Office
Kirjaudu sisään
Kolmen tilan työnkulun käyttäminen

Kolmen tilan työnkulun käyttäminen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu luettelokohteiden seuraamiseen kolmen eri tilan (vaiheen) kautta. Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden täytyy pystyä seuraamaan suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä. Esimerkiksi projektitehtävän kolme tilaa voivat olla Ei aloitettu, Käynnissä ja Valmis.

Sisältö

Miten kolmen tilan työnkulku toimii?

Luettelon määrittäminen kolmen tilan työnkulkua varten

Seurantakohteiden luettelon luominen

Käytä mukautetun luettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Kolmen tilan työnkulkua varten mukautetun luettelon mukauttaminen

Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon

Kolmen tilan työnkulun käynnistäminen kohteelle manuaalisesti

Kolmen tilan työnkulkutehtävän suorittaminen

Tietoja kolmen tilan työnkulusta

Kolmen tilan työnkulku tukee liiketoimintaprosesseja, joissa organisaation täytyy pystyä seuraamaan asioita tai muita kohteita kolmen tilan ja niiden välisten kahden siirtymän kautta. Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku määrittää tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulkua käytetään Seuranta-luettelomallin kanssa. Sitä voidaan kuitenkin käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake. Tämän Vaihtoehto-sarakkeen arvot ovat tiloja, joita työnkulku seuraa.

Luettelossa voi olla useita vaihtoehtosarakkeita, ja vaihtoehtosarakkeessa voi olla enemmän kuin kolme arvoa. Kolmen tilan työnkulun voi kuitenkin määrittää käyttämään vain yhtä vaihtoehtosaraketta ja vain kolmea valitun vaihtoehtosarakkeen sisältämistä arvoista. Kun lisäät kolmen tilan työnkulun luetteloon tai kirjastoon, valitset vaihtoehtosarakkeen ja kolme sarakkeen arvoa.

Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden täytyy pystyä seuraamaan suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä. Esimerkiksi tapahtumia järjestävän pienyrityksen työntekijät voivat hallita tapahtumien järjestämiseen liittyviä lukuisia tehtäviä seurantaluettelon ja mukautetun kolmen tilan työnkulun avulla. Työnkulku seuraa tapahtuman suunnittelutehtäviä kolmen tilan kautta. Nämä tilat ovat Aktiivinen, Valmis tarkistettavaksi ja Valmis. Kaikki tiettyyn tapahtumaan liittyvät tapahtumienvalmistelutehtävät kootaan tapahtuman seurantaluetteloksi, jonka tilaksi merkitään Aktiivinen. Tapahtuman koordinaattori määrittää yksittäiset tehtävät työryhmän jäsenille ja käynnistää kyseiseen tapahtuman tehtävään liittyvät työt käynnistämällä kohteiden työnkulut.

Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtävän määritetylle henkilölle. Kun työryhmän jäsen vastaanottaa tehtävän, hän suorittaa sen tekemällä tarvittavat työt. Työtä ei välttämättä tehdä luettelossa tai sivustossa, jossa seurantaluettelo sijaitsee. Jos työryhmän jäsenelle esimerkiksi määritetään työnkulun tehtävä ruokailun järjestämistä varten, hän ottaa yhteyttä pitopalveluun ja kehittää suunnitelman yhdessä pitopalvelun kanssa. Kun pitopalvelusuunnitelma on tehty, työryhmän jäsen merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi. Tällöin työnkulku päivittää tapahtuman tehtävän Aktiivinen-tilan Valmis tarkistettavaksi -tilaksi seurantaluettelossa ja luo tapahtuman koordinaattorille toisen tehtävän eli pitopalvelusuunnitelman tarkistustehtävän. Kun tapahtuman koordinaattori on tarkistanut ja hyväksynyt pitopalvelusuunnitelman, hän merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi. Työnkulku päivittää tehtävän Valmis tarkistettavaksi -tilan Valmis-tilaksi.

Huomautus: Työnkulun osallistuja voi määrittää kolmen tilan työnkulun tehtävän suoritetuksi kahdella tavalla. Osallistuja voi merkitä työnkulun tehtävän valmiiksi muokkaamalla työnkulun tehtävää, tai hän voi muuttaa työnkulun kohteen tilan luetteloon (jos osallistujalla on oikeus tehdä muutoksia luetteloon). Jos osallistuja päivittää työnkulun kohteen tilan manuaalisesti luetteloon, työnkulun tehtävä on valmis. Jos osallistuja merkitsee työnkulun suoritetuksi muokkaamalla työnkulun tehtävää, työnkulun tehtävän kohteen tila luettelossa päivitetään Valmis-tilaksi.

