Kyselyiden esittely

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun haluat tarkistaa, lisätä, muuttaa tai poistaa tietokannan tietoja, harkitse kyselyn käyttämistä.

Kyselyiden avulla saat tietoja koskevia tarkkoja vastauksia, jotka on hankala saada tarkastelemalla taulukon tietoja suoraan. Kyselyjä voi käyttää tietojen suodattamiseen ja laskemiseen sekä tietojen yhteenvedon laatimiseen. Kyselyjen avulla voidaan myös automatisoida monia tietojen hallinnan tehtäviä sekä tarkistaa muutokset ennen niiden toteuttamista.

Kyselyt helpottavat monia tietokantatehtäviä

Sisältö

Yleiskatsaus

Taulukon tietojen osajoukon tarkasteleminen

Usean taulukon tietojen tarkasteleminen

Kysymyksen eri versioiden esittäminen kyselyn parametrien avulla

Tietoihin perustuvien laskutoimitusten suorittaminen

Tietojen yhteenvedon tai koosteen tarkasteleminen

Uuden taulukon luominen muiden taulukoiden tietojen avulla

Muiden taulukoiden tietojen lisääminen taulukkoon

Tietojen muuttaminen automaattisesti

Tietojen poistaminen automaattisesti

Yleistä

Kyselyn avulla pyydetään tietojen tuloksia tai tiedoissa suoritettavia toimintoja tai molempia. Kyselyn avulla voit saada vastauksen yksinkertaiseen kysymykseen, suorittaa laskutoimituksia, yhdistää eri taulukoiden tietoja ja jopa lisätä, muuttaa tai poistaa taulukon tietoja. Tietojen noutamiseen ja laskutoimitusten suorittamiseen käytettäviä kyselyjä kutsutaan valintakyselyiksi. Tietojen lisäämiseen, muuttamiseen ja poistamiseen käytettäviä kyselyitä kutsutaan muutoskyselyiksi.

Tämä artikkeli sisältää kyselyiden perustietoja sekä erilaisten kyselyiden esimerkkejä. Lisätietoja eri kyselylajeista saat ohjeesta tai tämän artikkelin Katso myös -linkeistä.

Kyselyn avulla voit myös lisätä tietoja lomakkeeseen tai raporttiin. Jos tietokanta on suunniteltu oikein, lomakkeessa tai raportissa esitettävät tiedot sijaitsevat usein useassa taulukossa. Kyselyä käyttämällä voit kerätä käytettävät tiedot, ennen kuin suunnittelet lomakkeen tai raportin rakenteen.

Lisätietoja tietojen lisäämisestä lomakkeisiin ja raportteihin kyselyn avulla saat Katso myös -osan linkeistä sekä ohjeesta.

Huomautus: Tämän artikkelin esimerkeissä käytetään Northwind 2007 -tietokantamallin avulla luotua tietokantaa.

Northwind 2007:n määrittäminen

  1. napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Uusi.

  2. Valitse vasemman ruudun Malliluokat -kohdasta Paikalliset mallit.

  3. Valitse Paikalliset mallit -kohdasta Northwind 2007 ja valitse Luo.

  4. Avaa tietokanta noudattamalla Käynnistysnäyttö-välilehden Northwind Traders -sivun ohjeita ja sulje sitten Sisäänkirjautuminen-valintaikkuna.

Sivun alkuun

Taulukon tietojen osajoukon tarkasteleminen

Toisinaan on tarpeen tarkastella taulukon kaikkia tietoja, mutta joskus haluat ehkä tarkastella vain taulukon tiettyjen kenttien tietoja. Toisinaan taas haluat tarkastella vain niitä tietoja, joiden kentät täyttävät määrittämäsi ehdot. Jos haluat tarkastella ehtojen mukaisia tietoja, käytä valintakyselyä.

Oletetaan, että haluat tarkastella tuotteiden ja hintojen luetteloa. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit luoda kyselyn, joka palauttaa tuotteiden ja hintojen tiedot:

  1. Avaa Northwind 2007.

  2. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  3. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Taulukot-välilehden Tuotteet-kohtaa.

