Office
Kirjaudu sisään

Kokousten ajoittaminen sadoille osallistujille

Huomautus: Nämä muutokset koskevat vain Office 365:ssä luotuja kokouksia, joissa on satoja osallistujia. Muutokset eivät vaikuta pienempiin kokouksiin.

Aiemmin, kun lähetit Office 365:llä kokouskutsun sadoille osallistujille, et välttämättä voinut päivittää tai peruuttaa kutsua. Tämä johtui siitä, että Outlook luetteli jokaisen hyväksyneen, alustavasti hyväksyneen tai hylänneen henkilön kutsun Vastaanottaja-rivillä, ja sähköpostiviestissä tai kutsussa lueteltujen henkilöiden määrä on rajallinen. Jos sadat henkilöt vastasivat kutsuun, jouduit lukituksi ulos kokouksesta.

Jotta tätä ei tapahdu, olemme muuttaneet sitä, miten Office 365 käsittelee kokouskutsujen vastaukset, kun osallistujia on satoja. Näillä muutoksilla varmistetaan, että voit aina päivittää tai peruuttaa kokouksen ja nähdä edelleen osallistujaluettelon. Jos haluat tarkastella suurten kokousten osallistujaluetteloa, sinun on käytettävä Outlookin päivitettyä versiota. Jos käytät Outlook-versiota, jota ei ole päivitetty, et näe täydellistä osallistujaluetteloa.

Mikä on muuttunut vastausten seurannassa?

Vastausten seuranta aiemmin

Office 365:ssä minkä tahansa lähetetyn kohteen vastaanottajien enimmäismäärä, olipa kyseessä tavallinen sähköpostiviesti tai kokouskutsu, on 500. Kun lähetät sähköpostiviestin tai kokouskutsun jakeluluettelolle, jakeluluettelo lasketaan vain yhdeksi vastaanottajaksi.

Tämä oli ongelma kokousten kohdalla, koska kokouksen vastaanottajaluettelon ja vastausluettelon seurantaan käytettiin samaa kokouskohteen ominaisuutta. Kokouksen järjestäjä lähetti siis kutsun jakeluluettelolle (yhdelle vastaanottajalle), ja kun jakeluluettelon jäsenet vastasivat kokoukseen, jokainen henkilö lisättiin erikseen vastaanottajaluetteloon, jotta heidän vastauksiaan voitiin seurata (jolloin vastaanottajaluettelossa oli lopulta yli 500 henkilöä, kun riittävän moni oli vastannut).

Outlook-asiakasohjelmat käyttivät samaa ominaisuutta vastaanottajaluettelon näyttämiseen Vastaanottaja-rivillä ja vastausluettelon näyttämiseen Seuranta-välilehdessä.

Vastausten seuranta tällä hetkellä

Vastaanottajaluetteloa seurataan edelleen vanhalla ominaisuudella, mutta vastausluetteloa seurataan nyt uudella erillisellä kokouskohteen ominaisuudella.

Jotta voidaan varmistaa, että vanhat asiakasohjelmat näyttävät yksittäiset vastaukset suurimmalle osalle kokouksia, Office 365 seuraa edelleen vastauksia olemassa olevan vastaanottajaominaisuuden avulla, kunnes vastaanottajia on vähintään 400. Tämä tarkoittaa, että alle 400 vastaanottajan kokousten käyttökokemukseen ei tule muutoksia. Kun kokouksessa on yli 400 vastaanottajaa, vain päivitetyt asiakasohjelmat näyttävät kokousvastaukset oikein.

Office 365:ssä vastaanottajien enimmäismäärä on 500, mutta 400 valittiin vastausten seurannan lopettamisen rajaksi, jotta voitiin määrittää puskuri seuraavia kahta tilannetta varten:

  • Jos osallistuja lähettää kokouksen edelleen, edelleenlähetyksen vastaanottajat lisätään aina vastaanottajaluetteloon, ellei luettelossa ole nyt yli 500 osallistujaa.

  • Jos järjestäjä lisää uusia osallistujia, lisätyt osallistujat lisätään aina vastaanottajaluetteloon, ellei luettelossa ole nyt yli 500 osallistujaa.

