Ansaittu arvo on tehokas seuranta- ja budjetointiominaisuus Projectissa. Vaikka sen määrittävät pelottavat lyhenteet (kuten AC, BCWP, TPI, EV ja niin edelleen), se ei ole erityisen monimutkainen. Ansaitun arvon avulla voit vastata kysymyksiin, kuten "Katsomalla tähän mennessä projektin tähänastista työmäärää, kuinka paljon rahaa meidän olisi pitänyt käyttää?" Mikä sitten johtaa muihin kysymyksiin, kuten "Lopetammeko ajoissa?"
Yksinkertainen esimerkki Työskentelet puutarhaprojektissa 10 kodille umpikujassa, ja odotat saavasi koko 10 kodin projektin valmiiksi 10 kuukaudessa. Lisäksi sinun on suoritettava yhden kodin puutarha joka kuukausi. Käydään läpi joitakin tämän projektin yksityiskohtia.
-
10 000 dollaria on kaikkien 10 kodin kokonaisbudjetti.
-
Kullekin kodille budjetoituna on 1 000 dollaria, mikä tarkoittaa, että aiot käyttää 1 000 dollaria kuukaudessa koko projektiin. Tämä sisältää kasveihin, työkaluihin ja puutarhuriin käytetyt rahat.
-
Pyydät tililtäsi raporttia kahden kuukauden kuluttua. Kirjanpitäjän mukaan projektiin on käytetty tähän mennessä 1 500 dollaria. Luulet, että säästän rahaa.
-
Sitten tajuat virheen. Kahden kuukauden kuluttua 20 prosenttia projektista olisi pitänyt tehdä, koska 2 kuukautta on 20 prosenttia niistä 10 kuukaudesta, jotka olit alun perin suunnitellut käyttävän projektiin. Mutta vain puolitoista puutarhaa on itse asiassa tehty, ei 2.
-
Joten kahden kuukauden kuluttua sinun olisi pitänyt käyttää 20 prosenttia X 10 000 dollaria (tai 2 000 dollaria) projektiin saadaksesi sen aikaan, ja kahden puutarhan pitäisi olla valmis – ei 1 500 dollaria puolentoista puutarhan osalta. Nyt tajuat, että olet aikataulusta jäljessä . Ääk! On aika jutella puutarhurin kanssa.
Tässä on hankala asia (ja hieno asia) ansaitussa arvossa. Se yhdistää ajan rahan kanssa, koska se kertoo valuutan aikataulun mukaan (tai prosenttia valmiina, ammattimaisten projektipäälliköiden ammattikielellä).
Oppitunti? "Aika on rahaa", kuten vanha sanonta kuuluu. Et voi vielä ylpeillä taidoillasi ansaitulla arvolla. Sinun on luettava . . .
Lisätietoja ansaitusta arvosta
Ansaitun arvon näyttäminen
Project näyttää ansaitun arvon tiedot kahdella tavalla: näkymien ja raporttien avulla. Mutta ensin sinun on tehtävä muutamia asioita ansaitun arvon määrittämiseksi raportointia varten.
-
Määritä valmistumisprosentin ansaitun arvon menetelmä (valinnainen)
Raporttien käyttäminen
-
Valitse Project > Raportit > Lisää raportteja.
-
Valitse Kustannukset ja valitse sitten Ansaittu arvo.
Näkymien käyttäminen
-
Valitse Näytä > taulukko ja valitse sitten Lisää taulukoita.
-
Valitse luettelosta Ansaittu arvo, Ansaitun arvon kustannusilmaisimet tai Ansaitun arvon aikataulun ilmaisimet.
Jos et ole varma, mikä taulukko on, valitse Vain Ansaittu arvo. -
Valitse Käytä.
Ansaitun arvon tulkitseminen
Ansaitun arvon analyysin taustalla on kolme avainarvoa, ja ansaitun arvon käyttäminen edellyttää vähintään näiden kolmen arvon tuntemista.
