Asiakasviestinnän oman Business Contact Managerissa

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Viestinnän sisältää Business Contact Manager for Outlook, paitsi sähköpostiviestejä ja puhelulokit, mutta myös tiedot, kuten tiedosto, Mahdollisuustai projekti, joka liittyy tietyn asiakkaan. Kohteiden muuttuvat Viestintähistoria osan asiakkaan.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda ja muokata viestintätapahtumat.

Valitse haluamasi toimet

Luo ja linkitä viestintätapahtumat

Voit tarkastella ja muokata viestintätapahtumat

Poista viestintätapahtuma

Lajittele viestintätapahtumat

Aktiviteetti-lomake

Luo ja linkitä viestintätapahtumat

Viestintätapahtumat ovat Outlookin sähköpostiviestejä, tapaamisia ja tehtäviä. He myös lisätä tiedostoja, Projekti tietueet, projektitehtävät, mahdollisuuksia, muistiinpanot ja puhelulokit.

Kaikki viestintätapahtumat on liitetty tietueeseen. Voit linkittää olemassa olevat kohteet, kuten sähköpostiviestiin tai tiedosto tietueeseen, tai voit luoda viestintätapahtuma-tietueessa. Kohde on liitetty automaattisesti tietueeseen.

Kohteet on lueteltu historia -sivussa tietueen ja Viestintähistoria -kansiossa.

Mahdollisuudet ja projektit ovat viestintätapahtumat, joka voi sisältää myös muita viestintätapahtumat.

Viestintätapahtuma

Viestintätapahtumat, jotka voidaan linkittää siihen

Mahdollisuus

  • Sähköpostiviesti

  • Muistiinpano

  • Puheluloki

  • Tiedosto

  • Outlook-tehtävä

  • Tapaaminen

Projekti

  • Muistiinpano

  • Puheluloki

  • Tiedosto

  • Outlook-tehtävä

  • Tapaaminen

Asiakkaat ja työyhteyshenkilöt Viestintähistoria-sivu

Asiakkaat ja työyhteyshenkilöt perivät niihin linkitetyistä tietueista viestintätapahtumat.

Jos viestintätapahtuma, kuten puhelinlokeja, on linkitetty toiseen viestintätapahtuma, kuten projektin, puhelulokin näkyy projektille historia -sivussa ja myös tilin historia -sivussa tai Työyhteyshenkilötietue projekti on linkitetty.

Tilin ja Business Contact Manager-tietueiden Peri projektitehtävät myös projektitietueiden.

Sivun alkuun

Luo viestintätapahtuma

  1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

    • Yhteystietojen hallinta

    • Myynti

    • Projektinhallinta. (Vain projektit)

      Miksi Markkinointi-kansio ei ole luettelossa?

      Oletusarvon mukaan markkinointi-kansio ei sisällä asiakas tai työyhteyshenkilö-tietueita. Et voi lisätä viestintätapahtuma markkinoinnin aktiviteettitietue, koska niitä ei ole linkitetty asiakas tai työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin.

  2. Napsauta välilehteä, jossa haluamasi tietue sijaitsee.

    Huomautus: Et voi lisätä viestintätapahtuma tehtävän projekti-tietue, koska niitä ei ole linkitetty asiakas tai työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin.

  3. Kaksoisnapsauta, johon haluat linkittää uuteen viestintätapahtuma tietuetta.

  4. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmässä Historia.

  5. Uusi -painiketta ja valitse sitten haluamasi viestintätapahtuma, jonka haluat lisätä.

    Huomautus: Et voi luoda uusia tiedostoja Business Contact Manager for Outlook. Aiemmin luotuja tiedostoja voi linkittää vain tietueisiin. Tiedostot, jotka voidaan linkittää tyypin sisältää Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word ja kuvatiedostoista. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa tietueesta olemassa olevan Microsoft Excelin, PowerPointin, Publisherin tai Word tiedoston linkin .

  6. Täytä lomake uuden kohteen, ja Tallenna ja sulje tai Lähetä sähköpostiviesti.

    Kohde on lueteltu historia -sivu.

