Office
Kirjaudu sisään
Arkistointi Outlook 2016 for Windowsissa

Arkistointi Outlook 2016 for Windowsissa

Viestien arkistoimiseen on useita tapoja Outlook 2016:ssa. Käytettävissä olevat menetelmät riippuvat siitä, onko käytössä Outlook 2016 ja Office 365 for Business -tili, Exchange-tili tai muu tilityyppi, kuten Outlook.com, Gmail, POP tai IMAP.

Kaikista Outlook 2016:n tileistä on pääsy Arkisto-kansioon. Arkisto-kansio on yksi Outlookin oletuskansioista Saapuneet-, Lähetetyt- ja Poistetut-kansioiden tavoin. Arkisto-kansiota ei voi poistaa. Jos käytät Outlookia Exchange- tai Exchange Online -tilillä, Arkisto-kansioon sovelletaan kansiokäytäntöjä, kuten säilytyskäytäntöjä.

Arkisto-painikkeen käyttäminen viestien siirtämiseksi Arkisto-kansioon ei pienennä postilaatikon kokoa. Jos postilaatikon kokoa on pienennettävä, voit käyttää Online-arkistoa Office 365 for Enterprisessa tai automaattista arkistointia.

Viestien arkistointi yhdellä toiminnolla Outlook 2016:ssa

Valintanauhan Poista-ryhmän Arkisto-painikkeen avulla voit siirtää yhden viestin tai useita viestejä Arkisto-kansioon poistamatta niitä. Arkiston käyttämisestä seuraa useita etuja.

  • Arkistoidut kohteet ovat helposti löydettävissä hakukentän avulla tai siirtymällä Arkisto-kansioon. Kun kirjoitat termin hakukenttään, Outlook 2016 hakee oletusarvoisesti tiedot kaikista postilaatikon kansioista.

  • Kohteet ovat edelleen käytettävissä puhelimessa tai muissa laitteissa Arkisto-kansion kautta.

Kohteiden arkistointi Outlook 2016:ssa

  1. Valitse postilaatikosta tai muusta kansiosta yksi tai useampi viesti arkistoitavaksi.

  2. Valitse Poista-ryhmässä Arkistoi. Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin välittömästi painamalla askelpalautinta

    Arkistointi yhdellä napsautuksella

    Huomautus: Oma Arkisto-kansiosi on jo olemassa, vaikka et olisi käyttänyt toimintoa aiemmin. Löydät sen Outlookin kansioluettelosta. Jos et näe kansiota ja käytössäsi on Outlook 2016, valitse Tiedosto > Office-tili > Päivitysasetukset > Päivitä heti.

  3. Viestit siirretään Arkisto-kansioon. Jos arkistoit viestin vahingossa, siirry Arkisto-kansioon ja siirrä viesti takaisin Saapuneet-kansioon.

Huomautus: Arkisto-painike näkyy vain Outlook 2016:ssa. Outlookin vanhempien versioiden valintanauhassa ei ole Arkisto-painiketta.

Viestien arkistointi näppäimistön avulla

Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin painamalla askelpalautinta. Jos painat Delete-näppäintä, viestit siirretään Poistetut-kansioon. Askelpalauttimen toimintaa ei voi muuttaa.

Miten löydän Arkisto-kansion?

Arkisto-kansio on kansioluettelossa. Jos haluat tuoda kansioluettelon näkyviin, valitse Näytä Kansioruutu ja valitse sitten Normaali.

Kansioruutu-valikossa Normaali on valittuna.

Miten voin tehdä haun Arkisto-kansiossa?

Kun etsit Outlook-kohteita kansioluettelon yläosassa olevalla Hae nykyisestä postilaatikosta -ominaisuudella, Outlook hakee tietoja oletusarvoisesti koko postilaatikosta.

Haku postilaatikosta

Jos haluat, että haku koskee vain Arkisto-kansiota, valitse ensin kansioluettelosta vain Arkisto-kansio. Hakukentän haku koskee nyt vain Arkisto-kansiota.

Haku arkistokansiosta

Miten tämä eroaa Online-arkistosta?

Online-arkisto on toiminto Office 365:n yritysasiakkaille, joilla on epätavallisen suuria postilaatikoita. Nämä asiakkaat voivat käyttää Online-arkistoa, jotta vanhaa postia ei tarvitse poistaa. Käyttäjän Online-arkisto toimii suurin piirtein samalla tavalla kuin toinen tili Outlook:ssä oman kansiorakenteen kera. Tämän seurauksena se ei sisälly Saapuneet-kansiossa tehtyihin hakuihin.

Jos Online-arkisto on käytössä, järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat määrittää postilaatikot siirtämään automaattisesti vanhat viestit Online-arkistoon arkistointikäytäntöjä käyttämällä.

Milloin Arkistoa ja Online-arkistoa pitäisi käyttää?

Suosittelemme Arkisto-toiminnon käyttämistä, jotta Saapuneet-kansiossa ei ole turhaan viestejä, joihin olet jo vastannut tai jotka olet jo käsitellyt. Arkistoa kannattaa ajatella tiedostokansiona. Voit tallentaa kohteita Arkisto-kansioon ja käyttää niitä silti helposti. Voit myös poistaa viestit tai siirtää ne muihin kansioihin, jos se sopii paremmin toimintatapoihisi.

Suosittelemme käyttäjille, joilla on suuria postilaatikoita Office 365 Enterprisen organisaatiossa, että järjestelmänvalvojat määrittävät arkistointikäytännön, joka siirtää kohteet Online-arkistoon vuoden kuluttua tai aikaisemmin, jos käyttäjien postilaatikoiden kiintiöt täyttyvät tätä nopeammin. Näin voidaan varmistaa, että käyttäjien ei tarvitse poistaa vanhoja viestejä tehdäkseen tilaa uusille sähköpostiviesteille. Määrättyä aikaa vanhemmat viestit voidaan siirtää sekä Saapuneet-kansiosta että paikallisesta Arkisto-kansiosta.

Arkistoinnin usein kysytyt kysymykset

Et. Arkisto-kansio on yksi Outlookin oletusarvoisista järjestelmäkansioista, eikä sitä voi nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa.

Arkistointi on tunnettu ominaisuus, joka on jo käytössä Outlook Mobile-, Outlook Web App- ja Outlook.com-versioissa sekä muissa sähköpostipalveluissa, kuten Gmailissa. Koska kyseessä on vakiintunut nimitys ja koska Online-arkisto on olemassa oleva toiminto, olemme päättäneet pitää molemmat samoina.

Automaattinen arkistointi on vanha Outlook-toiminto, jolla vanhat viestit voidaan siirtää automaattisesti .pst-tiedostoon. Tällöin postit poistetaan palvelimesta ja niitä on vaikeampi löytää haulla. Jos AutoArchive.pst-tiedoston sisältävä kiintolevy ei ole käytettävissä, viestit katoavat. Online-arkisto korvaa Automaattisen arkistoinnin yritystasolla.

Automaattinen arkistointi on edelleen käytettävissä, jos sinulla ei ole Online-arkistoa ja IT-osasto ei poista toimintoa käytöstä. Lisätietoja Automaattisesta arkistoinnista Outlook 2016:ssa on artikkelissa Arkistoi vanhempia kohteita manuaalisesti Outlook for Windowsissa.

Arkisto on yleisesti saatavilla Outlook for Windowsissa, Outlook Mobilessa, Outlookin verkkoversiossa ja Outlook.comissa. Arkisto-toimintoa ei voi poistaa käytöstä ryhmäkäytännön avulla.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×