Yhteenveto muutoksista

Kokouksen koko

Vanhat asiakasohjelmat

Päivitetyt asiakasohjelmat

Enintään 400 vastaanottajaa

Kaikki yksittäiset vastaanottajat ja heidän vastauksensa

Kaikki yksittäiset vastaanottajat ja heidän vastauksensa

400–2 000 vastaanottajaa

Ensimmäiset 400 vastaanottajaa ja heidän vastauksensa

Kaikki yksittäiset vastaanottajat ja heidän vastauksensa

Vähintään 2 000 vastaanottajaa

Ensimmäiset 400 vastaanottajaa ja heidän vastauksensa

Ensimmäiset 2 000 vastaanottajaa ja heidän vastauksensa

Huomautukset:

  • Jos järjestäjä lisää uuden osallistujan kokouksen, jossa on jo yli 400 vastaanottajaa, uudet osallistujat lisätään silti.

  • Päivitämme tulevaisuudessa Outlookin näyttämään kokonaismäärät vastaustyypeittäin: Hyväksytty, Alustavasti hyväksytty, Hylätty ja Ei vastattu. Tästä on apua erityisesti kokouksissa, joissa on yli 2 000 vastaanottajaa.

  • Tämä artikkeli koskee vain kokouksia, jotka on järjestänyt Office 365:n käyttäjä, koska 500 vastaanottajan raja koskee vain Office 365:tä. Paikallisten Exchange-ympäristöjen järjestelmänvalvojat voivat valita, määrittävätkö he vastaanottajille enimmäismäärän, ja jos määrittävät, mikä enimmäismäärä on. Kokouksissa, jotka on järjestänyt paikallisen Exchange-ympäristön käyttäjä, asiakasohjelmat käyttävät jatkossakin vanhaa vastaanottajaominaisuutta sekä vastaanottajaluettelolle että vastausluettelolle.

Onko Outlook-versiosi päivitetty?

Seuraavassa taulukossa on lueteltu, mihin Outlook-versioihin on päivitetty uusi menetelmä kokouskutsun vastausten seurantaa varten.

Asiakasohjelma

Päivityksen tila

Outlook 2016 for Windows

Ei vielä päivitetty

Outlook 2016 for Mac

Ei vielä päivitetty

Outlookin verkkoversio ja Outlook.com

Ei vielä päivitetty

Outlook for iOS

Ei vielä päivitetty

Outlook for Android

Ei vielä päivitetty

Windows 10:n kalenteri

Ei vielä päivitetty

Entä jos Outlook-versiotasi ei ole päivitetty?

Jos Outlook-versiotasi ei ole vielä päivitetty, näet vain enintään 400 vastaanottajaa ja heidän vastauksensa. Jos sinun ei tarvitse tietää, ketkä ovat vastanneet kutsuusi, katso kohta En halua nähdä kokouskutsun vastauksia.

En halua nähdä kokouskutsun vastauksia

Jos sinun ei tarvitse tietää, ketkä ovat vastanneet kokouskutsuusi, voit poistaa vastaukset käytöstä. Tämä asetus on käytettävissä Outlook for Windowsissa, Outlook for Macissa, Outlookin verkkoversiossa ja Outlook.comissa.

Kun vastaukset ovat poissa käytöstä, et saa sähköpostiviestiä, kun joku hyväksyy, hyväksyy alustavasti tai hylkää kutsun, eikä vastauksia tallenneta kokouskutsuun. Tästä on hyötyä, jos haluat ilmoittaa henkilöille tapahtumasta, mutta sinun ei tarvitse tietää tarkalleen, kuinka moni osallistuu, tai jos et halua saada sähköpostiviestiä joka kerta, kun joku hyväksyy kutsun.

Outlook 2016 for PC

Näyttökuva Outlook 2016 for Windowsin Pyydä vastaukset -painikkeesta

Outlook 2016 for Mac

Näyttökuva Outlook 2016 for Macin Pyydä vastaukset -painikkeesta

Outlookin verkkoversio ja Outlook.com

Näyttökuva Outlookin verkkoversion Pyydä vastaukset -painikkeesta

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Kokouspyyntöjen ja tapaamisten luominen, muokkaaminen ja poistaminen Outlook.comissa tai Outlookin verkkoversiossa

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×