  4. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  5. Kaksoisnapsauta Tuotteet-taulukon Tuotenimi- ja Luettelohinta-kenttää. Kentät lisätään kyselyn rakenneruudukko.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee tuotteiden sekä hintojen luettelo.

Sivun alkuun

Usean taulukon tietojen tarkasteleminen

Hyvin suunnitellun tietokannan osien välillä on loogisia yhteyksiä. Nämä suhteet perustuvat kenttiin, jotka ovat yhteisiä eri taulukoille. Kun haluat tarkastella toisiinsa liittyvien kenttien tietoja, valitse valintakysely.

Oletetaan, että haluat tarkastella tietyllä toimipaikalla asuvien asiakkaiden tilauksia. Tilausten tiedot ja asiakkaiden tiedot on tallennettu saman tietokannan kahteen taulukkoon. Kummassakin taulukossa on Asiakastunnus-kenttä, joka muodostaa kahden taulukon välisen yksi-moneen-yhteys perustan. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit luoda kyselyn, joka palauttaa esimerkiksi Las Vegasissa asuvien asiakkaiden tilaukset:

  1. Avaa Northwind 2007.

  2. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  3. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Taulukot-välilehden Asiakkaat- ja Tilaukset-kohtaa.

  4. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

    Huomaa, että viiva yhdistää Asiakkaat-taulukon Asiakastunnus-kentän Tilaukset-taulukon Asiakastunnus-kenttään. Tätä viivaa kutsutaan liitokseksi, ja se osoittaa kahden taulukon välisen yhteyden.

  5. Kaksoisnapsauta Asiakkaat-taulukon Yritys- ja Toimipaikka-kenttiä. Kentät lisätään kyselyn rakenneruudukkoon.

  6. Poista rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruudun valinta.

  7. Kirjoita Toimipaikka-sarakkeen Ehto-riville 'Las Vegas' (lisää myös heittomerkit).

    Kun poistat Näytä-valintaruudun valinnan, kysely ei näytä toimipaikkaa tuloksissa. Kun kirjoitat Ehto-riville 'Las Vegas', määrität kyselyn näyttämään vain ne tietueet, joiden Toimipaikka-kentän arvona on Las Vegas. Tällöin kysely palauttaa vain ne asiakkaat, jotka sijaitsevat Las Vegasissa — Company L:n ja Yritys AA:n.

    Huomaa, että kenttää ei tarvitse näyttää, jotta siihen voidaan soveltaa ehtoa.

  8. Kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukon Tilaustunnus- ja Tilauspäivä-kenttiä. Kentät lisätään kyselyn rakenneruudukon kahteen seuraavaan sarakkeeseen.

  9. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee Las Vegasin asiakkaiden tilausten luettelo.

  10. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

    Näkyviin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  11. Kirjoita Kyselyn nimi -ruutuun Tilaukset toimipaikan mukaan ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Kysymyksen eri versioiden esittäminen kyselyn parametrien avulla

Joskus on tarpeen suorittaa kysely, joka eroaa vain hieman aiemmin luodusta kyselystä. Voit muuttaa alkuperäistä kyselyä niin, että se käyttää uutta ehtoa. Jos aiot suorittaa tietyn kyselyn eri versioita säännöllisesti, harkitse parametrikyselyn käyttämistä. Kun suoritat parametrikyselyn, kysely pyytää kentän arvoja ja luo sitten kyselyn ehdot määrittämiesi arvojen perusteella.

Edellisessä esimerkissä loit kyselyn, joka palautti Las Vegasissa sijaitsevien asiakkaiden tilaukset. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit luoda kyselyn, joka kehottaa määrittämään toimipaikan erikseen aina, kun suoritat kyselyn:

  1. Avaa Northwind 2007.

  2. Avaa siirtymisruutu valitsemalla Koonmuuttopalkki.

    Huomautus: Ohita tämä vaihe, jos siirtymisruutu on jo avattu.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella Tilaukset toimipaikan mukaan -kyselyä (jonka loit edellisessä osassa) ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

  4. Poista ' Las Vegas'kyselyn rakenneruudukon toimipaikka-sarakkeen ehdot -riville ja kirjoita sitten [mikä city?].

    Merkkijono [Mikä toimipaikka?] on kyselyn parametrin kehote. Hakasulkeet ilmaisevat, että haluat kyselyn kysyvän parametria. Määrittämäsi teksti (tässä tapauksessa Mikä toimipaikka?) on kysymys, joka näytetään kehotteessa.

