Käytä Outlook-kokousten Aikatauluavustaja ja kokoushuoneiden hakutoiminto

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Jos käytät Office 365: ssä tai Microsoft Exchange-tilin Outlookiin, voit Aikatauluavustaja ja kokoushuoneiden hakutoiminto avulla ajoittaa kokoukset.

Aikatauluavustajan käyttäminen

  1. Valitse Saapuneet-kansionUudet kohteet > kokous tai valitse kalenterissaUusi kokous. Näppäinyhdistelmällä Ctrl + Vaihto + Q avulla voit myös luoda uusi kokouspyyntö.

  2. Lisää osallistujia Vastaanottaja -ruutuun.

  3. Kirjoita Aihe -ruutuun kokouksen tai tapahtuman kuvaus.

  4. Valitse valintanauhasta ajoitustoiminnon . Näet jokaisen vastaanottajan Vastaanottaja-ruutuun kirjoittamasi rivin. Jos haluat lisätä muita osallistujia, voit kirjoittaa heidän nimensä minkä tahansa tyhjä rivi-Aikatauluavustaja.

  5. Ajankohdat, jolloin osallistujat ovat varattuja näkyvät tummansinisinä. Osallistujat on alustava tapaamisen kertaa näkyvät Vaalea sininen hajautettujen lohko ja oman osallistujien työajan ulkopuoliset ajat näkyvät vaaleanharmaa. Valitse käytettävissä olevat aika kaikki osallistujat.

  6. Voit valita parhaan mahdollisen ajan kaikki osallistujat käyttämällä Kokoushuoneiden hakutoiminto oikeanpuoleisessa sarakkeessa. Näet osallistujat ristiriitoja kellonajan.

Käytä kokoushuoneiden hakutoiminto

  1. Uuden kokouksen, valitse valintanauhassa Aikatauluavustaja -painiketta.

  2. Valitse ryhmät käyttämällä Näytä ryhmän luettelon avattavan luettelon. Näihin luetteloihin on määritetty Microsoft Exchange- tai Office 365: ssä järjestelmänvalvoja. 

    Neuvotteluhuoneiden käytettävissä kokouksen kokoushuoneiden hakutoiminto avulla.

  3. Valitse käytettävissä oleva huone Lisää huone Aikatauluavustaja ja vastaanottajaksi kokoukseen.

  4. Ehdotetut ajat -ruutu määrittää löydät parhaan mahdollisen ajan kokoukselle, joka on määritetty aika, jolloin useimmat osallistujat ovat käytettävissä. Parhaan kokousajan näkyy ruudun yläreunassa. Valitse jokin Ehdotetut ajat, napsauttamalla sitä kerran Ehdotetut ajat -ruutu. Valitse vapaa/varattu-ruudukko voidaan valita myös manuaalisesti.

    Ehdotetut ajat-valitsin avulla voit tarkistaa, milloin osallistujat ovat käytettävissä.

    1. Jos haluat muuttaa kokouksen toistuvaksi, valitse kokous -valikossa asetukset -ryhmästä Toistuva tapahtumaja valitse toistumiskaava.

      Kun lisäät toistumiskaava kokouspyynnön, kokous -valikossa muuttuu Toistuva kokous.

  5. Kun olet valmis määrittäminen kokouksen, valitse Lähetä.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×