Excel-tietojen käyttäminen Työpöytä tieto kannoissa näytön luku ohjelman avulla

Excel-tietojen käyttäminen Työpöytä tieto kannoissa näytön luku ohjelman avulla

Lue ääneen -symboli ja teksti Näytönlukuohjelman sisältö. Tässä aiheessa kerrotaan näytönlukuohjelman käyttämisestä Officen kanssa

Tämä artikkeli on tarkoitettu näytönlukuohjelmaa Office-tuotteiden kanssa käyttäville näkörajoitteisille henkilöille ja kuuluu Officen Helppokäyttötoiminnot -sisältöjoukkoon. Yleisluontoisempia ohjeita on Office-tuen aloitussivulla.

Voit käyttää Access näppäimistön ja näytön luku ohjelman avulla, kun haluat tuoda Excel laskenta taulukon Access tai linkittää Access pöytä tieto kannasta Excel-laskenta taulukkoon. Testasimme sitä Narratorin, jawsin ja NVDA:N kanssa, mutta se voi toimia muiden näytön luku ohjelmien kanssa niin kauan kuin ne noudattavat yleisiä helppokäyttöisyysstandardeja ja-tekniikoita.

Huomautukset: 

Sisältö

Excel-laskenta taulukon valmisteleminen tuontia tai linkittämistä varten

Ennen kuin tuot Excel laskenta taulukon tiedot Access, tarkista laskenta taulukko ja päätä, miten haluat tuoda tiedot.

Kohteen käyttö oikeus tieto kannan valmisteleminen tuontia varten

Ennen kuin tuot tietoja Excel-laskenta taulukosta, tarkista, että kohde Access tieto kanta on valmis tuontia varten, ja päätä, miten haluat tallentaa tuodut tiedot.

  • Varmista, että kohde Access tieto kanta ei ole vain luku-tilassa ja että sinulla on oikeudet tehdä muutoksia tieto kantaan.

  • Voit määrittää, haluatko tallentaa tiedot uuteen vai aiemmin luotuun taulukkoon:

    • Jos päätät tallentaa tiedot uuteen taulukkoon, Access luo taulukon ja lisää tuodut tiedot tähän taulukkoon. Jos määritetyn niminen taulukko on jo olemassa, Access korvaa taulukon sisällön tuoduilla tiedoilla.

    • Jos valitset tietojen lisäämisen aiemmin luotuun taulukkoon, Excel-laskenta taulukon rivit liitetään määritettyyn taulukkoon.

  • Jos päätät liittää Excel tiedot aiemmin luotuun Access taulukkoon, varmista, että Excel lähde tietojen rakenne-ja kenttä asetukset vastaavat kohde taulukossa olevia Access. Jos haluat avata Access taulukon rakenne näkymässä tarkastusta varten, paina näppäin yhdistelmää ALT + H, W, D. Tarkista taulukko tarkistus luettelosta kohdassa Valmistele kohde tieto kanta-osan vaihe 2, Tuo tai linkitä Excel-työkirjan tietoihin.

Tietojen tuominen

Kun tuot tietoja, Access luo kopion tiedoista uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta lähde Excel-laskenta taulukkoa.

Huomautus: Saatat tarvita työtoveria, joka auttaa sinua valitsemaan muokattavan kentän vaiheessa 9.

  1. Sulje lähde Excel työkirja, jos se on avoinna.

  2. Avaa kohde Access tieto kanta, johon tuodut tiedot tallennetaan.

    Vihje: Jos haluat luoda uuden tyhjän tieto kannan, paina näppäin yhdistelmää ALT + F, N, L.

  3. Jos haluat avata Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskenta taulukko -valinta ikkunan, tee jokin seuraavista sen mukaan, mitä Access versiota käytät:

    • Paina Office 365-tilaus versiossa tai Access 2019 näppäin yhdistelmää ALT + X, N, 1, sitten F ja X.

