Excelin linkitetyt tietueet

Excelissä on uusi tietotyyppi, jota kutsutaan linkitetyksi tietueeksi. Linkitetyssä tietueessa ei ole kyse pelkästään tekstistä tai numeroista, vaan kyseessä on erityislaatuinen tietotyyppi, jolla on yhteys verkkolähteeseen. Tämän yhteyden avulla Exceliin voidaan tuoda monipuolista ja mielenkiintoista tietoa, jota voidaan sitten työstää ja päivittää Excelissä. Alla olevassa esimerkissä linkitettyjä tietueita on hyödynnetty maantieteellisiin sijainteihin perustuvan tiedon tuomiseen. Voit kuitenkin käyttää tietueita myös osakehintoihin liittyvän tiedon tuomiseen.

Sarake A: Ranska, Espanja, Ruotsi, Norja ja jokaisen kohdalla karttakuvake; Sarake B: asukasluvut; Sarake C: kaupunkiväestöä kuvaavat luvut; Sarake D: bensiinin hinnat; Sarake E: valuuttakoodit

Yllä olevassa esimerkissä maiden nimiä sisältävän A-sarakkeen solut sisältävät linkitettyjä tietueita. Tunnistat linkitetyt tietueet soluissa olevien kuvakkeiden ( Maantieteen linkitetyn tietueen kuvake ) avulla. Lisäksi B-, C-, D- ja E-sarakkeissa näkyy tietoa, joka liittyy näihin tietueisiin. Toisin sanoen asukaslukua, kaupunkiväestöä, bensiinin hintoja ja valuuttakoodeja koskevat tiedot on poimittu A-sarakkeen linkitetyistä tietueista.

Huomautus: Ominaisuus tulee asiakkaiden käytettäväksi asteittain seuraavien päivien tai viikkojen kuluessa. Se tulee ensin Office Insider -osallistujien käytettäväksi ja myöhemmin Office 365 -tilaajille. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

1. Luo taulukko

Lisää-välilehti, Taulukko-painike

Aluksi kannattaa luoda Excel-taulukko, vaikka se ei olekaan pakollista. Tietojen poimiminen tietueista on kuitenkin tällöin helpompaa. Napsauta tiedoissa olevaa solua ja napsauta sitten Lisää > Taulukko. Jos tietosi sisältävät sarakkeita, valitse Taulukossa on otsikot -valintaruutu.

2. Valitse solut

Neljä valittua solua, joista kussakin on maan nimi

Valitse seuraavaksi tekstiä sisältäviä soluja. Näiden ohjeiden kirjoitushetkellä Excelissä on kahdenlaisia linkitettyjä tietueita: osakkeisiin ja maantieteellisiin tietoihin liittyviä. Tässä esimerkissä halutaan esittää maantieteellisiä tietoja, joten valitaan soluja, joissa on maiden nimiä. Voit myös valita esimerkiksi provinssien, territorioiden, osavaltioiden tai kaupunkien nimiä sisältäviä soluja. Jos haluaisit käyttää osaketietoihin liittyviä linkitettyjä tietueita, voisit valita esimerkiksi yritysten nimiä, rahastojen nimiä tai kaupankäyntitunnuksia sisältäviä soluja.

3. Valitse Osakkeet tai Maantiede

Tiedot-välilehti, Osakkeet- ja Maantiede-painikkeet

Valitse Tiedot-välilehdestä joko Osakkeet tai Maantiede.

4. Linkitetyt tietueet tulevat näkyviin

Neljä solua, joista jokaisessa karttakuvake ja maan nimi

Jos Excel havaitsee yhteyden soluissa olevan tekstin ja Microsoftin verkkolähteen välillä, se muuntaa tekstin linkitetyiksi tietueiksi. Tunnistat linkitetyt tietueet kuvakkeista; maantieteellisten tietojen kohdalla Maantieteen linkitetyn tietueen kuvake ja osakkeiden Osakkeen linkitetyn tietueen kuvake .

Huomautus: Jos kuvakkeen sijaan näet Kysymysmerkkikuvake -merkin, Excelillä on vaikeuksia yhdistää teksti Microsoftin verkkolähteiden tietueeseen. Korjaa mahdolliset kirjoitusvirheet ja paina sitten Enter-näppäintä, jolloin tekstiä vastaavaa tietuetta etsitään uudelleen. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Kysymysmerkkikuvake -merkkiä, jolloin Tietueen valitsin -ruutu tulee näkyviin. Hae tietuetta muutamalla hakusanalla ja napsauta sitten Valitse.

