Kohteiden arkistoiminen manuaalisesti

Kohteiden arkistoiminen manuaalisesti

Outlook-postilaatikon koko on rajallinen, mutta sähköpostiviestien saapuminen ei lakkaa rajallisuudesta huolimatta. Voit estää postilaatikon täyttymisen siirtämällä vanhoja säilytettäviä kohteita arkistoon, eli erilliseen Outlook-datatiedostoon (.pst), jonka voit tarvittaessa avata Outlookissa.

Huomautus: Arkistoi-komento ja -ominaisuus ei esiinny minkään Outlook-profiilin tilin yhteydessä, jos Exchange Server -tili sisältyy profiiliin ja organisaatiossa käytetään Microsoft Exchange Serverin online-arkistoa. Verkonvalvoja voi myös poistaa tämän ominaisuuden käytöstä.

Outlook käyttää kohteiden säännöllisin väliajoin tapahtuvaan arkistointiin oletusarvoisesti automaattista arkistointia. Lisätietoja on artikkelissa Vanhojen kohteiden automaattinen arkistoiminen.

Voit arkistoida viestejä myös manuaalisesti milloin tahansa. Tällöin voit hallita, mitä kohteita arkistoit, minne tallennat kohteet sekä miten vanha kohteen pitää olla ennen arkistoimista.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Outlook 2013:: Valitse Tiedosto > Tiedot > Puhdistustyökalut > Arkisto.


      Arkistointi

    • Outlook 2016: Valitse Tiedosto > Tiedot > Työkalut > Puhdista vanhat kohteet

      Vanhojen kohteiden tyhjentäminen

    Vihje: Arkisto ja automaattinen arkistointi eivät ehkä ole käytettävissä, jos sähköpostiprofiilisi on yhteydessä Exchange Serveriin. On myös mahdollista, että organisaatiollasi on automaattisen arkistoinnin ohittava säilytyskäytäntö. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

  2. Valitse Arkistoi kansio ja sen alikansiot ja valitse arkistoitava kansio.

  3. Kirjoita Arkistoi vanhemmat kohteet kuin: -kohtaan päivämäärä.

    Arkisto-valintaikkuna

  4. Voit luoda useita .pst-tiedostoja, jos haluat arkistoida kansioita eri asetuksia käyttäen. Voit esimerkiksi säilyttää Lähetetyt-kansion kohteet kauemmin kuin Saapuneet-kansion kohteet.

  5. Valitse Myös kohteet, joille on valittu "Ei automaattista arkistointia" -valintaruudun valinta, jos haluat arkistoida yksittäisiä kohteita, joita ei arkistoida automaattisesti. Vaikka valitset tämän asetuksen, kohteiden arkistointi ei muutu automaattiseksi, mutta Älä arkistoi automaattisesti -asetus ei päde kyseisessä arkistossa.

  6. Valitse OK.

Automaattisen arkistoinnin käytöstä poistaminen

Jos haluat arkistoida kohteet vain halutessasi, poista automaattinen arkistointi käytöstä.

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset.

  2. Valitse Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  3. Poista Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruudun valinta.

Outlook-kohteet arkistoidaan oletusarvoisesti säännöllisin väliajoin. Jos haluat lisätietoja automaattisesti arkistoinnista, tutustu ohjeaiheeseen Kohteiden varmuuskopioiminen tai poistaminen automaattisen arkistoinnin avulla.

Voit varmuuskopioida ja arkistoida kohteita myös manuaalisesti automaattisen arkistoinnin lisäksi tai sen sijasta. Manuaalinen arkistointi tarjoaa sinulle joustavuutta, sillä voit määrittää tarkasti, mitkä kansiot arkistoon sisällytetään ja mitä arkiston Outlook-datatiedostoa (.pst) käytetään.

Voit arkistoida Outlook-kohteita manuaalisesti toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Puhdistustyökalut.

  3. Valitse Arkisto.

  4. Valitse Arkistoi kansio ja sen alikansiot -asetus ja napsauta sitten arkistoitavaa kansiota. Kaikki valitun kansion alikansiot sisällytetään tähän manuaaliseen arkistointiin.

  5. Anna Arkistoi vanhemmat kohteet kuin: -kohtaan päivämäärä.

    Arkisto-valintaikkuna

  6. Jos et halua käyttää oletustiedostoa tai -sijaintia, valitse Arkistotiedosto-kohdassa Selaa ja määritä uusi tiedosto tai sijainti. Selaa haluamasi tiedoston sijaintiin tai anna uusi tiedostonimi ja valitse sitten OK. Kohdetiedostosijainti näkyy nyt Arkistotiedosto-ruudussa.

  7. Jos haluat sisällyttää arkistointiin kohteet, jotka on saatettu merkitä poisjätettäväksi automaattisesta arkistoinnista, valitse Myös kohteet, joille on valittu "Ei automaattista arkistointia" -valintaruutu. Kun valitset tämän asetuksen, kohteiden poissulkemista ei kumota pysyvästi, mutta niiden Ei automaattista arkistointia -asetus jätetään kuitenkin huomiotta tässä arkistossa.

Automaattisen arkistoinnin käytöstä poistaminen

Jos haluat arkistoida vain manuaalisesti, sinun on poistettava automaattinen arkistointi käytöstä. Toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Lisäasetukset-välilehden Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  4. Poista Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruudun valinta.

Oletusarvoisesti käytössä oleva automaattinen arkistointi siirtää vanhat kohteet automaattisesti arkistoon määritetyin väliajoin. Voit kuitenkin myös manuaalisesti varmuuskopioida ja arkistoida kohteita määrittämääsi paikkaan.

Huomautus: Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelman automaattisen arkistoinnin asetuksia voi muuttaa. Manuaalisen varmuuskopioinnin sijaan voi käyttää automaattista arkistointia. Lisätietoja aiheesta on kohdassa Kohteiden varmuuskopioiminen ja poistaminen automaattisen arkistoinnin avulla.

  1. Valitse Tiedosto-valikosta Arkistoi.

  2. Valitse Arkistoi kansio ja sen alikansiot -vaihtoehto ja kirjoita päivämäärä Arkistoi vanhemmat kohteet kuin -ruutuun.

    Arkistoidut kansiot kansioluettelossa

  3. Valitse Arkistotiedosto-luettelosta Selaa ja määritä uusi tiedosto tai kansio, jos et halua käyttää oletustiedostoa tai -kansiota.

  4. Valitse Myös kohteet, joille on valittu "Ei automaattista arkistointia" -valintaruutu, jos haluat muuttaa aiempia asetuksia tiettyjen kohteiden arkistoimatta jättämisestä. Jos valitset kohteiden manuaalisen arkistoinnin, kohteiden Ei automaattista arkistointia -asetus palautuu voimaan, jos sitä ei muuteta manuaalisesti uudelleen.

  5. Valitse OK.

Huomautus: Outlook luo automaattisesti uuden arkistotiedoston valittuun kansioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×