    • Siirry Access 2016 taiAccess 2013ulkoiset tiedot -väli lehteen painamalla näppäin yhdistelmää ALT + X. Paina SARKAINTA, kunnes pääset tuo & linkki -ryhmään, paina oikeaa nuoli näppäintä, kunnes kuulet "Excel", ja paina sitten ENTER-näppäintä.

    Nouda ulkoiset tiedot-Excel-laskenta taulukko- valinta ikkuna avautuu.

  4. Määritä tuotavat tiedot sisältävä Excel tiedosto valitsemalla Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskenta taulukko -valinta ikkunassa jokin seuraavista vaihto ehdoista:

    • Jos haluat siirtää kohdistuksen tiedoston nimi- teksti kenttään, paina F-näppäintä ja liitä tai kirjoita polku Excel tiedostoon.

    • Jos haluat selata tiedostoa, paina R-näppäintä. Avaa tiedosto- valinta ikkuna avautuu. Siirry haluamasi tiedoston kohdalle ja valitse tiedosto painamalla ENTER-näppäintä.

  5. Jos haluat määrittää, miten tuodut tiedot tallennetaan, tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat tallentaa tiedot uuteen taulukkoon, siirry kohtaan I ja valitse tuo lähde tiedot uuteen taulukkoon nykyisessä tieto kannassa -vaihto ehto. Sinua pyydetään nimeämään taulukko myöhemmin.

    • Jos haluat liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, siirry painamalla A-näppäintä ja valitse Liitä tietue kopio taulukkoon -vaihto ehto. Jos haluat valita taulukon, paina Sarkain-näppäintä kerran. Kohdistus siirtyy taulukko luetteloon. Laajenna luettelo painamalla näppäin yhdistelmää ALT + ALANUOLI, paina ylä-tai alanuoli näppäintä, kunnes kuulet haluamasi taulukon, ja valitse se painamalla Enteriä. Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos tietokannassa ei ole taulukoita.

  6. Paina SARKAINTA, kunnes pääset OK -painikkeeseen, ja paina ENTER-näppäintä. Ohjattu laskenta taulukon tuominen käynnistyy.

    Vihje: Jos näytön luku ohjelma ei lue ohjatun toiminnon ikkunoita automaattisesti, paina SR-näppäintä + W.

  7. Jos lähde Excel työkirjassa on vain yksi laskenta taulukko eikä alueita, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos työkirjassa on useita laskenta taulukoita tai nimettyjä alueita, valitse laskenta taulukko tai tuotavat alueet jollakin seuraavista tavoista:

    • Jos haluat valita laskenta taulukon, paina näppäin yhdistelmää ALT + W, paina Sarkain-näppäintä kerran, paina ALANUOLI näppäintä, kunnes kuulet haluamasi laskenta taulukon, ja valitse se painamalla ENTER.

    • Jos haluat valita nimetyn välin, paina näppäin yhdistelmää ALT + R, paina Sarkain-näppäintä kerran, paina ALANUOLI näppäintä, kunnes kuulet haluamasi välin, ja valitse se painamalla ENTER.

    Seuraava ohjattu toiminto-ikkuna avautuu.

  8. Jos lähde laskenta taulukon tai-välin ensimmäinen rivi sisältää kenttien nimet, siirry kohtaan I ja valitse ensimmäinen rivi sisältää sarake otsikot -vaihto ehdon. Siirrä kohdistus seuraavaan ohjatun toiminnon ikkunaan painamalla ENTER-näppäintä.

    Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, voit siirtyä vaiheeseen 11.

  9. Uudessa ohjatun toiminnon ikkunassa voit määrittää tarvittaessa tietoja kustakin tuotavasta kentästä. Laskenta taulukon tai välin ensimmäinen kenttä on valittuna. Voit tehdä seuraavaa:

    • Jos haluat muuttaa nykyisen kentän nimeä, paina näppäin yhdistelmää ALT + M ja kirjoita uusi nimi.

