Henkilöiden ja yhteystietojen etsiminen

Henkilöiden ja yhteystietojen etsiminen

Olipa sinulla vain muutama yhteystieto tai useampia satoja tai yli tuhansia yhteystietoja, haluat ehkä joskus hakea yhtä yhteystietoa sen sijaan, että selaisit pitkän yhteystietoluettelon läpi. Voit etsiä henkilöitä ja yhteystietoja usealla tavalla Outlookissa.

Voit hakea yhteystietoja usealla eri tavalla. Voit käyttää minkä tahansa Outlook-kansion valintanauhassa olevaa Hae henkilöitä -ruutua, hakea samalla kun kirjoitat uutta viestiä tai kokousta tai hakea Outlookin Henkilöt-ruudussa (entinen nimi Yhteystiedot-kansio).

Yhteystiedon hakeminen valintanauhassa olevan Hae henkilöitä -ruudun avulla

Tämä on nopein ja helpoin tapa etsiä yhteystietoa. Aseta kohdistin Hae henkilöitä -ruutuun ja kirjoita sitten henkilön etunimen tai sähköpostiosoitteen ensimmäiset pari kirjainta. Kun kirjoitat, Outlook tarkentaa hakua jatkuvasti. Jos esimerkiksi kirjoitat kirjaimen t, Outlook palauttaa vastaavuudet kuten Tony, Teresa ja Tanya. Jos kirjoitat ta, Outlook tarkentaa tätä luetteloa nimeen Tanya.

Yhteystiedon hakeminen uuden viestin kirjoittamisen aikana

Kun valitset uudessa viestissä Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-painikkeet, Outlook näyttää oletusosoitteiston. Jos sinulla on Exchange- tai Office 365 -tili, se on yrityksen Yleinen osoiteluettelo. Jos käytät POP- tai IMAP-tiliä, näet Yhteystiedot-kansion.

Jos sinulla on useita yhteystietokansioita tai osoitteistoja, voit valita niiden väliltä Osoitteisto-kohdan avattavan valikon avulla. Kun teet näin, näet yhteystietoluettelon aakkosjärjestyksessä nimen mukaan lajiteltuna.

Voit hakea kirjoittamalla osan yhteyshenkilön nimestä Haku-ruutuun ja valitsemalla sitten Hae. Voit valita Lisää sarakkeita -radiopainikkeen, jos haluat hakea muiden kenttien, mukaan lukien osaston, puhelimen ja sijainnin, mukaan. Kun Outlook palauttaa yhteystietoluettelon, kaksoisnapsauta yhteystietoa, jonka haluat lisätä Vastaanottaja-ruutuun, tai valitse yhteystieto ja lisää sitten yhteystieto vastaaviin ruutuihin napsauttamalla Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-painikkeita.

Yhteystiedon hakeminen Henkilöt-ruudussa

  1. Valitse Henkilöt näytön alareunasta.

    Valitse Henkilöt

  2. Aseta hiiren kohdistin yhteystietoluettelon yläpuolella olevaan Hae yhteystietoja -ruutuun.

    Valitse Henkilöt-välilehdessä Hae yhteystietoja

    Huomautus: Yhteystietoluettelon yläreunassa oleva Hae yhteystietoja -ruutu on erilainen kuin Hae henkilöitä -ruutu, joka on Outlook-valintanauhan oikeassa yläkulmassa. Hae henkilöitä -ruutu hakee vain nimien ja sähköpostiosoitteiden mukaan. Hae yhteystietoja -ruutu hakee muun muassa puhelinnumerojen, osoitteiden ja yrityksen nimien mukaan.

    Hae henkilöitä -ruutu verrattuna Hae yhteystietoja -ruutuun

  3. Kirjoita haettavan henkilön nimi tai muut haettavat tiedot, kuten puhelinnumero tai yrityksen nimi.

    Vihje: Voit hakea täydellisiä tai osittaisia tietoja. Jos haet henkilöä, jonka nimi on esimerkiksi Chris Preston, voit kirjoittaa koko nimen tai ”pre”, joka vastaa sukunimen kolmea ensimmäistä kirjainta.

  4. Outlook näyttää hakutulokset korttimuodossa, jossa on yhteystiedon valokuva, sähköpostiosoite, yritys- tai kotiosoite ja puhelinnumerot. Valitse henkilö, josta haluat hakutuloksia.