Muita toimintoja

Solu, jossa on Ranskan kohdalla linkitetty tietue; kohdistimen napsauttamisen kuvake; kortti näkyvissä

Kun olet muuntanut tekstin linkitetyksi tietueeksi, soluun ilmestyy kuvake. Kun kuvaketta napsautetaan, näkyviin tulee kortti. Kortissa on luettelo kentistä ja niitä vastaavista arvoista. Tietueesta riippuen kenttä–arvo-pareja voi olla useita.

Tässä esimerkissä näet linkitetyn Ranska-tietueen kortin kuvan. Pääkaupunki on yksi tietueen kentistä, ja Pariisi on kyseisen kentän arvo. Poliittinen johto on toinen kenttä, ja nimet ovat sen arvoja.

Voit tuoda lisää kenttä–arvo-pareja näkyviin vierittämällä korttia alaspäin. Jos haluat tietää, mistä kentät ja arvot ovat peräisin, vieritä kortin alareunaan ja napsauta lähteiden linkkejä.

Jos tiedot ovat alun perin Excel-taulukossa, voit hakea linkitetystä tietueesta lisää tietoa lisäämällä linkitettyyn tietueeseen perustuvia sarakkeita.

1. Valitse taulukon solu

Taulukosta valittu linkitetyn tietueen sisältävä solu

Varmista ensin, että tietueet ovat Excel-taulukossa. Valitse sitten jokin taulukon soluista.

2. Napsauta Lisää sarake -painiketta

Kohdistin napsauttaa Lisää sarake -painiketta

Napsauta taulukon oikeaan yläkulmaan ilmestyvää Lisää sarake -painiketta.

3. Valitse kenttä valikosta

Asukaslukukenttä valittuna valikosta

Näkyviin tulee valikko, jossa on luettelo kyseessä olevien tietueiden saatavilla olevista kentistä. Valitse kiinnostava kenttä.

4. Uusi sarake luodaan

Uusi sarake lisätty, arvot linkitetystä tietueesta

Taulukkoon luodaan uusi sarake, jossa näytetään kenttää koskevat arvot.

5. Tee sama uudelleen

Toinen tietosarake lisätty

Voit tuoda vieläkin enemmän tietoa näkyviin toistamalla prosessin.

6. Uusi sarake

Toinen uusi sarake lisätty taulukkoon

Taulukkoon lisätään taas uusi sarake, joka näyttää valitsemaasi kenttää koskevat arvot.

Vihje: Kun tiedot ovat Excel-taulukossa, Lisää sarake -painiketta ei tarvitse käyttää. Voit sen sijaan yksinkertaisesti kirjoittaa uuden sarakkeen nimen. Jos esimerkiksi kirjoitit taulukkoon Asukasluku, Excel noutaa tietueiden Asukasluku-kentän automaattisesti. Rivien suhteen toimitaan samalla tavalla: kirjoita uusi rivi, ja jos verkosta löytyy linkitetty tietue, Excel muodostaa siihen yhteyden ja palauttaa tietuetta mahdollisesti koskevat kentät.

Solussa A2 lukee Ranska; solussa B2 lukee =A2. ja näkyviin tulee kaavan automaattisen täyttämisen valikko, jossa näytetään linkitetyn tietueen kentät

Myös tietuekenttien arvoja hyödyntävien kaavojen kirjoittaminen on mahdollista. Voit käyttää pisteoperaattoria (.), jolloin Excel käyttää tietueen kenttää parametrina. Tässä esimerkissä kirjoitettiin ensin =A2., jolloin Excelin automaattisen täydennyksen valikko tuli näkyviin. Siinä nähdään linkitetyn Ranska-tietueen käytettävissä olevat kentät. Lisätietoja on artikkelissa KENTTÄARVO-funktio.

Vihjeitä ja vinkkejä

Paina Ctrl+Vaihto+F2.

Linkitetyt tietueet viittaavat verkossa oleviin tietoihin. Kun olet lisännyt tietueen, työkirjaan muodostetaan ulkoinen tietoyhteys. Jos verkossa olevat tiedot muuttuvat, saat uudet tiedot taulukkoon päivittämällä tietueet Excelistä. Jos haluat päivittää linkitetyn tietueen ja siihen liittyvät tiedot, napsauta tietuetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Päivitä. Valitsemasi linkitetty tietue ja siihen mahdollisesti liittyvät tietueet päivitetään.

