Aloittaminen: kokouksen luominen Huomaa järjestelmän InfoPath ja SharePointin kanssa

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tehdään pieniä muutoksia otoksen lomakemallissa Microsoft Office InfoPath 2007 -ja luomalla tiedostokirjaston Windows SharePoint Services 3.0 sivustossa, voit toteuttaa järjestelmä, jossa voit tehdä kokousmuistiinpanoja yhdenmukaisesti, Lähetä muistiinpanoja kokouksen jokaisen osallistujan ja tallentaa ne muistiinpanot SharePoint Servicesin tiedostokirjastossa. Tässä artikkelissa esitellään, miten voit luoda tämän järjestelmän.

Tämän artikkelin sisältö

Yleistä

Ennen aloittamista

Luo uusi kokous muistiinpanojen järjestelmän

Lomakemallin päivittäminen

Yleiskatsaus

InfoPathin mukana on esimerkki lomakemallin, joka on suunniteltu erityisesti kerätä yleisiä kokouksen tiedot, kuten esityslistoja, osallistujat, keskustelun osia ja toimet. Esimerkki lomakemalli on määritetty siten, että voit lähettää kopion lomake, joka perustuu malliin jokaisen kokouksen osallistujalle sähköpostitse.

Esimerkki lomakemalli on määritetty kerää tietoja, jotka on tallennettu yleensä kokouksessa Huomautus saajan avulla. Ohjausobjektit on järjestetty looginen osat, jotta saat Huomautus saajan oikean tietojen kerääminen ja myös vapauttaa hänelle-kerätä tietoja, joita voi luoda automaattisesti. Ohjausobjektien asettelua sekä yhdenmukaisia framework niin sen sijaan, että sinun tarvitsee muistaa mitä voi kerätä tietoja Huomautus saajan hän vain täyttää tyhjät kokouksen edetessä.

Vaikka voit muokata lomakemallin ja muut tietojen kerääminen, suosittelemme, voit käyttää aiemmin luodun lomakemallin yhden muutoksen, jonka avulla voit tallentaa valmiit lomakkeet SharePoint-tiedostokirjaston sellaisenaan. Voit testata järjestelmän tehokkuutta ja käyttää asiat lomakemallin tarpeita ryhmän muokkaaminen testin aikana.

Voit käyttää otoksen lomakemallin järjestelmän ensimmäisen julkaisemalla otoksen lomakemallin uuden SharePoint-sivuston tiedostokirjastoon. Luo uusi asiakirjakirjasto julkaisun yhteydessä. Kun lomakemalli on julkaistu ja luo uusi asiakirjakirjasto, valitse muokataan lomakemallin niin, että uusi asiakirjakirjasto täytetty lomake tallentaa ja lähettää kopion lomakkeen kokouksen osallistujat.

Käyttää tätä menetelmää Huomautus saajan siirtyy tiedostokirjastoon ja luo uusi lomake, joka perustuu lomakemallin. Huomautus saajan täyttää hallintatoiminnot lomakkeeseen tietoja kokouksen aikana. Kokouksen lopussa Huomautus saajan lähettää lomakkeen tiedostokirjastoon ja lomakkeen kopio lähetetään kaikkien kokouksen osallistujien. Ne henkilöt, jotka eivät ole osallistuneet kokouksen voi lukea muistiinpanot siirtymällä tiedostokirjastoon ja InfoPath-lomakkeen avaamista.

Esimerkki lomakemallin sisältää seuraavat osat:

Neljäosainen kokouksen esityslistan lomakemalli

1. otsikko-osio sisältää nimen, aihe, sijainti, ja kokouksen päivämäärät ja kellonajat ohjausobjektit. Päivämäärä -ohjausobjekti näyttää automaattisesti lomakkeen luontipäivämäärä. Oletusarvon mukaan Päättymisaika muokkausruutuohjausobjektin näyttää automaattisesti aika, joka on tunti viimeistään aika Aloitusaika muokkausruutuohjausobjektin kirjoitettuna.

2. osallistujille toistuvan osan sisältö on nimet ja sähköpostiosoitteet kaikkien kokouksen osallistujien ohjausobjektit. Kun huomautus saajan lähettää täytetty lomake, kaikkien osallistujien tässä osassa luetellut saa kopion täytetty lomake.