    Huomautus: Parametrin kehotteessa ei saa käyttää pistettä (.) eikä huutomerkkiä (!).

  5. Valitse Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruutu, jotta toimipaikka näytetään kyselyn tuloksissa.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kysely pyytää määrittämään Toimipaikka-arvon.

  7. Kirjoita New York ja paina ENTER-näppäintä.

    Kysely suoritetaan, ja New Yorkissa sijaitsevien asiakkaiden tilaukset tulevat näyttöön.

    Entä jos et tiedä, mitä arvoja voit määrittää? Voit luoda joustavamman parametrin käyttämällä yleismerkkejä kehotteen osana:

  8. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  9. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Ehto-riville Kuten [Mikä toimipaikka?]&"*".

    Tämä parametri sisältää Like-avainsanan, et-merkin (&) ja lainausmerkkien sisällä olevan tähden (*). Kun käyttäjä kirjoittaa merkkien yhdistelmän ja käyttää yleismerkkejä, kysely palauttaa erilaisia tuloksia. Jos käyttäjä kirjoittaa *, kysely palauttaa kaikki toimipaikat. Jos käyttäjä kirjoittaa L, kysely palauttaa kaikki toimipaikat, joka alkavat L-kirjaimella. Jos käyttäjä kirjoittaa *s*, kysely palauttaa kaikki toimipaikat, jotka sisältävät kirjaimen s.

  10. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kirjoita kyselyn kehotteeseen New ja paina ENTER-näppäintä.

  11. Kysely suoritetaan, ja New Yorkissa sijaitsevien asiakkaiden tilaukset tulevat näyttöön.

Parametrin tietotyyppien määrittäminen

Voit myös määrittää, mitä tietotyyppejä parametri voi hyväksyä. Voit määrittää minkä tahansa parametrin tietotyypin, mutta erityisen tärkeää on määrittää numero-, valuutta-, päivämäärä- ja aikatietojen tietotyypit. Kun määrität parametrin tietotyypin ja käyttäjät määrittävät vääräntyyppisiä tietoja, virhesanomat sisältävät käyttäjien kannalta hyödyllisempiä tietoja. Virhesanoma voi kertoa esimerkiksi, että käyttäjä määritti tekstiä, mutta parametri edellyttää valuuttatietojen määrittämistä.

Huomautus: Jos parametri määritetään hyväksymään tekstitiedot, kaikki syötetyt tiedot tulkitaan tekstiksi eikä näyttöön tule virhesanomia.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää kyselyn parametrien tietotyypit:

  1. Kun kysely on avattu rakennenäkymässä, valitse Rakenne-välilehden Näyttäminen tai piilottaminen -ryhmästä Parametrit.

  2. Kirjoita Kyselyn parametrit -valintaikkunan Parametri-sarakkeeseen niiden parametrien kehotteet, joiden tietotyypin haluat määrittää. Varmista, että parametrit vastaavat kyselyn rakenneruudukon Ehdot-rivin kehotetta.

  3. Valitse Tietotyyppi-sarakkeesta kunkin parametrin tietotyyppi.

Sivun alkuun

Tietoihin perustuvien laskutoimitusten suorittaminen

Tavallisesti taulukoihin ei tallenneta laskettuja arvoja, jotka perustuvat saman tietokannan tietoihin. Esimerkiksi Northwind 2007:n Tilaustiedot-taulukko ei sisällä tuotteiden välisummia, sillä tuotteiden välihinnat lasketaan Tilaustiedot-taulukon Määrä-, Yksikköhinta- ja Alennus-kenttien perusteella.

