Jakamisen hallitseminen ulkoisten käyttäjien kanssa Office 365 Small Businessissa

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Mikäli työhösi sisältyy tiedostojen jakamista tai yhteistyötä suoraan toimittajien tai asiakkaitten kanssa, haluat ehkä jakaa sisältöä ryhmäsivustossa tai OneDrive for Businessssa organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole Office 365 Small Business -tilauksen käyttöoikeutta.

Voit tehdä tämän kolmella tavalla:

Jos haluat lisätietoja tiedoston tai sivuston jakamisesta ja käyttäjä katsotaan ulkoinen käyttäjä, katso Jaa SharePoint-tiedostot tai kansiot Office 365: ssä.

Huomautus: Nämä vaiheet koskevat vain Office 365 Small Business -palvelua, joka ei ole enää saatavilla. Jos käytössäsi on erilainen Office 365 -palvelupaketti, katso lisätietoja kohdasta Ulkoisen jakamisen hallinta SharePoint Online -ympäristössä.

Tämän artikkelin sisältö

Jakaminen paljastamatta liikaa tietoja

Ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Yksittäisten ulkoisten käyttäjien poistaminen

Anonyymin vieraskäytön linkin poistaminen käytöstä

Kutsujen peruuttaminen

Jakaminen paljastamatta liikaa tietoja

Parhaat käytännöt sivustojen jakamiseen

Jos olet jakanut koko sivuston käyttäjän kanssa, kyseinen käyttäjä voi kirjautua sisään sivustoon ja toimia sivuston täysivaltaisena jäsenenä. Tällöin käyttäjä voi selata, hakea, tarkastella ja muokata sisältöä (hänelle määritetyn käyttöoikeusryhmän mukaisesti). Lisäksi käyttäjät voivat esimerkiksi nähdä muiden sivuston käyttäjien nimet henkilöiden valitsimessa tai tarkastella tiedoston metatietoja. Ulkoiset käyttäjät näkyvät myös henkilöiden valitsimessa sivuston käyttäjinä. Se tarkoittaa, että muut sivuston käyttäjät voisivat myöntää erilaisia lupia kyseisille käyttäjille kuin ne, joita alun perin myönnettiin jakaessasi sivustoa heidän kanssaan. Varmista, että tiedät ulkoisten käyttäjien henkilöllisyyden, ennen kuin kutsut heidän sivustoosi.

Jos kutsut ulkoisia käyttäjiä ryhmäsivustoon, he voivat tarkastella ryhmäsivuston ja kaikkien sen alisivustojen sisältöä. Jos et halua myöntää ulkoisille käyttäjille oikeuksia ryhmäsivuston tärkeään tai arkaluontoiseen sisältöön, ryhmäsivustoon kannattaa luoda alisivusto yksilöllisillä oikeuksilla. Tämän jälkeen voit jakaa alisivuston ulkoisten käyttäjien kanssa. Lisätietoja käyttöoikeuksien periytymisestä on ohjeessa Mitä käyttöoikeuksien periytyminen tarkoittaa?

Samoin jos haluat jakaa OneDrive for Business -sivustoon luomasi alisivuston, kannattaa varmistaa, että sillä on yksilölliset käyttöoikeudet, jotta et vahingossa myönnä käyttäjille oikeuksia OneDrive for Business -sivustosi muihin sivustoihin tai sisältöön.

Sivun alkuun

Parhaat käytännöt tiedostojen jakamiseen

Jos jaat tiedostoja anonyymien vieraskäytön linkkien kautta, kutsun saaneet voivat jakaa linkit muiden kanssa, jotka voivat niiden kautta tarkastella sisältöä. Älä jaa vieraskäytön linkkien avulla arkaluontoista tietoa sisältäviä tiedostoja. Jos haluat minimoida riskin, että joku jakaa anonyymin linkin, jaa tiedosto sen sijaan edellyttäen sisäänkirjautumista.