Edellisen esimerkin kolmen tilan työnkulku etenee seuraavien vaiheiden mukaan:

Vuokaavio esimerkkinä kolmen tilan työnkulusta

Sivun alkuun

Luettelon määrittäminen kolmen tilan työnkulkua varten

Ennen kuin voit käyttää kolmen tilan työnkulkua, sinun on luotava luettelo, joka sisältää työnkulussa seurattavat tai hallittavat kohteet. Seuranta-luettelomalli on suunniteltu toimimaan kolmen tilan työnkulun kanssa. Voit kuitenkin luoda myös mukautetun luettelon työnkulkujen kanssa käytettäväksi. Jos luot mukautetun luettelon, varmista, että se sisältää vähintään kolme Vaihtoehto-saraketta, joissa on ainakin kolme vaihtoehtoarvoa. Kun määrität työnkulun toimimaan luettelon kanssa, määritä myös Vaihtoehto-sarake, jonka sisältämiä tila-arvoja työnkulun on tarkoitus seurata.

Sivun alkuun

Seurantaluettelon luominen

Oletusarvon mukaan kolmen tilan työnkulkua voi käyttää kaikissa Seuranta-luettelomallin pohjalta luoduissa luetteloissa.

  1. Valitse asetukset valikon Office 365:n Asetukset-painike , Lisää sovellus.

  2. Napsauta Omat sovellukset -sivulla Seuranta-kohtaa ja anna luettelolle nimi. Luettelon nimi on pakollinen tieto.

  3. Jos haluat lisätä luettelon kuvauksen, valitse Lisäasetukset.

    • Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.

  4. Valitse Luo.

Sivun alkuun

Mukautetun luettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Jos haluat luoda mukautetun luettelon kolmen tilan työnkulkua varten, lisää vähintään yksi Vaihtoehto-sarake. Sarakkeen täytyy sisältää vähintään kolme tila-arvoa, joita työnkulun on tarkoitus seurata.

  1. Valitse asetukset valikon Office 365:n Asetukset-painike , Lisää sovellus.

  2. Napsauta Omat sovellukset -sivulla Mukautettu luettelo -kohtaa ja kirjoita luettelon nimi. Luettelon nimi on pakollinen tieto.

  3. Jos haluat lisätä luettelon kuvauksen valitse Lisäasetukset.

  4. Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.

  5. Valitse Luo.

Sivun alkuun

Mukautetun luettelon mukauttaminen kolmen tilan työnkulkua varten

  1. Napsauta edellisessä vaiheessa luomaasi mukautettua luetteloa.

  2. Napsauta valintanauhassa Luettelo-välilehteä ja valitse sitten Asetukset-ryhmästä Luettelon asetukset.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdassa Luo sarake.

  4. Kirjoita nimi ja laji -kohtaan sarakkeen nimi, jota haluat käyttää työnkulun tila-arvojen sarakkeen nimi. Voit esimerkiksi kirjoittaa nimi kuin työnkulun tila.

  5. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdassa Vaihtoehto (valikko).

  6. Kirjoita sarakkeen kuvaus Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-kohtaan. Kuvaus ei ole pakollinen.

  7. Valitse Edellytä, että sarake sisältää tietoja -kohdassa Kyllä.

  8. Kirjoita luetteloruudun, valitse Kirjoita kukin vaihtoehto omalle rivilleen, vähintään kolme valinta-arvoja, jota haluat käyttää tässä sarakkeessa. Nämä arvot muuttuu työnkulun tilan. Voit esimerkiksi kirjoittaa aktiivinen, Valmis tarkistettavaksi, ja täyttää kolme vaihtoehtoa.

  9. Valitse Vaihtoehtojen näyttömuoto -kohdassa Avattava valikko tai Valintanapit.

  10. Valitse Salli itse kirjoitettavat vaihtoehdot -kohdassa Ei.

  11. Määritä, onko sarakkeelle tarkoitus määrittää tietty oletusarvo tai lisätäänkö sarake luettelon oletusnäkymään.

  12. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon

Kolmen tilan työnkulkua voi käyttää luettelon kohteissa vasta, kun työnkulku on lisätty luetteloon. Kun käyttäjä lisää kolmen tilan työnkulun luetteloon, hän määrittää samalla luettelon sarakkeen, joka sisältää työnkulussa seurattavat tila-arvot. Samalla hän määrittää toimet, jotka toteutetaan työnkulun kussakin vaiheessa. Käyttäjä voi esimerkiksi määrittää vastaanottajille lähetettävien sähköposti-ilmoitusten aiheen ja tekstin.

