InfoPath-ja Excel kohteiden seuranta ratkaisun luominen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Microsoft Office InfoPath mahdollistaa luominen tietojen tallentamista ja sivustokokoelman lomakemallien. Microsoft Office Excel 2007 avulla käyttäjä voi laskea, kaavio- ja analysoida tietoja. Käytä sekä näiden ohjelmat ja XML: STÄ, voit helposti luoda yksinkertaisen mutta tehokkaan, koodittomia yritysratkaisun seurantaa yrityksen resurssit.

omaisuuden seurantaratkaisun yleiskatsaus

Tämän artikkelin sisältö

Johdanto kohteiden seuranta-ratkaisun luominen

Vaihe 1: Mukauttaa lomaketta kohteiden seurantamalli

Vaihe 2: Yhdistä rakennetiedoston ja Excel-taulukko-asettelun mukauttaminen

Vaihe 3: Pivot-taulukkoraportti ja pivot-kaavion yhteenvetoraportin luominen

Vaihe 4: Kohteiden tietojen kerääminen käyttäjiltä

Vaihe 5: Lomakkeiden tuodaan Exceliin

Lopullinen ajatuksia: SharePoint-luettelon tai Access-tietokannan käyttäminen

Johdanto kohteiden seuranta-ratkaisun luominen

Voit vaihtaa InfoPath-ja Excel XML-tietoja. Infopath Vie -komento on yksinkertainen, mutta selkeä tapa lomaketietojen lähettämiseen Excelissä on toisen niihin lähestymistapa, jotka antavat paljon enemmän joustavuutta. Yhdistettyjen erikseen InfoPath XML-rakennetiedostoon (.xsd), Excelin ja tuomalla Exceliin InfoPath-lomake-tiedostot (.xml) tietojen asettelun mukauttaminen ja hyödyntää paremmin avulla voit hallita ja analysoida tietoja tehokkaasti Excel toimintoja.

Tässä artikkelissa Käytämme InfoPath työpöytäkohteiden seuranta malli lomakemallin havainnollistaa, miten voit tehdä InfoPath-, XML- ja Excel toimivat yhdessä. Kuvitellaan, että kunkin vuoden organisaation varastotietoja varat kunkin työntekijän Officessa. Excel-raportin suoritetaan avulla voit päättää, miten voit varata laitteiden budjetin seuraavan vuoden. Seuraavassa kaaviossa on yleiskatsaus siitä, miten voit kerätä, seurata ja kohteiden raporttitietojen osaston.

a

1 kohteiden seuranta lomakemalli on luotu.

2. rakennetiedoston on nyt yhdistetty Excel-taulukko ja taulukon asettelu on mukautettu.

3. tyhjä pivot-taulukkoraportti ja pivot-kaavion yhteenveto-raportti on luotu.

4. kohteiden seuranta-lomakkeen käytetään tietojen keräämiseen käyttäjiltä.

5. kaikki lomakkeen tiedot on tuotu Excel-taulukon ja pivot-taulukko ja pivot-kaavioraportit päivitetään.

Tämä ratkaisu on seuraavista rooleista ja tuotteiden:

Täysin tuettu -kuvake = tarvittavat Ei tuettu -kuvake = ei tarvita

Ohjelmistovaatimukset

Roolit

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Ratkaisu suunnittelu

Täysin tuettu -kuvake

Täysin tuettu -kuvake

Täysin tuettu -kuvake

Decision-Maker

Täysin tuettu -kuvake

Täysin tuettu -kuvake

Täysin tuettu -kuvake

Työntekijät

Täysin tuettu -kuvake

Täysin tuettu -kuvake

Ei tuettu -kuvake

Sivun alkuun

Vaihe 1: Mukauttaa lomaketta kohteiden seurantamalli

Kohteiden seuranta lomakemalliin, joka sisältyy InfoPathin avulla voit kerätä tietoja kunkin työntekijän office annetaan, osasto, joka työntekijän kuuluu luokkiin varat sekä kunkin kohteiden tietoja. Tämä ratkaisu lomakkeen suunnittelijan lähettää päätös-maker sähköpostitilin lomakemallin Office Outlook 2007avulla.

kohteiden seurantamalli

Tehtävä 1: Avaa ja kohteiden seuranta-lomakemallin mukauttaminen

Koska ei voi julkaista lomakemallin sähköpostin vastaanottajien luettelo, joka sisältää linkitettyjä kuvia RTF-ohjausobjekti on, sinun täytyy tehdä pienen muutoksen työpöytäkohteiden seuranta malli mallilomakkeesta.