Jakamistavan päättäminen

Kun harkitset ulkoisen jakamisen käyttämistä, huomioi seuraavat asiat:

  • Kenelle haluat antaa oikeudet ryhmäsivuston ja alisivustojen sisältöön ja mitä haluat heidän tekevän?

  • Ketkä organisaatiossa saavat oikeudet jakaa sisältöä ulkoisesti?

  • Onko olemassa sisältöä, jota organisaation ulkopuoliset henkilöt eivät saa missään tapauksessa tarkastella?

Vastaamalla näihin kysymyksiin voit määrittää tarvittavan sisällönjakomenetelmän.

Kokeile seuraavaa:

Mitä haluat tehdä?

Sivuston jakaminen

Jos haluat jakaa sivuston, mutta haluat myös rajoittaa ulkoisten käyttäjien pääsyn johonkin organisaation sisäiseen sisältöön, voit luoda alisivuston yksilöllisillä käyttöoikeuksilla ja käyttää sitä ainoastaan ulkoisessa jakamisessa.

Haluat myöntää organisaation ulkopuolisille käyttäjille jatkuvan käyttöoikeuden sivuston tietoihin ja sisältöön. Käyttäjillä on oltava oikeudet suorittaa samoja toimenpiteitä kuin sivuston täysivaltaiset jäsenetkin, kuten sisällön luominen, muokkaaminen ja tarkasteleminen.

Tiedoston jakaminen ja kirjautumisen edellyttäminen

Haluat myöntää yhdelle tai useammalle organisaation ulkopuoliselle käyttäjälle turvallisen käyttöoikeuden tiettyyn tiedostoon tarkistamista tai yhteistyötä varten, mutta nämä käyttäjät eivät tarvitse jatkuvaa käyttöoikeutta sisäisen sivuston muuhun sisältöön.

Tiedoston jakaminen ilman kirjautumisen edellyttämistä

Haluat jakaa organisaation ulkopuolisille käyttäjille linkin tiedostoon, joka ei sisällä salaisia tai luottamuksellisia tietoja, jotta ulkopuoliset käyttäjät voivat joko tarkastella, päivittää tai kommentoida tiedostoa. Nämä ulkoiset käyttäjät eivät tarvitse jatkuvaa käyttöoikeutta sisäisen sivuston sisältöön.

Sivun alkuun

Ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Mahdollisuus kutsua ulkoisia käyttäjiä työryhmäsivustoon on käytössä oletusarvoisesti, joten sivustojen omistajat ja sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat voivat jakaa työryhmäsivuston tai sen alisivustoja ulkoisten käyttäjien kanssa milloin tahansa. Jos olet Office 365:n järjestelmänvalvoja, voit kuitenkin poistaa ominaisuuden käytöstä kaikissa sivustoissa, jolloin kutsuja ei voi enää lähettää. Kun ominaisuus otetaan pois käytöstä, kukaan kutsuttu ulkoinen käyttäjä ei enää pääse sivustoon.

Ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön ei tarkoita anonyymien käyttöoikeuksien myöntämistä. Kun ulkoinen jakaminen on käytössä, käyttäjät täytyy todentaa (kirjautumalla sisään), ennen kuin he voivat käyttää sisäisiä resursseja.

  1. Valitse Järjestelmänvalvoja > Palveluasetukset > Sivustojen ja tiedostojen jakaminen.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön

    • Ulkoisen jakamisen poistaminen käytöstä

Kuvassa näkyy käytössä/poissa käytöstä -valinta, jolla sallitaan ulkoisille käyttäjille työryhmäsivuston ja tiedostojen käyttöoikeus.

Tietoturvahuomautus: 

  • Kun poistat käytöstä ulkoisen jakamisen, kaikki ulkoiset käyttäjät, joilla oli sivuston käyttöoikeus poistohetkellä, menettävät oikeutensa. Myöskään uusia kutsuja ei voi enää lähettää. Jos toiminto otetaan uudelleen käyttöön ja ulkoisten käyttäjien nimet ovat edelleen SharePoint-oikeusryhmissä, kyseiset käyttäjät pääsevät automaattisesti takaisin sivustolle. Käyttäjän pääsy SharePoint-sivustolle voidaan estää pysyvästi poistamalla hänet ulkoisten käyttäjien luettelosta.

  • Jos ulkoinen jakaminen poistetaan käytöstä yleisesti, mitkään jaetut vieraslinkit eivät enää toimi. Jos ominaisuus valitaan myöhemmin uudelleen käyttöön, linkit tulevat uudelleen saataville. Voit myös poistaa käytöstä yksittäisiä jaettuja linkkejä, jos haluat estää pääsyn tiettyyn tiedostoon pysyvästi.

Sivun alkuun

Yksittäisten ulkoisten käyttäjien poistaminen

Jos sinun on poistettava ulkoisia käyttäjiä, jotta he eivät enää pääse heidän kanssaan aiemmin jaettuihin sivustoihin, poista heidät ulkoisten käyttäjien luettelosta Office 365:n palveluasetuksissa.

  1. Valitse Järjestelmänvalvoja > Palveluasetukset > Sivustojen ja tiedostojen jakaminen.

  2. Valitse Yksittäisten ulkoisten käyttäjien poistaminen.

  3. Valitse poistettavat ulkoiset käyttäjät ja valitse sitten Poista (roskakorikuvake).

Sivun alkuun

Anonyymin vieraskäytön linkin poistaminen käytöstä

Kun tiedosto on jaettu vieraskäytön linkin, näet nämä tiedot, tiedoston ominaisuudet-valikossa. Artikkelissa kerrotaan, miten tiedostoja voi jakaa vieraskäytön linkkien kautta, Jaa SharePoint-tiedostot tai kansiot Office 365: ssä.

Ominaisuudet-valintaikkuna, jossa näkyy, että tiedosto on jaettu vieraskäytön linkin avulla.

Voit kumota pääsyn vieraskäytön linkin avulla jaettuun tiedostoon poistamalla linkin käytöstä.

  1. Siirry kirjastoon, joka sisältää tiedoston, jonka vieraskäytön linkin haluat poistaa.

  2. Osoita tiedostoa ja valitse Avaa valikko.

  3. Napsauta sanaa vieraslinkin lauseessa Jaetaan vieraslinkin kautta.

  4. Napsauta vieraskäytön linkin URL-osoitteen vieressä Poista-painiketta.

  5. Kysyttäessä, haluatko poistaa linkin käytöstä, valitse Poista linkki käytöstä.
    Valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko poistaa käytöstä jaetun tiedoston vieraskäytön linkin, niin että se ei enää toimi.

Kun organisaation ulkopuoliset henkilöt yrittävät tarkastella sisältöä vieraskäytön linkin avulla, näkyviin tulee viesti, jossa kerrotaan, että he eivät voi tarkastella sisältöä.

Sivun alkuun

Kutsujen peruuttaminen

Jos haluat peruuttaa ulkoiselle käyttäjälle lähettämäsi kutsun, voit kumota kutsun, ennen kuin se hyväksytään.

Siirry sivustoon, jossa haluat peruuttaa kutsun.

  1. Valitse Asetukset Office 365:n Asetukset-painike > Sivuston asetukset.

  2. Valitse Käyttäjät ja käyttöoikeudet ‑kohdassa Käsittele pyyntöjä ja kutsuja.

  3. Etsi Ulkoisten käyttäjien kutsut ‑kohdassa henkilö, jonka kutsun sivustolle haluat peruuttaa, ja valitse Avaa valikko.

  4. Valitse Ominaisuudet-ikkunassa Peruuta.

Jos ulkoinen käyttäjä on jo hyväksynyt kutsun ja haluat poistaa hänen käyttöoikeutensa, voit tehdä sen poistamalla käyttäjän siitä SharePointin käyttöoikeusryhmästä, johon olet hänet määrittänyt.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×