Kolmen tilan työnkulku on oletusarvoisesti käytössä useimmissa sivustotyypeissä. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi kuitenkin poistaa tämän ominaisuuden käytöstä. Jos kolmen tilan työnkulku ei ole käytettävissä, ota yhteyttä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaan.

Tärkeää: Työnkulun lisääminen luetteloon edellyttää, että sinulla on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus.

  1. Avaa luettelo, johon haluat lisätä kolmen tilan työnkulun.

  2. Valitse Luettelo-välilehti > Luettelon asetukset tai siirry kyseessä olevan kirjastotyypin asetuksiin. Esimerkiksi tiedostokirjastossa voit valita Tiedostokirjaston asetukset.

  3. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta ‑kohdassa Työnkulun asetukset.

  4. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku -linkki.

  5. Napsauta Lisää työnkulku-sivun työnkulku -osassa, valitse työnkulkumalli, kolmen tilan.

  6. Kirjoita työnkulun yksilöllinen nimi Nimi-kohtaan.

  7. Määritä Tehtäväluettelo-kohdassa tehtäväluettelo, jota työnkulussa käytetään.

    Huomautus: 

    • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävänsä helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos tämän työnkulun tehtävissä käsitellään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä Tehtävät-luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä. Tässä tapauksessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

  8. Valitse Historialuettelo-kohdassa historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Huomautus: Voit käyttää Historia-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossa on useita työnkulkuja, kullekin työnkululle voi tarvittaessa luoda oman erillisen historialuettelon.

  9. Tee jompikumpi seuraavista toimista Aloitusasetukset-kohdassa:

    • Jos haluat sallia työnkulun manuaalisen käynnistämisen, valitse Salli tämän työnkulun manuaalinen käynnistäminen todennetuille käyttäjille, joilla on osallistumisoikeudet -valintaruutu. Valitse Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun aloittamiseen tarvitaan lisäoikeuksia.

    • Jos haluat, että työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun uusia kohteita luodaan, valitse Aloita tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan ‑valintaruutu.

  10. Valitse Seuraava.

  11. Valitse Työnkulun tilat -osan Valitse Vaihtoehto-kenttä -kohdan luettelosta Vaihtoehto-sarake, joka sisältää työnkulun tiloissa käytettävät arvot. Valitse haluamasi sarakearvot työnkulun Alkutila-, Keskivaiheen tila- ja Lopputila-arvoiksi.

  12. Määritä seuraavat tiedot Määritä, mitä toimintoja tulisi suorittaa, kun työnkulku aloitetaan- ja Määritä, mitä toimintoja tulisi suorittaa, kun työnkulku vaihtuu keskivaiheen tilaan -kohtiin (ensimmäinen valinta tarkoittaa työnkulun ensimmäisen vaiheen toimia ja toinen toisen vaiheen toimia):

    Tehtävän tiedot

Kenttä

Kuvaus

Tehtävän otsikko:

Vaihtoehtoisesti voit muokata viestiotsikkoa, joka näkyy tehtävässä sen työnkulun alkaessa tai ollessa keskivaiheessa. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, valitsemasi kenttä lisätään viestin loppuun.

Tehtävän kuvaus

Kirjoita tiedot, jotka haluat sisällyttää tehtävän kuvaukseen. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, valitsemasi kenttä lisätään viestin loppuun. Jos valitset Lisää luettelokohteen linkki -valintaruudun, luettelokohteen linkki sisällytetään kuvaukseen.

Tehtävän määräpäivä

Jos haluat määrittää tehtävälle määräpäivän, valitse Sisällytä luettelokenttä -valintaruutu. Valitse sitten luettelosta päivämääräsarake, jossa haluamasi määräpäivätiedot sijaitsevat.

Tehtävän vastuuhenkilö

Jos haluat määrittää tehtävän sellaiselle käyttäjälle, joka on määritetty luettelossa, valitse Sisällytä luettelokenttä. Valitse sitten luettelosta sarake, joka sisältää tarvitsemasi käyttäjätiedot. Kun tämä työnkulku käynnistetään, ensimmäinen tehtävä määritetään henkilölle, jonka nimi näkyy tässä työnkulun kohteen sarakkeessa.

Jos haluat määrittää tämän tehtävän tietylle henkilölle tämän työnkulun kaikissa esiintymissä, valitse Mukautettu ja kirjoita tai valitse sen henkilön nimi, jolle haluat määrittää tehtävän.