    Viestintähistoria-kansiossa olevat tiedostot linkitetty tallennetaan Business Contact Manager-tietokantaan sijaan. Jos jaat tietokannan ja käyttäjä ei ole käyttöoikeutta verkkoon ja käyttää Viestintähistoria-kansiossa olevat tiedostot, johon liität ne tiedostot Kommentit -kohtaan sen sijaan, että tiedostojen linkittäminen Viestintähistoria-kansiossa. Huomaa, että tietokannan kokorajoitus on 4 Gigatavun ja liitetyt tiedostot suurentaa tietokannan.

Sivun alkuun

Olemassa olevan viestintätapahtumat linkittäminen tietueeseen

Muistiinpanot, puhelulokit, sähköpostiviestejä, tapaamisia, tehtäviä ja tiedostoja voidaan linkittää useaan tietueeseen.

Mahdollisuudet, jotka voidaan linkittää vain yhteen asiakas-tai työyhteyshenkilö.

Projektien voidaan linkittää useampi kuin yksi asiakas tai työyhteyshenkilö-tietueen, mutta vain yksi asiakkaille tai työyhteyshenkilöille voi olla ensisijaisen tietueen.

Projektitehtävät voidaan linkittää vain yhteen projektitietueeseen.

Voit muuttaa mitä tahansa viestintätapahtumat ovat linkitetyn tietueen. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Tarkastele ja Muokkaa viestintätapahtumat .

Olemassa olevan Outlook-sähköpostiviestin, tapaamisen tai tehtävän linkittäminen tietueeseen

  1. Avaa Outlook-kohde , jonka haluat linkittää tietueeseen.

  2. Valitse valintanauhan työ -ryhmästä Linkitä tietueeseen.

  3. Valitse Linkki Business Contact Managerin tietueeseen -valintaikkunan Valitse Kohteen tyyppi -luettelosta tietuetyyppi, jonka haluat linkittää kohteen.

  4. Valitse tietueiden luettelo tietueen.

    Jos haluat linkittää kohteen useampi kuin yksi tietue, valitse ne tietueet.

    Usean tietueen valitseminen kerralla

    Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä VAIHTO-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten lisättävän ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten haluamiasi tietueita. Voit valita kaikki tietueet napsauttamalla yhtä tietuetta ja painamalla sitten CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

  5. Valitse Linkitetyistä tietueista-kohdassa Linkitä.

    Linkitä -ruudussa näkyvät valitut tietueet.

    Voit linkittää erityyppisiä tietueita Outlook-kohteen, valitse Kohteen tyyppi -luettelosta tietuetyyppi ja valitse sitten tietueen.

  6. Valitse OK.

    Voit varmistaa, että kaikki sähköpostiviestit tai pois siitä asiakkaaseen tai työyhteyshenkilöön sisältyvät Viestintähistoria-tietueen, Outlook-sähköpostiviestin, jonka haluat linkittää tietueeseen hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Linkitä ja seuraa. Lisätietoja sähköpostiviestien linkittäminen automaattisesti tietueet-kohdassa Linkitä ja seuraa-sähköpostiviestien Business Contact Managerissa.

Huomautus: Ei ole kertoa, että tietue on liitetty sähköpostiviestin, tapaamisen tai tehtävän ilmaisin. Voit valita nähdäksesi, jos kohde on liitetty Outlook-kohde ja tietueet, jotka kohde on liitetty tietueeseen linkki -painike.

Sivun alkuun

Olemassa olevan Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ja Word-tiedoston linkittäminen tietueeseen

  1. Excelissä PowerPointissa, Publisherissa tai Wordissa, Avaa tiedosto, jonka haluat linkittää tietueeseen.

  2. Valitse Tiedosto-välilehti.

  3. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja valitse sitten Linkitä tietueeseen -painiketta.

  4. Valitse Linkki Business Contact Managerin tietueeseen -valintaikkunan kansio -luettelosta tietuetyyppi, jonka haluat linkittää tiedoston.

  5. Valitse tietueiden luettelo tietueen.

    Jos haluat linkittää tiedoston useampi kuin yksi tietue, valitse tietueet.

