Access-tietojen arkistoiminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Voit parantaa tiedot järjestyksessä vanha tai passiivisiksi tietueiden arkistointi säännöllisin väliajoin. Oletetaan esimerkiksi lainauskirjasto Accessin avulla. Sinulla voi olla taulukko, joka seuraa ryhmään tapahtumia, kentän, joka sisältää päivämäärän kohteen lainalle ja kentän, joka sisältää päivämäärän se palautettiin. Tietueen säilytyskäytäntö on ehkä arkistoida ryhmään tapahtuman tietueiden vuosi, kohteen palautuksen jälkeen ja tuhoa tietueet kahden vuoden jälkeen.

Voit arkistoida tietokannan taulukoiden, taulukoiden tai vain tiettyjen tietueiden – esimerkiksi tietueet, jotka ovat vanhempia kuin tietyn päivämäärän. Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, miten voit arkistoida tiedot.

Artikkelin sisältö

Yleistä

Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkisto-taulukko

Korvaa säännöllisesti taulukoksi

Korvaa säännöllisesti kaikki taulukot

Yleiskatsaus

Ota huomioon arkistointi tiedot, kun sinulla on tietoja, joita et aio enää ja haluat säilyttää tiedot on kätevä siltä varalta, että tarvitse sitä. Voit joutua käytännön, joka ohjaa arkisto suunnitelmia, kuten tietojen säilytyskäytännön.

Arkistoinnin käytetään yleensä tietojen perusteella ehto, kuten kuukauden, saapuvat tallentamiseen.

Tapoja tietojen arkistoiminen

Seuraavassa taulukossa on lueteltu tapaa arkistointi tiedot, kun käytät olisi kummassakin menetelmässä ja muita huomioon otettavia seikkoja.

Menetelmä

Kuvaus

Käyttää silloin, kun...

Muuta huomioitavaa

Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkisto-taulukko

Määräajoin suoritat kyselyn, joka valitsee tiedot, että haluat arkistoida ja liittää tiedot arkisto-taulukko. Suorita sitten kysely, joka valitsee samat tiedot (-taulukosta alkuperäinen) ja poistaa sen.

Joitakin taulukon tietueita täytä ehtoa, joiden avulla voit määrittää, haluatko arkistoida.

Esimerkki: haluat arkistoida kirjaston tapahtumat (valintaruudun käyttäminen), jos valittuna-päivämäärä on vähintään yhden vuoden vanha.

  • Voit kiertää viite-eheyssaattaa olla, erityisesti, jos tietueet, jotka haluat arkistoida on yksi-moneen-yhteysyksi-puolella.

  • Jos tarvitset parametrien käyttäminen kyselyissä, sinun on luotava lomakkeen käsittelemään parametrit. Muussa tapauksessa julkisuuteen tietojen menettämisen.

Korvaa säännöllisesti taulukoksi

Määräajoin arkisto-kopiota tietyn taulukon ja korvaa taulukon uuden, tyhjän kopion.

Kaikki taulukon tietueet täytä ehtoa, joiden avulla voit määrittää, haluatko arkistoida.

Esimerkki: sinulla päivittäinen lämpötilan suojaavat sisältävään taulukkoon. Taulukon arkistointi ja aloittaa ajan tasalla tyhjä luotuun vuosittain.

  • Saatat joutua kiertää viite-eheys.

Korvaa säännöllisesti kaikki taulukot

Voit aloittaa jaetun tietokannan kanssa (tietokanta, johon kuuluu: taustatietokannan tiedosto, joka sisältää kaikki taulukot, ja edustatietokantatiedosto, joka sisältää kaikkien muiden tietokantaobjektien). Määräajoin Varmista, taustatietokannan arkistokopio ja korvaa taustatietokannan uusi, tyhjä yksi.

Useimmat tietokannan taulukoiden kaikkia tietueita täytä ehtoa avulla voit määrittää, haluatko arkistoida.

Esimerkki: tietokannan koostuu useita taulukoita, joissa on erilaisia säätiedot. Vuosittain voit arkistoida kaikki taulukot.

  • Jos sinulla on kaikki hakutaulukot (taulukot, joiden avulla voit tallentaa arvoja hakeminen, kuten postinumeroiden tai Osastot), voit joutua niiden tietojen tuominen uuden taustatietokannan.

  • Tätä menetelmää voi käyttää makron. Tietokanta on arkistoiminen manuaalisesti.