  1. Valitse Lähetä sähköpostiviesti -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun osallistujille lähetetään työnkulun tehtävistä ilmoittava sähköposti-ilmoituksia.

    Huomautus:  Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia heille kuuluvista työnkulun tehtävistä työnkulkujen käynnistymisen jälkeen, tarkista sivustokokoelman järjestelmänvalvojalta, että sähköpostitoiminnot on otettu käyttöön sivustossa.

    Sähköpostiviestin tiedot

Kenttä

Kuvaus

Vastaanottaja

Kirjoita sen henkilön nimi, jolle työnkulun tehtävästä ilmoittava sähköpostiviesti on tarkoitus lähettää. Jos haluat lähettää sähköposti-ilmoituksen tehtävän omistajalle, valitse Sisällytä tehtävän vastuuhenkilö -valintaruutu.

Aihe

Kirjoita sähköposti-ilmoituksen aiherivin teksti. Jos haluat lisätä tehtävän otsikon sähköpostiviestin aiheriville, valitse Käytä tehtävän otsikkoa -valintaruutu.

Runko

Kirjoita haluamasi tiedot sähköposti-ilmoituksen tekstiksi. Jos haluat sisällyttää luettelokohteen linkin viestiin, valitse Lisää luettelokohteen linkki -valintaruutu.

  1. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kolmen tilan työnkulun käynnistäminen kohteelle manuaalisesti

Kolmen tilan työnkulkua voi käyttää luettelon kohteissa vasta, kun kolmen tilan työnkulku on lisätty luetteloon. Lisätietoja on tämän artikkelin aiemmissa osissa.

Kolmen tilan työnkulun voi määrittää käynnistymään automaattisesti, kun luetteloon lisätään uusia kohteita, tai sen voi määrittää siten, että käyttäjät, joilla on työnkulun käynnistysoikeudet, voivat käynnistää työnkulun manuaalisesti. Jotkin työnkulut tukevat kumpaakin menetelmää.

Voit käynnistää kolmen tilan työnkulun manuaalisesti noudattamalla seuraavia vaiheita. Sinulla on oltava luettelon muokkausoikeudet. Jotkin työnkulut saattavat lisäksi edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia.

Huomautus: Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia heille kuuluvista työnkulun tehtävistä työnkulkujen käynnistämisen jälkeen, tarkista sivustokokoelman järjestelmänvalvojalta, että sähköpostitoiminnot on otettu käyttöön sivustossa.

  1. Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, jolle haluat käynnistää kolmen tilan työnkulun.

  2. Napsauta kolmea pistettä sen kohteen vieressä, jolle haluat käynnistää työnkulun, ja valitse näkyviin tulevasta valikosta Työnkulut.

    Huomautus: Tämä Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on yhdistetty vähintään yksi työnkulku.

  3. Valitse asetukset valikon Office 365:n Asetukset-painike , Näytä sivuston kaikki sisältö.

  4. Napsauta Aloita uusi työnkulku -kohdassa sen kolmen tilan työnkulun nimeä, jonka haluat käynnistää.

    Työnkulku käynnistyy heti.

Sivun alkuun

Työnkulun tehtävän päättäminen kolmen tilan työnkulussa

Kolmen tilan työnkulun tehtävän päättäminen edellyttää, että sinulla on vähintään Muokkaa kohteita -käyttöoikeudet tehtäväluetteloihin, joihin työnkulun tehtävät kirjataan.

  1. Avaa sivuston Tehtävät-luettelo ja etsi sitten oma työnkulun tehtäväsi valitsemalla Näkymä-valikosta Omat tehtävät.

    Huomautus: Jos työnkulku ei käytä oletussivuston Tehtäväluetteloa, työnkulun tehtävä ei välttämättä näy Tehtävät-luettelossa. Voit etsiä työnkulun tehtävän avaamalla sen luettelon tai kirjaston, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita haluamasi kohteen nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut. Napsauta Työnkulun tila -sivun Käynnissä olevat työnkulut -osassa sen työnkulun nimeä, johon osallistut. Valitse Tehtävät-kohdassa työnkulun tehtävä ja siirry sitten vaiheeseen 3.

  2. Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, jonka haluat merkitä päättyneeksi.

  3. Osoita haluamasi tehtävän nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Muokkaa kohdetta.

  4. Kirjoita tai valitse Tehtävät-valintaikkunassa tiedot, joita tehtävän merkitseminen päättyneeksi edellyttää, ja valitse sitten Tallenna.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×