Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa
Teams-kalenterisi on yhdistetty Exchange-kalenteriisi. Kun siis ajoitat kokouksen Outlookissa, se näkyy Teamsissa ja päinvastoin.
Jokaisesta Teamsissa ajoitetusta kokouksesta tehdään automaattisesti online-kokous. Ajoitatko Outlookista? Lue, miten voit lisätä Teamsin Outlook-kokoukseen.
Huomautus: Jopa 1 000 kutsuttua voi liittyä Teams-kokoukseen ja olla vuorovaikutuksessa keskustelun, äänen ja videon avulla. Kutsutut voivat myös liittyä kokoukseen, jossa on jo 1 000 osallistujaa (enintään 10 000) vain tarkastelu -osallistujina.
Kokouksen ajoittaminen
Kokouksen voi ajoittaa Teamsissa usealla eri tavalla:
-
Valitse kahdenkeskisen keskustelun tai ryhmäkeskustelun yhteydessä Ajoita kokous viestiruudun alapuolelta, jos haluat varata kokouksen keskustelussa olevien henkilöiden kanssa. Et voi ajoittaa kokousta kokouskeskustelusta.
-
Valitse Kalenteri - Teamsin vasemmassa reunassa Uusi kokous oikeassa yläkulmassa.
Ajoituslomakkeessa voit antaa kokoukselle otsikon, kutsua henkilöitä ja lisätä kokouksen tietoja. Käytä Aikatauluavustajaa, jos haluat etsiä ajankohdan, joka sopii kaikille osallistujille.
Aikatauluavustajassa näet osallistujien aikavyöhykkeet, aikataulut ja käytettävyyden eri aikavälien aikana. Aikatauluavustaja-ruudukko näyttää kunkin osallistujan aikataulun. Varjostetut alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat varattuja tai heillä on alustavia kokouksia. Luomattomat alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat ilmaisia.
Kun olet täyttänyt tiedot, sulje ajoituslomake ja kutsu osallistujat kokoukseen valitsemalla Tallenna.
Soittonumeron lisääminen
Lisää soittonumero ja neuvottelutunnus, jotta osallistujat voivat soittaa Teams-kokoukseen. Jos ajoitat kokouksen Outlookista, soittonumero ja neuvottelutunnus tulevat automaattisesti näkyviin ajoitettuun kokouskutsuun. Lisätietoja näiden tietojen lisäämisestä Teamsissa ajoitettaessa on artikkelissa Kokouksen soittonumeron lisääminen Teamsissa.
Luokkien määrittäminen kokoukselle
Värikoodaa kalenteri ja luokat. Aivan kuten Outlookissa, voit määrittää yhden tai useamman luokan kullekin kalenterin kokoukselle. Voit määrittää luokkia muutamalla eri tavalla:
-
Napsauta kalenterin tapahtumaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luokittele ja valitse sitten väri.
-
Kun ajoitat kokousta, valitse aikataululomakkeen yläreunasta Luokka.
Huomautus: Tällä hetkellä luokkia ei voi käyttää kanavakokouksissa.
Organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kutsuminen
Teams tarjoaa mahdollisuuden kutsua henkilöitä organisaatiosi ulkopuolelta, mukaan lukien ne, joilla ei ole Teams-käyttöoikeuksia. Tarvitset kutsumiseen heidän täydellisen sähköpostiosoitteen.
-
Siirry kohtaan, jossa lukee Pakollisten osallistujien lisääminen. Jos joku on valinnainen osallistuja, valitse sen sijaan Valinnainen.
-
Kirjoita henkilön täydellinen sähköpostiosoite (esim. Joe@example.com).
-
Valitse Kutsu. He saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki kokoukseen.
Henkilöiden kutsuminen linkin avulla
Teamsin avulla voit kutsua henkilöitä kokoukseen kokouslinkin kautta. Voit jakaa tämän linkin seuraavasti:
-
Luo kokous Teamsissa.
-
Siirry Teamsin vasemmassa reunassa olevaan Kalenteri- ja valitse ajoitettu kokous.
-
Kokouslinkki näkyy URL-osoitteena. Kopioi se valitsemalla .
Yhteisjärjestäjän lisääminen
Kun olet kutsunut henkilöitä kokoukseen, voit lisätä jopa 10 järjestäjää auttamaan kokouksen hallinnassa. Ennen kuin lisäät yhteisjärjestäjiä, varmista, että lisättävät henkilöt on jo lisätty pakollisiksi osallistujiksi, ja noudata sitten seuraavia ohjeita:
-
Valitse kokous ja valitse sitten Muokkaa.
-
Valitse Lisää asetuksia > Kokousasetukset.
-
Valitse kokouksen asetukset -sivun Valitse yhteisjärjestäjät -kohdan vierestä alanuoli ja valitse yhteisjärjestäjän nimi.
-
Valitse näytön alareunasta Tallenna.
Huomautus: Lisätietoja on artikkelissa Järjestäjien lisääminen kokoukseen.
Pidä kokous kanavalla
-
Valitse Uusi kokous.
-
Kirjoita kanavan nimi kohtaan Lisää kanava (aika- ja päivämääräkenttien alapuolella).
Kanavia ei voi muokata tai lisätä sen jälkeen, kun kutsu on lähetetty. Sinun on lähetettävä uusi kutsu, jossa on päivitetty kanava.
Huomautus: Jos sinulla on kokous kanavalla, kaikki tiimin jäsenet voivat nähdä sen ja liittyä siihen kyseisellä kanavalla. Tätä ominaisuutta ei voi käyttää yksityisissä kanavissa.