Usean tietueen valitseminen kerralla

Valitse ne tietueet, jotka ovat vierekkäisiä pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna ja valitse sitten ryhmä, johon haluat lisätä ensimmäisen ja viimeisen tietueita. Jos haluat valita ei-vierekkäistä tietueet, pitämällä CTRL-näppäintä ja valitse sitten yksittäiset tietueet. Valitsee kaikki tietueet, napsauta jotakin ja paina sitten CTRL + A.

  1. Valitse Linkitetyistä tietueista-kohdassa Linkitä.

    Linkitä -ruudussa näkyvät valitut tietueet.

  2. Valitse OK.

    Lisätietoja on artikkelissa Business Contact Manager-tietueeseen tiedoston linkin.

Sivun alkuun

Voit tarkastella ja muokata viestintätapahtumat

Voit tarkastella ja muokata viestintätapahtumia Viestintähistoria-sivuun-tietueen tai Viestintähistoria -kansiossa. Muokattava kohteita ovat tehtävät, tapaamiset, muistiinpanot ja puhelulokit. Sähköpostiviestien ei voi muokata.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    Avaa tietue

    1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

      • Yhteystietojen hallinta

      • Myynti

      • Projektinhallinta. (Vain projektit)

        Miksi Markkinointi-kansio ei ole luettelossa?

        Oletusarvon mukaan markkinoinnin aktiviteetteja ei ole historia -sivu. Et voi lisätä viestintätapahtuma markkinoinnin aktiviteettitietue, koska niitä ei ole linkitetty asiakas tai työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin.

    2. Napsauta välilehteä, jossa haluamasi tietue sijaitsee.

    3. Kaksoisnapsauta tietuetta, jotka on viestintätapahtumat, jota haluat tarkastella.

    4. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmässä Historia.

      Luettelossa on kaikki, jotka on linkitetty tietueen viestintätapahtumat.

Avaa Viestintähistoria -kansiossa

  1. Napsauta siirtymisruudussa Business Contact Manager -painiketta.

  2. Kaksoisnapsauta sen laajentamiseksi Yritystietueet -kansiosta ja valitse sitten Viestintähistoria.

    Huomautus: Viestintätapahtumat, jotka on linkitetty useampaan kuin yhteen tietueeseen näkyvät Viestintähistoria -kansiossa useammin kuin kerran. Kun olet poistanut yhden kopion viestintätapahtuma, jossa on monta kopiota, muut kappaleet edelleen on liitetty tietueeseen. Linkitetyn tietueiden nimet näkyvät Viestintähistoria -kansiossa Linkitetty -sarakkeessa.

Voit lajitella tai suodattaa luettelon kohteet, jotka haluat nähdä. Valitse Näytä -välilehti ja valitse sitten järjestely tai suodatin on. Lisätietoja monimutkaisemman suodattimen käyttämisestä on artikkelissa tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  1. Kaksoisnapsauta viestintätapahtuma, jota haluat muokata.

  2. Tee haluamasi muutokset ja tallenna ne.

Sivun alkuun

Miksi jotkin viestintätapahtumat näkyvät useita kertoja

Kohteen voivat näkyä Viestintähistoria -kansiossa ja historia -sivussa useammin kuin kerran, jos kohde on liitetty useaan tietueeseen.

Asiakas tai työyhteyshenkilö-tietueen historia -sivussa voit luettelon kohteen useammin kuin kerran, jos:

  • Kohde on liitetty asiakastietueeseen ja tietueet, jotka on linkitetty asiakas-tietueessa on myös linkitetty kohde. Asiakastietueen perii siihen linkitetyistä tietueista viestintätapahtumat.

  • Kohde on liitetty Business Contact Manager-tietueeseen ja mahdollisuuden tai projektin, joka on linkitetty työyhteyshenkilö on sama viestintätapahtuma linkki. Business Contact Manager-tietueeseen perii Viestintähistoria linkitetyt mahdollisuudet ja projektit.

