Helppokäyttöisten Word-asiakirjojen tekeminen

Helppokäyttöisten Word-asiakirjojen tekeminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tässä artikkelissa tutustutaan vaiheittaiset ohjeet, jotta Word-asiakirjoja voidaan käyttää parantamiseen.

Tapahtuman lentolehtinen, joka ilmoittaa tutkimusryhmän toimiston ulkopuolisesta tapahtumasta 9. kesäkuuta. Kuvassa on valokuva ja konferenssipaikan osoite.

Wordissa on monia valmiita ominaisuuksia, joiden avulla eri tavoilla toimintarajoitteiset henkilöt voivat lukea ja luoda tiedostoja. Wordissa on myös Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminto. Se etsii elementtejä, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia toimintarajoitteisille henkilöille.

Lisätietoja Helppokäyttöisyyden tarkistuksesta on artikkelissa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.

Windows: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 365:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämätön värikontrastia, tarkistaa Helppokäyttöisyyden tarkistus.

Voit myös etsiä tekstiä asiakirjaan, joka on vaikea lukea tai erottaa taustan.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit etsiä otsikot, jotka eivät ole loogisessa järjestyksessä, Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, etteivät taulukot sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja eivätkä täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 365:ssä

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word-asiakirjassa Office 365visuaalisia tehosteita:

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vihje: Jotta saat kirjoitettua hyvän vaihtoehtoisen tekstin, varmista, että välität kuvan sisällön ja tarkoituksen yksinkertaisella ja yksiselitteisellä tavalla. Vaihtoehtoisen tekstin ei tulisi olla pidempi kuin kaksi lyhyttä lausetta. Useimmissa tapauksissa pari ajatuksella valittua sanaa riittää. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuvia, kuten kuvia, näyttökuvat, kuvakkeet, videoita ja 3D mallit, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät, jotka eivät näy kuva kuvan kuvaamaan tekstiä voi lukea.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoinen teksti.

    Kuvien Word Win32 Muokkaa vaihtoehtoinen teksti-valikko

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu tulee näkyviin asiakirjan tekstin oikeassa reunassa.

  3. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Kuvien Word Win32 vaihtoehtoinen teksti-ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

    Vihje: Voit myös valita Luo minulle kuvaus on Microsoft cloud muistiin älykäs services Luo kuvaus. Tämä kestää hetken, minkä jälkeen näyttöön tulos tapahtuma tekstikenttään. Muista, jos haluat poistaa kaikki kommentit sanaa lisätty, esimerkiksi ”kuvaus luotu luotettavan”.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella koko muotoa tai SmartArt-kuvaa ympäröivän kehyksen sisällä olevaa kohtaa, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoinen teksti.

    Wordin Win32 Muokkaa vaihtoehtoinen teksti-valikon muodot

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu tulee näkyviin asiakirjan tekstin oikeassa reunassa.

  3. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Muotojen Word Win32 vaihtoehtoinen teksti-ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoinen teksti.

    Kaavioiden Word Win32 Muokkaa vaihtoehtoinen teksti-valikko

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu tulee näkyviin asiakirjan tekstin oikeassa reunassa.

  3. Kuvaile 1–2 lauseella kaaviota ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Kaavioiden Word Win32 vaihtoehtoinen teksti-ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Tee tehosteiden koristeellisia

Jos asiakirjassa on visuaalisia tehosteita, jotka ovat puhtaasti koristeellisia, voit merkitä ne sellaisenaan tarvitsematta kirjoittaa vaihtoehtoista tekstiä. Kun näytönlukijaa löytää tällaista kuvaa, se yksinkertaisesti ilmoittaa ne ovat koristeellisia, jotta käyttäjä tietää ne puuttuu ei mitään tietoja.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella visualisoinnin.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Decorative -valintaruutu. Tapahtuman tekstikentän tulee näkyy harmaana.

    Koristeellinen elementtien Word Win32 vaihtoehtoinen teksti-ruutu

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word-asiakirjassa Office 2016visuaalisia tehosteita:

Huomautus: On suositeltavaa sijoittaa tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile objektia > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alue, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile muotoa.

  2. Valitse oikeanpuoleisessa ruudussa Asettelu ja ominaisuudet ja sitten Vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kaaviota

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Word-asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Syötä hyperlinkin kohdeosoite Osoite-ruutuun.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta ja Kohdeohjeen teksti -valintaikkunasta

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Näyttökuva otsikkotyyliasetuksista

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Näyttökuva luettelomerkkivaihtoehdoista

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Numerointi-painiketta.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Näyttökuva numerointityyliasetuksista

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki , jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse kappale -ryhmän oikeassa alakulmassa-ryhmän Lisää -painiketta.
    Kappale -valintaikkuna avautuu, Sisennykset ja välit -välilehti.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Riviväliasetukset näkyvät korostettuina Kappale-valintaikkunassa.