Toimi ympärille viite-eheyden säilyttäminen

Tietueet, jotka haluat arkistoida ovat liittyvien tietueiden poistamiseen muista taulukoista, voit joutua kiertää suhde. Jos tietueet, jotka haluat arkistoida ”alatason” tietueisiin (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys”monta”-puolella), voit arkistoida ne todennäköisesti turvallisesti ilman, että. Jos tietueet, jotka haluat arkistoida on ”” päätietueen (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys”yksi”-puolella), kun Arkistoi ne niiden vastaavat ”alatason” tietueiden toukokuu:

  • Estä poistaminen ”päätietueen”. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia, jos olet jo liitetään ”päätietueen” arkisto-taulukko.

    - tai -

  • ”Orporivit” muuttuvat, tietueet, jotka kuuluvat ”päätasolta”, jota ei ole. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia tietojen eheyden ja eri toimintoja tietokannan, joka käyttää ”orporivit”-tietueita.

Ottaa huomioon eheyden, tee seuraavat toimet:

  1. Määrittää, mitkä ”lapsen” tietueet kuuluvat tietueet, jotka haluat arkistoida. Esimerkiksi tietueet, jotka voin lainata osoitteessa kirjaston kohteiden arkistoiminen halutessasi voin ensin selvittäminen tapahtumia Avaa näiden kohteiden, eli onko varat on kuitattu ulos, mutta ei palautettu.

  2. Toimi seuraavasti:

Sivun alkuun

Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkisto-taulukko

Varmista ensin, tyhjä taulukko, joka sisältää tietueet, jotka haluat arkistoida-kopion. Uusi tyhjä taulukko on arkisto-taulukko. Seuraavaksi voit luoda liittämiskysely kopioitavat tietueet alkuperäisen taulukon arkisto-taulukko. Luo sitten poistokysely arkistoitujen tietueiden poistaminen alkuperäisessä taulukossa. Lopuksi voit luoda sekä kyselyt suoritettavan makron. Kun haluat arkistoida tietueita, voit suorittaa makron.

Vihje: Voit liittää makron painikkeeksi lomakkeen, niin, että kun painiketta napsautetaan, makro suoritetaan.

Vaihe 1: Arkisto-taulukon luominen

Vaihe 2: Luo kysely, joka kopioi tiedot arkisto-taulukko

Vaihe 3:, Joka poistaa alkuperäisen taulukon samat tiedot poistokyselyn luominen

Vaihe 4: Sekä kyselyt suoritettavan makron luominen

Vaihe 1: Arkisto-taulukon luominen

Jos haluat pitää kaikki arkistoidut tietueet yhdestä taulukosta, voit tehdä vain tämä vaihe kerran. Arkisto-taulukko, jonka luot tässä vaiheessa pidä arkistoidut tietueille.

Jos haluat poistaa vanhan arkisto-taulukko, kun luot uuden, sinun ei tarvitse tehdä tässä vaiheessa. Liittämiskyselyn eikä taulukon luova kysely avulla voit kopioida tiedot arkisto-taulukko. Toiminto, siirry suoraan vaiheeseen 2.

Jos haluat käyttää uuden arkisto-taulukko, joka kerta, että olet-arkistoon ja haluat säilyttää vanha arkisto-taulukot, nimetä vanha arkisto-taulukko, ennen kuin voit luoda uuden. Jos olet tallentamassa mukaan päivämäärää, ottaen huomioon nimeäminen vanha arkisto taulukoiden ne edustavat päivämääräalueen mukaan.

Huomautus: Jos luot uuden arkisto-taulukon kaikissa aika ja Säilytä vanhan, sinun on nimettävä vanhasta arkistosta uudelleen, ennen kuin suoritat kyselyissä.

  1. Valitse siirtymisruudussa taulukko, jossa on tietueet arkistoida, paina CTRL + C ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + V.

  2. Valitse Liitä taulukko nimellä ‑valintaikkunassa Liittämisasetukset-kohdassa Vain rakenne.

  3. Taulukkonimi -ruutuun poistaa sanoja, Kopioida, ja liitä alaviiva ja ”arkisto” luodun taulukkonimi ja valitse sitten OK. Esimerkiksi jos alkuperäisen taulukon nimi on tapahtumien arkisto-taulukko on nimeltään Transactions_archive.

    Liitä taulukko nimellä

Vaihe 2: Luo kysely, joka kopioi tiedot arkisto-taulukko

  1. Valitse <ui>Luo</ui>-välilehden <ui>Muut</ui>-ryhmässä <ui>Kyselyn rakennenäkymä</ui>.

  2. Näytä taulukko -valintaikkunan avulla voit lisätä taulukko, joka sisältää tietueet, jotka haluat arkistoida. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa juuri lisäämäsi taulukossa olevaa tähteä (*). Taulukkonimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenneruudukossa ensimmäinen sarake.