Viestintähistoria -kansiossa näkyvät kohteen useammin kuin kerran vain, jos kohde on liitetty useaan tietueeseen. Jos kohteen näkyy asiakastietueen historia -sivussa, koska asiakas-tietueen peritään, se, mutta se ei ole linkitetty suoraan asiakastietueen, kohde ei ole mainittu linkitettynä tilille Viestintähistoria -kansiossa tietueen.

Jos muokkaat tietueen kohdetta, kohteen muuttuu kaikki linkitetyistä tietueista.

Sivun alkuun

Poista viestintätapahtuma

Kaikki poistetut viestintätapahtumat toimivat samalla tavalla.

Kun poistat tietueen tapaamisen, kokouksen, sähköpostiviestin, tehtävän tai tiedoston, kohde säilyy muuttumattomana sen alkuperäiseen sijaintiin. Voit linkittää sen toiseen tietueeseen milloin tahansa. Poistetun tapaamisen, kokouksen, sähköpostiviestin tai tehtävän siirretään Poistetut-kansio - Business Contact Manager for Outlook.

Jos poistat tapaamisen, kokouksen, sähköpostiviestin tai tehtävän sen alkuperäisestä sijainnista, mutta ei Business Contact Manager for Outlook, 4 kt kohde jää Business Contact Manager for Outlook. Jos avaat tapaamisen, kokouksen, sähköpostiviestin, tehtävän tai tiedosto, joka on poistettu alkuperäisestä sijainnista, se näyttää Aktiviteetti-lomakkeeseen. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Käytä Aktiviteetti-lomakkeeseen .

Kun poistat muistiinpanon, mahdollisuuden tai puhelulokin tietueesta, kunhan kohde ei ole linkitetty toiseen tietueeseen, varsinainen muistiinpano, mahdollisuus tai puheluloki siirretään Poistetut -kansioon Business Contact Manager for Outlook.

Viestintätapahtuma poistaminen kokonaan Business Contact Manager for Outlook, poista kunkin tietueen kohde on liitetty ja Tyhjennä Poistetut -kansio.

Huomautus: Vain tietokannan omistaja voi tyhjentää Poistetut -kansion Business Contact Manager for Outlook.

Lisätietoja tietueiden poistamisesta on artikkelissa poistaminen Business Contact Manager-tietueista.

  1. Napsauta siirtymisruudussa Business Contact Manager -painiketta.

  2. Kaksoisnapsauta sen laajentamiseksi Yritystietueet -kansiosta ja valitse sitten Viestintähistoria.

  3. Valitse vähintään yksi kopioita viestintätapahtuma, jonka haluat poistaa.

    Usean tietueen valitseminen kerralla

Valitse ne tietueet, jotka ovat vierekkäisiä pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ painettuna ja valitse sitten ryhmä, johon haluat lisätä ensimmäisen ja viimeisen tietueita. Jos haluat valita ei-vierekkäistä tietueet, pitämällä CTRL-näppäintä ja valitse sitten yksittäiset tietueet. Valitsee kaikki tietueet, napsauta jotakin ja paina sitten CTRL + A.

  1. Napsauta valittua objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista.

    Huomautus: Tietueen Valitse Poista -painiketta, joka on valintanauhan Toiminnot -ryhmästä koska poistat koko tietueen, ei pelkästään valitun viestintätapahtuma.

Seuraavassa taulukossa on lueteltu viestintätapahtumat, ja onko ne tallennetaan Business Contact Manager for Outlook. Jos kohde on tallennettu vain Business Contact Manager for Outlook , se poistetaan tilin, Business Contact Manager, mahdollisuuden tai projektin linkitetyn tietueen kanssa.

Viestintätapahtuman tyyppi

Tallennettu
Business Contact Manager for Outlook?

