automaattisesti.

    Voit myös määrittää linkityksen ja seurannan sähköpostiviestistä. Saapuneet-kansiossa tai avaa sähköpostiviesti. Valitse valintanauhan työ -ryhmästä Linkitä ja seuraa. Linkitä ja seuraa -valintaikkunassa valitse sähköpostiosoitteet ja valitse sitten OK. Jos ei ole olemassa Business Contact Manager for Outlook -tietuetta, joka vastaa sähköpostiosoite, linkittäminen sähköpostiosoitteeseen Luo työyhteyshenkilö-tietueeksi.

Sivun alkuun

Linkki aiempia viestien asiakkaat ja työyhteyshenkilöt-osio

Jos haluat linkittää viestit olet saanut ennen kuin otat käyttöön sähköpostin linkityksen ja seurannan Business Contact Manager for Outlook voit löytää viestit, ja linkittää niihin asiakkaat ja työyhteyshenkilöt.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja valitse sitten Hallitse linkityksen ja seurannan -painiketta.

  3. Tee seuraavat tarvittaessa hallinta linkityksen ja seurannan -valintaikkunassa:

    • Valitse valintaruudut asiakkaat ja työyhteyshenkilöt, jonka viestit haluat etsiä ja linkittää.

    • Poista kaikki asiakkaille tai työyhteyshenkilöille, joiden aiemman viestit vieressä olevat valintaruudut et halua linkki.

      Jos tietue sisältää useamman kuin yhden sähköpostiosoitteen, asiakas tai työyhteyshenkilö-tietueen näkyvät useita kertoja.

  4. Jos haluat määrittää, missä Business Contact Manager for Outlook etsii edellisten viestit, kansiot -välilehdessä Valitse tai poista kansionimien vieressä olevat valintaruudut.

  5. Valitse Etsi- ja linkki.

    Linkityksen ja seurannan hallinta -valintaikkuna, jossa haku- ja linkkipainikkeet on korostettu.

  6. Olemassa olevien sähköpostiviestien linkittäminen -valintaikkunassa Jos halua sähköpostiviestien vanhempia tietyn päivämäärän, valitse Ohita sähköpostiviestit, jotka ovat vanhempia kuin -valintaruutu ja valitse sitten päivämäärä kalenterista.

  7. Napsauta Käynnistä.

  8. Kun haku- ja linkkipainikkeet on valmis, valitse Sulje.

  9. Muuta tarvittaessa valinnat tulevat sähköpostiviestit hallinta linkityksen ja seurannan -valintaikkunassa.

    Tärkeää: Jos valitset hallinta linkityksen ja seurannan -valintaikkunassa OK muuttamatta valitut sähköpostiosoitteet ja kansiot, tulevat sähköpostiviestit linkitetty ja seuranta perustuu haku- ja linkki käytettävän valinnat.

  10. Valitse Hallitse linkityksen ja seurannan -valintaikkunassa OK.

Sivun alkuun

Linkki sähköpostiviestien mukaan veloittaa projektit

Voit linkittää sähköpostiviestejä projektitietueeseen sähköpostiviestien aiheen mukaan. Saat lisätietoja projektitietueiden projektien järjestäminen Business Contact Managerissa.

Varoitus: Jos viestit linkittäminen projektin ja haluat poistaa käytöstä linkityksen ja seurannan, se on käytöstä kunkin yksilöllinen sähköpostiviestin aihe.

Lisätietoja on artikkelissa tämän artikkelin käytöstä sähköpostin linkityksen ja seurannan aiheen mukaan .

  1. Valitse tai avaa sähköpostiviesti, johon haluat linkittää projekti-tietue.

  2. Valitse valintanauhan työ -ryhmästä Linkitä ja seuraa.

  3. Valitse Linkitä ja seuraa -valintaikkunan Sähköpostin aihe -välilehti.

    Sähköpostin aihe -välilehden Linkki ja seuranta -valintaikkuna, jossa projekti on valittuna.

  4. Valitse projektinimi, jonka haluat linkittää viestin vieressä oleva valintaruutu.

  5. Valitse OK.

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä

Jos haluat enää sähköpostiviestien linkittäminen automaattisesti tietueita, voit poistaa käytöstä sähköpostin Linking and seuranta.

