Käytä mallia Access kohteiden seuranta

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Käytä Access-kohteiden seuranta malli seurantaan, tietokoneiden, toimistotarvikkeita tai muu, jotka omistan tai henkilöt ylläpidetyt. Tämän version Suositut Access-mallin avulla voit hakea Kalustokohteen tiedot, Näytä tai Piilota sarakkeet, voit lähettää sähköpostiviestejä ja katsella resurssi omistajat osoitteet.

Haluatko videosta tietoja tämän mallin avulla? Lue artikkeli työpöytäkohteiden seuranta malli tietokannan käyttöä.

Huomautus: Kohteiden seuranta-tietokantamallin on päivitetty viimeksi muutaman vuoden aikana. Nämä ohjeet viitata ladattavissa mallin uusimman version. Seuraavia ohjeita eivät vastaa mitä näet, jos käytät todennäköisesti mallin vanhempi versio.

Käytön aloittaminen

Tässä artikkelissa kerrotaan kohteiden seuranta-malli, jossa käytetään perustoimintoja.

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

  • Kun avaat tietokannan, Access näyttää Tervetuloa-lomakkeen. Jos haluat estää tämän lomakkeen näyttäminen seuraavan kerran avaat tietokannan, poista Näytä Tervetuloa tietokannan avaamisen yhteydessä -valintaruudun valinta.

    Sulje Tervetuloa lomake Voit aloittaa tietokannan käyttämisen.

  • Varmista, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, sanomapalkissa, valitse Ota tämä sisältö käyttöön.

    Lisätietoja tietokannan sisällön ottaminen käyttöön on artikkelissa tietokannan luottaminen.

Näytä tai piilota käytöstä poistetut kohteet

Käytöstä poistetut kohteet ovat kohteita, jotka on poistettu käytöstä päivämäärän tai nykyisen päivämäärän ennen. Resurssien saattaa muuttuvat poistettu käytöstä, kun ne ovat vanhentuneet, rikkoutuneen tai muuten käyttämättömät. Voit näyttää tai piilottaa kohteiden luettelon lomakkeen käytöstä poistetut kohteet.

  • Valitse Resurssi luettelolomakkeen tai poista Näytä poistettu käytöstä -valintaruutu.

Sijoituksen tai yhteystiedon etsiminen

Pikahaku -ruudun avulla voit etsiä nopeasti omaisuuden Kalustoluettelo -lomakkeen ja yhteyshenkilön Yhteystietoluettelo -lomakkeeseen.

  • Pikahaku -ruutuun haluamasi teksti ja paina sitten ENTER-näppäintä.

    Accessin suodattaa luettelon näyttämään vain tietueeseen, joka sisältää etsittävän tekstin. Palaa täydellinen luettelo valitsemalla Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X olevaa hakuruutua.)

Luettelon kohteiden suodattaminen

Kohdeluettelo -lomakkeen luettelon kohteiden suodattaminen ja tallentaminen myöhempää käyttöä varten tuttuja suodattimet.

  1. Suodattimien lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Valitse Suodattimen tietolomake suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.

  4. Tallennetun suodattimen Suodattimen Suosikit -ruudun avulla, tai valitse Poista suodatin (Tyhjennä suodatin) .

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Kohdeluettelo -lomake ja Yhteystietoluettelo -lomake-kenttiä (sarakkeita) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kentät, jotka ovat näkyvissä:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkuna, jonka haluat näyttää kunkin sarakkeen vieressä oleva valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Näytä resurssi tai yhteyshenkilön tiedot

Kalustokohteen tiedot -lomake- ja Yhteystiedot -lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja kohteen. Kalustokohteen tiedot - tai Yhteystiedot -lomakkeen näyttäminen:

  • Kohteiden luettelon lomakkeen tai Yhteystietoluettelo -lomake Valitse Avaa , jota haluat tarkastella kohteen vieressä.

Kuvan lisääminen

Kalustokohteen tiedot -lomake-ja Yhteystiedot -lomakkeen voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.

  • Valitse kuvakehys Kalustokohteen tiedot -lomakkeen, Lisää tai poista liitteet.

    Valitse Yhteystiedot -lomakkeen kuvakehys, Muokkaa kuvaa.

  • Valitse liitteet -valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse tiedosto -valintaikkunassa Selaa tiedoston sisältävä kansio.

  • Valitse tiedosto, johon haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse liitteet -valintaikkunassa OK.

Huomautus: Voit liittää useita tiedostoja kunkin kohteen, kuten eri tiedostotyyppien, kuten asiakirjat ja laskentataulukoita.

Microsoft Outlookin yhteystietojen lisääminen

Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä yhteystietoja tai resurssi omistajat kyseisestä ohjelmasta eikä sinun tarvitse kirjoittaa tiedot uudelleen.

  1. Valitse Yhteystietoluettelo -lomake valitsemalla Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Näyttää yhteystiedon osoitteen kartalla

Valitse Ota tiedot -lomake, jos olet syöttänyt katuosoitteen yhteyshenkilön, voit näyttää kartan kyseiseen sijaintiin:

  • Valitse Yhdistä tämä osoite.

Näytä raportit

Kohteiden seuranta sisältää useita raportteja, esimerkiksi Kaikki varatKalustokohteen tiedot, Kalusto poistettu käytöstä, Yhteystieto-osoitteistonja lisää. Voit näyttää raportin seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Raportit, haluat näyttää raportissa.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin luominen.

Kohteiden seuranta-tietokannan muokkaaminen

Voit mukauttaa kohteiden seuranta-tietokannan uuden kentän lisääminen kalusto-taulukon ja lisäämällä sitten kentän Kohteiden luettelo -lomake, Kalustokohteen tiedot -lomake ja Kalustokohteen tiedot -raportti.

Kalusto-taulukon kentän lisääminen

  1. Sulje kaikki avoimet välilehdet.

  2. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa kalusto -taulukkoa.

  3. Vieritä oikealle kunnes näet Lisää uusi kenttäsaraketta. Kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita sitten kentän nimeä.

Tietojen syöttäminen-sarakkeen ensimmäistä kertaa Access asettaa tietotyypin puolestasi.

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen sitten lomakkeeseen tai raporttiin.

  1. Napsauta lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

  3. Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×