Office
Kirjaudu sisään

Johdanto luetteloiden käyttämiseen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Luettelo on kokoelma tietoja, jotka jaetaan työryhmän kesken. Voit esimerkiksi luoda tapahtuman ilmoittautumislomakkeen tai seurata työryhmän tapahtumia kalenterissa.

Yleiskatsaus

Kun käyttäjä luo Microsoft Windows SharePoint Services -sivuston, ohjelma luo käyttäjälle useita luettelotyyppejä. Oletusluetteloita ovat esimerkiksi keskustelualueet ja kalenteriluettelot.

Nämä luettelot voi mukauttaa ja niihin voi lisätä kohteita. Voit myös luoda uusia luetteloita valmiiden luettelomallien pohjalta sekä luoda mukautettuja luetteloita, joissa on valitsemasi asetukset ja sarakkeet.

Luetteloita voi tarkastella useilla eri tavoilla. Voit esimerkiksi käyttää yhtä sivua kaikkien tehtävien yleisnäkymänä ja määrittää toiselle sivulle tehtävät, joiden määräpäivä on tänään. Luettelokohteet voi myös järjestää kansioihin. Voit esimerkiksi tarkastella kalenterin ajankohtaisia tapahtumia kotisivulla ja luoda toiselle sivulle seinäkalenteria muistuttavan visuaalisen näkymän.  

Esimerkiksi laskentataulukossa voi olla tietoja, joita on tarkoitus käyttää Windows SharePoint Services 3.0 -sivuston luettelossa. Tuomalla laskentataulukon voit luoda uuden luettelon, jossa sarakkeet ja tiedot ovat mukana.

Jos Microsoft Office Access 2007 tai muita Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivia tietokantaohjelmia on asennettuna ja selain tukee ActiveX-komponentteja, voit integroida luetteloiden tiedot tietokantatyökaluihin, joita ovat esimerkiksi kyselyt, liitokset ja raportit.

Luetteloiden voidaan näyttää myös WWW-osien sivuston sivuilla. Verkko-osat ovat kaavioiden rakennusosia Web-sivuston ja niiden avulla voidaan lisätä kohteita luettelosta suoraan Web-osa-sivun. Voit myös avata luettelon suoraan ja käyttää sitä. Esimerkiksi oletusarvon ilmoitukset -luettelo näkyy uuden kotisivun verkko-osan, mutta voit myös napsauttaa avata ja käsitellä sitä omalla sivullaan luettelon nimi.

Tässä on joitakin esimerkkejä siitä, kuinka luetteloita voi käyttää apuna ryhmän tietojen hallinnassa:

  • Versioiden seuranta ja tarkat historiatiedot     Luettelokohteiden versiot voi asettaa seurantaan, jolloin saat eri versioiden muuttuneet kohteet sekä luettelokohteita muuttaneet henkilöt tarvittaessa näkyviin. Kohteen aiemman version voi tarvittaessa palauttaa, jos uudempiin versioihin tulee virheitä. Luettelon historian seuraaminen on tärkeää etenkin, jos luettelon kehittymistä täytyy pystyä seuraamaan organisaatiossa.

    Luettelon versiohistoria

  • Hyväksynnän vaatiminen    Voit määrittää, että luettelokohde täytyy hyväksyä, ennen kuin muut voivat tarkastella sitä. Kohde jää odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksyntäoikeudet, joko hyväksyy tai hylkää kohteen. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella luetteloa ennen sen hyväksymistä.

  • Sähköpostin integroiminen luetteloon    Jos sivusto on määritetty vastaanottamaan tai lähettämään sähköpostia, luetteloissa voi hyödyntää sähköpostitoimintoja. Kalenterit ja tietyt muut luettelot voi määrittää siten, että muut voivat lisätä niihin sisältöä sähköpostitse. Esimerkiksi tehtäväluettelot voi puolestaan määrittää lähettämään sähköpostia tietyille henkilöille aina, kun heille määritetään kohteita. Muutkin luettelotyypit voidaan mukauttaa vastaanottamaan sähköpostia, jos organisaation tarpeet sitä edellyttävät.

  • Käyttöoikeuksien mukauttaminen    Voit määrittää, voivatko luetteloiden käyttöön osallistuvat henkilöt lukea ja muokata vain luomiaan kohteita vai kaikkia luettelon kohteita. Henkilöt, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, voivat lukea ja muokata kaikkia luettelokohteita. Voit käyttää yksittäisissä luettelokohteissa myös käyttöoikeustasoja, jos kohde esimerkiksi sisältää luottamuksellisia tietoja.