|
Suunniteltu arvo (NA) Tämä tunnetaan myös lyhenteellä BCWS. |
Tämä on projektin alussa arvioitujen tehtävien budjetoitu (tai perusaikataulu) kustannus, joka perustuu kyseisiin tehtäviin varattujen resurssit kustannuksiin sekä tehtäviin liittyviin kiinteihin kustannuksiin valitsemaasi tilapäivämäärä asti. Esimerkiksi 4 päivän tehtävän suunniteltu kokonaisbudjetti on 100 $, ja se alkaa maanantaina. Jos määrität tilapäivämääräksi seuraavan keskiviikon, NA on 75 $. Tällä arvolla et kuitenkaan tiedä, miten hyvin projektisi toimii. |
|
Todelliset kustannukset (AC) Tämä tunnetaan myös ACWP:n mukaan. |
Tämä on toteutunut kustannus, joka vaaditaan tehtävien kaikkien tai joidenkin osien suorittamiseen tilapäivämäärään asti. Jos esimerkiksi 4 päivän tehtävän kokonaiskustannukset ovat 35 $ kahden ensimmäisen päivän aikana, tämän kauden ac on 70 $ (mutta NA on edelleen 75 $). Tällä arvolla et kuitenkaan tiedä, miten hyvin projektisi toimii. Jos esimerkiksi suunnittelit saavasi paljon enemmän töitä tehtyä samalla 70 dollarilla, se ei kuulosta hyvältä. Sinun on tiedettävä (arvatkaa, että se) ansaittu arvo, jotta voit arvioida täysin projektisi tehokkuuden. |
|
Ansaittu arvo (EV) Tätä kutsutaan myös nimellä BCWP |
Tämä on tilapäivämäärän mukaan tehdyn työn arvo valuuttana mitattuna. Jos esimerkiksi 2 päivän kuluttua 60 prosenttia tehtävän työstä on suoritettu, olet ehkä käyttänyt 60 prosenttia tehtävän kokonaisbudjetista tai 60 euroa. Jos käy ilmi, että käytit 80 dollaria, voit turvallisesti sanoa, että olet yli budjetin ja aikataulusta jäljessä. Auts! |
Tärkeä teema, joka käy läpi näitä yleisiä ansaitun arvon termejä, on tilapäivämäärä. Ansaitun arvon analyysissa oletetaan, että haluat nähdä projektin edistymisen ennen valitsemaasi tiettyä ajankohtaa.
Koska kuva on tuhannen sanan arvoinen, katsotaanpa tätä graafisesti. Tässä on kaavio, joka näyttää kustannusten tasaisen kertymisen projektin elinkaaren aikana. Pisteviiva näyttää tasaiset menot projektin elinkaaren aikana.
Kun projektin työt ovat alkaneet, ansaitun arvon analyysin keskeisistä arvoista kertova kaavio voi näyttää tältä.
Tilapäivämäärä määrittää Projectin laskemia arvoja. Projektin todelliset kustannukset (AC) ovat ylittäneet budjetoitujen kustannusten. Ansaittu arvo (EV) vastaa tehdyn työn todellista arvoa. Tässä tapauksessa tehdyn työn arvo on pienempi kuin kyseisen työn suorittamiseen käytetty määrä.
Joitakin neuvoja ansaitun arvon käyttämiseen
|
Tee näin |
Toimintaohje |
|
Toimi pian |
Projektin elinkaaren edellä yksilöit tällaiset erot toteutuneiden kustannusten, budjetoitujen kustannusten ja ansaitun arvon välillä heti, kun voit ryhtyä toimiin ongelman korjaamiseksi. |
|
Työskentele kovemmin |
Helpommin sanottu kuin tehty. Mitä enemmän työtä saat aikaan ennen seuraavaa tilapäivämäärää ansaitun arvon määrittämiseksi, sitä parempi. Pelkkä useampien työntekijöiden palkkaaminen ei ehkä auta, mutta halvempien työntekijöiden palkkaaminen voi olla hyödyllistä. Tai sinun on ehkä "käveltävä lattiaa" selvittääksesi, miksi työntekijät eivät ole tuottavampia. Tai ehkä ongelmana ovat johtajat, jotka tarjoavat koneita, jotka tarvitsevat odotettua enemmän huoltoa. Syitä voi olla useita, mutta "lukulähestymistavan" käyttäminen ansaitun arvon kanssa auttaa havaitsemaan negatiiviset trendit. |
|
Tee järkevämmin töitä |
Älä jahdata tuottavuusongelmia niissä tehtävissä, jotka ovat vähemmän tärkeitä kuin muut. Tarkista ensin kriittisen polun tehtävät , jotta saat suurimman vaikutuksen positiivisiin ansaittuihin arvolukuihin. |
|
Raporttien suorittaminen uudelleen |
Projektin lopussa olevalla ansaitun arvon analyysillä ei ole juurikaan arvoa. Projektin ongelmien lähteet ovat todennäköisesti jo varhaisessa vaiheessa, ja niiden korjaaminen on todennäköisesti ollut liian suurta ilman, että työryhmä, esimies ja muut sidosryhmät aiheuttavat suuria kustannuksia ja turhautumista. Käytä ansaitun arvon raportteja kuukausittain, jos aiot tehdä ne ollenkaan. |
|
Älä hikoile varhaisista asioista |
Jos kohtaat ongelmia hyvin varhaisessa vaiheessa projektia, se voi olla vain lisäkustannuksia tai koulutuksen kustannuksia, kaikkien saaminen mukaan, runsas mutta välttämätön varhainen yhteistyö tiimisi kanssa ja muut siivoustyöt. Älä ohita näitä varhaisia ongelmia, mutta ne voivat olla helpommin ymmärrettäviä projektin alkuvaiheessa kuin myöhemmin. |