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukkotyökalut - Rakenne -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmän Otsikkorivi -valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Otsikkorivi-valintaruudusta

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Mac: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraavassa taulukossa on avaimen parhaita käytäntöjä, jotka ovat käytettävissä parantamiseen Word asiakirjojen luomiseen.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 365:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämätön värikontrastia, tarkistaa Helppokäyttöisyyden tarkistus.

Voit myös etsiä tekstiä asiakirjaan, joka on vaikea lukea tai erottaa taustan.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit etsiä otsikot, jotka eivät ole loogisessa järjestyksessä, Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Voit järjestää esimerkiksi otsikot määrätyn loogisessa järjestyksessä. Käyttää Otsikko 1, otsikko 2 ja sitten otsikko 3 sijaan otsikko 3, otsikko 1 ja sitten otsikko 2. Ja järjestää tiedostoja tiedot pieni näkyvissä. Vain muutaman kappaleen perässä on Ihannetapauksessa kunkin otsikkoa.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, etteivät taulukot sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja eivätkä täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 365:ssä

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisista tehosteista Office 365Word tiedostot:

Huomautukset: 

  • Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

  • Jotta hiiren kakkospainike toimii Macilla, varmista, että Hiiren kakkospainike -asetus on valittuna Järjestelmäasetuksissa.

Vihje: Jotta saat kirjoitettua hyvän vaihtoehtoisen tekstin, varmista, että välität kuvan sisällön ja tarkoituksen yksinkertaisella ja yksiselitteisellä tavalla. Vaihtoehtoisen tekstin ei tulisi olla pidempi kuin kaksi lyhyttä lausetta. Useimmissa tapauksissa pari ajatuksella valittua sanaa riittää. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuvia, kuten kuvia, näyttökuvat, kuvakkeet, videoita ja 3D mallit, jotta näytönlukuohjelmien voi lukea kuvaus käyttäjille, jotka eivät näy kuvaa.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa... vaihtoehtoinen teksti.

    Vaihtoehtoinen teksti-vaihtoehto Wordissa pikavalikosta

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu tulee näkyviin asiakirjan tekstin oikeassa reunassa.

  3. Kirjoita 1 – 2 lauseiden kuvaamaan kuva sisältöä ja kontekstissa.

    Vaihtoehtoinen teksti-ruudussa Wordissa

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella muotoa tai SmartArt-kuvan.

  2. Valitse Muokkaa... vaihtoehtoinen teksti.

    Vaihtoehtoisen tekstivaihtoehto pikavalikko vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu tulee näkyviin asiakirjan tekstin oikeassa reunassa.

  3. Kirjoita kuvaus, sisältö ja muoto tai SmartArt-grafiikkaobjektin lauseiden 1 – 2.

    Vaihtoehtoinen teksti-ruudussa Wordissa

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

    Vihje: Avaa oikea-valikko hiiren kakkospainikkeella Kaavioalueentoisin sanoen johonkin sisällä kehys, jonka koko kaavion ei sisällä jotakin sen osaa.

  2. Valitse Muokkaa... vaihtoehtoinen teksti.

    Vaihtoehtoisen tekstivaihtoehto pikavalikko vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioon

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu tulee näkyviin asiakirjan tekstin oikeassa reunassa.

  3. Kirjoita 1 – 2 lauseiden kuvaamaan sisältö ja kaavion kontekstissa.

    Vaihtoehtoinen teksti-ruudun Wordissa

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Tee tehosteiden koristeellisia

Jos asiakirjassa on visuaalisia tehosteita, jotka ovat puhtaasti koristeellisia, voit merkitä ne sellaisenaan tarvitsematta kirjoittaa vaihtoehtoista tekstiä. Kun näytönlukijaa löytää tällaista kuvaa, se yksinkertaisesti ilmoittaa ne kuin Koristeellinen, jotta käyttäjä tietää, ne eivät sisällä mitään tietoja.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella visualisoinnin.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Merkitse Koristeellinen -valintaruutu. Tekstin tapahtuma-kentässä näkyy harmaana.