    • Jos haluat muuttaa kentän tieto tyyppiä, paina näppäin yhdistelmää Alt + T. Kohdistus siirtyy tieto tyyppi -luetteloon. Jos haluat laajentaa luetteloa, paina näppäin yhdistelmää ALT + ALANUOLI. Paina ALANUOLI näppäintä, kunnes kuulet haluamasi arvon, ja paina sitten SARKAIN-näppäintä kerran.

    • Jos haluat muuttaa sitä, onko kenttä indeksoitu, paina näppäin yhdistelmää Alt + I. Kuulet nykyisen arvon. Jos haluat laajentaa luetteloa, paina näppäin yhdistelmää ALT + ALANUOLI. Paina ALANUOLI näppäintä, kunnes kuulet haluamasi arvon, ja paina sitten SARKAIN-näppäintä kerran.

    • Jos et halua tuoda nykyistä kenttää, siirry näppäin yhdistelmällä Alt + n ja valitse Älä tuo kenttää -vaihto ehto.

    Jos haluat valita toisen kentän, paina F6-näppäintä, kunnes kuulet "ruutu", ja pyydä työtoveria auttamaan sinua valitsemaan haluamasi kenttä. Muokkaa kenttiä edellä kuvatulla tavalla. Kun olet valmis, siirry seuraavaan ohjatun toiminnon ikkunaan painamalla ENTER-näppäintä.

  10. Lisää perusavaimeksi uusi taulukko. Perusavain yksilöi taulukon tietueet, jotta voit hakea tietoja nopeammin. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat antaa Access lisätä perusavaimen, paina A-näppäintä.

    • Jos haluat valita oman perusavaimen, paina C-näppäintä. Jos haluat määrittää käytettävän avaimen, paina Sarkain-näppäintä kerran. Kohdistus siirtyy avain luetteloon. Jos haluat laajentaa luetteloa, paina näppäin yhdistelmää ALT + ALANUOLI. Paina ylä-tai alanuoli näppäintä, kunnes kuulet haluamasi avaimen.

    • Jos et halua käyttää perusavaimia, paina O-näppäintä.

    Jos haluat siirtää viimeksi ohjattua ikkunaa, paina ENTER-näppäintä.

  11. Ohjatun toiminnon lopullinen ikkuna avautuu. Kohdistus on tuo taulukkoon -ruudussa, ja kuulet kohde taulukon nykyisen nimen. Jos haluat muuttaa taulukon nimeä, kirjoita uusi nimi ja viimeistele tuonti painamalla ENTER-näppäintä.

    Huomautus: Jos kuulet ilmoituksen, että taulukko on jo olemassa, ja haluat korvata aiemmin luodun taulukon tuoduilla tiedoilla, paina Y-näppäintä. Jos haluat nimetä taulukon uudelleen, paina N. Siirrä kohdistus takaisin tuo taulukkoon -ruutuun painamalla näppäin yhdistelmää Alt + I ja kirjoita toinen taulukon nimi ja paina ENTER-näppäintä.

  12. Jos tuonti onnistui kokonaan tai osittain, Access tuo näkyviin tuonnin tilan. Access kehottaa sinua myös tallentamaan tuonti vaiheet, jotta voit toistaa ne nopeasti ilman ohjattua tuonti toimintoa. Jos haluat valita tämän vaihto ehdon, paina näppäin yhdistelmää ALT + V. Jos haluat nimetä tuonti vaiheet, paina näppäin yhdistelmää Alt + A ja kirjoita tuonti toiminnon nimi. Tallenna tuonti vaiheet painamalla näppäin yhdistelmää Alt + s.

    Jos tuonti epäonnistuu, kuulet viestin "Virhe tuotaessa tiedostoa", jonka perässä on tiedoston nimi. Poistu ilmoitus viestistä painamalla ENTER-näppäintä.

