Johdanto tiedostojen hallintaan

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tiedostojen hallinta keskitytään tallentamista ja järjestämistä tukemaan aktiivinen keskeneräisten, mukaan lukien sisällön luominen ja jakaminen organisaation asiakirjat. Kun organisaatiot ei ole kaikenlaista muodollinen tiedostojen hallintajärjestelmän paikassa, sisältö on usein luodaan ja tallennetaan ajoittaisia tiedostoresurssit ja yksittäisiä kiintolevyaseman levyasemien ei-hallitun ja hajautetun tavalla. Tämä on vaikea työntekijät voivat löytää, jakaa ja tehdä yhteistyötä tehokkaasti sisällön. Tämä myös vaikeuttaa organisaatiot voivat käyttää tärkeiden yritystietojen ja tietoja sisällön.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 tukee organisaation asiakirjan hallinnan tarpeita antamalla asiakirjan laajan joukon hallintatoiminnot, joiden avulla seuraavasti:

  • tallentaa, järjestää ja etsiä tiedostoja

  • taata tiedostojen yhdenmukaisuuden

  • hallita tiedostojen metatietoja

  • suojata tiedostot luvattomalta käytöltä

  • taata yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit (työnkulut) tiedostojen käsittelyssä.

Huomautus: Tässä artikkelissa viittaa luotu Adventure Works-kuvitteellinen yritys, joka valmistaa Polkupyörät, polkupyörän osat ja bicycling apuohjelmat Esimerkki SharePoint-sivustoon.

Esimerkiksi Adventure Works, joka tuottaa asiakkaalle suunnatussa julkaisuja, kuten käyttöoppaat ja tuotteen määrityksen taulukoiden teknisten ryhmä käyttää paljon asiakirjaa hallintaominaisuudet Office SharePoint Server 2007. Ryhmän tallentaa kaikki sisältö, jonka se luo sivusto, joka on luotu Tiedostokeskus-sivustomallista. Niiden Asiakirjakeskussivusto ryhmän jäsenet käyttää pää-ja aliversiot seuraamaan tiedostojen versioita – kehittäminen. Ne myös varmistaa, että työryhmän jäsenet eivät vahingossa korvaa toisen käyttäjän työ käyttämällä pakollinen tiedostojen uloskuittaus.

Tallentaa ja järjestää tiedostoja tiedostokeskussivusto

Office SharePoint Server 2007 kuuluva asiakirjakeskussivustomalli voidaan luoda sivustoja, jotka on tarkoitettu luominen, käyttäminen ja tallentaminen paljon tiedostoja. Sivustot, jotka on luotu Tiedostokeskus-sivustomallista on erilaisia asiakirjaa hallintaominaisuudet, kuten pakollinen tiedostojen uloskuittaus ja isot ja pienet tiedostojen versiotiedot, jotka ovat oletusarvoisesti käytössä. Pakollinen tiedostojen uloskuittaus auttaa estämään uloskuittaamista edellytetään päälle muutoksia, koska vain yksi käyttäjä voi muuttaa tiedoston tiettynä hetkenä. Versiotietojen avulla voit seurata muutoksia asiakirjoihin ja sen avulla voit hallita sisältöä, kun se muutetaan. Versiotiedot on hyötyä, kun useiden käyttäjien muokkaaminen yhdessä projektien tai tiedot menee läpi useita kehittäminen ja tarkista.

Tiedostojen hallinta johdonmukaisesti sisältötyyppien avulla

Sisältötyypin on ryhmä asetuksia, jotka kuvaavat tietyn tyyppistä sisältöä jaettuun toimintamalleja. Sisältötyyppien avulla organisaatiot voivat järjestää, hallita ja käsitellä koko sivustokokoelman sisältöä yhdenmukaisesti. Voit määrittää sisältötyypin mistäkin asiakirjan tai tietoja tuotteen organisaation luoma varmistaa, että nämä erityyppisiä tiedostoja käsittelyasetusten yhtenäinen.

Adventure Worksin luotu kaksi sisältötyypit teknisten osastoon kutsutaan esimerkiksi käyttöoppaassa ja tuotteen määrityksen. Kun työryhmän jäsenet siirtyvät Asiakirjakeskus uuden asiakirjan luominen, eri sisältö näkyy vaihtoehtona tiedostokirjaston Uusi -painikkeen. Kunkin sisältötyypin määrittää oma mallin niin, että kaikki käyttöoppaat ja tuotteen määritykset jakaminen yleinen tiedostomuoto. Kunkin sisältötyypin määrittää myös omia mukautettuja sarakkeita niin, että kaikki käyttöoppaat sisältää esimerkiksi siitä, mitä mallien oppaat koske metatiedot. Kunkin sisältötyyppi sisältää myös omassa työnkulut siten, että ryhmän on varma, joka käyttöoppaassa noudattaa saman palaute ja hyväksyntä prosessit. Ja tuotteen määritykset sisältyvät eri sisältötyypin, koska tiedostot noudattamalla eri prosessit ja olla sarakkeita, jotka edellyttävät erilaisia metatiedot.

Asiakirjaominaisuuksien hallinta

Ensisijainen tapa, jotka muut käyttäjät löytävät tietoja, jotka on tallennettu sivustoon tai tiedostojen hallintajärjestelmän on selaamalla tai haulla metatietojen (asiakirjan ominaisuudet), jotka on tallennettu sekä tiedostoja. Kuitenkin usein organisaatioissa työntekijät eivät tule Lisää tai Päivitä asiakirjan ominaisuudet tiedostojen niiden tallentamisen aika.