Tietyissä tilanteissa lasketut arvot vanhenevat, sillä laskettujen arvojen perustana toimivat arvot muuttuvat. Taulukkoon ei kannata tallentaa esimerkiksi henkilön ikää, sillä arvo olisi päivitettävä kerran vuodessa. Sen sijaan kannattaa tallentaa henkilön syntymäpäivä ja käyttää kyselyssä lauseketta, joka laskee henkilön iän.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit luoda kyselyn, joka laskee Tilaustiedot-taulukon tietoihin perustuvat tuotteiden välisummat.

  1. Avaa Northwind 2007.

  2. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  3. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Taulukot-välilehden Tilaustiedot-kohtaa.

  4. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  5. Kaksoisnapsauta Tilaustiedot-taulukon Tuotetunnus-kenttää. Kenttä lisätään kyselyn rakenneruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen.

  6. Kaksoisnapsauta ruudukon toisen sarakkeen Kenttä-riviä ja valitse pikavalikosta Zoomaa.

  7. Kirjoita tai liitä Zoomaa-ruutuun seuraava teksti:

    Välisumma: ([Määrä]*[Yksikköhinta])-([Määrä]*[Yksikköhinta]*[Alennus])

    Valitse OK.

    Tämä on laskettu kenttä. Laskettu kenttä kertoo kunkin tuotteen määrän tuotteen yksikköhinnalla, kertoo jokaisen tuotteen määrän yksikköhinnalla sekä tuotteen alennuksella ja vähentää kokonaisalennuksen kokonaisyksikköhinnasta.

  8. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee tilauskohtaisten tuotteiden ja välisummien luettelo.

  9. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää ja anna kyselylle nimeksi Tuotteiden välisummat.

Sivun alkuun

Tietojen yhteenvedon tai koosteen tarkasteleminen

Kun tallennat taulukoihin tietueita tai usein toistuvia numeerisia tietoja, tietojen tarkastelemisesta summina, keskiarvoina tai muina koosteina on hyötyä.

Microsoft Office Access 2007 -ohjelmassa on uusi toiminto, Summa-rivi, jonka avulla voit tarkastella minkä tahansa tietotaulukko tietojen koostetta. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit lisätä Summa-rivin edellisessä esimerkissä luotuun Tuotteiden välisummat -kyselyyn:

  1. Suorita Tuotteiden välisummat -kysely ja jätä tulokset auki tietotaulukkonäkymä.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmästä Summat.

    Taulukon loppuun lisätään uusi rivi, jonka ensimmäisessä sarakkeessa lukee Summa.

  3. Napsauta Summa-taulukon ensimmäisen rivin solua.

    Huomaa, että soluun ilmestyy nuoli.

  4. Voit tarkastella käytettävissä olevia koostefunktioita napsauttamalla nuolta.

    Koska sarakkeessa on tekstitietoja, käytettävissä on vain kaksi vaihtoehtoa: Ei mitään ja Määrä.

  5. Valitse Määrä.

    Solun Summa-teksti korvataan sarakkeen arvojen määrällä.

  6. Napsauta vierekkäistä solua (toisessa sarakkeessa).

    Huomaa, että soluun ilmestyy nuoli.

  7. Napsauta nuolta ja valitse Summa.

    Kentässä näytetään sarakkeen arvojen summa.

  8. Jätä kysely auki taulukkonäkymään.

Monimutkaisten yhteenvetojen luominen summakyselyn avulla

Taulukon Summa-rivi on hyödyllinen, mutta jos kysymys on monimutkainen, kannattaa käyttää summakyselyä. Summakysely on valintakysely, jonka avulla voit ryhmitellä tietoja ja luoda tietojen yhteenvedon. Oletetaan esimerkiksi, että haluat tarkastella tuotekohtaista kokonaismyyntiä. Tämä onnistuu käyttämällä kyselyssä Summa-KOOSTE-funktio.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit muokata Tuotteiden välisummat -kyselyä niin, että se ryhmittelee välisummat tuotteen mukaan.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

    Tuotteiden välisummat -kysely aukeaa rakennenäkymässä.

  2. Valitse Rakenne-välilehden Piilota tai näytä -ryhmästä Summat.

    Summat-rivi näkyy kyselyn rakenneruudukossa.

    Huomautus: Rakenneruudukon Summat-rivi ja taulukon Summa-rivi eivät ole sama rivi, vaikka niillä onkin samankaltainen nimi:

    • Rakenneruudukon Summat-rivin avulla voit ryhmitellä kenttien arvoja.

    • Taulukon Summa-rivin voit lisätä summakyselyn tuloksiin.

    • Kun käytät rakenneruudukon Summat-riviä, jokaiselle kentälle täytyy valita koostefunktio. Jos et halua laskea kentän arvoja, voit ryhmitellä kentän mukaan.

  3. Valitse rakenneruudukon toisen sarakkeen Summa-rivin avattavasta luettelosta Summa.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee tuotteiden ja välisummien luettelo.

  5. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää. Älä sulje kyselyä.

Toisen ryhmittelytason lisääminen ristiintaulukointikyselyn avulla

Oletetaan, että haluat tarkastella tuotteiden välisummia mutta haluat myös nähdä välisummien kuukausittaiset koosteet niin, että kullakin rivillä näytetään tuotteen välisummat ja kussakin sarakkeessa näytetään tuotteen välisummat kuukauden ajalta. Voit näyttää tuotteen välisummat sekä tuotteen välisummat kuukauden ajalta luomalla ristiintaulukointikysely.

Voit muokata Tuotteiden välisummat -kyselyä uudelleen niin, että kysely palauttaa tuotteiden välisummat riveille ja kuukausittaiset välisummat sarakkeisiin.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  2. Valitse Kyselyn määritys -ryhmästä Näytä taulukko.

  3. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa Tilaukset-vaihtoehtoa ja valitse sitten Sulje.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Ristiintaulukointi.

    Rakenneruudukon Näytä-rivi on piilotettu ja Ristiintaulukointi-rivi näytetään.

  5. Kaksoisnapsauta rakenneruudukon kolmannen sarakkeen Kenttä-riviä ja valitse sitten pikavalikosta Zoomaus. Näyttöön tulee Zoomaus-ruutu.

  6. Kirjoita tai liitä Zoomaa-ruutuun seuraava teksti:

    Kuukausi: "Kuukausi" & DatePart("m", [Tilauksen päivämäärä])

  7. Valitse OK.

  8. Valitse Ristiintaulukointi-rivin avattavasta luettelosta seuraavat arvot: Riviotsikko ensimmäisessä sarakkeessa, Arvo toisessa sarakkeessa ja Sarakeotsikko kolmannessa sarakkeessa.

  9. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kysely suoritetaan, ja kuukauden mukaan koostetut tuotteiden välisummat tulevat näyttöön.

  10. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Sivun alkuun

Uuden taulukon luominen muiden taulukoiden tietojen avulla

Taulukon luovan kyselyn avulla voit luoda taulukon muihin taulukkoihin tallennetuista tiedoista.

Oletetaan esimerkiksi, että haluat lähettää Chicagon tilausten tiedot Chicagossa toimivalle liikekumppanille, joka valmistelee raportit Accessilla. Kaikkia tilaustietoja ei kannata lähettää, sillä voit rajoittaa lähetettäviksi tiedoiksi ainoastaan Chicagon tilauksia koskevat tiedot.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit muodostaa Chicagon tilausten tiedot sisältävän valintakyselyn sekä luoda uuden taulukon valintakyselyn avulla:

  1. Avaa Northwind 2007.

  2. Jos tietokanta on avattaessa ei-luotettu, ota tietokannan sisältö käyttöön ennen taulukon luovan kyselyn suorittamista. Sisältö otetaan käyttöön sanomapalkissa, joka sijaitsee valintanauhan alla (Valintanauha on osa Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä -ohjelmaa.)

    Tietokannan ottaminen käyttöön

    1. Napsauta sanomapalkin Asetukset-painiketta.

      Näyttöön tulee Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkuna.