Muistiinpano

Kyllä

Projekti

Kyllä

Projektitehtävä

Kyllä

Mahdollisuus

Kyllä

Puheluloki

Kyllä

Sähköpostiviesti

Ei

Tapaaminen

Ei

Tehtävä

Ei

Tiedosto

Ei

Huomautus: Kun Poistetut -kansio on tyhjennetty, kaikki kansion viestit poistetaan pysyvästi. Jos kohde liitetty tiedosto tai Outlook tapaaminen, tehtävä tai sähköpostiviestin on muualla tietue ja valitse se voidaan linkittää muihin tietueisiin. Puhelulokit ja muistiinpanot ovat erityisiä kirjainkoko, koska niitä ei erillinen. Ne on linkitetty tilin, Business Contact Manager, mahdollisuuden tai projektin tietueisiin. Tämän vuoksi, kun ne on linkitetty tietueet poistetaan pysyvästi, kohteita ei voi palauttaa. Saat lisätietoja poistettujen kohteiden palauttaminen palauttaa Business Contact Managerin tietueeseen.

Sivun alkuun

Lajittele viestintätapahtumat

Voit lajitella viestintätapahtumat useilla eri tavoilla.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    Lajittele viestintätapahtumat historia -sivussa tietue

    1. Tuo työtila näyttöön valitsemalla siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa jokin seuraavista kansioista:

      • Yhteystietojen hallinta

      • Myynti

      • Projektinhallinta. (Vain projektit)

        Miksi Markkinointi-kansio ei ole luettelossa?

        Oletusarvon mukaan markkinointi-kansio ei sisällä asiakas tai työyhteyshenkilö-tietueita. Et voi lisätä viestintätapahtuma markkinoinnin aktiviteettitietue, koska niitä ei ole linkitetty asiakas tai työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin.

    2. Napsauta välilehteä, joka sisältää haluamasi tietue.

    3. Kaksoisnapsauta viestintätapahtumat, jota haluat tarkastella sisältävään tietueeseen.

    4. Valitse valintanauhan Näytä-ryhmässä Historia.

    Lajittele tietueet Viestintähistoria -kansiossa

    1. Napsauta siirtymisruudussa Business Contact Manager -painiketta.

    2. Kaksoisnapsauta sen laajentamiseksi Yritystietueet -kansiosta ja valitse sitten Viestintähistoria.

  2. Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

  3. Valitse järjestely -ryhmässä jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    1. Tyypin tai tyyppi

    2. Luontipäivämäärän mukaan

    3. Muokkauspäivämäärän mukaan

    4. Tekijän mukaan

    5. Linkin mukaan

    6. Käänteinen lajittelu

    7. Laajenna tai Tiivistä

      Voit lajitella luettelon myös napsauttamalla sarakkeen otsikkoa.

Huomautus: Lajittele säilyttää samalla, kun tietue tai Viestintähistoria -kansiossa on auki. Kun suljet tietueen tai kansio, Lajittele poistetaan.

Sivun alkuun

Aktiviteetti-lomake

Jos avaat viestintätapahtuma, kuten kokouksen, sähköpostiviestin, tehtävän tai tiedosto ja vaihtoehto ei ole käytettävissä, ohjelma avaa Aktiviteetti-lomakkeeseen. Alkuperäinen viestintätapahtuma ei ehkä ole käytettävissä koska se on poistettu alkuperäisestä sijainnista tai tietokoneessa, jossa alkuperäinen kohde on enää muodostettu.

Toimialan lomake sisältää joillekin perustiedoille. Esimerkiksi sähköpostiviestejä varten se sisältää Aihe, Linkin,ja viestin ensimmäinen 4 kilotavua (kt). Tiedoston se sisältää tiedoston nimeä, Linkitäja sen alkuperäiseen sijaintiin.

Huomautus: Kentät, jotka sisältävät tietoja alkuperäinen kohde ei voi muokata.

  • Aihe     Aihe tai otsikko, alkuperäinen kohde.

  • Linkki:     Tämä kohde on liitetty tietue.

  • Luoda ja määräpäivä     Päivämäärä, alkuperäinen kohde on luotu tai määräpäivä.

  • Lähetetty     Päivämäärän alkuperäinen kohde on lähetetty (koskee vain kokouksen tai sähköpostiviestin lähettäminen).

  • Muokattu     Päivämäärä, alkuperäinen kohde on tallennettu viimeisimmät muutokset.

  • Huomautuksia     Ensimmäiset 4 kilotavua (kt) sähköpostiviestin perustietoja kokouksen tai tehtävän tai sen alkuperäiseen sijaintiin.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×