    Huomautus: Kun kirjoitat, Outlook tarkentaa hakuaan. Jos esimerkiksi kirjoitat kirjaimen J, Outlook palauttaa tulokset, jotka sisältävät nimet John, James, Jack, Julian ja Julie. Jos kirjoitat Jul, Outlook palauttaa tulokset, jotka sisältävät nimet Julian ja Julie jossakin kentässä, mukaan lukien yrityksen nimi, sähköpostiosoite ja fyysinen osoite.

Haun rajaaminen

Saatko liian paljon tuloksia käyttäessäsi täydellisiä tai osittaisia hakusanoja? Kokeile haun rajaamista. Kun napsautat Henkilöt-välilehdessä olevaa Hae henkilöitä -ruutua, Hakutyökalut-välilehti aukeaa.

Vihje: Voit avata Hakutyökalut-välilehden myös painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+E.

Hakutyökalut-välilehti

Haun rajaamiseen on useita vaihtoehtoja, muun muassa seuraavat Hakutyökalut-välilehden asetusryhmät:

  • Laajuus    Määritä kansiot, joihin haku kohdistetaan.

  • Tarkennus    Etsi henkilöitä, joiden yhteystietoihin sisältyy puhelinnumero tai muu tarkkaan määritetty tieto.

  • Asetukset    Käytä aiempia hakuja tai muuta tarkennetun haun asetuksia.

Tee jompikumpi seuraavista Yhteystiedot-kohdassa:

  • Kirjoita nimi tai muita tietoja Hae yhteystietoja -ruutuun.

    Yhteystietojen haku -ruutu

  • Paina CTRL + E.

Voit hakea kokonaisilla tai osittaisilla hakusanoilla. Voit esimerkiksi kirjoittaa osan puhelinnumerosta tai yrityksen nimestä.

  • Missä tahansa korttinäkymässä, esimerkiksi Käyntikortit tai Osoitekortit, napsauta kirjainta korttien vieressä näkyvässä aakkosellisessa hakemistossa.

  • Missä tahansa taulukkonäkymässä, esimerkiksi Puhelinluettelo tai Yrityksen mukaan, lajittele yhteystiedot halutun sarakkeen mukaan napsauttamalla kyseistä sarakeotsikkoa. Sarakkeiden otsikot voivat olla esimerkiksi Koko nimi, Työnimike, Yritys tai Luokat.

Voit myös hakea yhteystietoja mistä tahansa Outlookin kansiosta. Toimi seuraavasti:

  • Kirjoita hakemasi yhteystiedon nimi Aloitus-välilehden Etsi-ryhmän Etsi yhteystieto -ruutuun.

    Voit kirjoittaa osittaisen nimen, esimerkiksi Sirkka S, etu- tai sukunimen, sähköpostiosoitteen, näyttönimen tai yrityksen nimen.

Haun rajaaminen

Kun napsautat Hae yhteystietoja -ruutua, Hakutyökalut-välilehti tulee näkyviin. Hakukomentojen avulla voit tarkentaa yhteystietohakua.

Valintanauhan Haku-välilehden hakutyökalut

  • Laajuus    Määritä mitkä Outlook-kansiot sisällytetään hakuun.

  • Tarkenna    Hae kohteita luokittelun perusteella tai hae vain merkinnät, jotka sisältävät valitut puhelinnumerot, osoitteet tai kentät.

  • Asetukset    Tarkista ja käytä aiempia hakuja tai muuta tarkennetun haun asetuksia.

Haku Saapuneet-kansiosta

Voit myös etsiä yhteyshenkilöitä mistä tahansa postilaatikkosi kansiosta.

  • Kirjoita etsimäsi henkilön nimi Aloitus-välilehden Etsi-ryhmän Etsi yhteystieto -ruutuun.

    Voit kirjoittaa nimen osan, etu- tai sukunimen, sähköpostiosoitteen, näyttönimen tai yrityksen nimen.

Haku Etsi osoitteistoista -ruudun avulla

Osoitteiston hakuruutu

  • Kirjoita etsimäsi yhteystiedon nimi vakiotyökalurivin Etsi osoitteistoista -ruutuun. Haku suoritetaan ensin Outlookin yhteystiedoissa. Jos vastinetta ei löydy, haku siirtyy kaikkiin käytettävissä oleviin osoitteistoihin, mukaan lukien kaikkiin itse lisäämiisi.

    Vihje: Voit kirjoittaa osittaisen nimen, esimerkiksi Sirkka S, etu- tai sukunimen, näyttönimen, sähköpostialiaksen tai yrityksen nimen. Voit nopeasti avata aiemmin hakemasi yhteystiedon napsauttamalla Etsi osoitteistoista -ruudun vieressä näkyvää nuolta ja valitsemalla haluamasi nimen.