    Koristeellinen valintaruutu on valittuna vaihtoehtoinen teksti-ruudussa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen tehosteiden Word asiakirjoissa.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile SmartArt-kuvaa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kaaviota

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Word-asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Hyperlinkki.

    Valitun tekstin näyttää Näytettävä teksti -ruutuun. Tämä on hyperlinkin tekstin.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta ja Kohdeohjeen teksti -valintaikkunasta

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Näyttökuva otsikkotyyliasetuksista

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Näyttökuva luettelomerkkivaihtoehdoista

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Numerointi-painike.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Näyttökuva numerointityyliasetuksista

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki , jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse rivi- ja kappaleväli > rivivälin asetukset.
    Kappale -valintaikkuna avautuu, Sisennykset ja välit -välilehti.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Näyttökuva Kappale-valinnasta

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehdessä Otsikkorivi -valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Otsikkorivi-valintaruudusta

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

iOS: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Tekstin välistyksen käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Word-asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön reunassa työkalurivin alaosassa Lisää-kuvaketta.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Vieritä näyttöä alas Linkki-komentoon asti ja napauta sitä.

  5. Valitsemasi teksti näkyy Näyttö-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.

  6. Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.

  7. Napauta näytön yläreunassa Valmis.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkki-komento, jossa näkyy URL-osoite ja näytettävä teksti

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  • Valitse teksti.

  • Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön reunassa työkalurivin alaosassa Lisää-kuvaketta.

  • Napauta Tyylit-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  • Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Tyylit-komento, jossa Otsikko 1 on valittuna

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön reunassa työkalurivin alaosassa Lisää-kuvaketta.

  3. Napauta Luettelomerkit-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  4. Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.

  5. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Luettelomerkit-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön reunassa työkalurivin alaosassa Lisää-kuvaketta.

  3. Napauta Numerointi-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  4. Valitse haluamasi numerointivaihtoehto.

  5. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Numerointi-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki , jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä:

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön reunassa työkalurivin alaosassa Lisää-kuvaketta.

  3. Napauta Riviväli-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  4. Valitse haluamasi väliasetus.

Riviväli-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia ja asetus 1,15 valittuna

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Napauta Aloitus > Lisää > Taulukko.

  3. Valitse Tyyliasetukset-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  4. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

  5. Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.

Tyylin asetukset -komento, jossa on valittuna Otsikkorivi

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Android: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Tekstin välistyksen käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Word-asiakirjojen sisältämiin visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin.

Huomautus:  Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuvia, kuten kuvia ja näyttökuvat, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät, jotka eivät näy kuva kuvan kuvaamaan tekstiä voi lukea.

  1. Valitse kuva.

  2. Avaa Kuva-välilehti napauttamalla työkalurivin loppupäässä näytön alaosassa näkyvää ylänuolta.

  3. Vieritä näyttöä alas Vaihtoehtoinen teksti -komentoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Vaihtoehtoinen teksti -komento Kuva-välilehdessä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Valitse muoto.

  2. Avaa Muoto-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Vieritä näyttöä alas Vaihtoehtoinen teksti -komentoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Muoto-välilehden Vaihtoehtoinen teksti -komento

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Vieritä näyttöä alas Vaihtoehtoinen teksti -komentoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Taulukko-välilehden Vaihtoehtoinen teksti -komento

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Word-asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Vieritä näyttöä alas Linkki-komentoon asti ja napauta sitä.

  5. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.

  6. Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.

  7. Napauta näytön yläreunassa Lisää.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkki-komento, jossa näkyy näytettävä teksti ja osoite

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  • Valitse teksti.

  • Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  • Napauta Tyylit-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  • Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Tyylit-komento, jossa Otsikko 1 on valittuna

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä. Napauta Luettelomerkit-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  3. Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Luettelomerkit-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä. Napauta Numerointi-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  3. Valitse haluamasi numerointiasetus.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Numerointi-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki , jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Valitse Kappaleen muotoilu -komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  4. Valitse haluamasi väliasetus.

Kappale-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla alanuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Valitse Tyyliasetukset-komennossa oikealle osoittavaa nuolta.

  4. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

    Vihje: Asetus on valittuna, kun se on harmaa.

  5. Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.