3. keskustelukohteen toistuva osa on kunkin esittäjän (jotka johtavat keskustelun osallistuja) ja kunkin keskustelukohteen huomautuksia-komponentteja. Esittäjän avattavan luetteloruudun näyttää nimet Osallistujat -osiosta.

4. toimen toistuva osa on nimi, varauksen ja määräpäivä-komponentteja toiminto kunkin kohteen päivämäärä. Tehtävän avattavan luetteloruudun näyttää nimet Osallistujat -osiosta.

Jos ole ennen käyttänyt InfoPath, on seuraavissa artikkeleissa auttaa sinua ymmärtämään tärkeitä käsitteitä ja voit määrittää ehdot, jotka saat, kun olet suorittanut tämän artikkelin kunkin tehtävän paremmin. Myös näkyvät linkit tämän artikkelin vastaavaan osaan tarvitset lisätietoja, kuten tehtävän suorittaminen.

Sivun alkuun

Ennen aloittamista

On Uniform Resource Locator (URL) ja on vähintään suunnitteluoikeudet, jota aiot käyttää tätä järjestelmän SharePoint-sivuston sivustokokoelman. Voit luoda tiedostokirjaston sivustokokoelman, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet. Henkilöt, jotka haluat nähdä kokousmuistiinpanot tarvitse lukea sivustokokoelman käyttöoikeudet. Ota sivustokokoelman järjestelmänvalvoja, jos tarvitset oikeudet luoda asiakirjakirjaston tai lukuoikeudet lomakkeen käyttäjiä sivustokokoelman määrittäminen.

Sinun on myös vähintään yksi sähköpostiosoite, johon voit lähettää kopion täytetty lomake ja sähköpostiohjelman, kuten Microsoft Office Outlook 2007, joka on määritetty vastaanottamaan viestejä, jotta voit testata lomakemallin.

Tässä artikkelissa oletetaan, että käytät SharePoint Servicesin oletusasetukset.

Sivun alkuun

Luo uusi kokous muistiinpanojen järjestelmän

Tämän järjestelmän luominen hyötyä seuraavasti:

  1. Avata ja tallentaa otoksen lomakemallin.

  2. Julkaise otoksen lomakemallin ja luo uusi asiakirjakirjasto kokousmuistiinpanot.

  3. Muokkaa otoksen lomakemallin ja tallentaa valmiit lomakkeet uusi asiakirjakirjasto ja valitse Lähetä liitteenä kunkin osallistujan.

  4. Muokatun lomakemallin julkaiseminen.

  5. Testaa muokatun lomakemallin ja uusi asiakirjakirjasto luominen ja lähettäminen testi-lomakkeita, jotka perustuvat lomakemallin.

Avata ja tallentaa lomakemalliin

  1. Valitse Tiedosto -valikossa lomakemallin suunnitteleminen.

  2. Lomakemallin avaaminen, valitse kohdassa Mukauta mallia.

  3. Valitse Mukauta malliaKaksoisnapsauta Otoksen Kokouksen esityslista.

  4. Valitse Tiedosto-valikossa Tallenna.

  5. Jos InfoPath näyttää sanoman lomakemallin julkaiseminen, valitse OK.

  6. Määritä Tallenna nimellä -valintaikkunassa sijainti, johon haluat tallentaa lomakemallin.

  7. Kirjoita Tiedostonimi -ruutuun lomakemallin nimi.

  8. Valitse Tallennusmuoto -luettelosta InfoPath-lomakemalliksija valitse sitten Tallenna.

Lomakemallin julkaiseminen

Luo uusi asiakirjakirjasto osana julkaisuprosessin.

Lisätietoja lomakemallin julkaiseminen, on artikkelissa Johdanto lomakemallin julkaiseminen.

  1. Valitse Tiedosto -valikosta Julkaise.

  2. Ohjatun julkaisutoiminnon ensimmäisellä sivulla SharePoint-palvelimen kanssa tai ilman InfoPath Forms Servicesja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse seuraavalla sivulla ohjatun toiminnon, Anna SharePoint- tai InfoPath Forms Services-sivuston sijainti -ruutuun Kirjoita SharePoint-sivuston sivustokokoelman URL-osoite ja valitse sitten Seuraava. Esimerkiksi jos haluat käyttää sivustokokoelman URL-osoite http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, kirjoitat http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly ruutuun.