Viestin osoittaminen löydetylle nimelle tai löydettyyn sähköpostiosoitteeseen

  1. Napsauta uudessa viestissä Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruutuun viestin otsikossa.

  2. Kirjoita nimi Etsi-kenttään.

  3. Kaksoisnapsauta nimeä Nimi-luettelossa ja valitse sitten OK.

    Miksi en näe nimiluetteloa (sarake) osoitteistossa?

    Olet ehkä käyttänyt Lisää sarakkeita -hakutoimintoa kun viimeksi käytit osoitteistoa. Palauta nimiluettelo valitsemalla Vain nimiEtsi-kohdan vieressä.

    Lisäsarakkeista etsiminen

Muita tapoja hakea

Kun kirjoitat nimen Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-ruutuun viestissä, Outlook tarkistaa automaattisesti vastaako jokin osoitteiston nimi kirjoittamaasi nimeä. Jos vastine löytyy, näyttönimi ja sähköpostiosoite täytetään, ja voit lähettää viestin. Jos vastinetta ei löydy, Tarkista nimet -valintaikkuna kysyy lisätietoja. Jos kirjoittamiasi kirjaimia vastaavia nimiä löytyy useampia, voit valita haluamasi nimen luettelosta. Jos nimeä ei löydy, voit joutua hakemaan sitä eri osoitteistosta. Vaihtoehtoisesti luo uusi yhteystieto.

Jos kirjoitat ruutuihin sähköpostiosoitteen tai aliaksen, ja kyseinen henkilö tai jakeluluettelo löytyy osoitteistossa, näyttönimi täytetään ja kirjoittamasi teksti korvataan.

  1. Napsauta Vakio-työkalurivillä Osoitteisto Painikkeen kuva .

    Vihje: Voit myös avata osoitteiston Työkalut-valikosta ja avoimessa viestissä. Valitse viestissä Viesti-välilehden Nimet-ryhmässä Osoitteisto.

  2. Valitse Osoitteisto-luettelossa sen osoitteiston, josta haluat hakea nimiä.

    Osoitteisto-luettelon osoitteistot, lukuun ottamatta yleistä osoiteluetteloa (GAL), luodaan Yhteystiedot-kansioista. Oletusarvoisesti Outlook-osoitteisto koostuu Outlookin Yhteystiedot-pääkansion sisällöstä. Muut luomasi yhteystietokansiot näkyvät myös luettelossa, ellet ole määrittänyt ominaisuutta, joka estää niiden näyttämisen. Organisaation järjestelmänvalvoja luo yleisen Microsoft Exchange -osoiteluettelon ja hallinnoi sitä.

    Osoitteistojen luettelo
    Näkyvässä luettelossa Yhteystiedot sisältää Outlookin Yhteystiedot-pääkansion yhteystiedot. Ulkopuoliset toimistot ja Henkilökohtaiset ovat esimerkkejä yhteystietokansioista, jotka on luotu tiettyjä henkilöryhmiä varten järjestelemisen helpottamiseksi.

    Näkyvässä luettelossa Yhteystiedot sisältää Outlookin Yhteystiedot-pääkansion yhteystiedot. Ulkopuoliset toimistot ja Henkilökohtaiset ovat esimerkkejä yhteystietokansioista, jotka on luotu tiettyjä henkilöryhmiä varten järjestelemisen helpottamiseksi.

  3. Kirjoita Haku-ruutuun haettava nimi tai sen osa.

    Nimien etsiminen

    Voit etsiä myös muiden tietojen, kuten tittelin tai sijainnin, perusteella valitsemalla Lisää sarakkeita ja antamalla haluamasi tiedot. Voit etsiä useamman ehdon perusteella tässä ruudussa. Kirjoita pilkku kunkin ehdon jälkeen. Kaikki valitut sarakkeet, eli tietojen kentät, sisällytetään hakuun.

    Miksi en näe nimiluetteloa (sarake) osoitteistossa?

    Olet ehkä käyttänyt Lisää sarakkeita -hakutoimintoa kun viimeksi käytit osoitteistoa. Palauta nimiluettelo valitsemalla Vain nimiEtsi-kohdan vieressä.