    2. Valitse Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Jos tietokanta on luotetussa sijainnissa, sanomapalkki ei tule näyttöön eikä sisältöä tarvitse ottaa käyttöön.

  3. Sulje Sisäänkirjautuminen-valintaikkuna.

  4. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  5. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa Tilaustiedot- ja Tilaukset-kohtaa.

  6. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  7. Kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukon Asiakastunnus- ja Toimipaikka-kenttää. Kentät lisätään rakenneruudukkoon.

  8. Kaksoisnapsauta Tilaustiedot-taulukon Tilaustunnus-, Tuotetunnus-, Määrä-, Yksikköhinta- ja Alennus-kenttää. Kentät lisätään rakenneruudukkoon.

  9. Poista Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruudun valinta. Kirjoita Ehto-riville 'Chicago' (lisää myös heittomerkit).

    Tarkista kyselyn tulokset, ennen kuin luot niistä taulukon.

  10. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

  11. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

    Näkyviin tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.

  12. Kirjoita Kyselyn nimi -ruutuun Chicagon tilaukset -kysely ja valitse sitten OK.

  13. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  14. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Taulukon luova kysely.

    Näyttöön tulee Taulukon luova kysely -valintaikkuna.

  15. Kirjoita Taulukon luova kysely -valintaikkunan Taulukon nimi -ruutuun Chicagon tilaukset ja valitse OK.

  16. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

  17. Vahvista määrittämäsi tiedot valitsemalla vahvistusikkunassa Kyllä.

    Uusi taulukko luodaan, ja taulukko näkyy siirtymisruudussa.

    Huomautus: Jos määrittämäsi taulukon nimi on jo käytössä, aiempi taulukko poistetaan, ennen kuin kysely suoritetaan.

  18. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Koska Chicagon tilaukset taulukko on luotu jo aikaisemmin, näyttöön tulee varoitusikkuna.

  19. Peruuta toiminto ja sulje ikkuna valitsemalla Ei.

Sivun alkuun

Muiden taulukoiden tietojen lisääminen taulukkoon

Liittämiskyselyn avulla voit noutaa tietoja yhdestä tai useasta taulukosta ja lisätä tiedot toiseen taulukkoon.

Oletetaan, että luot taulukon, jonka haluat jakaa Chicagossa toimivan liikekumppanin kanssa, mutta sitten muistat, että kumppani työskentelee myös Milwaukeen alueen asiakkaiden kanssa. Ennen kuin jaat taulukon kumppanin kanssa, haluat lisätä taulukkoon rivit, jotka sisältävät Milwaukeen alueen tiedot.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit lisätä Milwaukeen alueen tiedot Chicagon tilaukset -taulukkoon, jonka loit edellisessä esimerkissä:

  1. Avaa Chicagon tilaukset -kysely rakennenäkymässä.

  2. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä. Liitä-valintaikkuna avautuu.

  3. Napsauta Liitä-valintaikkunan Taulukon nimi -ruudun nuolta ja valitse avattavasta luettelosta Chicagon tilaukset.

  4. Valitse OK.

    Liitä-valintaikkuna suljetaan. Rakenneruudukon Näytä-rivi poistuu näytöstä ja Liitä:-rivi tulee näyttöön.

  5. Poista Toimipaikka-sarakkeen Ehto-riviltä 'Chicago' ja kirjoita 'Milwaukee'.

  6. Valitse Liitä:-rivin sarakkeiden oikea kenttä.

    Tässä esimerkissä Liitä:-rivin arvojen tulee vastata Kenttä-rivin arvoja, mutta kyselyt toimivat, vaikka näin ei olisikaan.

  7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Sivun alkuun

Tietojen muuttaminen automaattisesti

Voit muuttaa taulukon tiedot päivittämällä kyselyn. Päivityskyselyllä voit määrittää ehdot, joiden mukaan päivitettävät rivit valitaan. Päivityskyselyä käyttämällä voit tarkistaa, mitkä tiedot olet päivittämässä, ennen kuin tiedot päivitetään.

