Kokouksen järjestäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit lähettää kokouspyynnön yhdelle tai useammalle henkilölle. Outlook seuraa, ketkä hyväksyvät pyynnön ja varaa kalenteriin ajan kokoukselle. Kun luot kokouspyynnön, voit lisätä liitteitä, määrittää sijainnin ja valita kokoukselle parhaan ajankohdan ajoitustoiminnon avulla.

Mitä haluat tehdä?

Kokouksen ajoittaminen

Kun ajoitat uuden kokouksen, voit määrittää kokoukselle aiheen, valita osallistujat sekä määrittää kokoukselle ajankohdan ja paikan. Kokouspyyntöjesi vastaukset näkyvät myös Saapuneet-kansiossasi.

  1. Outlookin pääikkunan, Uusi -ryhmässä jokin seuraavista toimista:

    • Valitse Saapuneet-kansionUudet kohteet > kokous.

      Ajoita kokous valitsemalla Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä ensin Uudet kohteet ja sitten Kokous.

    • Valitse kalenterissa Uusi kokous.

      Valintanauhan Uusi kokous -komento

    Vihje: Voit luoda uuden kokouspyynnön myös käyttämällä pikanäppäintä Ctrl+vaihto+Q.

  2. Lisää osallistujia Vastaanottaja -ruutuun.

    Huomautus: Voit myös lisätä, tai poista, osallistujat, kun valitset- Aikatauluavustaja valintanauhan.

  3. Ilmoita vastaanottajille Aihe-ruudussa, mitä kokous käsittelee.

  4. Kirjoita sijainti -ruutuun Ilmoita vastaanottajille, jossa kokouksen pidetään. Outlook 2016: ssa, voit aloittaa kirjoittamisen nimi, esimerkiksi neljännen esimerkiksi kahvilassa tai kokouksen ryhmän 23 sijainti ja Outlook näyttää sijainnin vastineiden. Valitse jokin ehdotuksista, sijainti tai jatka kirjoittamista antamaan toiseen sijaintiin.

    Vihje: Jos käytät Microsoft Exchange-tili tai Office 365-sähköpostitili, valitse ryhmät käytettävyyden tarkistaminen ja varata tiloja. Lisätietoja on artikkelissa Aikatauluavustaja ja kokoushuoneiden hakutoiminto.

  5. Valitse jokin seuraavista:

    • Jos haluat määrittää tietyn alkamis- ja päättymisajan, valitse Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloista kokouksen alkamis- ja päättymisajat.

    • Jos kyseessä on koko päivän tapahtuma, valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu. Tällöin tapahtuma näkyy 24 tunnin tapahtumana keskiyöstä keskiyöhön.

    Huomautus: Jos haluat ajoittaa kokoukset aikavyöhykkeen mukaan, valitse kokous -välilehden asetukset -ryhmän valintanauhassa aikavyöhykkeet.

  6. Kirjoita kokouspyynnön viestikenttään tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

  7. Tiedoston liittäminen kokouspyynnön, valitse Lisää -välilehdessä Liitä tiedostoja valitse tiedosto, johon haluat lisätä.

  8. Valitse Ajoitustoiminto. Exchange-tilin ajoitustoiminto auttaa löytämään parhaan kokousajan analysoimalla milloin vastaanottajat ja kokousresurssit, kuten kokoustilat, ovat käytettävissä.

    Vihje: Jos et käytä Exchange-tiliä, valitse Ajoittaminen.

  9. Valitse jokin seuraavista:

    • Valitse Lisää osallistujia ja kirjoita vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet tai resurssien nimet (puolipisteillä erotettuina) Pakollinen-, Valinnainen- tai Resurssit-ruutuihin.

      Vihje: Jos et käytä Exchange -tiliä, valitse Lisää muita > Lisää osoitteistosta.

    • Haku -ruutuun mahdolliset osallistujan nimi, valitse Siirry, valitse tulosluettelon nimi ja valitse pakollinen-, Valinnainen- tai resurssit.

    Huomautukset: 

    • Pystyviivat edustavat kokouksen alkamis- ja päättymisaikoja. Voit määrittää uuden alkamis- ja päättymisajan napsauttamalla ja vetämällä viivoja.