Tyylin asetukset -komento, jossa on valittuna Otsikkorivi

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Windows mobiililaitteissa: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät lukevat joskus linkkiluettelon. Linkkien pitää sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin teksti ei saa siis olla ”Napsauta tätä”, vaan linkin pitää sisältää kohdesivun koko otsikko.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Voit lisätä vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, taulukoihin, muotoihin ja muihin visuaalisiin kohteisiin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla henkilöt, jotka eivät näy näytön ymmärtää tärkeitä kuvia ja muita visuaalisia tehosteita, kuten SmartArt kuvia, muotoja, ryhmät, kaaviot, upotetut objektit, linkitettyjä kuvia, käsinpiirrokset ja videoita.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. Varmista, ettet välitä merkitystä pelkästään värillä. Luo teksti, jossa toistetaan värin tai muun aistituntemuksen merkitys.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa, jotta kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Basic Authoring and Testing Guide -oppaan osassa 508 sivulla 16 on yksityiskohtaisia tietoja ja kehittyneitä työkaluja kontrastin tarkistamiseen.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöistä kärsivät henkilöt saattavat kokea, että sanat liikkuvat sivulla tai teksti juoksee kokonaisuutena (tekstirivi painuu alla olevalle riville). Teksti saattaa yhdistyä tai vääristyä myös muulla tavalla.

Voit yrittää vähentää lukukuormitusta esimerkiksi seuraavasti:

  • Käytä tuttuja sans serif -fontteja. Tällaisia ovat esimerkiksi Arial ja Calibri.

  • Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Lisää riittävästi tyhjää tilaa rivien ja kappaleiden väliin.

  • Tasaa kappaleet vasemmalle molempien reunojen tasauksen sijasta. Tällä tavalla sanojen väliin ei tule suuria aukkoja. Suuret aukot voivat saada aikaan visuaalisen tehosteen, jossa tyhjä tila virtaa koko kappaleen läpi.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Asianmukaisen tekstin välistyksen käyttäminen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikko.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Word-asiakirjojen sisältämiin visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulorajoitteisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuvia, kuten kuvia, kaavioita ja näyttökuvat, jotta näytönlukuohjelmien voivat lukea kuvan kuvaus.

  1. Valitse kuva asiakirjasta.

  2. Selaa Kuva-valikossa alaspäin kohtaan Vaihtoehtoinen teksti ja valitse se.

  3. Kirjoita kenttiin otsikko ja kuvaus. Kirjoita lyhyesti ja aloita tärkeimmistä tiedoista. Pyri välittämään kuvan sisältö ja merkitys. Kun olet valmis, valitse Valmis.

    Vihje: Täytä sekä Otsikko- että Kuvaus-kenttä, koska tietojen lukutapa voi vaihdella eri näytönlukuohjelmissa.

Näyttökuva Word Mobilen vaihtoehtoisen tekstin valintaikkunasta, jossa näkyvät kentät Nimi ja Kuvaus.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Tekstiin sitoutuvia muotoja, SmartArt-kuvien sisältämiä muotoja ja muita muotoja voidaan käyttää sellaisten visuaalisten tietojen välittämiseen, joita näytönlukuohjelmat eivät voi lukea ilman vaihtoehtoisen tekstin lisäämistä.

  1. Valitse muoto asiakirjasta.

  2. Selaa Muoto-valikossa alaspäin kohtaan Vaihtoehtoinen teksti ja valitse se.

  3. Kirjoita kenttiin otsikko ja kuvaus. Kirjoita lyhyesti ja aloita tärkeimmistä tiedoista. Pyri välittämään muodon sisältö ja merkitys. Kun olet valmis, valitse Valmis.

    Vihje: Täytä sekä Otsikko- että Kuvaus-kenttä, koska tietojen lukutapa voi vaihdella eri näytönlukuohjelmissa.

Näyttökuva Word Mobilen vaihtoehtoisen tekstin valintaikkunasta, jossa näkyvät kentät Nimi ja Kuvaus.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

Taulukoihin lisätyn vaihtoehtoisen tekstin avulla voit tarjota lyhyen yhteenvedon sisällysluettelosta käyttäjille, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia.

  1. Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.

  2. Selaa Taulukko-valikossa alaspäin kohtaan Vaihtoehtoinen teksti ja valitse se.

  3. Kirjoita kenttiin otsikko ja kuvaus. Kirjoita lyhyesti ja aloita tärkeimmistä tiedoista. Pyri välittämään lyhyt yhteenveto taulukon sisällöstä. Kun olet valmis, valitse Valmis.

    Vihje: Täytä sekä Otsikko- että Kuvaus-kenttä, koska tietojen lukutapa voi vaihdella eri näytönlukuohjelmissa.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Word-asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden parantamiseksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Lisää tekstiin kuvaava hyperlinkki, jonka avulla käyttäjä tietää, mitä linkin takana on.