Linkin luominen tietoihin Excelissä

Ohjatun laskenta taulukon linkittämisen avulla voit luoda linkin Access-tieto kannasta Excel tietoihin, jotta voisit käyttää Access kysely-ja raportti työkaluja tarvitsematta säilyttää kopiota tieto kannan Excel tiedoista.

Kun linkität Excel laskenta taulukkoon tai nimettyyn alueelle, Access luo uuden taulukon, joka on linkitetty lähde soluihin. Excel lähde soluihin tekemäsi muutokset näkyvät linkitetyssä taulukossa Access. Et voi kuitenkaan muokata vastaavan taulukon sisältöä Access. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, sinun on tehtävä muutokset lähde Excel tiedostoon.

Tietokannassa voi olla useita linkitettyjä taulukoita.

Ohjatun laskenta taulukon linkittämisen aloittaminen

Access on kaksi tapaa valita Excel työkirja, johon haluat linkittää, ja käynnistä Ohjattu laskenta taulukon linkittäminen. Voit joko avata Excel-työkirjan Access tai käyttää Nouda ulkoiset tiedot-Excel-laskenta taulukko- valinta ikkunaa.

Avaa Excel-työkirja Accessissa

  1. Avaa Access-tieto kanta, johon haluat luoda linkin.

  2. Siirry Avaa -valikkoon painamalla näppäin yhdistelmää ALT + F, O.

  3. Jos haluat selata työkirjaa, paina O-näppäintä. Näyttöön avautuu Windowsin Avaa -valinta ikkuna.

  4. Jos haluat muuttaa tiedosto tyyppiä, paina Sarkain-näppäintä, kunnes kuulet viestin "tiedostot: tyyppi, Microsoft Accessissa", ja paina näppäin yhdistelmää ALT + ALANUOLI. Paina ylänuolinäppäintä, kunnes kuulet "kaikki tiedostot", ja paina ENTER-näppäintä.

  5. Etsi haluamasi työkirja selaamalla ja valitse se painamalla ENTER-näppäintä ja käynnistä Ohjattu laskenta taulukon linkittäminen-toiminto.

Nouda ulkoiset tiedot-Excel-laskenta taulukko-valinta ikkunan käyttäminen

  1. Avaa Access-tieto kanta, johon haluat luoda linkin.

    Vihje: Jos et halua linkittää aiemmin luotuun tieto kantaan, luo uusi tyhjä tieto kanta painamalla näppäin yhdistelmää ALT + F, N, L.

  2. Jos haluat avata Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskenta taulukko -valinta ikkunan, tee jokin seuraavista sen mukaan, mitä Access versiota käytät:

    • Valitse Office 365-tilaus versiossa tai Access 2019, paina näppäin yhdistelmää ALT + X, N, 1, sitten F ja X.

    • Siirry Access 2016 tai Access 2013ulkoiset tiedot -väli lehteen painamalla näppäin yhdistelmää ALT + X. Paina SARKAINTA, kunnes pääset tuo & linkki -ryhmään, paina oikeaa nuoli näppäintä, kunnes kuulet "Excel", ja paina sitten ENTER-näppäintä.

    Nouda ulkoiset tiedot-Excel-laskenta taulukko- valinta ikkuna avautuu.

  3. Määritä Excel tiedosto, johon haluat luoda linkin, valitsemalla Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskenta taulukko -valinta ikkunassa jokin seuraavista:

    • Jos haluat siirtää kohdistuksen tiedoston nimi- teksti kenttään, paina F-näppäintä ja liitä tai kirjoita polku Excel tiedostoon.

    • Jos haluat selata tiedostoa, paina R-näppäintä. Avaa tiedosto- valinta ikkuna avautuu. Siirry haluamasi tiedoston kohdalle ja valitse tiedosto painamalla ENTER-näppäintä.