  1. Valitse Tiedosto -valikossa lomakemallin suunnitteleminen.

  2. Lomakemallin suunnitteleminen -valintaikkunassa Avaa lomakemallin-kohdassa Mukauta mallia.

  3. Aloittaminen -valintaikkunassa malli - kohteiden seurantaja valitse sitten Valitse Lomaketehtävät- rakenne tämän lomakkeen.

  4. AssetNotes ohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella, valitse RTF-ruutu ominaisuudet, valitse Näytä -välilehti ja poista sitten kohdassa käytettävissä oleva muotoilu, Linkitettyjä kuvia -valintaruudun valinta.

Tehtävä 2: Määritä lähetyksen asetukset

Seuraava tehtävä on määrittäminen lähetyksen asetukset niin, että työntekijät voivat lähettää päätös-maker sähköpostitiliin kuin liitetyn tiedoston yksilöllisesti lomake-tiedosto (.xml).

  1. Valitse Työkalut -valikosta Lähetysasetukset.

  2. Lähetyksen asetukset -valintaikkunassa valitse Salli käyttäjien tämän lomakkeen lähettäminen -valintaruutu.

  3. Valitse Lähetä lomakkeen tiedot yhteen kohteeseenja valitse Sähköposti-luettelosta.

  4. Valitse Lisää.

    Näyttöön tulee Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen .

  5. Kirjoita Vastaanottaja -ruutuun decision-maker, jotka saavat lähetetyn lomakkeiden alias.

  6. Voit määrittää yksilölliset aiherivillä Aihe -ruutuun:

    • Valitse Lisää kaava Painikkeen kuva .

    • Kirjoita seuraava kaava:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Tarkistakaava ja valitse sitten kahdesti OK .

  • Kirjoita haluamasi viesti tai Lisää tämä ratkaisu tärkeitä ohjeet esittely -ruutuun.

  • Valitse Seuraava.

  • Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla valitsemalla Lähetä liitteenä lomakkeen tiedotja valitse sitten Liitä lomakemallin ja varmistaa, että käyttäjät voivat avata lomakkeen -valintaruutu.

    Tämän avulla voit varmistaa, että työntekijät voivat käyttää lomakkeen mallitiedoston (.xsn) siltä varalta, että he eivät voi käyttää sen verkkosijainnista.

  • Voit määrittää yksilöllinen tiedostonimi Liitteen nimiruudun kunkin lomake-tiedoston (.xml):

    1. Valitse Lisää kaava Painikkeen kuva .

    2. Kirjoita Aihe -rivin jota saman kaavan:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Tarkistakaava ja valitse sitten kahdesti OK .

  • Valitse Seuraava.

  • Valitse seuraavalla sivulla ohjatun toiminnon, Anna tämän tietoyhteyden nimi -ruutuun tyyppi kuvaava nimi tämä lähettäminen tietoyhteyden.

  • Varmista, että tiedot ovat oikein Yhteenveto -osassa ja valitse sitten Valmis.

  • Tallenna lomake se käyttää decision-maker ja kaikki työntekijät julkisen verkkokansioon.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Yhdistä rakennetiedoston ja Excel-taulukko-asettelun mukauttaminen

InfoPath- ja Excel välinen yhteys määrittäminen edellyttää kolme tehtävää: puretaan rakennetiedoston kohteiden seuranta lomakemallin ja Excelin tämän rakennetiedoston yhdistäminen Excel-taulukon, joka sisältää tuodun XML oletusarvon asettelun mukauttaminen lomakkeen datatiedostot.

Tehtävä 1: Poimi InfoPath rakennetiedoston

  1. Avaa InfoPath-lomakkeen kohteiden seuranta-mallitiedoston.

  2. Valitse Työkalut -valikosta Tämän lomakkeen rakenne.

  3. Valitse Tiedosto -valikosta Tallenna nimellä lähdetiedostot.

  4. Valitse Selaa kansio -valintaikkunassa kansioon tai Luo uusi kansio, johon haluat tallentaa rakennetiedoston.

Huomautus kaikki lähdetiedostot tallennuspaikan kansion sijainti ja nimi rakennetiedoston, tässä tapauksessa myschema.xsd, joka sisältää XML-tiedot-lomakkeen rakenteen määritys.

Tehtävä 2: Yhdistä InfoPath-rakennetiedoston Excelissä

  1. Luo uusi Excel-tiedosto ja tallenna se uuteen paikkaan decision-maker kaikkien käytettävissä.

  2. Excel, jos Kehitystyökalut -välilehti ei ole näkyvissä, toimi seuraavasti:

    1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Excelin asetukset.

    2. Valitse Suositut-luokan Excelin käyttämisen perusasetukset -kohdassa Näytä kehitystyökalut valintanauhassa -valintaruutu ja napsauta sitten OK.

      Huomautus: Valintanauha on osa Microsoft Officen sujuvaa käyttöliittymää.

  3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmästä Lähde.

    Valintanauhan XML-ryhmä

    XML-lähde -tehtäväruutu on näkyvissä.

  4. Valitse XML-määrityksetja valitse sitten LisääXML-määritykset -valintaikkuna.

  5. Tietokoneessa, jossa on Windows Vista-käyttöjärjestelmä   

    1. Napsauta osoiterivilläasema tai kansio, joka sisältää myschema.xsd -tiedosto, jonka loit vaiheessa 2-osan tehtävä 1: Poimi InfoPath rakennetiedoston.

      Tietokoneessa, jossa on käytössä Microsoft Windows XP: ssä   

    2. Valitse kohde -luettelosta asema tai kansio, joka sisältää myschema.xsd -tiedosto, jonka loit vaiheessa 2-osan tehtävä 1: Poimi InfoPath rakennetiedoston.

  6. Valitse tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  7. Kun Useita Neliöjuuret -valintaikkuna tulee näyttöön, valitse assetTracking pääkansion solmu, joka on määritetty myschema.xsd-tiedostossa ja valitse sitten OK.

    XML-määritys näkyy XML-lähde-tehtäväruudussa.

  8. Vedä ns1:asset solmu elementti, joka on toistuvan XML-rakenteen, siihen laskentataulukon kohtaan, johon haluat lisätä Excel-taulukon.

    infopath-rakennetiedoston yhdistäminen exceliin

Tehtävä 3: Excel-taulukon asettelun mukauttaminen

Excel käyttää oletusarvon mukaan XML-elementtien nimiä sarakeotsikkoina taulukon. Voit kuitenkin muuttaa sarakeotsikot muokkaamalla sarakkeen otsikon solut.

  1. Muokattava oletusarvon sarakeotsikoiden säilyttää Excel-taulukko on valittuna, Etsi seuraavat merkkijonon etuliite ns1:asset, ja poista se. Esimerkiksi muuttaa ns1:assetIDtunnus.

    Excel-taulukko-otsikoiden mukauttaminen

  2. Jos haluat muuttaa sarakkeen leveyttä, Valitse kaikki -painiketta ja kaksoisnapsauta sitten minkä tahansa sarakkeen otsikon reunaa.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Pivot-taulukkoraportti ja pivot-kaavion yhteenvetoraportin luominen

Päättäjien käyttää pivot-taulukko ja pivot-kaavioraporteista analysoida, tutki ja Visualisoi yhteenvetotiedot. Pivot-taulukko ja pivot-kaavioraporttien, jota haluat käyttää tässä skenaariossa etuajassa määrittämällä on yksinkertainen toiminnon, voit suorittaa raportin tiedot myöhemmin decision-maker.

  1. Valitse Excel-taulukon solu.

  2. Valitse Lisää -välilehden taulukot -ryhmästä pivot-taulukkoja valitse sitten pivot-taulukko.

    Excelin valintanauhan kuva

    Excel tuo näyttöön Luo Pivot-taulukko -valintaikkunan.

  3. Jos haluat sijoittaa pivot-taulukkoraportin uuteen laskentataulukkoon alkaen solusta A1, valitse Uuteen laskentataulukkoonja valitse sitten OK.

    Excel lisää tyhjän pivot-taulukkoraportin määritettyyn sijaintiin ja näyttää pivot-taulukon Kenttäluettelon , jotta voit lisätä kenttiä, luoda asettelun ja mukauttaa pivot-taulukkoraporttia.

  4. Voit luoda rajat taulukkomuotoisen raportin tiedot vetämällä tunnus -kenttä arvot-alueelle, sarakkeen otsikkoalueelle osaston kentän, rivin otsikkoalueelle luokka -kenttä ja määritetty -kenttä raportin suodatinalueelle.