  4. Valitse seuraavalla sivulla Tiedostokirjastoja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse seuraavalla sivulla Valitse Luo uusi asiakirjakirjastoja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse seuraavalla sivulla Kirjoita nimi ja kuvaus uusi asiakirjakirjasto ja valitse sitten Seuraava.

  7. Hyväksy ehdotettu sarakkeet ja valitse Seuraava.

  8. Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Tarkista, että tiedot ovat oikein ja valitse sitten Julkaise.

  9. Valitse Sulje.

    Saat vahvistusviestin ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla, kun lomakemalli on julkaistu onnistuneesti.

Kirjoita muistiin uusi asiakirjakirjasto; URL-osoite Sinun on tämän artikkelin tiedot. Uusi asiakirjakirjasto URL-osoite on vinoviiva (/), ja asiakirjakirjaston nimen perässä sivustokokoelman URL-osoite. Jos olet luonut uuden asiakirjakirjasto nimeltä kokousmuistiinpanoja sivustokokoelman URL-Osoitteen http://www.adventureworks.com/EmployeeOnlykanssa, uusi asiakirjakirjasto URL-osoite on http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Lomakemallin muokkaamiseen

Tässä osassa näytetään, miten seuraavasti:

  • Lisää uusi lähettämisen tietoyhteys , joka tallentaa uusi asiakirjakirjasto täytetty lomake.

    Lisätietoja lisätietoja Lähetä tietoyhteyksiä on artikkelissa Johdanto tietoyhteyksiä.

  • Tietoyhteys asetusten muuttaminen niin, että tallentaa täytetty lomake tiedostokirjastoon ja lähettää kopion täytetty lomake kaikkien kokouksen osallistujien.

  • Lomakemallin määrittäminen niin, että se sulkee lomakkeen lähettämisen jälkeen.

Lisätietoja lomakkeen, joka perustuu lomakemallin lähettäminen, on artikkelissa Johdanto lomaketietojen lähettämiseen.

Lisää uusi lähettämisen tietoyhteys

Tässä osiossa luot uuden Lähetä uusi asiakirjakirjasto tietoyhteyden ja tietoyhteyden Tallenna lomake on yksilöllinen nimi. Lomakkeen nimi on yhdistelmä aihe ja päivämäärä, jona lomakkeen on luotu.

Aloita tietoyhteyden luominen
  1. Valitse Työkalut -valikosta Tietoyhteyksiä.

  2. Tietoyhteydet -valintaikkunassa valitsemalla Lisää.

  3. Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen-valitsemalla Luo uusi yhteys, valitse Lähetä tiedotja valitse sitten Seuraava.

  4. Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valitse SharePoint-sivuston tiedostokirjastoonja valitse sitten Seuraava. Kohteen valitseminen lähetettäville tiedoille ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa

  5. Kirjoita ohjatun toiminnon Asiakirjakirjasto -ruutuun seuraava sivu, jonka loit edellisessä osassa tiedostokirjaston URL-osoite. Esimerkiksi jos haluat käyttää tiedostokirjaston URL-osoite http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, kirjoita http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotesAsiakirjakirjasto -ruutuun.

    Seuraavan osion vaiheita määrityksen yksilöllinen lomakkeen nimi, joka edellyttää, että pysyt tällä sivulla ohjatun toiminnon vaiheet. Älä napsauta Seuraava vielä.

Määritä yksilöllinen lomakkeen nimi

Lomakemallin tallentaa lomakkeen oletusnimi sisältävä tiedostokirjasto. Jos käytät oletusnimeä, uusi asiakirjakirjasto tallentaa vain yksi täytetty lomake. Tässä osassa määritetään tietoyhteyden Tallenna nimellä, joka muodostuu aihe ja kokouksen päivämäärän tämän lomakemallin perustuvia lomakkeita. Voit tehdä tämän luomalla XPath -funktiota käyttävän kaavan.

Saat lisätietoja kaavojen ja funktioiden artikkelissa kaavan ohjausobjektiin.

  1. Valitse Lisää kaava Painikkeen kuva .

  2. Valitse Lisää kaava -valintaikkunan Lisää funktio.

  3. Valitse Lisää funktio -valintaikkunan Luokat -luettelosta teksti.

  4. Valitse Toiminnot -luettelosta ketjutettuja valitse sitten OK.

  5. Kaksoisnapsauta Lisää kentän kaksoisnapsauttamallaensimmäisen esiintymän kaava -ruutuun.

    Ensimmäisen kentän lisääminen lomakkeen nimeen kaksoisnapsauttamalla

  6. Valitse kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunasta Avaa kokouskokouksen otsikko ja valitse sitten OK.

