Office
Kirjaudu sisään
Asiakirjan, työkirjan tai esityksen suojauksen lisääminen tai poistaminen

Asiakirjan, työkirjan tai esityksen suojauksen lisääminen tai poistaminen

Officessa voit salasanojen avulla estää muita käyttäjiä avaamasta tai muokkaamasta asiakirjoja, työkirjoja ja esityksiä. Sen jälkeen voit helposti poistaa asiakirjan tai työkirjan suojauksen poistamalla salasanan, jos vain luku -tilaa ei enää tarvita. Asiakirjan suojauksen avulla voit lisäksi rajoittaa sitä, millaisia muutoksia tarkistajat voivat tehdä.

IT-järjestelmänvalvojat määrittävät Officen apusovellukset -salasanakäytännön, joka sisältää perussäännöt.

Varoitus: On tärkeää tietää, että jos unohdat salasanasi, Microsoft ei voi palauttaa unohdettuja salasanojasi.

Salasanan lisääminen tai poistaminen pääsyn valvomiseksi

Voit määrittää salasanan Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedostoosi napsauttamalla Tiedosto > Tiedot > Suojaa asiakirja > Salaa salasanalla. Sinua pyydetään luomaan salasana ja sitten vahvistamaan se. Kun olet lisännyt salasanan tiedostoosi, varmista, että tiedosto tallennetaan tällä salasanalla.

Tärkeää: 

  • Loppukäyttäjä: pidä salasanasi turvallisessa paikassa. Jos hukkaat tai unohdat salasanasi, sitä ei pystytä palauttamaan tai poistamaan.

  • Yritys: Jos on huolenaihetta, että pääsy yrityksen salasanasuojattuihin Office-tiedostoihin voidaan menettää, DocRecrypt-työkalusta saattaa olla hyödyllinen. Huomaa, että DocRecrypt on otettava käyttöön ENNEN kuin kyseinen tiedosto suojataan salasanalla. DocRecryptillä ei voida takautuvasti palauttaa tiedostoja, jotka on suojattu salasanalla ennen DocRecryptin ottamista käyttöön. Lisätietoja on seuraavassa artikkelissa: Tiedoston salasanan poistaminen tai nollaaminen DocRecryptin avulla.

Kun olet lisännyt salasanan tiedostoosi, tämä salasana on syötettävä, ennen kuin kukaan voi avata tiedostoa.

Jos haluat poistaa salasanan, avaa tiedosto, joka vaatii nykyistä salasanaa, ja siirry kohtaan Tiedosto > Suojaa asiakirja > Salaa salasanalla. Poista salasana ja napsauta OK. Muista tallentaa tiedostosi, jotta tämä muutos on pysyvä.

Käyttäjät voivat lukea tiedoston, mutta hallita muutoksia

Napsauta avoimessa asiakirjassa Tiedosto > Tiedot > Suojaa asiakirja. Näet seuraavat vaihtoehdot.

Suojaa tiedosto -painike ja asetukset

Merkitty lopulliseksi

Ilmoita, että jaat tiedoston valmiin version, jotta tarkistajat tai lukijat tekevät siihen vähemmän todennäköisemmin tahattomia muutoksia.

Kun tiedosto on merkitty lopulliseksi, kirjoittaminen, muokkaaminen, komennot ja tarkistusmerkinnät on poistettu käytöstä ja tiedostoa voi käyttää vain luku -tilassa.

Kun merkitset tiedoston lopulliseksi, Word pyytää tallentamaan tiedoston. Kun avaat asiakirjan seuraavan kerran, näet keltaisen Merkitty lopulliseksi -viestin asiakirjan yläreunassa. Jos valitset Muokkaa silti, asiakirja ei enää näy lopullisena.

Tärkeää: Merkitty lopulliseksi ei ole suojausominaisuus. Kaikki käyttäjät, jotka avaavat tiedoston, voivat napsauttaa Muokkaa silti, jos he haluavat ohittaa tämän asetuksen. Merkitty lopulliseksi ilmoittaa vain tiedoston avaavalle henkilölle, että sitä pitäisi pitää lopullisena. Jos haluat vahvistaa muokkaussuojaa, sinun on käytettävä alla kuvattua Rajoita muokkaamista -toimintoa.

Rajoita muokkaamista (vain Word)

Valvoo, minkä tyyppisiä muutoksia asiakirjaan voidaan tehdä.

Kun valitset Rajoita muokkaamista, näet seuraavat vaihtoehdot:

Rajoita muokkaamista -ruutu
  • Muotoilurajoitukset    Tämä rajoittaa muokkausasetuksia sekä säilyttää valitsemasi ulkoasun ja ilmeen. Valitse sallitut tyylit napsauttamalla Asetukset.

  • Muokkausrajoitukset    Voit määrittää, miten tiedostoa voi muokata, sekä poistaa muokkauksen käytöstä. Valitse Poikkeukset tai Lisää käyttäjiä ja valitse käyttäjät, jotka saavat muokata tiedostoa.

  • Ruudun alareunassa on kohta Rajoita käyttöoikeuksia...:    Rajoita käyttöoikeuksia Windows Live ID -tilin avulla.

    Voit rajoittaa käyttöoikeuksia käyttämällä Windows Live ID -tiliä tai Microsoft Windows -tiliä. Voit ottaa käyttöoikeuksia käyttöön käyttämällä organisaatiossa käytössä olevaa mallia tai voit lisätä käyttöoikeuksia valitsemalla Rajoita käyttöoikeutta. Lisätietoja sisältöoikeuksien hallinnasta on artikkelissa Sisältöoikeuksien hallinta Officessa.

Kun olet valmis ottamaan käyttöön valitsemasi muokkausrajoitukset, napsauta Kyllä, aloita suojauksen pakotus, jotta voit lisätä salasanan tai valita käyttäjän todennuksen.

Rajoita käyttöoikeutta

Voit ottaa käyttöoikeuksia käyttöön organisaatiosi luoman mallin avulla. Katso lisätietoja sisältöoikeuksien hallinnasta (IRM) asiakirjojen käyttöoikeuksien rajoittamiseksi seuraavasta artikkelista: Sisältöoikeuksien hallinta Officessa

Lisää digitaalinen allekirjoitus

Lisää näkymättömän digitaalisen allekirjoituksen, joka tarkistaa tiedoston aitouden.

Digitaalisilla allekirjoituksilla todennetaan digitaalisia tietoja, kuten asiakirjoja, sähköpostiviestejä ja makroja, tietokonesalauksen avulla.

Katso lisätietoja digitaalisista allekirjoituksista artikkelista Digitaaliset allekirjoitukset ja varmenteet.

Suojaa yksittäisiä laskentataulukoita tai työkirjan rakennetta Excel-laskentataulukossa

Microsoft Excelissä on pari lisäkohdetta, jotka voit lukita. Näet nämä asetukset myös kohdassa Tiedosto > Tiedot > Suojaa työkirja.

  • Suojaa nykyinen taulukko:    Jos haluat valvoa, mitä muutoksia sillä hetkellä valittuna olevaan laskentataulukkoon voidaan tehdä, valitse Suojaa nykyinen taulukko. Sinua pyydetään syöttämään ja sitten vahvistamaan taulukon salasana. Voit myös valita, mitä asioita taulukon käyttäjät voivat tehdä, kuten valitseminen, muotoileminen, lisääminen, poistaminen tai muiden muutosten tekeminen taulukkoon. Muista tallentaa tiedosto salasanan määrittämisen jälkeen sen varmistamiseksi, että uusi salasana on käytössä.

    Voit poistaa tämän suojauksen edellä olevien ohjeiden mukaisesti ja syöttämällä nykyisen salasanan Suojaamattoman taulukon salasana -kenttään. Muista tallentaa tiedosto suojauksen poistamisen jälkeen, jotta taulukko on nyt avoin kaikille käyttäjille.

  • Suojaa työkirjan rakenne:    Kun käytät Suojaa työkirjan rakenne -ominaisuutta, voit valita salasanasuojauksen ja estää muita käyttäjiä muuttamasta, siirtämästä tai poistamasta tärkeitä tietoja. Kun valitset Suojaa työkirjan rakenne -ominaisuuden, sinua kehotetaan syöttämään valinnainen salasana.

    Voit poistaa tämän suojauksen napsauttamalla uudelleen Suojaa työkirjan rakenne -ominaisuutta. Jos et valinnut salasanaa suojauksen lisäämisen yhteydessä, suojaus poistetaan ilman muita toimenpiteitä. Jos valitsit salasanan, Excel pyytää sinulta tätä salasanaa Suojaamaton työkirja -valintaikkunassa.

Poista suojaus tiedostosta

Poista Merkitty lopulliseksi   

Avaa tiedosto ja näet keltaisen MERKITTY LOPULLISEKSI -viestin tiedoston yläreunassa. Jos napsautat Muokkaa silti, sitä ei enää ei merkitä lopulliseksi.

Poista muokkausrajoitukset   

Napsauta tiedostossa Tiedosto > Tiedot > Suojaa asiakirja > Rajoita muokkaamista ja napsauta Lopeta suojaus Rajoita muokkaamista -ruudun alareunassa.

Poista tai muuta rajoitettuja käyttöoikeuksia   

Voit poistaa tai muuttaa rajoitettuja käyttöoikeuksia avaamalla tiedoston ja valitsemalla sitten Muuta käyttöoikeutta asiakirjan yläreunassa olevassa keltaisessa palkissa.

Poista digitaalinen allekirjoitus   

Voit poistaa digitaalisen allekirjoituksen avaamalla tiedoston. Yläreunan keltaiseen palkkiin tulee ilmoitus siitä, että tiedosto on merkitty lopulliseksi. Napsauta Muokkaa silti ja vahvista valintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että muokkaus poistaa allekirjoitukset asiakirjasta.

Voit poistaa digitaalisen allekirjoituksen tiedostosta napsauttamalla Muokkaa silti.

Saat lisätietoja valitsemalla seuraavat otsikot

  1. Valitse Tarkista-välilehden Suojaa-ryhmästä Suojaa asiakirja ja valitse sitten Rajoita muotoilemista ja muokkaamista.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Valitse Suojaa asiakirja -tehtäväruudun Muotoilurajoitukset-kohdasta Rajoita muotoilu tiettyihin tyyleihin -valintaruutu, ja määritä sitten, mitä tyylejä tarkistaja voi käyttää tai muuttaa valitsemalla Asetukset.

  3. Valitse Muokkausrajoitukset-kohdassa Salli vain tämäntyyppinen asiakirjan muokkaaminen -valintaruutu.

  4. Valitse muokkausrajoitusten luettelossa Jäljitetyt muutokset. (Tämä sisältää kommentit sekä lisäykset, poistot ja tekstin siirtämisen.)

    Huomautus: Jos haluat toisenlaiset suojausominaisuudet, käytä Active Directory -hakemistopalvelua. Käytä Sisältöoikeuksien hallintaa valitsemalla Rajoita käyttöoikeuksia.

  5. Valitse Aloita käyttäminen -kohdasta Kyllä, aloita suojausten käyttäminen.

  6. Määritä asiakirjalle salasana, jolloin vain salasanan tuntevat tarkistajat voivat poistaa suojauksen, kirjoittamalla salasana Kirjoita uusi salasana (valinnainen) -ruutuun ja vahvistamalla se.

    Tärkeää: Jos et käytä salasanasuojausta, kaikki tarkistajat voivat muuttaa muokkausrajoituksia.

  1. Valitse Tarkista-välilehden Suojaa-ryhmästä Suojaa asiakirja ja valitse sitten Rajoita muotoilemista ja muokkaamista.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Valitse Suojaa asiakirja -tehtäväruudun Muokkausrajoitukset-kohdasta Salli vain tämäntyyppinen asiakirjan muokkaaminen -valintaruutu.

  3. Valitse muokkausrajoitusten luettelossa Kommentit.

  4. Jos haluat antaa joillekin käyttäjille asiakirjan tiettyjen osien muokkausoikeudet, voit valita tiedoston alueet ja ne käyttäjät (ryhmä tai yksittäisiä henkilöitä), jotka saavat muokata asiakirjan valittuja alueita. Valitse ryhmän tai yksittäisen käyttäjän nimen vieressä olevan avattavan valikon nuoli, niin näet seuraavan alueen tai kaikki alueet, joita ryhmä tai yksittäinen käyttäjä voi muokata, tai voit poistaa ryhmän tai yksittäisen käyttäjän käyttöoikeudet.

    Huomautus: Jos haluat toisenlaiset suojausominaisuudet, käytä Active Directory -hakemistopalvelua. Käytä Sisältöoikeuksien hallintaa valitsemalla Rajoita käyttöoikeuksia.

  5. Valitse Aloita käyttäminen -kohdasta Kyllä, aloita suojausten käyttäminen.

  6. Määritä asiakirjalle salasana, jolloin vain salasanan tuntevat tarkistajat voivat poistaa suojauksen, kirjoittamalla salasana Kirjoita uusi salasana (valinnainen) -ruutuun ja vahvistamalla se.

    Tärkeää: Jos et käytä salasanasuojausta, kaikki tarkistajat voivat muuttaa muokkausrajoituksia.

  1. Valitse Tarkista-välilehden Suojaa-ryhmästä Suojaa asiakirja ja valitse sitten Rajoita muotoilemista ja muokkaamista.

    Word-valintanauhan kuva

  2. Valitse Suojaa asiakirja -tehtäväruudussa Lopeta suojaus.

Huomautus: Jos olet suojannut asiakirjan salasanalla, sinun on kirjoitettava salasana, ennen kuin voit lopettaa suojauksen.

Miten salasanakäytäntösääntöjen käyttöä valvotaan?

IT-järjestelmänvalvojat valvovat vahvojen salasanojen käytäntöjä määrittämällä ryhmäkäytäntöasetuksia, jotka vastaavat organisaation suojaustarpeita. Ohjeet salasanakäytäntöasetusten käyttöönottoon organisaatiossa ovat TechNet-artikkelissa Salasanojen monimutkaisuusasetusten suunnitteleminen Office 2013:a varten.

Kaksi yleistä virhesanomaa tulevat näkyviin, kun suojattavan tiedoston salasana ei ole salasanakäytännön sääntöjen mukainen.

  • Salasana ei täytä vähimmäispituutta – Näkyviin tulee varoitusviesti, jossa ilmoitetaan, että tarvitset lisää merkkejä. Ratkaisu: Käytä salasanaa, joka täyttää tai ylittää viestille määritetyn vähimmäispituuden.

    Virheilmoitus, kun salasanassa ei ole merkkien vähimmäismäärää

  • Salasana ei täytä monimutkaisuussääntöjen vähimmäisvaatimuksia – Näkyviin tulee varoitusviesti, jossa ilmoitetaan, että tarvitset lisää erityyppisiä merkkejä. Ratkaisu: Käytä salasanaa, joka täyttää tai ylittää viestissä ilmoitetut vähimmäisvaatimukset.

    Virheilmoitus, kun salasanassa on liian vähän merkkejä

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Miksi tiedosto avautuu vain luku -tilassa?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×