    • Exchange-tileissä osallistujien käytettävyys näkyy vapaa/varattu-ruudukossa. Kokouksen alkamisaika näkyy vihreänä pystyviivana. Kokouksen päättymisaika näkyy punaisena pystyviivana.

      Outlookin vapaa/varattu-ruudukko

  10. Exchange-tilien Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudussa on ehdotuksia kokouksen parhaista ajankohdista (joka sopii useimmille osallistujille). Valitse kokousaika napsauttamalla ajankohtaehdotusta Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudun Ehdotetut ajat -kohdassa tai valitse jokin ajankohta vapaiden ja varattujen aikojen ruudukosta.

  11. Kun olet lisännyt osallistujat, palaa valintanauhan kokouspyyntöön valitsemalla Tapaaminen.

  12. Valitse jokin seuraavista:

    • Jos et halua tehdä tapaamisesta toistuvaa kokousta, valitse Lähetä.

    • Jos haluat tehdä tapaamisesta toistuvan kokouksen, siirry kohtaan Kokouksen muuttaminen toistuvaksi.

  1. Valitse Tapaaminen > Toistuva tapahtuma.

    Valintanauhan Toistuminen-komento

    Huomautus: Voit ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti pikanäppäimellä Ctrl+G.

  2. Valitse ensin haluamasi toistumisasetukset ja sitten OK.

    Huomautus: Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Kokoussarja‑välilehdeksi.

  3. Lähetä kokouspyyntö valitsemalla Lähetä.

Henkilön lisääminen aiemmin luodun kokouksen

Voit lisätä toisen osallistujan aiemmin luodun kokouksen.

Jos ole kokouksen omistaja:

  1. Avaa kokous kaksoisnapsauttamalla sitä ja valitse Vastaanottaja -riville tai Aikatauluavustajan avulla voit lisätä vähintään yksi henkilö kokoukseen.

  2. Valitse Lähetä ja valitse sitten jokin seuraavista:

  • Lähetä päivitykset vain lisätä tai poistaa osallistujia.

  • Lähetä päivitykset kaikille osallistujille.

Jos et ole kokouksen omistaja

  1. Avaa kokouspyyntö. Valitse valintanauhan vastaa -ryhmästä vastaa, valitse Välitä. Yhden tai useamman vastaanottajien lisääminen kokouspyyntöön.

  2. Valitse Lähetä. Kokouksen omistaja saavat ilmoituksen, että olet edelleen kokouspyynnön toiselle henkilölle.

Mitä haluat tehdä?

  1. Valitse Tiedosto-valikossa Uusi ja valitse sitten Kokouspyyntö.

    Huomautus: Voit luoda uuden kokouspyynnön käyttämällä pikanäppäintä Ctrl+vaihto+Q.

  2. Kirjoita Aihe-ruutuun kuvaus.

  3. Kirjoita Sijainti-ruutuun kuvaus tai valitse Huoneet, jos haluat, että Microsoft Exchange valitsee jonkin automaattisessa ajoituksessa käytettävissä olevista huoneista.

  4. Valitse Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloista kokouksen alkamisaika ja päättymisaika. Jos kyseessä on koko päivän tapahtuma, valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

    Koko päivän tapahtuma on 24-tuntinen tapahtuma, joka kestää keskiyöstä keskiyöhön.

    Huomautus: Kokousten ajoitukseen käytetään oletusarvoisesti tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa kokouksia toisen aikavyöhykkeen mukaan, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  5. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa, liitä tiedostoja tai luo kokoustyötila.

    Lisätietoja kokoustyötiloista on Katso myös -osassa.

  6. Valitse Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Aikatauluavustaja.

    Ajoitustoiminto auttaa löytämään parhaan ajan kokoukselle.

  7. Valitse Lisää muita ja valitse sitten Lisää osoitteistosta.

  8. Kirjoita Valitse osallistujat ja resurssit -valintaikkunan hakukenttään kokoukseen kutsuttavan henkilön tai resurssin nimi. Jos teet haun käyttämällä Lisää sarakkeita -vaihtoehtoa, valitse Siirry.

  9. Valitse nimi hakutulosten luettelosta, valitse Pakollinen, Valinnainen tai Resurssit ja valitse sitten OK.

    Pakollinen- ja Valinnainen-vaihtoehdolla merkityt osallistujat lisätään Vastaanottaja-ruutuun Kokous-välilehdessä ja Resurssit näkyvät Sijainti-ruudussa.

