Väärin kirjoitetut sanat, ylimääräiset lopussa olevat välilyönnit, tarpeettomat etuliitteet, väärät alkukirjainten koot ja tulostumattomat merkit antavat huonon ensivaikutelman. Eikä tässä edes ole kaikkia tapoja, joilla tiedoista tulee sotkua. Kääri hihasi. Nyt on aika tehdä Microsoft Excel -laskentataulukoiden kunnollinen kevätsiivous.
Et aina pysty määräämään, millaista ja missä muodossa olevaa tietoa tuot ulkoisesta lähteestä, kuten tietokannasta, tekstitiedostosta tai verkkosivulta. Ennen kuin voit analysoida tietoja, sinun pitää usein siivota ne. Onneksi Excelissä on useita ominaisuuksia, joiden avulla voit noutaa tiedot juuri haluamassasi muodossa. Joskus tämä on yksinkertaista, ja tähän on tietty ominaisuus, joka tekee työn puolestasi. Voit esimerkiksi helposti korjata oikeinkirjoituksen tarkistuksella kirjoitusvirheet sarakkeissa, jotka sisältävät kommentteja ja kuvauksia. Tai jos haluat poistaa rivien kaksoiskappaleet, se onnistuu nopeasti käyttämällä Poista kaksoiskappaleet -valintaikkunaa.
Joskus voi olla tarve muuntaa yhden tai useamman sarakkeen arvot uusiksi arvoiksi kaavan avulla. Jos haluat esimerkiksi poistaa lopussa olevat välilyönnit, voit luoda tietojen puhdistamista varten uuden sarakkeen kaavan avulla, täyttää uuden sarakkeen, muuntaa kyseisen sarakkeen kaavat arvoiksi ja poistaa sitten alkuperäisen sarakkeen.
Tietojen puhdistamisen perusvaiheet:
-
Tuo tiedot ulkoisesta tietolähteestä.
-
Luo varmuuskopio alkuperäisistä tiedoista toiseen työkirjaan.
-
Varmista, että tiedot ovat taulukkomuodossa riveinä ja sarakkeina: kussakin sarakkeessa samanlaiset tiedot, kaikki sarakkeet näkyvissä eikä yhtään tyhjää riviä alueella. Saat parhaan tuloksen käyttämällä Excel-taulukkoa.
-
Tee ensin tehtävät, jotka eivät edellytä sarakkeen käsittelyä, kuten oikeinkirjoituksen tarkistus tai Etsi ja korvaa -valintaikkunan käyttö.
-
Tee seuraavaksi sarakkeen käsittelyä vaativat tehtävät. Sarakkeen käsittelyn yleiset vaiheet:
-
Lisää uusi sarake (B) alkuperäisen, puhdistamista vaativan sarakkeen (A) viereen.
-
Lisää uuden sarakkeen (B) yläreunaan kaava, joka muuntaa tiedot.
-
Täytä uudessa sarakkeessa (B) oleva kaava. Excel-taulukossa uuden lasketun sarakkeen arvot täytetään automaattisesti alas asti.
-
Valitse uusi sarake (B), kopioi se ja liitä arvoina uuteen sarakkeeseen (B).
-
Poista alkuperäinen sarake (A), jolloin uusi sarake muunnetaan B:stä A:ksi.