    Lisäsarakkeista etsiminen

    Huomautukset: 

    • Jos et löydä haluamaasi nimeä valitusta osoitteistosta, etsi sitä toisesta osoitteistosta. Osoitteisto-luettelossa voi olla useita osoitteistoja, joissa voi olla eri tietoja. Kohteiden etsiminen kaikista sarakkeista

    • Jos etsit sähköpostiosoitetta LDAP-Internet-hakemistosta, voit halutessasi etsiä nimeä sen alkumerkin tai sen sisältämien merkkien perusteella valitsemalla joko Alkaa merkillä tai Sisältää.

    1. Valitse Osoitteisto-valintaikkunassa toinen osoitteisto Osoitteisto-luettelosta.

    2. Voit tarkastella Outlookin yhteystietoluettelon yhteystietoja valitsemalla Osoitteisto-luettelosta haluamasi yhteystietokansio Outlook-osoitteiston alta.

      Yhteystieto on lisättävä Sähköposti- tai Faksi-kenttään kerran, jotta se näkyisi Outlook-osoitteisto- ja Yhteystiedot -kansiossa.

Viestin osoittaminen löydetylle nimelle tai löydettyyn sähköpostiosoitteeseen

  1. Napsauta uudessa viestissä Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio viestin otsikossa.

  2. Etsi nimi tai sähköpostiosoite edellä olevan Etsi nimiä osoitteistossa -osiossa kuvattujen ohjeiden mukaisesti.

  3. Kaksoisnapsauta nimeä tai sähköpostiosoitetta osoitteistossa ja valitse sitten OK.

    Miksi en näe nimiluetteloa (sarake) osoitteistossa?

    Olet ehkä käyttänyt Lisää sarakkeita -hakutoimintoa kun viimeksi käytit osoitteistoa. Palauta nimiluettelo valitsemalla Vain nimiEtsi-kohdan vieressä.

    Lisäsarakkeista etsiminen

  1. Napsauta Vakio-työkalurivillä Osoitteisto Painikkeen kuva .

    Vihje: Voit myös avata osoitteiston Työkalut-valikosta ja avoimessa viestissä. Valitse viestissä Viesti-välilehden Nimet-ryhmässä Osoitteisto.

  2. Valitse Osoitteisto-luettelossa sen osoitteiston, josta haluat hakea nimiä.

    Osoitteistojen luettelo

  3. Valitse Etsi-ruudussa Lisää sarakkeita.

  4. Kirjoita tiedot tai osa tiedoista, joita etsit. Kirjoita esimerkiksi puhelinnumero, sijainti tai henkilön titteli.

    Huomautukset: 

    • Voit etsiä useamman ehdon perusteella tässä ruudussa. Kirjoita pilkku kunkin ehdon jälkeen. Kaikki valitut sarakkeet, eli tietojen kentät, sisällytetään hakuun.

    • Voit sisällyttää henkilön nimen tai osittaisen nimen Etsi-ruutuun ja tarkentaa hakua.

    • Jos et löydä etsimääsi henkilöä, voit joutua etsimään toisesta osoitteistosta. Kaikki osoitteistot eivät sisällä samoja kenttiä.

Erikoishaku-toiminnon avulla voit hakea useamman avainsanan tai ehdon avulla. Tämä muistuttaa Etsi-ruudun Lisää sarakkeita -asetuksen avulla tehtyä hakua, mutta annat tässä hakuehdot eri kenttiin sen sijaan, että sinun on erotettava ne pilkulla samassa ruudussa. Henkilön yhteystietojen kentistä riippuen kaikkia kenttiä ei ehkä käytetä haussa.

Erikoishaun avulla näet, mitkä kentät sisällytetään hakuun riippuen haun avainsanoista tai ehdoista.

  1. Napsauta Vakio-työkalurivillä Osoitteisto Painikkeen kuva .

    Vihje: Voit myös avata osoitteiston Työkalut-valikosta ja avoimessa viestissä. Valitse viestissä Viesti-välilehden Nimet-ryhmässä Osoitteisto.

  2. Valitse Osoitteisto-luettelossa sen osoitteiston, josta haluat hakea nimiä.

    Valitse osoitekirja, jonka luettelosta haku tehdään

  3. Valitse Erikoishaku.

  4. Kirjoita tiedot Etsi-ruudun kenttiin.

    Henkilön etsiminen kirjoittamalla hakuehdot

    Mitä enemmän tietoja sisällytät, sitä tarkemmat hakutulokset ovat.

    Huomautus: Jos et löydä etsimääsi henkilöä, voit joutua etsimään toisesta osoitteistosta. Kaikki osoitteistot eivät sisällä samoja tietoja.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×