Käyttäjän tavoite: Projektin suunnittelu

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Projektin käyttäjän tavoitteen suunnittelu

Projektin suunnittelu kannattaa aloittaa ennen kuin käynnistät Microsoft Projectin.

Ensimmäisiä ajatuksia projektin tavoitteista kannattaa tallentaa muihin ohjelmiin, kuten Wordiin, Exceliin, OneNoteen tai Outlookiin.

Kun kaikki ovat vakuuttuneita ideoistasi, voit aloittaa aikataulun suunnittelun Projectin avulla.

Palaa Projektin suunnitteluun, jos haluat lukea lisää artikkeleita projektinhallinnasta.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

  • Varmista, että kyseessä on projekti    Varmista, että miettimäsi asia on oikea projekti. Projektissa on kolme ominaisuutta:

    • Se on tilapäinen ja yksilöivä    Autotehtaan suunnittelu on projekti, koska se tehdään vain kerran. Autojen valmistus tehtaalla taas on toistuva tehtäväsarja, eikä näin ollen ole projekti.

    • Siinä on selkeästi määritetyt toimitukset    Toimitukset antavat projektille tavoitteen ja tarkoituksen. Osakkeenomistajat eivät koe sijoittamista projektiin arvokkaaksi, jos toimituksia ei ole selkeästi määritelty.

    • Siinä on alku ja loppu    Ilman projektin päättymispäivämäärää osakkeenomistajat ja sijoittajat eivät pääse nauttimaan projektin lopputuloksesta ja tuotosta, jonka heidän sijoituksensa on mahdollistanut.

      Tässä on muutama esimerkki, joiden avulla voit määrittää, onko kyseessä projekti.

Toiminnot, jotka eivät ole projekteja

Selkeästi määritellyt projektit

Autojen valmistus

  • Projekti, jonka tavoitteena on ajanmukaistaa tehdas niin, että sen tehokkuus paranee.

  • Projekti, jonka tarkoituksena on löytää huoltotilat, jotka ovat lähempänä valmistuspaikkaa.

Kilpailuun liittyvien riskien vähentäminen

  • Projekti, jonka tarkoituksena on korvata suojausohjelmisto toisella.

  • Projekti, jonka tarkoituksena on palkata ammattitaitoinen riskiasiantuntija.

  • Projektin rajoitusten selvittäminen    Rajoitteet ovat tekijöitä, jotka rajoittavat projektipäällikön vaihtoehtoja projektia suunnitellessa ja hallinnoidessa. Useimmilla projekteilla on kolme rajoitusta:

    • Rajoitettu aika    Suurten toimitusten valmistumispäivämäärät määrittävät yleensä koko projektin pituuden.

    • Rajoitettu määrä henkilöitä ja muita resursseja    Projektipäälliköillä on yleensä rajoitettu määrä henkilöitä tekemässä töitä projektin parissa sekä rajoitettu budjetti.

    • Rajoitettu laajuus    Projektia rajoittaa yleensä se, kuinka paljon työryhmä voi saada aikaiseksi. Jos projektissa on liikaa toimitettavaa tai tekemistä, aikataulussa ei ole välttämättä tarpeeksi aikaa kaiken tekemiseen.

Yksi rajoitus koskee yleensä kahta muuta ja vaikuttaa yleisesti laatuun. Esimerkiksi projektin keston vähentäminen pakottaa projekti päällikköä tekemään päätöksiä projektin toimitusten suorittamiseen tarvittavien työn tekijöiden määrästä. Jos työn tekijöitä ei ole riittävästi, projektin lyhentäminen voi olla muita kompromisseja, kuten projektin laajuuden pienentäminen.

  • Osakkeenomistajien tunnistaminen aikaisessa vaiheessa    Mikään ei haittaa projektia niin paljon kuin se, että ei osata tunnistaa tärkeitä osakkeenomistajia ja kuinka heidän kanssaan kommunikoidaan. Jos et pysty tunnistamaan tärkeää osakkeenomistajaa projektin alussa, projekti saattaa hidastua tai jopa loppua tai ylittää budjetin, kun uusia tavoitteita tai toimintatapoja ehdotetaan.

Vaihe 1: Ensimmäisten ajatusten tallentaminen

Muistiinpanojen varhainen ajatustentallentaminen OneNotessa

Kirjoita muistiinpanoja OneNoteen, kun mietit projektia ja sen tavoitteita. Muistiinpanot voivat sisältää sähköposteja, linkkejä verkkosivuille, videoita tai alkuluonnoksia.

Excel-tietojen tuominen Projectiin

Joskus projektit alkavat yksinkertaisina Excel-luetteloina. Kun ne kasvavat, tuo ne Projectiin, jossa voit järjestää ja aikatauluttaa tehtäviä tehokkaammin.

Tallenna projekti muistiinpanoja missä tahansa tieto koneessa Office 365-toiminnolla

Luonnostele projektia Office 365:n avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain.

Office Onlinen käyttäminen selaimessa

Käytä Office Online -sovelluksia ilman Office 365:tä. Jos sinulla on Microsoft-tili, voit tallentaa projektin alkuideoita Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten verkkoversioihin.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Yhteydenpito osakkeenomistajien kanssa

Aikaisesta edistymisestä ilmoittaminen

Missä vaiheessa projektinsuunnittelua oletkin, hyvin muodostettu raportti auttaa lisäämään osakkeenomistajien luottamusta projektin toimituksiin.

Verkkokokoukseen liittyminen

Jos osakkeenomistajat eivät pääse paikalle, pidä heihin yhteyttä online-kokousten avulla. Jaa PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistiinpanoja, jotta voit keskustella alkuvaiheen projektisuunnitelmista. Käyttäjät voivat osallistua Microsoft teams online-koko ukseen heidän toimistossaan, tien päällä tai mobiililaitteella.

Keskus Tele projekti tiimin jäsenen kanssa

Kun työskentelet projektin aika taulun parissa, voit keskustella heidän kanssaan verkossa teamsin avulla.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Projektin aloittaminen

Kopioi ja liitä Wordista, Outlookista tai PowerPointista Projectiin

Kopioi tehtävä luettelo Wordissa, Outlookissa tai PowerPointissa ja liitä se Projectiin, jotta voit aloittaa aika taulun nopeasti. Project säilyttää jäsennys rakenteen ja muotoilun (vain Project 2013 ja sitä uudemmat versiot).

Uuden projektin luominen toisesta projektista tai mallista

Luo uusi projekti sellaisen mallin pohjalta, jossa on valmiina samankaltaisen projektin tehtäviä. Alan asiantuntijat ovat luoneet monet näistä projekteista, jotta pääsisit alkuun mahdollisimman nopeasti.

Excel-tietojen tuominen Projectiin

Siirrä Excelissä aloitettu tehtäväluettelo Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana.

SharePoint-tehtäväluettelon tuominen alkuvaiheen projektina

Projektit alkavat toisinaan SharePointin tehtävä luetteloiksi jaettavaksi henkilöille, joilla ei ole Projectia. Kun tehtäväluettelo kasvaa tietyn koon yli, siirrä se Projectiin ja jatka sen työstämistä siellä.

Projektinhallintatavoite: Uuden projektin aikataulun luominen

Kun olet käynnistänyt projektin Projectissa, voit alkaa lisätä tehtäviä, lajitella niitä, linkittää niitä yhteen, lisätä henkilöitä ja niin edelleen.

Palaa Projektin suunnitteluun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×