Haluat ehkä poistaa käytöstä sähköpostin linkityksen ja seurannan jaat tietokannan myös työtovereiden, sillä he voivat nähdä kaikki linkitetyt sähköpostiviestit. Jos haluat estää heitä näkemästä vain viestit, jotka on linkitetty tämän artikkelin kohdassa tietueesta sähköpostiviestien poistaminen .

Sivun alkuun

Sähköpostin linkityksen ja seurannan asiakkaat ja työyhteyshenkilöt poistaminen käytöstä

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja valitse sitten Hallitse linkityksen ja seurannan -painiketta.

  3. Valitse Hallitse linkityksen ja seurannan -valintaikkunan Sähköposti - ja kansiot -välilehtien valintaruutujen valinta Tyhjennä kaikki -painiketta.

    Jos haluat poistaa käytöstä linkityksen ja seurannan vain tietyille tietueita, poista näiden valintaruutujen valinta.

  4. Valitse OK.

    Huomautus: Käytöstä sähköpostin linkityksen ja seurannan lopettaa mahdolliset tulevat sähköpostiviestit linkittämisestä tietueisiin. Jos haluat poistaa sähköpostiviestejä, jotka on nyt linkitetty tietueet, sinun on poistettava ne sen jälkeen, kun poistat sähköpostin linkityksen ja seurannan. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa poistaminen tietueesta sähköpostiviestejä .

Sivun alkuun

Poista käytöstä sähköpostin linkityksen ja seurannan aiheen mukaan

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Projektinhallinta.

  2. Kaksoisnapsauta projekti, jonka haluat Projektit -välilehdessä.

  3. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmässä Historia.

  4. Sähköpostiviestin, jonka haluat katkaista linkityksen ja seurannan aiheen hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Linkitä ja seuraa.

  5. Toimi seuraavasti:

    • Sähköpostin linkityksen ja seurannan asiakkaat ja työyhteyshenkilöt poistaminen käytöstä     Tarvittaessa Sähköpostiosoite -välilehti, valitse Poista kaikki lopettavat linkityksen ja seurannan viestejä, asiakkaat ja työyhteyshenkilöt.

    • Sähköpostin linkityksen ja seurannan projektien poistaminen käytöstä     Sähköpostin aihe -välilehti ja valitse sitten Tyhjennä kaikki.

      Voit poistaa käytöstä sähköpostin linkityksen ja vain kyseiset projektit, asiakkaat ja työyhteyshenkilöt, jotka on linkitetty valitun viestin seuranta. Linkityksen ja seurannan projektien käytöstä, se on käytöstä kunkin yksilöllinen sähköpostiviestin aihe.

  6. Valitse OK.

    Huomautus: Käytöstä sähköpostin linkityksen ja seurannan lopettaa mahdolliset tulevat sähköpostiviestit linkittämisestä tietueisiin. Jos haluat poistaa sähköpostiviestejä, jotka on nyt linkitetty tietueet, sinun on poistettava ne sen jälkeen, kun poistat sähköpostin linkityksen ja seurannan. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa poistaminen tietueesta sähköpostiviestejä .

Sivun alkuun

Yksityisyyden ja tietosuojan ongelmat sähköpostin linkityksen ja seurannan jaetun tietokannan tietoja

Kun jaat tietokannan, voit jakaa tietokannan tiedot kaikille, joilla on oikeus käyttää sitä. Jos olet määrittänyt automaattisen linkityksen ja seurannan sähköpostiviestien, kaikki olemassa olevat ja tulevat sähköpostiviestit ja muut viestintätapahtumat, jotka on linkitetty tietueet ovat käytettävissä kaikkia tietokannan käyttäjiä. Lisätietoja tietokannan jakamisesta on artikkelissa jakaminen Business Contact Manager-tiedot muiden käyttäjien kanssa.

Jos määritettynä on useita käyttäjiä tietokannan     Access-tietokantaan, jossa käyttäjä voi tarkastella linkitetyn viestit ja muut viestintätapahtumat.

  • Jos haluat estää työtovereiden linkitetyt sähköpostiviestit, mutta haluat silti käyttää jatkossa sähköpostin linkityksen ja seurannan, poista aiemmin viestit tietueista, ennen kuin jaat tietokannan. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa poistaminen tietueesta sähköpostiviestejä .