  1. Valitse tekstiosa, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Selaa alaspäin kohtaan Linkki ja valitse se.

  5. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -kentässä. Tämä on hyperlinkin teksti. Voit muuttaa sitä tarvittaessa.

    Vihje: Älä käytä linkkinä tekstiä ”Napsauta tätä” tai muuta tekstiä, joka ei kuvaa kohdesivua. Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, voit käyttää sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

  6. Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.

  7. Napauta näytön yläreunassa Lisää.

Näyttökuva Word Mobilen Linkki-valintaikkunasta, jossa näkyvät kentät Näytettävä teksti ja Osoite.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Voit parantaa tekstimuotoilua valitsemalla normaalin sans serif -fontin, käyttämällä suurempaa fonttikokoa, tasaamalla tekstin vasemmalle ja välttämällä isojen kirjainten ja kursivoinnin runsasta käyttöä.

  1. Valitse muotoiltava tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Esimerkiksi Aloitus-valikosta voit valita suuremman fonttikoon ja sans serif -tyyppisen fontin. Voit käyttää myös muita muotoiluasetuksia, kuten lihavointia, sisällön korostamiseen.

Näyttökuva Word Mobilen tekstinmuotoiluvalikosta.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa.

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Valitse Fonttiväri-asetuksessa oikealle osoittava nuoli.

  4. Valitse Automaattinen.

Näyttökuva Fonttiväri-valikosta, jossa Automaattinen-vaihtoehto on valittuna.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Käytä valmiita otsikkotyylejä ja muodosta asiakirjasta jäsennys näytönlukuohjelmia varten. Näytönlukuohjelmat eivät tulkitse suurella ja lihavoidulla fontilla kirjoitettua tekstiä otsikoksi, elleivät oletustyylit ole käytössä.

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Tyylit ja valitse se.

  4. Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Näyttökuva Word Mobilen Tyylit-valikosta, jossa Otsikko 1 -asetus on valittuna.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Jaa teksti mahdollisuuksien mukaan luettelomerkein merkityiksi kohdiksi, sillä se parantaa luettavuutta ja helppokäyttöisyyttä.

  1. Siirrä kohdistin asiakirjan kohtaan, johon haluat lisätä luettelon, tai valitse luetteloon sisällytettävä tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Luettelomerkit ja valitse se.

  4. Valitse luettelomerkkityyli, jota haluat käyttää.

  5. Kirjoita tarvittaessa luettelokohteet.

    Vihje: Kirjoita jokaisen luettelokohdan loppuun piste tai pilkku, jolloin näytönlukuohjelmat pitävät tauon niiden kohdalla.

Näyttökuva Word Mobilen Luettelomerkit-valikosta, josta valitaan luettelomerkkityyli.

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Mahdollisuuksien mukaan käytä numeroituja luetteloita, sillä niitä on helpompi seurata kuin jatkuvaa tekstilohkoa.

  1. Siirrä kohdistin asiakirjan kohtaan, johon haluat lisätä luettelon, tai valitse luetteloon sisällytettävä tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Numerointi ja valitse se.

  4. Valitse numerointityyli, jota haluat käyttää.

  5. Kirjoita tarvittaessa luettelokohteet.

    Vihje: Kirjoita jokaisen luettelokohdan loppuun piste tai pilkku, jolloin näytönlukuohjelmat pitävät tauon niiden kohdalla.

Näyttökuva, jossa näkyy Word Mobilen Numerointi-valikko ja numerointityyli valittuna.

Asianmukaisen tekstin välistyksen käyttäminen

Voit parantaa luettavuutta lisäämällä tai vähentämällä virkkeiden ja kappaleiden välistä tyhjää tilaa.

  1. Valitse tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko valitsemalla Lisää (...) -kuvake.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Kappaleen muotoilu ja valitse se.

  4. Valitse Riviväli ja valitse haluamasi väliasetus.

Näyttökuva Word Mobilen valikosta, josta valitaan rivivälin arvo.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Lisää taulukkoon otsikoita, jotta näytönlukuohjelmat osaavat seurata sarakkeita ja rivejä.

  1. Aseta kohdistin taulukossa ensimmäiselle riville.

  2. Valitse alla olevasta Taulukko-valikosta Lisää.

  3. Valitse Lisää yläpuolelle.

  4. Voit palata edelliseen valikkoon valitsemalla vasemmalle osoittavan nuolen Lisää-valikon otsikossa.

  5. Selaa Taulukko-valikossa alaspäin kohtaan Tyyliasetukset ja valitse se.

  6. Valitse Otsikkorivi.

  7. Siirry takaisin taulukkoon ja kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Tyyliasetukset-valikosta, jossa Otsikkorivi-vaihtoehto on valittuna.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Office Online: Parhaat käytännöt Word Online -asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word Online -asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Lisätä vaihtoehtoista tekstiä, kuvia ja taulukot.

