Kohteiden arkistoiminen manuaalisesti

Kohteiden arkistoiminen manuaalisesti

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Outlook-postilaatikon koko on rajallinen, mutta sähköpostiviestien saapuminen ei lakkaa rajallisuudesta huolimatta. Voit estää postilaatikon täyttymisen siirtämällä vanhoja säilytettäviä kohteita arkistoon, eli erilliseen Outlook-datatiedostoon (.pst), jonka voit tarvittaessa avata Outlookissa.

Huomautus: Arkistoi -komento ja -toiminto ei tule näkyviin Outlook-profiilissasi tilien Jos lisäät Exchange Server-tili ja organisaatio käyttää Microsoft Exchange Serverin Online-arkisto. Verkonvalvoja voit myös poistaa sen käytöstä.

Outlook käyttää kohteiden säännöllisin väliajoin tapahtuvaan arkistointiin oletusarvoisesti automaattista arkistointia. Lisätietoja on artikkelissa Vanhojen kohteiden automaattinen arkistoiminen.

Voit arkistoida viestejä myös manuaalisesti milloin tahansa. Tällöin voit hallita, mitä kohteita arkistoit, minne tallennat kohteet sekä miten vanha kohteen pitää olla ennen arkistoimista.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Valitse Outlook 2013:Tiedosto > tiedot > Puhdistustyökalut > arkisto.


      Arkisto

    • Outlook 2016: Valitse Tiedosto > Tiedot > Työkalut > Puhdista vanhat kohteet

      Vanhojen kohteiden tyhjentäminen

    Vihje: Arkisto ja automaattinen arkistointi eivät ehkä ole käytettävissä, jos sähköpostiprofiilisi on yhteydessä Exchange Serveriin. On myös mahdollista, että organisaatiollasi on automaattisen arkistoinnin ohittava säilytyskäytäntö. Saat lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

  2. Valitse Arkistoi kansio ja sen alikansiot ja valitse arkistoitava kansio.

  3. Kirjoita Arkistoi vanhemmat kohteet kuin: -kohtaan päivämäärä.

    Arkisto-valintaikkuna

  4. Voit luoda useita .pst-tiedostoja, jos haluat arkistoida kansioita eri asetuksia käyttäen. Voit esimerkiksi säilyttää Lähetetyt-kansion kohteet kauemmin kuin Saapuneet-kansion kohteet.

  5. Valitse Myös kohteet, joille on valittu "Ei automaattista arkistointia" -valintaruudun valinta, jos haluat arkistoida yksittäisiä kohteita, joita ei arkistoida automaattisesti. Vaikka valitset tämän asetuksen, kohteiden arkistointi ei muutu automaattiseksi, mutta Älä arkistoi automaattisesti -asetus ei päde kyseisessä arkistossa.

  6. Valitse OK.

Automaattisen arkistoinnin käytöstä poistaminen

Jos haluat arkistoida kohteet vain halutessasi, poista automaattinen arkistointi käytöstä.

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset.

  2. Valitse Automaattinen arkistointi -kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  3. Poista Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruudun valinta.

Oletusarvoisesti vanhat Outlook-kohteet arkistoidaan automaattisesti säännöllisin väliajoin. Lisätietoja automaattisen arkistoinnin, katso Käytä automaattisen arkistoinnin varmuuskopioida tai poistaa kohteita.

Voit varmuuskopioida ja arkistoida kohteita, automaattisen arkistoinnin lisäksi ja korvaavan myös manuaalisesti. Manuaalinen arkistointi tarjoaa joustavuutta ja voit määrittää kansiot, jotka sisältyvät arkistoon ja joka arkistoida Outlookin datatiedosto (.pst) on käytössä.

Outlook-kohteiden arkistoiminen manuaalisesti, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Puhdistustyökalut.

  3. Valitse Arkistoi.

  4. Valitse Arkistoi kansio ja alikansiot , ja valitse sitten kansio, jonka haluat arkistoida. Voit valita kansion alikansioiden sisältyy manuaalinen arkisto.

  5. Kirjoita Arkistoi vanhemmat kohteet kuin: -kohtaan päivämäärä.

    Arkisto-valintaikkuna

  6. Jos et halua käyttää oletusarvoisesti tiedoston tai sijainti-kohdassa Arkistotiedosto, Selaa uusi tiedosto tai sijainti. Siirry Etsi esikatseltava tiedosto tai kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten OK. Kohde-tiedostosijainti näkyy Arkistokansiot -ruudussa.

  7. Valitse sisällytettävät kohteet, jotka voi merkitä yksitellen automaattinen arkistointi ulkopuolelle myös kohteet, joille on valittu ”ei automaattista arkistointia” -valintaruutu. Tämä asetus ei poista nämä kohteet kyseisen ulkopuolelle, mutta ohittaa sen sijaan arkisto vain Älä arkistoi -valintaruutu.

Automaattisen arkistoinnin käytöstä poistaminen

Jos haluat arkistoida vain manuaalisesti, sinun on poistettava käytöstä automaattisen arkistoinnin. Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Lisäasetukset -välilehdessä Automaattinen arkistointi-kohdassa Automaattisen arkistoinnin asetukset.

  4. Poista Arkistoi automaattisesti joka n päivä -valintaruudun valinta.

Automaattisen arkistoinnin, jossa on käytössä oletusarvoisesti, siirtää vanhat kohteet automaattisesti tietyin väliajoin arkistoon. Voit kuitenkin voit manuaalisesti varmuuskopioiminen ja arkistoida kohteita käyttäjän määrittämään sijaintiin.

Huomautus: Microsoft Office Outlook 2007 automaattisen arkistoinnin asetukset ovat mukautettavissa. Sen sijaan, että varmuuskopioiminen tai arkistoida kohteita manuaalisesti, saatat huomata, että automaattisen arkistoinnin vastaa tarpeitasi. Lisätietoja on artikkelissa Käyttämällä automaattisen arkistoinnin varmuuskopioida tai poistaa kohteita.

  1. Valitse Tiedosto -valikon Arkistoi.

  2. Valitse Arkistoi kansio ja alikansiot -vaihtoehto ja määritä sitten Arkistoi vanhemmat kohteet kuinhaluamasi päivämäärä.

    Arkistoidut kansiot kansioluettelossa

  3. Valitse arkistoidut tiedostot-kohdassa Selaa uusi tiedosto tai jos et halua käyttää oletusarvoisesti-tiedoston sijainti tai sijainti.

  4. Valitse Sisällytä kohteet, joille on valittu ”ei automaattista arkistointia” -valintaruutu, jos haluat ohittaa Edellinen asetus ei ole automaattinen arkistointi joitain kohteita. Jos haluat arkistoida kohteita manuaalisesti tämän toiminnon aikana, kohteet uudelleen voidaan Älä arkistoi määrittäminen ellet manuaalisesti korvaa asetusta uudelleen tulevaisuudessa.

  5. Valitse OK.

Huomautus: Outlook luo automaattisesti toisen arkistotiedoston kohteiden määritetty sijainti ja kansio.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×