Arkistokäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kun käytät Microsoft Outlook 2010 Microsoft Exchange Server 2010-tili, voit käyttää henkilökohtaiseen arkistoon kuin vaihtoehtoisen tallennuspaikan, johon haluat tallentaa historiallisten sähköpostiviestien. Kohteiden henkilökohtaiseen arkistoon ei lasketaan mukaan Exchange Server-tilin tallennuskiintiö ja anna vähemmän kallista tallennustilaa-ratkaisun organisaatioissa.

Huomautus:  Tähän ominaisuuteen liittyy Microsoft Outlookin ja Microsoft Exchange Serverin käyttöoikeusvaatimuksia. Lisätietoja on artikkelissa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.

Sisältö

Tietoja henkilökohtaiseen arkistoon

Tietoja arkistokäytännöistä

Arkistokäytännön sähköposti-kansioon

Arkistokäytännön lisääminen

Arkistokäytännön poistaminen

Arkistokäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Arkistokäytännön lisääminen

Arkistokäytännön poistaminen

Postilaatikon arkistokäytännön näyttäminen

Tietoja henkilökohtaiseen arkistoon

Henkilökohtaista arkistoa on merkittäviä SharePointin ja Outlookin datatiedostoon (.pst) tietokoneeseen arkistointia kohteiden. Outlookin datatiedosto (.pst) on käytettävissä vain Outlookissa ja vain siinä tietokoneessa, johon tiedosto on tallennettu. Käyttämällä henkilökohtaista arkistoa on täydet oikeudet arkistoitujen kohteiden Microsoft Outlook 2010 tai Outlook Web App (OWA) millä tahansa tietokoneella.

Voit siirtää tai kopioida viestejä henkilökohtaiseen arkistoon – Exchange Serverin ensisijaisen postilaatikon, kuitenkin kohteiden siirtäminen ensisijainen tapa on arkisto käytännöt. Arkisto-käytännöt Ota käyttöön automaattinen hallinta, kun kohteet siirretään Exchange Server ‑postilaatikon henkilökohtaiseen arkistoon.

Tietoja arkistokäytännöistä

Exchange Serverin järjestelmänvalvoja luo arkistokäytännöt. Exchange Server ‑tili sisältää oletusarvoisesti yhden postilaatikon arkistokäytännön, jonka lisäksi siihen voi lisätä enintään viisi kansioita tai yksittäisiä kohteita koskevaa arkistokäytäntöä.

Käytäntö

Kuvaus

Postilaatikko – 2 vuotta siirrä arkistoon

Viestit siirtyvät automaattisesti henkilökohtaiseen arkistoon kahden vuoden jälkeen. Koskee koko postilaatikon kohteet, joka ei ole arkisto-käytäntöä sovelletaan erikseen tai perittyjä kansio.

6 kuukautta siirrä arkistoon

Viestit siirtyvät automaattisesti henkilökohtaiseen arkistoon kuuden kuukauden jälkeen.

1 vuosi siirrä arkistoon

Viestit siirtyvät automaattisesti henkilökohtaiseen arkistoon 365 päivän jälkeen.

2 vuotta siirrä arkistoon

Viestit siirtyvät automaattisesti henkilökohtaiseen arkistoon kahden vuoden jälkeen.

5 vuotta siirrä arkistoon

Viestit siirtyvät automaattisesti henkilökohtaiseen arkistoon viiden vuoden jälkeen.

Älä koskaan siirrä arkistoon

Viestit siirretään koskaan henkilökohtaiseen arkistoon.

Organisaatiossasi voi lisäksi olla omia arkistokäytäntöjä, jotka sinun on ehkä lisättävä kansioihin ja yksittäisiin viesteihin manuaalisesti.

Tärkeää: Jos sinulla on kysyttävää organisaation arkisto käytäntöjä, tarkista organisaation ohjeiden.

On helpompi arkistokäytännön kansiota kohden välein sijaan yksitellen kullekin viestiin. Kuitenkin myös silloin, kun Arkistokäytäntö on liitetty kansiota tai sen viestejä, voit valita yhden tai usean viestin ja määritä sitten vain ne viestit eri käytäntö. Määritetty käytäntö ohittaa postilaatikon käytännön perittyjä kansio.