Kun olet valinnut haluamasi käyttäjät, etsi paras aika käyttämällä ajoitusavustajaa.
Jos kyseessä on toistuva kokous, avaa avattava valikko Ei toistu -kohdan vierestä (päivämäärän alapuolella). Valitse oletusasetuksista, kuinka usein haluat kokouksen toistuvan, tai valitse Mukautettu, jos haluat luoda oman ajoituksen.
Kokousten ajoittaminen kanavakalenterissa
Jos et tunne kalenterin lisäämistä kanavalle, ohjeet on kuvattu kohdassa Kaikkien kokousten tarkasteleminen Teamsissa. Kun tämä on tehty, voit lisätä tapahtumia jaettuun kalenteriin muutamalla tavalla.
-
Valitse kalenterin yläreunassa Lisää uusi tapahtuma.
-
Valitse aikalohko napsauttamalla ja vetämällä kohdistinta kalenterissa.
-
Voit myös avata valikon valitsemalla sovelluksen yläreunassa Pikakokous-kohdan vieressä olevan nuolen ja valitsemalla Ajoita kokous.
Jokainen näistä toiminnoista avaa aikataululomakkeen, johon on täytetty kanavan nimi, ja voit vapaasti lisätä Outlook-ryhmän tai henkilöitä kirjoittamalla heidän nimensä manuaalisesti. Organisaation ulkopuoliset vieraat ja kumppanit eivät voi käyttää kanavakalenteria, ja heidät on myös lisättävä kokouskutsuun.
Näytä lisää vaihtoehtoja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella
Napsauta tapahtumaa kalenterissa hiiren kakkospainikkeella, jos haluat vastata siihen, poista tapahtuma, jos se on peruttu, tai avaa kutsu, kun haluat nähdä kokouksen tiedot. Jos tapahtuma on Teams-kokous, voit myös valita vaihtoehdoista Liity online-kokoukseen ja Keskustele osallistujien kanssa.
Teams-kokousten kalenteritapahtumiin tulee näkyviin Liity-painike viisi minuuttia ennen kokouksen alkua. Kun joku liittyy kokoukseen, tapahtuman väri vaihtuu ilmoituksena siitä, että osallistuja on online-tilassa.
Valitse Liity, jos haluat avata kokouksen Asetukset-ikkunan ja vahvistaa haluamasi kamera- ja mikrofoniasetukset ennen online-kokoukseen liittymistä.
Huomautus: Jos kalenterissasi on päällekkäisiä tapahtumia, Liity-painike ei ole käytettävissä. Voit kuitenkin napsauttaa tapahtumaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Liity online-kokoukseen.
Kokouksen ajoittaminen uudelleen
Teams-kalenterissa voit ajoittaa järjestämäsi kokoukset ja tapahtumat uudelleen. Voit päivittää kokousajan nopeasti valitsemalla sen Teams-kalenterista, vetämällä sen uuteen aikaväliin ja pudottamalla sen.
Saat ilmoituksen kutsuttujen käytettävyydestä ennen kokousajan päivittämistä.
Voit muuttaa kokousaikaa myös valitsemalla kokouksen Teams-kalenterissa, valitsemalla Muokkaa, valitsemalla uuden ajan ja valitsemalla Lähetä päivitys. Osallistujat saavat automaattisesti ilmoituksen päivitetystä ajasta.
Näytä muodossa -tilan määrittäminen Teams-kokouksessa
Järjestäjänä voit määrittää Näytä kokouksen tilana -tilan toimintorivillä. Kun osallistujat RSVP, heidän tilansa vastaa automaattisesti järjestäjän määrittämää tilaa.
Osallistujana voit määrittää kokouksen yksittäisen tilan Näytä muodossa -toiminnolla riippumatta järjestäjän määrittämästä tilasta. Päivitetty tila näkyy kalenterissasi. Kaikkien järjestäjien ajoittamien kokousten Oletusarvoinen Näytä muodossa -arvo on Varattu.
Voit määrittää Näytä muodossa -tilan usealla eri tavalla:
Aikataululomakkeen tiedot -sivulla
Kokouksen Pikanäkymä (Microsoft Surface)
Kokouksen tietonäkymässä (osallistujana)
Kokouksen ajoittaminen
Jos haluat ajoittaa kokouksen, siirry kohtaan Kalenteri sovelluksen alaosassa ja valitse sitten Ajoita kokous ylhäällä oikealla.
Siirry kohtaan Lisää osallistujia ja valitse kutsuttavat henkilöt.
Siirry seuraavaksi kohtaan Jaa kanavalle:
-
Jos haluat pitää kokouksen kanavalla, valitse haluamasi kanava.
-
Jos et halua, ohita tämä vaihe.
Huomautus: Jos sinulla on kokous kanavalla, kaikki tiimin jäsenet voivat nähdä sen ja liittyä siihen kyseisellä kanavalla.
Aseta sitten kokouksen aloitus- ja päättymisajat ja kirjoita tapahtuman kuvaus.
Ajoita kokous valitsemalla lopuksi Valmis.
Kokouksen tiedot
Voit tarkastella kokouksen tietoja siirtymällä kohtaan Kalenteri , valitsemalla kokouksen ja valitsemalla Tiedot.
Kokouksen tiedoissa on:
-
Kuka on kutsuttu kokoukseen?
-
Kutsuttujen RSVP-tilat.
-
Aiheeseen liittyvää sisältöä, kuten tiedostoja tai tiedostoja, jotka saattavat liittyä kokoukseen.
Voit myös poistaa tapahtuman tai lähettää kokouksen edelleen jollekulle muulle.