-
Jos haluat puhdistaa saman tietolähteen säännöllisesti, voit automatisoida koko prosessin tallentamalla makron tai kirjoituskoodin. Kolmansien osapuolten toimittajien kirjoittamia ulkoisia apuohjelmia on myös kolmannen osapuolen palveluntarjoajien osiossa, joita voit käyttää, jos sinulla ei ole aikaa tai resursseja automatisoida prosessia itse.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Näyttää, miten voit käyttää Täytä-komentoa. |
|
|
Taulukoiden |
Näyttää, miten voit luoda Excel-taulukon ja lisätä tai poistaa sarakkeita tai laskettuja sarakkeita. |
|
Näyttää useita tapoja automatisoida toistuvia tehtäviä makron avulla. |
Oikeinkirjoituksen tarkistuksen avulla voit etsiä sekä väärin kirjoitettuja sanoja että arvoja, joita ei käytetä jatkuvasti, kuten tuotteiden tai yritysten nimiä, kun lisäät nämä arvot mukautettuun sanastoon.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Näyttää, miten voit korjata laskentataulukon väärin kirjoitetut sanat. |
|
|
Sanojen lisääminen mukautettujen sanastojen avulla oikeinkirjoituksen tarkistukseen |
Tässä artikkelissa kerrotaan mukautettujen sanastojen käyttämisestä. |
Rivien kaksoiskappaleet ovat yleinen ongelma tuotaessa tietoja. Ennen arvojen kaksoiskappaleiden poistamista kannattaa ensin hakea yksilölliset arvot suodattamalla, jotta näet, että tulokset ovat varmasti sellaiset kuin haluat.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Ainutkertaisten arvojen suodattaminen tai kaksoiskappaleiden poistaminen |
Näyttää kaksi toisilleen läheistä toimenpidettä: yksilöllinen rivien suodattaminen ja rivien kaksoiskappaleiden poistaminen. |
Joskus voi olla tarve poistaa tavallinen edeltävä merkkijono, kuten otsikko, jonka perässä on puolipiste tai piste, tai jälkiliite, kuten merkkijonon lopussa oleva vanhentunut tai tarpeeton parenteettinen lause. Voit tehdä tämän etsimällä kyseisen tekstin esiintymät ja korvaamalla ne sitten muulla tekstillä tai tyhjällä.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Tarkista, sisältääkö solu tekstiä (kirjainkoko ei ole merkitsevä)
|
Näyttää, miten voit etsiä tekstiä Etsi-komennolla ja useilla eri toiminnoilla. |
|
Näyttää, miten voit poistaa tekstiä Korvaa-komennolla ja useilla eri toiminnoilla. |
|
|
Laskentataulukon tekstin ja numeroiden etsiminen ja korvaaminen |
Näyttää, miten voit käyttää Etsi- ja Korvaa-valintaikkunoita. |
|
ETSI, ETSIB
|
Nämä ovat funktioita, joilla voit tehdä monenlaisia merkkijonojen muokkauksia, kuten etsiä ja korvata merkkijonon alimerkkijonoja, poimia merkkijonon osia tai määrittää merkkijonon pituuden. |
Joskus teksti on sekalaista, varsinkin tekstin kirjainkoon osalta. Yhdellä tai useammalla kolmesta kirjainkoon funktiosta voit muuntaa tekstin pieniksi kirjaimiksi kuten sähköpostiosoitteissa, isoiksi kirjaimiksi kuten tuotekoodeissa tai isoilla alkukirjaimilla alkavaksi kuten henkilöiden tai kirjojen nimissä.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Näyttää tavat käyttää kolmea kirjainkoon funktioita. |
|
|
Muuttaa kaikki tekstimerkkijonon isot kirjaimet pieniksi kirjaimiksi. |
|
|
Muuntaa isoiksi kirjaimiksi merkkijonon ensimmäisen kirjaimen ja kirjaimet, jotka ovat jonkin muun merkin kuin kirjaimen jäljessä. Muuntaa kaikki muut kirjaimet pieniksi kirjaimiksi. |
|
|
Muuntaa tekstin isoiksi kirjaimiksi. |
Joskus tekstiarvot sisältävät edeltäviä, perässä olevia tai useita upotettuja välilyöntejä (Unicode-merkistön arvot 32 ja 160) tai tulostumattomia merkkejä (Unicode-merkistössä arvot 0–31, 127, 129, 141, 143, 144 ja 157). Nämä merkit voivat joskus aiheuttaa odottamattomia tuloksia lajiteltaessa, suodatettaessa tai haettaessa. Käyttäjät voivat esimerkiksi tehdä ulkoisen tietolähteen tietoihin kirjoitusvirheitä lisäämällä vahingossa ylimääräisiä välilyöntimerkkejä, tai ulkoisista lähteistä tuodut tekstitiedot voivat sisältää tulostumattomia merkkejä, jotka on upotettu tekstiin. Koska näitä merkkejä ei huomata helposti, odottamattomia tuloksia voi olla vaikea ymmärtää. Voit poistaa nämä tarpeettomat merkit POISTA.VÄLIT-, SIIVOA- ja VAIHDA-funktioiden yhdistelmällä.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin numerokoodin. |
|
|
Poistaa tekstistä 7-bittisen ASCII-merkistön (arvot 0–31) 32 ensimmäistä tulostumatonta merkkiä. |
|
|
Poistaa tekstistä 7-bittisen ASCII-välilyönnin (arvo 32). |
|
|
VAIHDA-funktion avulla voit korvata arvoltaan suuret Unicode-merkit (arvot 127, 129, 141, 143, 144, 157 ja 160) 7-bittisillä ASCII-merkeillä, joita varten POISTA.VÄLIT- ja TYHJENNÄ-funktiot suunniteltiin. |
Numeroihin liittyy kaksi merkittävää tapaa, joiden vuoksi joudut ehkä siivoamaan tiedot: numero tuotiin vahingossa tekstinä, tai negatiivinen etumerkki pitää vaihtaa organisaatiosi vakiomuotoon.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Näyttää, miten voit muuntaa soluissa tekstiksi muotoillut ja tallennetut numerot numeromuotoon. Tekstimuotoiset numerot voivat aiheuttaa ongelmia laskutoimituksissa tai lajittelussa. |
|
|
Muuntaa luvun tekstimuotoon ja lisää siihen valuuttatunnuksen. |
|
|
Muuntaa arvon tekstiksi tiettyyn numeromuotoon. |
|
|
Pyöristää luvun annettuun määrään desimaaleja, muotoilee luvun desimaalimuotoon käyttämällä pistettä ja pilkkua sekä palauttaa tuloksen tekstinä. |
|
|
Muuntaa lukua vastaavan merkkijonon luvuksi. |
Päivämäärän muotoja on niin monia ja nämä muodot voidaan joskus sekoittaa osien numerokoodeihin tai muihin vino- tai yhdysviivoja sisältäviin merkkijonoihin, joten päivämäärät ja ajat joudutaan usein muuntamaan ja muotoilemaan uudelleen.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Päivämääräjärjestelmän, muodon tai kaksinumeroisen vuosiluvun tulkinta |
Kertoo, miten päivämääräjärjestelmä toimii Office Excelissä. |
|
Näyttää, miten voit muuntaa kellonajat eri aikayksiköiden välillä. |
|
|
Tekstiksi tallennettujen päivämäärien muuttaminen päivämäärämuotoon |
Näyttää, miten voit muuntaa soluissa tekstiksi muotoillut ja tallennetut päivämäärät päivämäärämuotoon. Tekstimuotoiset päivämäärät voivat aiheuttaa ongelmia laskutoimituksissa tai lajittelussa. |
|
Palauttaa peräkkäissarjanumeron, joka esittää tiettyä päivämäärää. Jos solun muotoilu on Yleinen ennen funktion kirjoittamista, Excel muotoilee tuloksen päivämäärämuotoon. |
|
|
Muuntaa tekstimuodossa olevan päivämäärän sarjanumeroksi. |
|
|
Palauttaa annetun ajan desimaaliluvun. Jos solun muotoilu on Yleinen ennen funktion kirjoittamista, Excel muotoilee tuloksen päivämäärämuotoon. |
|
|
Palauttaa merkkijonon muodossa annetun ajan desimaalilukuna. Arvo on desimaaliluku 0–0,99999999, joka vastaa aikaa 0:00:00–23:59:59. |