  5. Valitse Pivot-taulukkoraportti.

  6. Valitse Lisää -välilehden kaaviot -ryhmässä palkin kaaviolaji.

    Excelin valintanauhan kuva

  7. Valitse- 2-D palkinLiitetty palkkikaavio.

  8. Muuta kokoa ja sijaintia, haluamallasi pivot-kaavioraportin.

Tyhjät Pivot-taulukko- ja Pivot-kaavioraportit

Sivun alkuun

Vaihe 4: Kohteiden tietojen kerääminen käyttäjiltä

Nyt, että lomakemalli on valmis voi täyttää kaikki työntekijät, julkaise lomake ja lähetä se kukin yrityksen työntekijä. Kun kukin yrityksen työntekijä lähettää täytetty lomake, se lähetetään XML-datatiedostoon (.xml) liitetty sähköpostiviestissä päätös-maker sähköpostitili. Decision-maker jälkeen voit siirtää kaikki viestit oma Outlook-InfoPath-kansioon. Tässä skenaariossa on suositeltavaa, että määrität kaikki käyttäjät voivat suorittaa lomakkeiden niin, että decision-maker voit suorittaa raportin täytetyt lomakkeet, kun tietojen kerääminen määräajan on saavutettu tietyn määräaika.

tietojen lisääminen kohteiden seurantalomakkeisiin

  1. Avaa InfoPath-lomakkeen lomakemallitiedoston (.xsn), jonka tallensit Vaihe 1: työpöytäkohteiden seuranta malli lomakemallin

  2. Valitse Työkalut -valikosta Tämän lomakkeen rakenne.

  3. Valitse Tiedosto -valikosta Julkaise.

  4. Ohjatun julkaisutoiminnon sähköpostin vastaanottajien luettelonapsauttamalla ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse seuraavalla sivulla ohjatun toiminnon lomakemallin nimi -ruutuun lomakemallin nimi ja valitse sitten Seuraava. Lomakemallin nimi näkyy aiheen otsikko viesti, joka lähetetään sähköpostiviestin vastaanottajille.

  6. Voit myös ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla voit luoda sarakkeet, jotka tulevat näkyviin Outlook-kansioiden avulla voit järjestää sähköpostiviestit.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Valitse Julkaise.

  9. Kun ohjattu julkaisutoiminto on julkaista lomakemalli, avaa lomakkeen sähköpostiviestin.

  10. Täytä viestin, kirjoita työntekijöiden nimet tai käytä jakeluluettelon ja Lähetä viesti.

Outlook-decision-maker voit järjestää kaikki lähetetyn XML-lomakkeita jollakin seuraavista tavoista:

  • Jos InfoPath-lomakkeen kansiot -viestiruutu ilmestyy näyttöön avautuu ensimmäistä kertaa, valitse Luo lomakekansio.

  • Säännön luominen Outlookissa, voit siirtää kaikki InfoPath-lomakkeet InfoPath-kansiota.

    Lisätietoja on artikkelissa hallinta sääntöjen avulla viestejä.

Sivun alkuun

Vaihe 5: Lomakkeiden tuodaan Exceliin

Koska olet jo luonut Excel-työkirjan vaiheet 2 ja 3, se on helppo päätös-Maker ja tarkista lomakkeen tiedot. Päätös-maker on yksinkertaisesti vieminen Outlookista xml-tiedostot (.xml), kaikki lomaketiedostot (.xml) tuominen Excel-työkirjan ja päivittää tiedot.

Tehtävä 1: Vie lomakkeet Outlookista Windows-kansioon

  1. Outlookissa Valitse kansio, joka sisältää kaikki lomakkeita, jotka olet saanut työntekijöiltä ja paina näppäinyhdistelmää CTRL + A kaikki lomakkeen sähköpostiviestit.

  2. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella, osoita InfoPath-toiminnotja valitse sitten Vie lomakkeet.

  3. Vie lomakkeet -valintaikkunassa valitse kansio ja valitse OK.

Tehtävä 2: Tuo lomakkeet Exceliin

  1. Excel-työkirjassa, jonka loit Vaihe 2: Yhdistä rakennetiedoston ja Excel-taulukko-asettelun mukauttaminen, valitse jokin seuraavista yhdistettyjä soluja Excel-taulukon.

  2. Valitse Kehitystyökalut -välilehden XML -ryhmästä Tuo.

    Valintanauhan XML-ryhmä

    Tuo XML -valintaikkuna tulee näkyviin.

  3. Tietokoneessa, jossa on Windows Vista-käyttöjärjestelmä   

  4. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos tiedostot ovat peräkkäisiä, pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ PAINETTUNA ja valitse sitten ensimmäisen ja viimeisen tiedoston luettelossa.

    • Jos tiedostot eivät ole peräkkäisiä, pidä CTRL-näppäintä ja valitse sitten tiedostoille, jotka haluat tuoda luettelossa.