Arkistokäytännön sähköposti-kansioon

Arkistokäytännön lisääminen

  1. Valitse sähköpostikansio siirtymisruudussa.

  2. Valitse Kansio-välilehden Ominaisuudet-ryhmästä Käytäntö.

Valintanauhan Käytäntö-komento

Valintanauhan käytäntö -painike puuttuu.

Jos käytäntö -komento puuttuu valintanauhan, Exchange-palvelimen järjestelmänvalvoja ei ole käytössä säilytyskäytännöt tilissäsi tai käytössäsi on Outlook-käyttöoikeus, jota tarvitaan ominaisuus. Lisätietoja on artikkelissa henkilökohtaista arkistoa ja säilytyskäytäntöjä koskevat käyttöoikeusvaatimukset.

  1. Käytäntö -välilehden Henkilökohtaista arkistoa, Kun vanhempia arkisto Siirrä kohteet -luettelosta kohdassa merkinnän organisaation ohjeiden mukaisesti.

Arkistokäytännön poistaminen

Kun poistat arkistokäytännön kohteesta, kohteeseen tulee käyttöön kansion käytäntö, jos kansioon on lisätty sellainen.

  1. Valitse sähköpostikansio siirtymisruudussa.

  2. Valitse Kansio-välilehden Ominaisuudet-ryhmästä Käytäntö.

Valintanauhan Käytäntö-komento

  1. Kohdassa Käytä ylemmän tason kansio käytännönHenkilökohtaista arkistoaArkisto, kun vanhempia Siirrä kohteet -luettelosta.

Sivun alkuun

Arkistokäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

Arkistokäytännön lisääminen

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

Määritä käytäntö ‑komento ei näy valintanauhassa.

Jos Määritä käytäntö -komento puuttuu valintanauhan, Exchange-palvelimen järjestelmänvalvoja ei ole käytössä säilytyskäytännöt tilissäsi tai käytössäsi on Outlook-käyttöoikeus, jota tarvitaan ominaisuus. Lisätietoja on artikkelissa henkilökohtaista arkistoa ja säilytyskäytäntöjä koskevat käyttöoikeusvaatimukset.

  1. Arkisto-käytäntö-kohdassa Valitse merkinnän organisaation ohjeiden mukaisesti.

Jos viestiin on lisätty arkistointipäivä, se näkyy avatussa viestissä viesti-ikkunan alareunassa leipätekstin jälkeen.

Arkistokäytännön poistaminen

Kun poistat Arkistokäytäntö sähköpostiviestistä, Kansiokäytäntö koskee kohteen, jos jokin on määritetty.

  1. Valitse viesti luettelosta.

Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Määritä käytäntö.

Valintanauhan Määritä käytäntö -komento

  1. Valitse Käytä kansiokäytäntöä.

Jos viestiin on lisätty arkistointipäivä, se näkyy avatussa viestissä viesti-ikkunan alareunassa leipätekstin jälkeen.

Sivun alkuun

Postilaatikon arkistokäytännön näyttäminen

Exchange-palvelimen järjestelmänvalvoja määrittää Arkistokäytäntö kaikkien sähköpostiviestien Exchange Server ‑postilaatikon.

Kaikki viestit, jossa ei ole määritetty Arkistokäytäntö Exchange-postilaatikon perii postilaatikkokäytäntöä varten.

Jos haluat tarkastella postilaatikon käytäntöä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Tilitiedot-kohdassa Varmista, että Exchange Server-tili on valittuna. Jos sinulla on useampi kuin yksi tili Outlook-profiilissasi määritetty, napsauta alaspäin osoittavaa nuolta ja valitse sitten Exchange-tili.

  3. Valitse Tilin asetukset-tiedot näkyvät kanssa käytettävät käyttäminen Exchange-tiliä käyttämällä Outlook Web Access (OWA) tai kun sähköpostiviestien siirtyvät automaattisesti henkilökohtaiseen arkistoon verkko-osoite.

Backstage-näkymässä näkyvät Exchange-tilin asetukset, joihin kuuluu OWA:n ja online-arkiston tiedot

Huomautus: Jos Exchange-järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt OWA tai henkilökohtaista arkistoa, toinen tai molemmat kohteet eivät näy.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×