    Kokouksen Otsikko-kentän valitseminen Valitse kenttä tai ryhmä -valintaikkunassa

  7. Valitse kaava -ruudussa toinen esiintymä Lisää kentän kaksoisnapsauttamalla sitä (Älä kaksoisnapsauta sitä).

    Ajatusviivan lisääminen lomakkeen nimeen kaksoisnapsauttamalla

  8. Kirjoita lainausmerkki (”), ja yhdysmerkin (-) sen jälkeen, toinen lainausmerkki perään.

    Ajatusviivan lisääminen lomakkeen nimeen

  9. Kaksoisnapsauta Lisää kentän kaksoisnapsauttamallakolmannen esiintymän.

    Lomakkeen nimen osana käytettävä toinen kenttä lisätään kaksoisnapsauttamalla

  10. Valitse kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunasta Avaa kokous, valitse meetingDateja valitse sitten OK.

    Kokouksen päivämääräkentän valitseminen Kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunassa

    Lisää kaava -valintaikkunan pitäisi näyttää seuraavalta:

    Lisää kaava -valintaikkunassa on valmis kaava, jota käytetään lomakkeen nimessä

  11. Voit tarkistaa kaavan oikean syntaksin Lisää kaava -valintaikkunassa valitsemalla Tarkista kaava.

  12. Jos kaava ei sisällä virheitä, valitse OK ja sulje valintaikkuna.

Viimeistele tietoyhteyden määrittäminen
  1. Valitse ohjatussa valitsemalla Seuraava.

  2. Valitse seuraavalla sivulla ohjatun toiminnon, Anna tämän tietoyhteyden nimi -ruutuun tyyppi kuvaava nimi tämä lähettäminen tietoyhteyden.

  3. Varmista, että tiedot ovat oikein Yhteenveto -osassa ja valitse sitten Valmis.

  4. Valitse Sulje.

  5. Valitse Tiedosto-valikossa Tallenna.

Käytä sekä Lähetä tietoyhteyksiä koskevien lähetysasetusten muuttaminen

  1. Valitse Työkalut -valikosta Lähetysasetukset.

  2. Lähetyksen asetukset -valintaikkunassa valitse Salli käyttäjien tämän lomakkeen lähettäminen -valintaruutu.

  3. Valitse Mukautettu toiminto sääntöjen avullaja valitse sitten säännöt.

  4. Lomakkeiden lähettämisen säännöt -valintaikkunassa valitsemalla Lisää.

  5. Valitse Lisää toimintoja.

  6. Valitse toiminto -ruudussa Lähetä tietoyhteyden avulla.

  7. Valitse tietoyhteys -luettelosta, jonka loit edellisessä osassa tiedostokirjaston tietoyhteys ja valitse sitten OK.

  8. Valitse Lisää toimintoja.

  9. Valitse toiminto -ruudussa Lähetä tietoyhteyden avulla.

  10. Tietoyhteys -luettelossa valitse pää Lähetäja valitse sitten OK.

    Lähettää kopion lomakkeen kunkin osallistujan Main Lähetä -tietoyhteyden avulla.

  11. Kirjoita Lähetä säännöt tunnistavan juuri luomasi säännön sääntö -valintaikkunan nimi -ruutuun.

  12. Valitse OK kaksi kertaa.

Sulje lomake, kun olet lähettänyt lomakemallin määrittäminen.

  1. Lähetyksen asetukset -valintaikkunassa valitsemalla Lisäasetukset.

  2. Valitse sen jälkeen Lähetä -luettelosta Sulje lomake.

  3. Valitse OK.

  4. Valitse Tiedosto-valikossa Tallenna.

Lomakemallin julkaiseminen

Lomakemallin muokattuasi haluat julkaista sen asiakirjakirjaston ottamaan muutokset.

  1. Valitse Tiedosto -valikosta Julkaise.

  2. Ohjatun julkaisutoiminnon ensimmäisellä sivulla SharePoint-palvelimen kanssa tai ilman InfoPath Forms Servicesja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse seuraavalla sivulla ohjatun toiminnon, Anna SharePoint- tai InfoPath Forms Services-sivuston sijainti -ruutuun Kirjoita SharePoint-sivuston sivustokokoelman tiedostokirjasto sijainti ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse seuraavalla sivulla Tiedostokirjastoja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse seuraavalla sivulla päivittää lomakemallin asiakirjan-kirjastossa.