Jos haluat päivittää kaikki linkitetyt tietueet ja kaikki työkirjassa mahdollisesti olevat ulkoiset tietoyhteydet (mukaan lukien kyselyt, muut tietoyhteydet ja Pivot-taulukot), napsauta Tiedot > Päivitä kaikki tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+Alt+F5.

Voit poistaa tietueen käytöstä tai vaihtaa sen toiseen tietueeseen. Napsauta tietueen sisältävää solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tietue > Tietueen muuttaminen. Näytön oikeen reunaan ilmestyy ruutu. Etsi haluamasi tietue ja korvaa alkuperäinen tietue sillä napsauttamalla Valitse.

Jos et halua enää pitää linkitettyä tietuetta solussa, napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tietue > Muunna tekstiksi. Tietue poistetaan, yhteyttä verkkolähteeseen ei enää ole ja solun arvo muunnetaan tekstimuotoiseksi.

Excel-tietoja voi lajitella ja suodattaa sarakeotsikoiden suodatuspainikkeiden avulla. (Voit ottaa suodatuspainikkeet käyttöön napsauttamalla Tiedot > Suodata.) Tässä kuitenkin linkitettyjä tietueita koskeva vihje: Valitse linkitettyjen tietueiden yläpuolella oleva suodatuspainike. Valitse sitten, miten haluat lajitella tai suodattaa tiedot. Jos haluat lajitella ja suodattaa tietueen näyttönimen perusteella, pidä Valitse kenttä -kohdan Näyttönimi-asetus valittuna. Jos haluat lajitella tai suodattaa tiedot toisen kentän perusteella (kentän, joka joko näkyy tai ei näy Excelissä), valitse jokin toinen Valitse kenttä -kohdan kenttä.

Usein kysytyt kysymykset

Tällä hetkellä linkitetyt tietueet ovat käytössä ainoastaan osakkeisiin ja maantieteeseen liittyvissä tiedoissa. Ominaisuutta kehitetään jatkuvasti, ja uusia tietuetyyppejä saadaan toivottavasti käyttöön tulevaisuudessa.

Kyllä, mutta vastaanottajan on oltava Office 365 -tilaaja ja hänellä on oltava Office 365:n Excelin uusin versio asennettuna.

Huomautus: Ominaisuus tulee asiakkaiden käytettäväksi asteittain seuraavien päivien tai viikkojen kuluessa. Se tulee ensin Office Insider -osallistujien käytettäväksi ja myöhemmin Office 365 -tilaajille. Jos olet Office 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio.

Linkitettyjä tietueita tuetaan tällä hetkellä ainoastaan Office 365 -tilaajien Excel 2016:ssa. Exceliä kehitetään jatkuvasti, joten linkitettyjen tietueiden tuki lisätään mahdollisesti ennen pitkää muihinkin Excel-versioihin. Jos linkitettyjä tietueita sisältävä tiedosto avataan sellaisessa Excel-versiossa, joka ei tue linkitettyjä tietueita, linkitettyjen tietueiden kohdalla lukee #ARVO! ja linkitettyihin tietueisiin viittaavien kaavojen kohdalla lukee #NIMI?.

Ei. Tällä hetkellä et voi valita linkitetyn tietueen sisältävää solua ja luoda uusia tietueita vetämällä täyttökahvaa alaspäin. Sama koskee myös Muotoilusivellintä. Toimintoa kehitetään jatkuvasti, ja näiden ominaisuuksien tuki lisätään mahdollisesti myöhemmin.

Linkitetyt tietueet ovat aivan uusi ominaisuus. On mahdollista, etteivät kaikki perinteiset Excel-ominaisuudet toimi niiden kanssa yhteen. Esimerkiksi jos yrität luoda linkitettyjä tietueita sisältävään taulukkoon perustuvan Pivot-taulukon, saat #ARVO!-virheen. Lisäksi linkitetyt tietueet eivät ehkä toimi odotetusti Power Pivotissa, Power Queryssä tai edes kaikissa kaavioissa. Samalla kun linkitettyjä tietueita parannellaan, myös näitä muita ominaisuuksia pyritään kehittämään, jotta ne toimisivat hyvin yhteen linkitettyjen tietueiden kanssa.

Linkitetyt tietueet ovat tällä hetkellä käytettävissä ainoastaan, jos käyttöjärjestelmän kieleksi on määritetty englanti. Ominaisuutta kehitetään jatkuvasti, ja se pyritään tuomaan myöhemmin käyttöön muillakin kielillä.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×