Ohjelmat ja käytettävissä 2007 Microsoft Office System palvelimien helpommin luominen ja päivittäminen asiakirjat-metatiedot. Kun avaat tai muokata Office SharePoint Server 20072007 Office -versio työpöydän ohjelmassa, kuten Word, Excel tai PowerPoint-sivustoon tallennetun asiakirjan voit muokata asiakirjan tietoruudun, joka näkyy tiedoston yläosassa kyseisen asiakirjan ominaisuudet. Jos mukautettuja sarakkeita on lisätty kyseisen asiakirjan sisällön tyypin tai kirjastoon, johon asiakirja on tallennettu, sarakkeen nämä arvot näkyvät asiakirjan tietoruudun ominaisuuskentät. Integroimalla asiakirjan ominaisuus muokkaaminen kokemus muokkaaminen mobiilikäyttöä 2007 Office -versio ohjelmat sisältöä helposti organisaatiot voivat parantamiseen sisältönsä metatiedot.

Asiakirjan tietoruutu

Lisäksi organisaatiot voivat käyttää Microsoft Office InfoPath 2007 voit luoda mukautetun asiakirjan tietoruudun, he voivat lisätä sitten tietyn sisältötyyppeihin.

Tiedostojen suojaaminen

Office SharePoint Server 2007 on myös organisaatiot voivat auttaa suojaamaan tiedostot, jotka on tallennettu SharePoint-sivuston luvattomalta käytöltä tai käyttää useilla eri tavoilla. Organisaatioiden käyttää sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) koko asiakirjakirjaston suojaaminen koko joukon asiakirjoja. Sisältöoikeuksien hallinnan avulla voit rajoittaa toimintoja, jotka käyttäjät voivat tehdä SharePoint-luetteloista ja kirjastoista ladattavia tiedostoja. Sisältöoikeuksien hallinta salaa ladattavat tiedostot ja rajoittaa olevat käyttäjät ja ohjelmat, jotka voivat salaus. Sisältöoikeuksien hallinta rajoittaa myös käyttäjät, jotka voivat lukea tiedostoja, niin, että ne et voi käyttää toimintoja, kuten tiedostojen tulostamiseen tai tekstin kopioiminen ne oikeudet. Sisältöoikeuksien hallinta auttaa voidaan valvoa yrityksen käytäntöjä, jotka ohjaavat ohjausobjekti ja luottamuksellisten tietojen jakamista organisaatiossa.

Office SharePoint Server 2007 avulla voit suojata muita tiedostoja. Jos haluat estää käyttäjiä lukemasta luonnokset asiakirjojen käynnissä, voit määrittää pää-ja aliversiot sisältävä tiedostokirjasto ja määritä käyttäjäryhmät, jotka käyttäjät voivat lukea aliversiot (luonnokset). Luonnokset ovat tiedostojen tai luettelokohteiden, joka ei ole vielä hyväksytty kuin pää aliversioita. Jos määrität kyseisen kirjaston kohteilta sisällön hyväksyntä, valitse luonnokset ei julkaista kuin pääversioiden kunnes henkilö, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet hyväksyy asiakirjan julkaisun pää luonnoksena.

Toinen tapa voidaan suojata asiakirjat on määrittämällä käyttöoikeudet yksittäisissä kansioissa, luettelokohteita ja tiedostoja. Jos tiedostokirjastossa, johon haluat rajoittaa on vain yksi tai kaksi tiedostoja, voit muokata käyttöoikeuksia haluat muuttaa, kenellä on oikeus tarkastella tai muokata niitä yksittäisiä kohteita.

Asiakirjaan liittyvät prosessit työnkulkujen hallinta

Yleisten asiakirjaan liittyvistä liiketoimintaprosessien tukemaan Office SharePoint Server 2007 on valmiit työnkulut, joita organisaatiot voivat käyttää tehtäviä, kuten asiakirjan tarkastelu ja hyväksyntä allekirjoitus sivustokokoelman. Työnkulku on määritetty automaattinen liikkuvuuden tiedostojen tai kohteiden toiminnot tai liiketoimintaprosessien liittyviä tehtäviä. Työnkulut asiakirjaan liittyvistä liiketoimintaprosessien hallinnassa tehokkaammin, koska ne automaattisesti seurata ja hallita yhdistävää nämä prosessit tehtäviä.

Esimerkiksi teknisten ryhmän Adventure Works-palvelussa on laaja palautteen kerääminen-työnkulun käyttäminen. Sen sijaan, että lähettäminen tarkistajalle, on voi aloittaa työnkulun nykyisen asiakirjan suoraan Office Word 2007. Työnkulun kestää varoen hallintaa prosessi, esimerkiksi lähettää ilmoituksen tarkistajalle ja tehtävien luominen niiden näiden tehtävien tilan seuranta. Tarkistajat voivat tehdä projektitehtävien Word 2007 tai Microsoft Office Outlook 2007.

Lisäksi Microsoft Office SharePoint Designer 2007 tai Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation avulla organisaatiot voit kehittää ja ottaa käyttöön mukautettuja työnkulkuja, hallita liiketoimintaprosesseja, jotka ovat yksilöllisiä niiden organisaatioissa.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×