Kun tietoja on tuotu ulkoisesta tietolähteestä, sen jälkeen usein yhdistetään vähintään kaksi saraketta yhdeksi tai jaetaan yksi sarake vähintään kahdeksi. Koko nimen sisältävä sarake saatetaan esimerkiksi jakaa etu- ja sukunimisarakkeiksi. Osoitekentän sisältävä sarake puolestaan saatetaan jakaa erillisiksi katuosoite-, postitoimipaikka-, alue- ja postinumerosarakkeiksi. Joskus voidaan toimia myös päin vastoin. Etu- ja sukunimisarakkeet saatetaan yhdistää koko nimen sisältäväksi sarakkeeksi tai eri osoitesarakkeet yhdeksi sarakkeeksi. Muita yleisiä yhdeksi sarakkeeksi yhdistämistä vaativia arvoja voivat olla myös tuotekoodit, tiedostopolut ja IP-osoitteet.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Etu- ja sukunimien yhdistäminen
|
Näyttää tavallisia esimerkkejä arvojen yhdistämisestä vähintään kahdeksi sarakkeeksi. |
|
Tekstin jakaminen sarakkeisiin ohjatun Muunna teksti sarakkeiksi -toiminnon avulla |
Näyttää, miten voit tämän ohjatun toiminnon avulla jakaa sarakkeita yleisten erottimien perusteella. |
|
Näyttää, miten voit jakaa nimisarakkeen vähintään kahdeksi sarakkeeksi VASEN-, POIMI.TEKSTI-, OIKEA-, KÄY.LÄPI- ja PITUUS-funktioiden avulla. |
|
|
Näyttää, miten voit käyttää KETJUTA-funktiota, &-operaattoria ja ohjattua tekstin jakamista sarakkeisiin. |
|
|
Näyttää, miten voit käyttää Yhdistä solut-, Yhdistä ryhmä- ja Yhdistä ja keskitä -komentoja. |
|
|
Liittää kaksi tekstimerkkijonoa tai useampia yhdeksi tekstimerkkijonoksi. |
Useimmast Office Excelin analyysi- ja muotoiluominaisuudet olettavat, että tiedot ovat yhdessä tavallisessa kaksiulotteisessa taulukossa. Rivit halutaan joskus sarakkeiksi ja sarakkeet riveiksi. Joskus taas tietoja ei ole edes muotoiltu sarakemuotoon ja pitää löytää tapa muuntaa tiedot muusta muodosta sarakemuotoon.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Palauttaa pystysuuntaisen solualueen vaakasuuntaisena tai päinvastoin. |
|
Joskus tietokannan järjestelmänvalvojat etsivät tai korjaavat Office Excelin avulla täsmäytysvirheitä, kun vähintään kaksi taulukkoa yhdistetään. Tähän voi sisältyä kahden eri laskentataulukoissa olevan taulukon yhteensovittamista, kuten jos halutaan nähdä molempien taulukoiden kaikki tietueet tai vertailla taulukoita ja löytää rivit, jotka eivät täsmää.
|
Lisätietoja |
Kuvaus |
|---|---|
|
Näyttää yleiset tavat hakea tietoja hakufunktioiden avulla. |
|
|
Palauttaa arvon yhden rivin tai yhden sarakkeen alueelta tai matriisista. HAKU-funktiolla on kaksi syntaksimuotoa: vektorimuoto ja matriisimuoto. |
|
|
Hakee arvoa taulukon ylimmältä riviltä tai arvomatriisista ja palauttaa taulukon tai matriisin määritetyn rivin saman sarakkeen arvon. |
|
|
Hakee arvoa taulukkomatriisin ensimmäisestä sarakkeesta ja palauttaa taulukkomatriisin saman rivin toisen sarakkeen arvon. |
|
|
Palauttaa arvon tai viittauksen arvon taulukosta tai alueelta. INDEKSI-funktiosta on olemassa kaksi muotoa: matriisimuoto ja viittausmuoto. |
|
|
Palauttaa matriisissa olevan kohteen suhteellisen sijainnin, joka vastaa määritettyä arvoa määritetyssä järjestyksessä. Käytä VASTINE-funktiota HAKU-funktioiden sijaan, kun tarvitset kohteen sijainnin alueessa itse kohteen sijasta. |
|
|
Palauttaa viittauksen alueeseen, joka on sarakkeiden tai rivien määrän avulla määritetyn etäisyyden päässä solualueesta solusta. Funktion palauttama viittaus voi kohdistua yksittäiseen soluun tai solualueeseen. Voit määrittää palautettavan viittauksen rivien ja sarakkeiden määrän. |
Seuraavassa on luettelo joistakin kolmannen osapuolen toimittajista, joiden tuotteilla puhdistetaan tietoja monin tavoin.
Huomautus: Microsoft ei tarjoa tukea kolmannen osapuolen tuotteille.
|
Palveluntarjoaja |
Tuote |
|---|---|
|
Add-in Express Ltd. |
|
|
Add-Ins.com |
|
|
AddinTools |
|
|
WinPure |