  4. Siirry ja valitse linkki tieto lähteeseen luomalla linkitetty taulukko-vaihto ehtoAlt + L ja paina ENTER-näppäintä. Ohjattu laskenta taulukon linkittäminen käynnistyy.

Luo linkki Excel-tietoihin ohjatulla laskenta taulukon linkittämisen avulla

Ohjattu laskenta taulukon linkittäminen-toiminto opastaa linkittämisprosessissa. Valitse haluamasi asetukset ja Excel tieto kantaan linkitettyjä tietoja ei ole aikaa.

Vihje: Jos näytön luku ohjelma ei lue ohjatun toiminnon ikkunoita automaattisesti, paina SR-näppäintä + W.

  1. Jos lähde Excel työkirjassa on vain yksi laskenta taulukko eikä alueita, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos työkirjassa on useita laskenta taulukoita tai nimettyjä alueita, valitse laskenta taulukko tai alueet tekemällä jokin seuraavista:

    • Jos haluat valita laskenta taulukon, paina näppäin yhdistelmää ALT + W, paina Sarkain-näppäintä kerran, paina ALANUOLI näppäintä, kunnes kuulet haluamasi laskenta taulukon, ja valitse se painamalla ENTER.

    • Jos haluat valita välin, paina näppäin yhdistelmää ALT + R, paina Sarkain-näppäintä kerran, paina ALANUOLI näppäintä, kunnes kuulet haluamasi välin, ja valitse se painamalla ENTER.

    Seuraava ohjattu toiminto-ikkuna avautuu.

  2. Jos lähde laskenta taulukon tai-välin ensimmäinen rivi sisältää kenttien nimet, siirry kohtaan I ja valitse ensimmäinen rivi sisältää sarake otsikot -vaihto ehdon. Siirrä kohdistus seuraavaan ohjatun toiminnon ikkunaan painamalla ENTER-näppäintä.

  3. Ohjatun toiminnon lopullinen ikkuna avautuu. Kohdistus on linkitetyn taulukon nimi -ruudussa, ja kuulet linkitetyn taulukon nykyisen nimen. Jos haluat muuttaa taulukon nimeä, kirjoita uusi taulukon nimi ja viimeistele tuonti painamalla ENTER-näppäintä.

    Huomautus: Jos kuulet ilmoituksen, että taulukko on jo olemassa, ja haluat korvata aiemmin luodun taulukon tuoduilla tiedoilla, paina Y-näppäintä. Jos haluat nimetä kohde taulukon uudelleen, paina N. Siirrä kohdistus takaisin tuo taulukkoon -ruutuun painamalla näppäin yhdistelmää Alt + I ja kirjoita toinen taulukon nimi ja paina ENTER-näppäintä.

  4. Jos linkitys onnistui, kuulet viestin "valmis linkittämisen taulukko tiedostoon", jonka perässä on Excel tiedosto nimi. Poistu ilmoituksesta painamalla ENTER-näppäintä. Siirry linkitettyyn taulukkoon ja tarkista sen sisältö. Lisä tietoja vian määrityksestä on artikkelissa #Num vian määritys! ja muut virheelliset arvot linkitetyssä taulukossaTuo tai linkitä Excel-työkirjan tietoihin.

    Jos linkitys epäonnistui, tarkista Excel lähde tiedosto uudelleen tarkistus luettelosta kohdassa Valmistele kohde tieto kanta-osan vaihe 2, Tuo tai linkitä Excel-työkirjan tietoihin.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Käytä näytönlukuohjelmaa taulukoiden luomiseen Access-työpöytätietokannoissa

Käytä näytönlukuohjelmaa kyselyn luomiseen Accessin työpöytätietokannoissa

Lomakkeen luominen näytön luku ohjelman avulla Accessissa Työpöytä tieto kannoissa

Käyttö taulukon vieminen teksti tiedostoon näytön luku ohjelman avulla

Accessin pikanäppäimet

Käytön tutkiminen ja siirtyminen näytön luku ohjelman avulla

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin