Jos käytössäsi on Microsoft Exchange -tili, voit jakaa ja delegoida Outlookin sähköpostiviestejä, tapahtumia, yhteystietoja, tehtäviä ja huomautuksia samaa Exchange-palvelinta käyttävien käyttäjien kanssa.
Jakamistoimintoa käyttävät tavallisesti samassa projektissa työskentelevät kollegat. Jaettu kansio tulee näkyviin erilliselle tilille toisen käyttäjän siirtymisruutuun. Käytössä olevien jako-oikeuksien mukaan henkilö voi lukea, luoda tai muokata jaetun kansion kohteita tai poistaa kohteet.
Delegoinnilla myönnetään toiselle henkilölle eli edustajalle lupa vastaanottaa sähköpostiviestejä ja kokouspyyntöjä ja vastata niihin puolestasi. Voit myös myöntää lisäoikeuksia, joiden avulla edustajasi voi lukea, luoda tai muokata kohteet Exchange-tililläsi.
Huomautus: Kun delegoit tai jaat osoitteiston, kalenterin tai postikansion, edustajat tai käyttäjät, joiden kanssa kansiot on jaettu, voivat halutessaan tarkastella yksityisiä yhteystietojasi, tapahtumiasi ja sähköpostiviestejäsi muiden ohjelmien avulla. Voit suojata yksityisyyttäsi sijoittamalla yksityiset tiedot erilliseen, jakamattomaan osoitteistoon, kalenteriin tai postikansioon.
Kansion jakamisen asetukset
Kun jaat kansion, voit määrittää haluamasi oikeudet kullekin kansion käyttäjälle:
|
Käyttöoikeustaso |
Kansion jakavan käyttäjän sallitut toiminnot |
|---|---|
|
Omistaja |
Kansiotason omistajana voit luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikki jaetun kansion kohteet. Postilaatikkotason omistajana käyttäjä voi muuttaa muiden kansion käyttöoikeustasoja. |
|
Julkaisija ja muokkaaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikkia kohteita sekä luoda alikansioita. |
|
Muokkaaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikkia kohteita. |
|
Julkaisija ja tekijä |
Voi luoda ja lukea kohteita, luoda alikansioita sekä muokata ja poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tekijä |
Voi luoda ja lukea kohteita sekä muokata ja poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tekijä, joka ei muokkaa |
Voi luoda ja lukea kohteita sekä poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tarkistaja |
Voi ainoastaan lukea kohteita. |
|
Osanottaja |
Voi ainoastaan luoda kohteita. |
|
Mukautettu |
Voi suorittaa kansion omistajan määrittämiä toimintoja. |
|
Vapaat ja varatut ajat, aihe, sijainti |
Vain kalenteria jaettaessa – voi nähdä kalenteritapahtumien vapaa/varattu-tiedon, aiheen ja sijainnin. |
|
Vapaa/varattu-aika |
Vain kalenteria jaettaessa – voi nähdä kalenteritapahtumien vapaa/varattu-tiedon. |
|
Ei mitään |
Ei voi suorittaa mitään toimintoja. Käyttäjä on käyttöoikeusluettelossa, mutta hänellä ei ole käyttöoikeuksia eikä hän voi avata kansiota. |
Kansion delegoinnin asetukset
Kun lisäät edustajan, voit määrittää hänelle erilliset käyttöoikeustasot kalenteriin, Saapuneet-kansioon, osoitteistoon, tehtäviin ja huomautuksiin:
|
Käyttöoikeustaso |
Edustajan sallitut toiminnot |
|---|---|
|
Muokkaaja |
Voi lukea, luoda ja muokata kohteita sekä muokata ja poistaa tilin omistajan luomia kohteita. Edustaja, jolla on muokkaajan oikeudet, voi esimerkiksi luoda kokouspyyntöjä suoraan tilin omistajan kalenterissa ja vastata kokouspyyntöihin tilin omistajan puolesta. |
|
Tekijä |
Voi lukea ja luoda kohteita sekä muokata ja poistaa luomiaan kohteita. |
|
Tarkistaja |
Voi ainoastaan lukea kohteita. Edustaja voi esimerkiksi lukea tilin omistajan Saapuneet-kansion viestejä. |
Katso myös
Kansion jakaminen Exchange-tilillä
Jaetun kalenterin, osoitekirjan tai sähköpostikansion avaaminen