  6. Tiedostokirjaston Päivitä -luettelosta tiedostokirjasto ja valitse sitten Seuraava.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Valitse seuraavalla sivulla Tarkista, että tiedot ovat oikein ja valitse sitten Julkaise.

    Saat vahvistusviestin ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla, kun lomakemalli on julkaistu onnistuneesti.

Lomakemallin ja sivuston testaaminen

  1. Ohjatun julkaisutoiminnon viimeisellä sivulla valitsemalla Avaa tämän tiedostokirjaston ja valitse sitten Sulje.

  2. Tiedostokirjaston Valitse Uusi.

  3. Täytä lomake, ikään kuin muistiinpanojen tekeminen kokouksessa on. Kun olet kirjannut aika Aloitusaika tekstiruudun ohjausobjektia, painamalla SARKAINTA voit siirtyä seuraavaan ohjausobjektiin. InfoPath täyttää automaattisesti Päättymisaika tekstiruudun ohjausobjektia.

  4. Kirjoita sähköpostiosoite, osallistuja osan osallistujanSähköposti -ruutuun. Jos haluat lisätä muita osallistujia ja heidän sähköpostiosoitteensa, valitse Lisää osallistujan.

  5. InfoPath-työkalurivin valitsemalla Lähetä.

  6. Varmista valintaikkunassa, että oikea sähköpostiosoitteet näkyvät.

  7. Valitse Lähetäja valitse OK ja sulje valintaikkuna.

Muistiinpanot pitäisi näkyä tiedostokirjastoon ja pitäisi myös saapuvat sähköpostiisi kuin uuden sähköpostiviestin.

Testauksen järjestelmän luominen ja lähettäminen muutaman lomakemalliin perustuvien lomakkeiden jälkeen voit aloittaa järjestelmän avulla voit tallentaa ja jakaa muistiinpanot.

Sivun alkuun

Lomakemallin päivittäminen

Sen jälkeen, kun muut yrittänyt uuden järjestelmän, luominen ja tallentaminen kokousmuistiinpanojen, haluat ehkä muuttaa rakennetta niiden asiakaspalautteen lomakemallin. Jos haluat tehdä muutoksia lomakemalliin, seuraavasti:

  1. Lomakemallin avaaminen tiedostokirjastossa, muokata lomakemallin tarpeen mukaan ja Tallenna muutokset.

  2. Vahvista muutokset tiedostokirjastoon julkaisemalla lomakemallin.

Lomakemallin avaaminen tiedostokirjastossa

  1. Avaa tiedostokirjasto.

  2. Valitse asetuksetja valitse sitten Lomakkeen kirjaston asetukset.

  3. Valitse Yleisasetukset-kohdassa Lisäasetukset .

  4. Valitse tiedostomalliMallin URL-osoite -ruutuun Muokkaa mallia.

  5. Jos InfoPath näyttää sanoman lomakemallin julkaiseminen, valitse Kyllä.

Lomakemallin muokattuasi Tallenna lomakemalli, ennen kuin julkaiset.

Lomakemallin julkaiseminen

Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, sinun täytyy muokatun lomakemallin julkaiseminen tiedostokirjastoon.

  1. Valitse Tiedosto -valikosta Julkaise.

  2. Ohjatun julkaisutoiminnon ensimmäisellä sivulla SharePoint-palvelimen kanssa tai ilman InfoPath Forms Servicesja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse seuraavalla sivulla ohjatun toiminnon, Anna SharePoint- tai InfoPath Forms Services-sivuston sijainti -ruutuun Kirjoita SharePoint-sivuston sivustokokoelman tiedostokirjasto sijainti ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse seuraavalla sivulla Tiedostokirjastoja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse seuraavalla sivulla päivittää lomakemallin asiakirjan-kirjastossa.

  6. Tiedostokirjaston Päivitä -luettelosta tiedostokirjasto ja valitse sitten Seuraava.

  7. Valitse Seuraava.

  8. Valitse seuraavalla sivulla Tarkista, että tiedot ovat oikein ja valitse sitten Julkaise.

  9. Valitse Sulje.

    Saat vahvistusviestin ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla, kun lomakemalli on julkaistu.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×