  • Jos et halua työtovereiden käyttämään tulevat sähköpostiviestit, mutta haluat tekstin käyttämään edellisten viestejä, poista käytöstä linkityksen ja seurannan ennen kuin jaat tietokannan. Tämän artikkelin käytöstä sähköpostin linkityksen ja seurannan -kohdassa.

  • Jos haluat estää työtovereiden kaikki olemassa olevat ja tulevat sähköpostiviestit, joka on liitetty tietueeseen, sähköpostin linkityksen ja seurannan poistaminen käytöstä ja sähköpostiviestien poistaminen kaikki tietueet, ennen kuin jaat tietokannan.

Jos olet ainoa henkilö, ketkä käyttävät tietokannan tai jos jaat tietokannan kopioida sen kannettavassa tietokoneessa     Suojausasiat ovat vähäisiä, kuten salasanan suojaaminen. Voit ottaa turvallisesti sähköpostiosoitetta linkityksen ja seurannan, koska kukaan muu ei voi tarkastella viestejä varten.

Huomautus: Tee kopio tietokannan käyttäminen, kun olet poissa toimistolta on ensin jaettava Business Contact Manager-tietokannan, mutta tietokannan edelleen vain yhden käyttäjän. Lisätietoja tietokannan kopiointi on artikkelissa jakaminen Business Contact Manager-tiedot muiden käyttäjien kanssa.

Sivun alkuun

Sähköpostiviestien poistaminen tietueesta

Sähköpostiviestin voidaan linkittää useaan tietueeseen. Kun poistat linkitetyn viestin yhden tietueen, se poistetaan vain tietueen viestintähistoriaan. Jos sähköpostiviesti on linkitetty muihin tietueisiin, ne eivät vaikuta. Esimerkiksi jos sähköpostiviesti on linkitetty liidistä ja toisiinsa liittymättömiä tilin poistaminen sähköpostiviestin liidistä Poista viestin asiakas-tietueessa.

Sähköpostiviestin poistaminen tietueesta ei poista Outlook-sähköpostiviestin.

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Projektinhallinta.

  2. Napsauta välilehteä, joka sisältää tietueen, jonka haluat ja kaksoisnapsauta sitten tietuetta.

  3. Valitse valintanauhan Näytä -ryhmässä historia -painike.

    Sähköpostiviestien sekä kaikki muut viestintätapahtumat, jotka on linkitetty tietue on lueteltu.

    Näytä vain sähköpostin viestien historia -sivussa, valitse valintanauhan valitsemalla Näytä -välilehti napsauttamalla Kohteen näppäimistö -painiketta ja valitse sitten sähköpostiviestit.

  4. Valitse viestit, jotka haluat poistaa.

    Valitse ne tietueet, jotka ovat vierekkäisiä pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna ja valitse sitten ensimmäisen ja viimeisen ryhmän, jonka haluat poistaa tietueita. Voit valita erillään olevia tietueita, pitämällä CTRL-näppäintä ja valitse sitten yksittäiset tietueet.

  5. Napsauta Poista -painiketta.

Saat lisätietoja poistettujen tietueiden poistaminen Business Contact Manager-tietueista.

Lisätietoja poistettujen kohteiden palauttaminen käyttämisestä on artikkelissa palauttaa Business Contact Managerin tietueeseen.

Sivun alkuun

Poista kaikki sähköpostiviestit tietueista

  1. Napsauta siirtymisruudussa Business Contact Manager -painiketta.

  2. Valitse Yritystietueet-kohdassa Viestintähistoria.

  3. Valitse Kohteen tyyppi -sarakeotsikkoa luettelon lajitteluperusteeksi Kohteen tyyppi.

  4. Valitse kaikki sähköpostiviestit tai kaikki sähköpostiviestit, jonka haluat poistaa.

    Valitse ne tietueet, jotka ovat vierekkäisiä pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna ja valitse sitten ensimmäisen ja viimeisen ryhmän, jonka haluat poistaa tietueita. Voit valita erillään olevia tietueita, pitämällä CTRL-näppäintä ja valitse sitten yksittäiset tietueet.

  5. Valittujen sähköpostiviestien hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista.

Tietoja muiden viestintätapahtumat on artikkelissa asiakasviestinnän oman Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×