    Huomautus: Tähti ilmaisee, että kysely olisi sisällyttää kaikki taulukon kentät kyselyn tuloksiin. Jos käytät tähteä, jos kentät lisätään tai poistetaan taulukosta, kyselyn tulos muuttuu vastaavasti.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kenttää, jota haluat käyttää määrittämään ehdon, joka tallentaa on täytettävä, ennen kuin voit arkistoida niitä. Esimerkiksi jos tapahtumat-taulukko on valittuna päivämäärä-nimisen kentän ja haluat arkistoida kaikki tietueet, joissa päivämäärän on yli vuoden vanha, kaksoisnapsautat valittu päivämäärä. Kenttä tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukkoon seuraavaan tyhjään sarakkeeseen.

    Kyselyn rakenneruudukko

    Toista tämä vaihe, jos haluat ehtojen käyttäminen kenttiä.

  5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää juuri lisäämäsi kenttiä koskevat ehdot. Esimerkiksi voi määrittää, että kuitattu sisään päivämäärä on oltava aiempi kuin tammikuu 1st, 2008 lausekkeella < #1/1/2008 #ehdot -riville.

    Jos ehdot-arvot muuttuvat joka kerta, kun voit arkistoida, varmista kyselyn määrittäminen pyytämään tietoja. Toiminto, voit käyttää parametrin ehdot -riville niin, että kysely pyytää tietoja. Parametrin käyttämään käyttää lauseketta, voit tavallisesti olisi, mutta sen sijaan, että se on määritetty arvo, käytä lyhyt kysymystä uhkaavat hakasulkeisiin. Voit esimerkiksi käyttää lauseketta < [arkistoida valmistunut ennen tapahtumien:], seuraavalla tavalla:

    Parametrilauseke

    Jos haluat lisätietoja parametreilla, on artikkelissa kyselyn määrittäminen pyytämään tietoja.

    Voit myös haluta tai -rivin avulla voit määrittää vaihtoehtoisia ehtoja. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Vihje: Jos käytössäsi on päivämäärä-kenttä määrittää ehdot, ja haluat arkistoida kaikki tietueet, jotka ovat vanhempia kuin kuluvan päivän päivämäärän, kirjoita < Date() date-kentän ehdot -riville.

  6. Toimi seuraavasti:

    • Jos olet jo luonut arkisto-taulukko, sinun on määritetty tietueiden lisääminen taulukkoon liittämiskyselyn.

      1. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

      2. Liitä -valintaikkunassa Taulukkonimi -ruutuun nimi, arkisto-taulukko ja valitse sitten OK.

        Liitä taulukkoon

        Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon -rivi tulee näkyviin.

      3. Poista kaikki kentät, jota käytit ehtojen Lisää taulukkoon -rivi. (Vain tähti pitäisi olla arvo, Liitä.)

        Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon -rivi

    • Jos et ole luonut arkisto-taulukko, sinun on taulukon luovan kyselyn arkisto-taulukon luominen käyttämällä määritetyt tietueet.

      1. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Luo taulukko.

      2. Taulukon luova kysely -valintaikkunassa Taulukkonimi -ruutuun nimi, arkisto-taulukko ja valitse sitten OK.

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 3:, Joka poistaa alkuperäisen taulukon samat tiedot poistokyselyn luominen

  1. Valitse <ui>Luo</ui>-välilehden <ui>Muut</ui>-ryhmässä <ui>Kyselyn rakennenäkymä</ui>.

  2. Näytä taulukko -valintaikkunan avulla voit lisätä taulukko, joka sisältää tietueet, jotka haluat arkistoida. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa juuri lisäämäsi taulukossa olevaa tähteä (*). Taulukkonimi ja tähti näkyy kyselyn rakenneruudukossa ensimmäinen sarake.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa samat kentät, jota käytit ehdon liittämiskyselyssä.

  5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää juuri lisäämäsi kenttiä koskevat ehdot. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Tärkeää: Jos liittämiskysely tai taulukon luovan kyselyn parametri, niin olisi poistokyselyn. Lisäksi Varmista, että kirjoitat saman arvon sekä kyselyt. Jos kirjoitat eri parametriarvot, menettää tietoja. Jos haluat ehkäistä tietojen menettämistä tarvittaessa lomakkeen avulla voit kerätä arvot ja pyydä lomakkeen olevien syöttöarvojen syöttösolun kyselyjen tekeminen. Lisätietoja on artikkelissa kyselyn määrittäminen pyytämään tietoja.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

    Poista -rivi tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukkoon.