  • Näkymien luominen ja hallinta    Ryhmäsi voi luoda samasta luettelosta erilaisia näkymiä. Varsinaisen luettelon sisältö ei muutu, mutta kohteet järjestetään tai suodatetaan siten, että luettelon käyttäjät löytävät tärkeimmät ja kiinnostavimmat tiedot omien tarpeidensa mukaan.

  • Kaavojen ja laskettujen arvojen käyttäminen    Kaavojen ja laskettujen arvojen avulla voit luoda tietoja luettelon sarakkeisiin dynaamisesti. Operaatiot voivat käsitellä yhden tai usean sarakkeen tietoja sekä järjestelmän funktioita (kuten [today]) nykyisen päivämäärän ilmaisemiseksi. Voit esimerkiksi määrittää oletusmääräpäivän, joka on seitsemän päivää nykyisestä päivämäärästä.

  • Pysyminen muutosten tasalla    Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmiston luetteloissa ja näkymissä käytetään RSS-tekniikkaa, joten työryhmän jäsenet saavat päivitykset tarvittaessa automaattisesti. RSS-tekniikan ansiosta uutisten ja muiden tietojen päivityksiä voi vastaanottaa ja tarkastella RSS-syötteiden muodossa keskitetyssä sijainnissa. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia, jotka ilmoittavat luetteloon tehtävistä muutoksista ja luetteloihin lisätyistä kohteista. Ilmoitukset ovat käteviä, kun tärkeisiin kohteisiin tulevat muutokset halutaan pitää jatkuvassa valvonnassa.

  • Luettelon tietojen jakaminen tietokantaohjelmalla    Jos Microsoft Office Access 2007 tai muu Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva tietokantaohjelma on asennettuna, voit viedä tietoja sivustosta sekä tuoda tietoja sivustoon sekä muodostaa linkin tietokannan taulukosta SharePoint-luetteloon. Kun käsittelet luettelon tietoja tietokannassa, voit analysoida niitä samalla tavalla kuin mitä tahansa tietoja – esimerkiksi kyselyiden, liitosten ja raporttien avulla.

    • Käytä luetteloita yhtenäisyyden parantaminen eri sivustoissa    Jos ryhmä käyttää erityyppisiä luetteloita, voit lisätä yhdenmukaisuuden useiden luetteloiden sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja malleja. Seuraavien ominaisuuksien avulla voit käyttää tehokas tapa luettelorakenteen ja asetukset. Voit esimerkiksi luoda sisältötyypin asiakkaan palvelun ongelman, joka määrittää tietyt sarakkeet (kuten Asiakaskontaktit) ja liiketoimintaprosessien sisältötyypin. Toinen esimerkki luodaan, joka sisältää avattavan luettelon kaikista osastot osastojen nimiä sivustosarake. Voit käyttää useita luetteloita, varmista, että nimet näkyvät aina samalla tavalla kuin kunkin luettelon sarakkeen.

      Lisätietoja sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja Luettelomallit on Katso myös -osan linkeissä.

  • Luettelokohteiden käsitteleminen sähköpostiohjelmassa    Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivan sähköpostiohjelman avulla voit ottaa tärkeät luettelotiedot tarvittaessa mukaan. Esimerkiksi Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksessa voit tarkastella ja päivittää sivustosi tehtäviä, yhteystietoja ja keskustelualueita.

Käytettävän luettelon tyyppi vaihtelee sen mukaan, minkälaisia tietoja ollaan jakamassa:

  • Ilmoitukset    Ilmoitukset-luettelon avulla voi jakaa uutisia ja tilannetietoja sekä lähettää muistutuksia. Ilmoitukset-luettelo tukee monipuolista muotoilua, jossa käytetään kuvia, hyperlinkkejä ja muotoiltua tekstiä.

  • Yhteystiedot    Yhteystietoluettelon avulla voit tallentaa tietoja käyttäjät tai ryhmät, joiden kanssa teet yhteistyötä. Jos käytät sähköposti tai Ota hallinta-ohjelmaan, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services 3.0, voit tarkastella ja päivittää yhteystietosi toisessa ohjelmassa SharePoint-sivustosta. Voit esimerkiksi päivittää kaikki organisaation toimittajat Office Outlook 2007-luettelo. Yhteystietoluettelo ei todellisuudessa hallitse sivuston jäseniä, mutta sen avulla voidaan tallentaa ja jakaa yhteystietoja organisaation, kuten alihankkijoiden luetteloa.

  • Keskustelupalstat    Keskustelualueen avulla voit antaa tallentamaan ja tallentaa ryhmän keskusteluita keskitetyn paikan, joka muistuttaa uutisryhmien muodossa. Jos järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön vastaanottamaan sähköpostia sivuston luetteloiden, keskustelupalstat voit tallentaa keskusteluja yleisimmät sähköpostiviestin ohjelmista. Voit esimerkiksi luoda keskustelualueen organisaation uuden tuotteen julkaisua varten. Jos käytössäsi on jokin sähköpostiohjelma, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services 3.0, voit tarkastella ja päivittää keskusteluryhmän työskennellessäsi toisessa ohjelmassa.