  5. Valitse Tuo.

    tuotujen tietojen excel-taulukko

Oletusarvon mukaan Excel korvaa aiemmat tiedot yhdistettyihin soluihin mikä on business-ratkaisun lopullinen halutun tuloksen. Kuitenkin decision-maker voi esimerkiksi tuoda tiedot useita kertoja mitta edistymisen ennen ajoitetun määräajan.

Huomautus: Excelissä voit myös lisätä tiedot valitsemalla Lisää uudet tiedot vanhoihin XML-taulukoihin -vaihtoehdon ( Kehitystyökalut -välilehden XML -ryhmästä Valitse Määrityksen ominaisuudet), joka voi olla vastaava ratkaisuja.

Lisätietoja on artikkelissa tuominen XML-tietoja.

Tehtävä 3: Pivot-taulukon päivittäminen ja pivot-kaavioraporteista

  • Napsauta pivot-taulukkoraportin solua.

  • Valitse asetukset -välilehden tiedot -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

    Outlookin valintanauhan kuva

lopullinen pivot-taulukko ja pivot-kaavioraportti

Excel-työkirja sisältää nyt kaikki tiedot ja yhteenveto ilmoittaa, että haluat avulla voit varata laitteiden budjetin seuraavan vuoden. Voit tehdä edelleen tarvittaessa, kuten lajittelemisesta ja suodattamisesta tai ehdollisesti muotoilemalla tiedot Excel-työkirjan analyysi.

Sivun alkuun

Lopullinen ajatuksia: SharePoint-luettelon tai Access-tietokannan käyttäminen

Käyttää seuraavaa vaihtoehtona kannattaa käyttää SharePoint-luettelon tai Access-tietokantaan sen sijaan, että XML-tietojen siirtäminen InfoPath-ja Excel.

Käytä SharePoint-luetteloon

InfoPath-voit helposti käyttää SharePoint-luettelon tietolähteenä, vain luku-tilassa. Voit tehdä jommankumman seuraavista:

  • SharePoint-luettelosta Vie tiedot Exceliin, joka luo automaattisesti tietoyhteyden Excelin.

  • Excel-erikseen luoda tietoyhteyden SharePoint-luetteloon.

Kun tietoyhteyden on luotu, voit päivittää ajantasaiset tiedot Excel-tiedot.

Voit lisätä ja Päivitä tiedot, InfoPath-lomakkeen avulla voit näyttää kohteen luettelosta (esimerkiksi monimutkainen tai pitkä kohteeksi parhaat näkyviin pystysuunnassa) ja analysoida tietoja Excelin avulla SharePoint-luetteloon.

infopathin, sharepoint-luettelon ja excelin yhdistäminen

1. helposti tarkistettavaksi yksittäisen kohteen näyttäminen InfoPath.

2. lisätään ja päivitetään SharePoint-luettelon tietojen.

3. Päivitä ja raportoida ajan tasalla Excel.

Lisätietoja on kohdassa SharePoint-tiedostokirjaston tai luettelon tietoyhteyden lisääminen

Käytä Access-tietokantaan

InfoPathin voit luoda luku-/ kirjoitusoikeudet yhteyden muodostaminen Access-tietokantaan. Excelissä voit luoda erikseen tietoyhteyden Access-tietokantaan, voit päivittää ajantasaiset tiedot. Voit määrittää myös päivittäminen automaattisesti työkirjaa avattaessa yhteys tai päivitä ajoittain, kuten joka 5 minuuttia.

Voit käyttää Access-tietokannan InfoPath- ja Excel muodostettu. Lähettäessäsi InfoPath-lomakkeen, Access päivittää Access-tietokanta. Tietoyhteyden Excelin päivittäessäsi hakea päivitetyt tiedot Accessista. Lähetät, epäsuorasti InfoPath-tiedot Excel-työkirjaan.

infopathin, accessin ja excelin yhdistäminen

1. näyttää ja lähettää lomakkeen Access-tietokantaan.

2. tallentaa tiedot Access-tietokantaan.

3. Päivitä ja raportoida ajan tasalla Excel.

Lisätietoja on artikkelissa , joka perustuu Microsoft Access-tietokannan lomakemallin suunnitteleminen.

Vihje: Tiesitkö, että voit luoda InfoPath-lomakkeen suoraan Access 2007: ssä? Jos käyttäjien Outlook 2007: ää ja InfoPath 2007: n tietokoneisiin, voit kerätä tietoja suoraan Access 2007: n monipuolisen käyttäjiltä kerää tietoja sähköpostiviesteistä ohjatun toiminnon avulla. Lisätietoja on artikkelissa Access 2007-ohjeaiheen kerääminen sähköpostiviestien avulla.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×