    Kyselyn rakenneruudukon Poista-rivi

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 4: Sekä kyselyt suoritettavan makron luominen

  1. Valitse <ui>Luo</ui>-välilehden <ui>Muut</ui>-ryhmässä <ui>Makro</ui>. Jos tämä komento ei ole käytettävissä, napsauta joko <ui>Moduuli</ui>- tai <ui>Luokkamoduuli</ui>-painikkeen alapuolella olevaa nuolta ja valitse sitten <ui>Makro</ui>.

  2. Valitse makro-rakenneruudukon toiminto -sarakkeen ensimmäisen rivin AvaaKysely.

    Kyselyn makrotoiminnon avaaminen

  3. Ruudukon ArgumentitKyselyn nimi -ruutuun-kohdassa alareunassa valitsemalla (Liitä tai taulukon luova kysely) kyselyn, jonka loit vaiheessa 2 avattavasta luettelosta.

    Avaa kysely -makron toimintoargumentti

  4. Valitse makro-rakenneruudukon toiminto -sarakkeessa toisen rivin AvaaKysely.

  5. Ruudukon ArgumentitKyselyn nimi -ruutuun-kohdassa alareunassa avattavasta luettelosta poistokysely.

    Makron pitäisi näyttää tältä:

    makron voi tallentaa

  6. Paina CTRL + S Tallenna makro.

    Kun haluat arkistoida tietueita, suorita makro.

Sivun alkuun

Korvaa säännöllisesti taulukoksi

Jos haluat aina arkistoida taulukon tietoja, sinun ei tarvitse kyselyt tai makroja. Vaihtoehtoisesti voit korvata säännöllisesti taulukon tyhjä kopiolla.

Tärkeää: Jos taulukon, jonka voit arkistoida liittyy muiden taulukoiden välille, voit joutua voidaan ratkaista viite-eheys.

  1. Valitse siirtymisruudussa taulukko, jonka haluat arkistoida, paina CTRL + C ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + V.

  2. Liitä taulukko nimellä ‑valintaikkunassa Liittämisasetukset-kohdassa Valitse Vain rakenneja valitse sitten OK.

    Access nimeää kopio kopion, alkuperäisen taulukkonimi.

  3. Siirtyminen-ruudussa alkuperäisessä taulukossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta, joka tulee näkyviin Nimeä uudelleen .

    Kirjoita taulukon nimi, joka osoittaa, mitä se sisältää, kuten ”DailyTemperatureExtremes_archive_2007”.

  4. Siirtyminen-ruudussa hiiren kakkospainikkeella tyhjää kopio ja valitse sitten pikavalikosta, joka tulee näkyviin Nimeä uudelleen .

    Anna tyhjä kopioi alkuperäisen taulukkonimi.

Sivun alkuun

Korvaa säännöllisesti kaikki taulukot

Jos käytät jaetun tietokannan, voit korvata kaikki taulukot säännöllisesti korvaamalla taustatietokannan tyhjä kopio.

Valmistele ensin tyhjä kopio. Ellei tietokannan rakenteen muutokset, voit käyttää tätä kopiota joka kerta, kun voit arkistoida. Sitten, kun haluat arkistoida, voit nimetä aiemmin taustatietokannan osoittaa, että se on arkistosta ja tyhjä kopion tallentaminen sitten uuden taustatietokannan.

Tyhjä kopio taustatietokannan valmisteleminen

Tuo kaikki taustatietokannan taulukot taulukon määritykset.

  1. Luo uusi, tyhjä tietokanta. Poista Taulukko1.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Access.

  3. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Tuo taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit, makrot ja moduulit nykyiseen tietokantaanja valitse Selaa.

  4. Valitse Avaa tiedosto -valintaikkunassa taustatietokannan. Valitse AvaaTiedosto Avaa -valintaikkunassa Sulje ja valitse sitten OK.

  5. Valitse Tuo objektit -valintaikkunan asetukset.

  6. Valitse Tuo taulukot, Vain määritykset.

  7. Taulukot -välilehden valitsemalla Valitse kaikki, valitse OKja valitse sitten Sulje.

Tietojen lisääminen seuraavaksi tyhjä kopioi kaikki hakutaulukot. Hakutaulukko toimi seuraavasti:

  1. Linkki aiemmin taustatietokannan Valintataulun.

  2. Liittämiskysely, joka lisää kaikki tietueet alkuperäisestä kopion luominen

Korvaa taustatietokannan tyhjä kopiolla

Nimeä olemassa taustatietokannan osoittaa, että se on nyt arkistoon.

Avaa tyhjä kopio ja Tallenna käyttämällä alkuperäinen taustatietokannan nimi.

  1. Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Tallennanimellä. Tallenna nimellä -valikko avautuu.

  2. Valitse Tallenna tietokanta toiseen muotoon, Access 2007-tietokannan.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×