FindTime-kokousten järjestäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Outlookin apuohjelman, joka on helppo kokousten ajoittaminen sallimalla kutsuttujen sopivan kertaa äänestää on FindTime .

Jos haluat järjestää kokouksen Outlookissa FindTime kanssa

  1. Luo uusi sähköpostiviesti tai valitse sähköpostiin vastaaminen.

  2. Luettelon tarvittavat kokouksen osallistujat - Ja valinnaiset osallistujat kopio.

  3. Valitse Aloitus -välilehden vastaa kokouksen kyselyn kanssa.

    FindTime > vastaa Kokouspyynnöllä-kysely

  4. Valitse kokouksen asetukset

    FindTime kokouksen kesto

    • Kesto: Valitse kesto-luettelosta.

      • Valitse koko päivän kokouksen kahdeksan tuntia.

      • Mukautettu avulla voit määrittää oman aika. Suurin mahdollinen kesto on 23h 59m.

        FindTime Mukautettu kesto

    • Toimi tuntia: valintaruutu, jos haluat rajoittaa Ehdotetut ajat työpäiviä ja -tuntien vain kokouksen.

      FindTime työaika

      Huomautus: Oletusarvoisesti käytössä, työaika haetaan järjestäjän asetusten < FindTime järjestäjä hallintanäkymässä linkki > Sisällönjärjestämisen asetukset >, ja tällaisia ei ole Exchange-asetuksia. Ne oletuksena 5 pm, am 8 Jos asetuksia ei löydy.

    • Aikavyöhykkeen: Valitse Aikavyöhykkeet-kuvake , jos haluat muuttaa kokouksen aikavyöhyke.

      Muokkaa aikavyöhyke
      Huomautus

      • Aikavyöhyke haetaan järjestäjän asetusten < FindTime järjestäjä hallintanäkymässä linkki > Sisällönjärjestämisen asetukset >, mutta voit valita uuden luettelosta.

      • Kesäajan huomioimista ja kokousten vuosittain valitsimen jälkeen Näytä oikeaan aikaan.

  5. FindTime näyttää kutsuttujen aikataulujen avulla (jos saatavilla) ja ehdottaa sopivan kokouksen kertaa.

    Huomautus: FindTime käyttää Office 365: n Yritystili kalenteriin ja osallistujien organisaation selvittää käytettävyys kalenterit. Kalenterit, jotka eivät ole liitetty Office 365 tiliä ei tueta.

    Linkkien avulla voit lajitella kokousasetuksia.

    • Käytettävyys: luetellaan ensin parhaat vaihtoehdot (kun kaikki tarvittavat osallistujat ovat maksuttomia kertaa). Parhaiden asetusten määrittämiseen tekijöitä ovat montako osallistujat ovat maksuttomia, kuinka monta vaaditaan vapaaehtoisina osallistujina ja ovat maksuttomia, onko ristiriidassa osallistujilla on alustava tai varattu sitoumukset niiden kalenterissa.

      Tavoitettavuuden mukaan lajiteltu kokousasetukset

    • Aika: Näyttää asetukset aikajärjestyksessä.

      Ajan mukaan lajiteltu kokousasetukset

      Huomautus: Voit vierittää käyttämällä <kuukauden ja päivänja>. Käytettävissä olevat päivän alleviivataan vihreällä. Tumma vihreä ilmaisee päivää useimmissa asetuksilla ja työntöproomua vihreä ja punainen ilmaisee useimmat ristiriidat. Viikonlopun päivät on merkitty käytettävissä, jos Työtuntien ei ole valittuna.

    • Ovatko osallistujat ja käytettävyyden näyttäminen henkilöt-kuvakkeet

      • Sininen alleviivaus: pakollinen

      • Vihreä: käytettävissä

      • Keltainen: voi olla varattu

      • Punainen: varattu

      • Harmaa: Tuntematon

        Henkilöiden kuvakkeet avain

    • Kuvakkeiden avulla voit käyttää lisätietoja

      • Valitse Avaa kutsuttujen tila ilmaisinalueen Kutsuttujen tila-kuvake .

        Kutsuttujen tila ilmaisinalueen

      • Pidä hiiren osoitinta henkilön kunkin kuvakkeen päällä tai tarkastella niiden tavoitettavuustiedot.

      • Valitse Kalenteri-kuvake kalenterisi tarkasteluun.

        Järjestäjän kalenterissa

  6. Valitse sopiva kokouksen muutaman kerran.

    • Aika-ruutu muuttuu vihreä valittaessa.

    • Voit valita enintään 20 kertaa.

      Valitun kokousasetukset

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita kokouksen sijainti.

    • Skype on käytössä oletusarvoisesti. Valitse Skype-kuvaketta, voit poistaa sen käytöstä.

      Sijaintiasetukset
      Huomautus:. Järjestäjä raporttinäkymän < FindTime järjestäjä hallintanäkymässä linkki > Skype-asetusten lisääminen Skype-asetukset > käytetään. FindTime voi tunnistaa asetusten määrittäminen sillan halutessasi. Jos et, näyttöön tulee uusi Skype-tunnuksen, joka kokouksen.

  9. Valitse kokouksen asetukset ja vaihtamalla Käytössä tai ei käytössä -asetukset.

    • Ilmoitukset: näyttöön tulee sähköposti-ilmoitukset, kun kutsuttujen äänestä.

    • Ajoita automaattisesti: kokouksen ajoitetaan automaattisesti kalenterissa kun kaikki tarvittavat osallistujat on tullut Kyllä , kokous-vaihtoehto. Tarkastella automaattisen ajoituksen < linkki > Lisää.

    • Pitää: Lisää alustava tapaamisen lisääminen kalenteriin valitun kokouksen kunkin asetuksen. Pidot poistetaan äänestyksen peruutettu tai ajoitettu kokous.

      Huomautus: Voit edelleen poistaa valitun kokouksen kertaa tässä vaiheessa valitsemalla XValitut ajat -luettelosta.

      Poista kokous ajat

  10. Valitse Lisää-sähköpostiin.

  11. FindTime Lisää Ehdotetut ajat-sähköpostiin. Valitse Muokkaa asetuksia haluat muuttaa kokouksen asetuksia, tarvittaessa.

    Muokkaa sähköpostin asetukset
    Huomautus: Jos teet muutoksia ja Aseta ajat, sinun on poistettava manuaalisesti alkuperäinen kutsu.

  12. Valitse Lähetä kokouksen kutsuu ja aloittaa äänestyspainikkeita lähettämiseen. < linkittäminen FindTime äänestyspainikkeita sivulla >

  13. Saat suoran linkin äänestyspainikkeita sivuun < äänestyksen sivun FindTime > kokouksen.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×