Käytä Word Onlinen Helppokäyttöisyyden tarkistus -toimintoa puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin etsimiseen.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkkitekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Riittämätön värikontrastia, tutustu tekstin asiakirjaan, joka on vaikea lukea tai erottaa taustan.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit etsiä otsikot, joissa ei ole käytetty valmiita tyylejä, etsimällä asiakirjasta silmämääräisesti tekstiä, joka näyttää otsikolta. Valitse tämä teksti ja tarkista sitten valintanauhan Aloitus-välilehdestä, onko tekstissä käytetty otsikkotyyliä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Word Onlinen valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Word Onlinen Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla voit varmistaa, etteivät taulukot sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja, sisäkkäisiä taulukoita eivätkä täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja taulukoihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Word Online -asiakirjojen sisältämiin kuviin ja taulukoihin.

Huomautus: On suositeltavaa sijoittaa tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse kuva.

  2. Valitse Kuvatyökalut > Muotoile.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkunaan.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva  Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkunasta, joka sisältää Otsikko- ja Kuvaus-kentät

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukkotyökalut > Asettelu.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti -välilehti.

  4. Kirjoita kuvaus Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkunaan.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Word Online -asiakirjojen hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse linkki.
    Valitun tekstin näyttää Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin tekstin.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Syötä hyperlinkin kohdeosoite Osoite-ruutuun.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva, jossa on Linkki-valintaikkuna sekä hyperlinkin tietojen Näyttöteksti- ja Osoite-kentät.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin Excelin vihreä valintamerkki , jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Näyttökuva Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmästä, jossa näkyy tyylejä, kuten Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painike ja valitse sitten luettelomerkkityyppi, jota haluat käyttää.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Näyttökuva Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Luettelomerkit-asetuksesta, jossa näkyvät vaihtoehdot Kiinteä luettelomerkki, Ontto luettelomerkki ja Neliöluettelomerkki.

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmässä Numerointi-painike ja valitse sitten numerointityyppi, jota haluat käyttää.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Näyttökuva Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Numerointi-asetuksesta, jossa näkyvät peräkkäisten luetteloiden numero- ja kirjainasetukset.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse kappale -ryhmän oikeassa alakulmassa-ryhmän Lisää -painiketta.
    Kappale -valintaikkuna avautuu, Sisennykset ja välit -asetuksista.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Näyttökuva Kappale-valintaikkunasta, jossa näkyvät Yleiset, Sisennys ja Välistys-asetukset.

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukkotyökalut - Rakenne -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmässä Otsikkorivi.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Taulukkotyökalujen Rakenne-välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmästä, jossa Otsikkorivi-vaihtoehto on valittuna.

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen käyttö Word Onlinessa

  1. Valitse Tarkista-välilehti.

  2. Valitse Tarkista helppokäyttöisyys.

  3. Tarkista tulokset Helppokäyttöisyyden tarkistus. Tulokset ovat jakaa perusteella vakavuus ongelman löydy, seuraavasti:

    • Virheet. Sisältävät sisältöä, joka on toimintarajoitteisille henkilöille erittäin vaikeaa tai mahdotonta ymmärtää.

    • Varoitukset. Sisältö on toimintarajoitteisille henkilöille haastavaa ymmärtää.

    • Vihjeitä Vinkeissä kerrotaan, että vaikka toimintarajoitteiset henkilöt kykenevät ymmärtämään sisällön, se voitaisiin järjestellä tai esittää paremmin heidän käyttökokemuksensa parantamiseksi.

  4. Korjaa ongelmat.

Huomautus: Helppokäyttöisyyden tarkistus tarkistaa asiakirjasta kaikki ongelmat, jotka voidaan korjata selaimessa. Jos haluat täydellisen tarkistuksen, avaa tiedosto työpöytäsovelluksessa ja käytä työpöytäsovelluksen helppokäyttöisyyden tarkistusta Windows- tai Mac-tietokoneessa.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on toimintarajoite tai helppokäyttöisyyteen liittyviä kysymyksiä, saat teknistä apua ottamalla yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on saanut koulutusta monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käytöstä. Saat heiltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustolla.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×