  • Linkit    Määritä linkkiluettelon keskitetysti linkkejä verkossa, yrityksen intranetiin ja muita resursseja. Voit esimerkiksi luoda luettelon linkeistä asiakkaidesi sivustoihin.

  • Kalenteri    Voit käyttää kalenteria kaikkien ryhmän tapahtumien tai tietyissä tilanteissa, kuten yrityksen lomapäiviä. Kalenteri on pöytäpuhelimella tai seinän kalenteri-ryhmän tapahtumista, kuten kokouksia, vapaa-ajan tapahtumia ja koko päivän tapahtumat kaltaisia visuaalisia näkymiä. Voit myös seurata työryhmän välitavoitteita, kuten määräpäiviä tai tuotteen release päivämäärät, jotka eivät liity tietyn ajanjakson. Jos käytät sähköposti- tai ohjelma, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services 3.0, voit tarkastella ja päivittää SharePoint-sivuston kalenterin työskennellessäsi toisessa ohjelmassa. Esimerkiksi voit verrata ja Päivitä SharePoint-sivuston kanssa kalenterin päivämäärät Office Outlook 2007 kalenterista tarkastelemalla molempia kalentereita rinnakkain tai päällekkäin- Office Outlook 2007.

  • Tehtävät    Tehtäväluettelon avulla voit seurata projekteja ja ryhmän tehtävät muiden tapahtumien tiedot. Voit voit määrittää tehtäviä henkilöille, sekä seurata tila sekä valmistumisprosentti tehtävän valmistumisen. Jos käytössäsi on jokin sähköposti- tai hallinta-ohjelma, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services 3.0, voit tarkastella ja päivittää tehtäväsi toisessa ohjelmassa SharePoint-sivustosta. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon organisaation budjetin prosessin ja tarkastelemalla ja päivität sen Office Outlook 2007 sekä muiden tehtävien.

  • Projektitehtävät    Voit tallentaa tietoja, jotka on samanlainen kuin tehtäväluettelon, mutta antaa myös tilanneilmaisimet visual tai Gantt-näkymä, käyttämällä projektitehtäväluettelon. Voit seurata tila sekä valmistumisprosentti tehtävän valmistumisen. Jos käytössäsi on jokin sähköposti- tai hallinta-ohjelma, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services 3.0, voit tarkastella ja päivittää projektitehtävät toisessa ohjelmassa SharePoint-sivustosta. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon SharePoint-sivuston, määrittää työn kirjoittaa opas. Valitse organisaation edistymistä voi seurata Office Outlook 2007kohteesta.

  • Seuranta    Seurantaluettelon avulla voi tallentaa tietoja tietyistä ongelmista, esimerkiksi tukikysymyksistä, ja seurata niiden edistymistä. Voit määrittää ongelmia, luokitella niitä ja yhdistää toisiinsa liittyviä ongelmia. Voit esimerkiksi luoda seurantaluettelon asiakaspalvelun ongelmien ja ratkaisujen hallintaan. Voit myös kommentoida ongelmia niitä muokatessasi ja luoda kommenttihistorian muuttamatta alkuperäistä ongelman kuvausta. Esimerkiksi asiakaspalvelun edustaja voi kirjata ongelmanratkaisun kunkin vaiheen ja tulokset.

  • Kyselyn    Voit kerätä ja koostaa palautetta, kuten työntekijä-tyytyväisyyttä kyselyn tai testi, käytä kyselyn. Voit suunnitella kysymykset ja vastaukset monella eri tavalla ja yleiskatsaus palautetta. Jos sinulla on laskentataulukon tai tietokannan ohjelma asennettuna yhteensopiva Windows SharePoint Services 3.0 tai Windows SharePoint Services 2.0, voit viedä hakutulokset, jos haluat analysoida niitä.

  • Mukautettu    Voit mukauttaa minkä tahansa luettelon, mutta voit aloittaa mukautetun luettelon avulla ja Mukauta vain voit määrittää haluamasi asetukset. Voit myös luoda luettelon, joka perustuu laskentataulukkoon, jos sinulla on taulukkolaskentaohjelman Windows SharePoint Services 3.0 tai Windows SharePoint Services 2.0- ja Windows Internet Explorer ja Microsoft Windowsin kanssa yhteensopiva. Voit esimerkiksi tuoda luettelon Microsoft Office Excel 2007 , jonka loit voivat tallentaa ja hallita sopimuksia toimittajien kanssa.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×