Tärkeää: Muutoskyselyä ei voi kumota. Päivityskyselyllä päivitettävät taulukot kannattaa varmuuskopioida.

Edellisessä esimerkissä liitit rivejä Chicagon tilaukset -taulukkoon. Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kentässä näkyy numeromuotoinen tuotetunnus. Voit muuttaa tiedot raporttien kannalta hyödyllisempään muotoon korvaamalla tuotetunnukset tuotteiden nimillä. Vaihda ensin Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kentän Numero-tietotyyppi Teksti-tietotyypiksi. Näin Tuotetunnus-kenttä voi hyväksyä tuotteiden nimiä.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit päivittää Chicagon tilaukset -taulukon arvot:

  1. Avaa Chicagon tilaukset -taulukko rakennenäkymässä.

  2. Muuta Tuotetunnus-rivin Numero-tietotyyppi Teksti-tekstityypiksi.

  3. Tallenna ja sulje Chicagon tilaukset -taulukko.

  4. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  5. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Chicagon tilaukset- ja Tuotteet-kohtaa.

  6. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  7. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Päivitä.

    Rakenneruudukon Lajittelu- ja Näytä-rivit poistuvat näytöstä ja Päivitä:-rivi tulee näyttöön.

  8. Kaksoisnapsauta Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kenttää. Kenttä lisätään rakenneruudukkoon.

  9. Kirjoita tai liitä Tuotetunnus-sarakkeen Päivitä:-riville seuraava teksti:

    [Tuotteet].[Tuotteen nimi]

    Vihje: Voit poistaa kentän arvoja lisäämällä Päivitä:-riville tyhjän merkkijonon ("") tai NULL-arvon.

  10. Kirjoita tai liitä Ehto-riville seuraava teksti:

    [Tuotetunnus] Kuten ([Tuotteet].[Tunnus])

    Kuten-avainsanaa tarvitaan, sillä verrattavat kentät sisältävät eri tietotyyppejä (Tuotetunnus-kenttä sisältää tekstitietoja ja Tunnus-kenttä numeerisia tietoja).

  11. Jos haluat tarkistaa, mitkä arvot päivityskysely muuttaa, tarkastele kyselyä taulukkonäkymässä.

    Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.

    Kysely palauttaa päivitettävien tuotetunnusten luettelon.

  12. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

    Kun avaat Chicagon tilaukset -taulukon, Tuotetunnus-kentän numeeriset arvot on korvattu Tuotteet-taulukon tuotteiden nimillä.

Sivun alkuun

Tietojen poistaminen automaattisesti

Poistokyselyllä voit poistaa tietoja taulukoista ja määrittää ehdot, joiden mukaan rivit poistetaan. Kun käytät poistokyselyä, voit ennen poistoa tarkistaa, mitkä rivit olet aikeissa poistaa.

Oletetaan, että olet lähettämässä (edellisessä esimerkissä päivitettyä) Chicagon tilaukset -taulukkoa Chicagossa toimivalle liikekumppanille, mutta huomaat, että osa riveistä sisältää tyhjiä kenttiä. Haluat poistaa tyhjiä kenttiä sisältävät rivit, ennen kuin lähetät taulukon. Voit toki avata taulukon ja poistaa rivit manuaalisesti, mutta jos poistettavia rivejä on paljon ja poistamisen ehdot ovat selvät, on käytännöllisempää luoda poistokysely.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit poistaa poistokyselyllä ne Chicagon tilaukset -taulukon rivit, jotka eivät sisällä Tilaustunnus-arvoa:

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Chicagon tilaukset -kohtaa.

  3. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

    Rakenneruudukon Lajittelu- ja Näytä-rivit poistuvat näytöstä ja Poista-rivi tulee näyttöön.

  5. Kaksoisnapsauta Chicagon tilaukset -taulukon Tilaustunnus-kenttää. Kenttä lisätään rakenneruudukkoon.

  6. Kirjoita rakenneruudukon Tilaustunnus-sarakkeen Ehdot-riville Is Null.

  7. Valitse Rakenne -välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×