    Osallistujien käytettävyys näkyy vapaa/varattu-ruudukossa. Kokouksen alkamisaika näkyy vihreänä pystyviivana. Kokouksen päättymisaika näkyy punaisena pystyviivana.

    Vapaa/varattu-ruudukko

    Ehdotetut ajat -ruutu etsii kokoukselle parhaan ajan. Se on määritetty ajaksi, jolloin suurin osa osallistujista on käytettävissä. Paras kokousaika näkyy ruudun yläosassa. Valitse ehdotettu aika napsauttamalla ehdotusta Ehdotetut ajat -ruudussa. Voit myös manuaalisesti valita ajan Vapaa/varattu-ruudukosta.

    Ehdotetut ajat -ruutu

  10. Jos haluat muuttaa kokouksen toistuvaksi, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Toistuminen. Valitse toistumiskaava ja valitse sitten OK.

    Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Toistuva kokous ‑välilehdeksi.

  11. Napsauta Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Tapaaminen.

  12. Napsauta Lähetä.

  1. Avaa muutettava kokous.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Sarjaan kuulumattoman kokouksen asetusten muuttaminen   

      • Muuta haluamasi asetukset, kuten aihe, paikka ja ajankohta.

      • Valitse Lähetä päivitys.

    • Sarjan kaikkien kokousten asetusten muuttaminen   

      • Valitse Avaa sarja.

      • Muuta haluamasi asetukset, kuten aihe, paikka ja ajankohta.

      • Voit muuttaa toistumisasetuksia valitsemalla Toistuva kokous -välilehden Asetukset-ryhmästä Toistuminen. Muuta asetuksia, kuten ajankohtaa, toistumiskaavaa tai toistumisaikaväliä, ja valitse sitten OK.

      • Valitse Lähetä päivitys.

    • Sarjaan kuuluvan yhden kokouksen asetusten muuttaminen   

      • Valitse Avaa tämä esiintymä.

      • Muuta Toistuva kokous -välilehdessä haluamasi asetukset, kuten aihe, paikka ja ajankohta.

      • Valitse Lähetä päivitys.

Vihje: Voit vetää kalenterissa olevan kokouksen toisen päivämäärän kohdalle. Voit myös muokata aihetta napsauttamalla kuvaustekstiä, painamalla F2 ja kirjoittamalla sitten haluamasi muutokset.

  1. Avaa kokous, jonka haluat muuttaa toistuvaksi.

  2. Valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmästä Toistuva tapahtuma.

  3. Valitse kokouksen toistumistiheys – päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Valitse sitten toistumistiheyden asetukset ja OK.

  4. Valitse Lähetä päivitys.

  1. Luo tai avaa kokous, jonka haluat määrittää yksityiseksi.

  2. Valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmästä Asetukset ja valitse sitten Yksityinen.

Tärkeää: Kokouksiin, yhteystietoihin tai tehtäviin liittyvien tietojen suojaamista ulkopuolisilta ei kannata jättää Yksityinen-asetuksen varaan. Jos haluat varmistaa, etteivät muut voi lukea yksityisiksi merkitsemiäsi kohteita, älä anna muille lukuoikeuksia Kalenteri-, Yhteystiedot- tai Tehtävät-kansioihin. Henkilö, jolla on kansioidesi lukuoikeus, voi tarkastella yksityisten kohteiden tietoja ohjelmallisin keinoin tai toisten sähköpostisovellusten avulla. Yksityinen-asetusta kannattaa käyttää vain silloin, kun jaat kansioita luotettavien henkilöiden kanssa.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Kaikissa uusissa luomissasi kokouksissa    

    • Valitse Työkalut-valikosta Asetukset.

    • Jos haluat, että muistutus on automaattisesti käytössä tai pois käytöstä uusissa kokouksissa, valitse Oletusmuistutus-valintaruutu tai poista sen valinta.

    • Jos valitset valintaruudun, anna kokousta edeltävä aikamäärä, jolloin haluat saada muistutuksen näkyviin.

  • Olemassa olevat kokoukset    

    • Avaa kokous tai sarja, jos kyseessä on toistuva kokous.

    • Jos haluat ottaa muistutuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Ei mitään tai muistutusaika luettelosta.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×