Access-tietojen arkistoiminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Voit pitää Microsoft Access-tietokantoja järjestyksessä ja helpommin hallittaviin mukaan vanha tai passiivisiksi tietueiden arkistointi säännöllisin väliajoin. Voit arkistoida tietokannan taulukoiden, taulukoiden tai vain tiettyjen tietueiden – esimerkiksi tietueet, jotka ovat vanhempia kuin tietyn päivämäärän. Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, kuinka Access-tietokannan tietojen arkistoiminen kolme eri vaihtoehtojen avulla.

Tämän artikkelin sisältö

Milloin kannattaa arkistointia?

Korvaa säännöllisesti taulukoksi

Korvaa säännöllisesti kaikki taulukot

Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkisto-taulukko

Milloin kannattaa arkistointia?

Kun tietokanta tietokoneessa sisältää tietoja, joita et aio enää, mutta haluat säilyttää tiedot on kätevä siltä varalta, että tarvitse sitä jossakin vaiheessa ajassa tai täytä tietoja säilytyskäytännön, arkistointi on hyvä tapa säilyttää nämä tiedot. Arkistoinnin käytetään myös usein sisältämään päivämäärään ehdon perusteella, kuten kuukauden lopussa.

Tapoja tietojen arkistoiminen

Seuraavassa taulukossa on lueteltu menetelmiä arkistoon tiedot, kuvaus Kuvaus-menetelmä, kun käytät olisi kummassakin menetelmässä ja muut tietyn menetelmä Huomioitavaa.

Menetelmä

Kuvaus

Käyttää silloin, kun...

Muuta huomioitavaa

Korvaa säännöllisesti taulukoksi

Säännöllisesti tekee tietyn taulukon arkistokopion ja korvaa taulukon kopion uusi, tyhjä taulukko.

Kaikki taulukon tietueet täyttävät, joiden avulla voit määrittää, haluatko arkistoida.

Esimerkki: Sinulla päivittäinen lämpötilan suojaavat sisältävään taulukkoon. Taulukon arkistointi ja aloittaa ajan tasalla tyhjä luotuun vuosittain.

Korvaa säännöllisesti kaikki taulukot

Tee säännöllisesti taustatietokannan arkistokopio ja korvaa taustatietokannan uusi, tyhjä yksi. Jaetun tietokannan edellyttää (tietokanta, johon kuuluu: taustatietokannan tiedosto, joka sisältää kaikki taulukot, ja edustatietokantatiedosto, joka sisältää kaikkien muiden tietokantaobjektien).

Useimmat tietokannan taulukot kaikkia tietueita täytä ehtoa avulla voit määrittää, haluatko arkistoida.

Esimerkki: Tietokannan koostuu useita taulukoita, joissa on erilaisia säätiedot. Vuosittain voit arkistoida kaikki taulukot.

  • Jos sinulla on kaikki hakutaulukot (taulukot, joiden avulla voit tallentaa arvoja hakeminen, kuten postinumeroiden tai Osastot), joudut ehkä tuoda tiedot uuteen taustatietokannan.

  • Tietokanta on arkistoiminen manuaalisesti. Tätä menetelmää voi käyttää makron.

Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkisto-taulukko

Säännöllisesti kysely, joka valitsee tietueiden arkistointi ja lisää tiedot arkisto-taulukko ja suorita sitten kysely suoritetaan valitsee (alkuperäisen taulukon) saman tietueita ja poistaa niitä.

Joitakin taulukon tietueita täytä ehtoa, joiden avulla voit määrittää, haluatko arkistoida.

Esimerkki:, Jonka haluat arkistoida kirjaston tapahtumat (valintaruudun käyttäminen), jos valittuna-päivämäärä on vähintään yhden vuoden vanha.

  • Voit kiertää viite-eheyssaattaa olla, erityisesti, jos tietueet, jotka haluat arkistoida on yksi-moneen-yhteysyksi-puolella. Lisätietoja on osassa käyttämisestä ympärille viite-eheyden .

Varoitus:  Jos tarvitset parametrien käyttäminen kyselyissä, sinun on luotava lomakkeen käsittelemään parametrit. Muussa tapauksessa julkisuuteen tietojen menettämisen.

Toimi ympärille viite-eheyden säilyttäminen

Tietueet, jotka haluat arkistoida ovat liittyvien tietueiden poistamiseen muista taulukoista, voit joutua kiertää suhde. Jos tietueet, jotka haluat arkistoida ”alatason” tietueisiin (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys”monta”-puolella), voit arkistoida ne todennäköisesti turvallisesti ilman, että. Jos tietueet, jotka haluat arkistoida on ”” päätietueen (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys”yksi”-puolella), kun Arkistoi ne niiden vastaavat ”alatason” tietueiden toukokuu:

  • Estä poistaminen ”päätietueen”. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia, jos olet jo liitetään ”päätietueen” arkisto-taulukko.

    - tai -

  • ”Orporivit” muuttuvat, tietueet, jotka kuuluvat ”päätasolta”, jota ei ole. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia tietojen eheyden ja toiminnot tietokannan, joka käyttää ”orporivit”-tietueita.

Ottaa huomioon eheyden, tee seuraavat toimet:

  1. Määrittää, mitkä ”lapsen” tietueet kuuluvat tietueet, jotka haluat arkistoida. Esimerkiksi arkistoida kohteita, jotka on lainattu kirjastosta tietueet ensin selvittäminen tapahtumia Avaa näiden kohteiden, eli onko varat on kuitattu ulos, mutta ei palautettu.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos ”lapsen” tietueiden turvallisesti aina voi poistaa, varmista, että yhteyden pakottaa viite-eheyden johdannaispoiston kanssa. Näin varmistat, että kaikki liittyvät ”lapsen” tietueet poistetaan.

    • Jos ”alatason” tietueet aina ei voi poistaa turvallisesti, harkitse arkistointi tietokannan kaikki taulukot.

    • Luo kysely, joka ei ole ”alatason” tietueet ”ylätason” tietueiden valitsee. Arkisto-kyselyjen luominen sitten ensimmäisen kyselyn avulla (katso kohta ajoittain siirtää tietueita arkisto-taulukkoon), ”päätaulukossa” sijaan.

Sivun alkuun

Korvaa säännöllisesti taulukoksi

Jos haluat arkistoida taulukon tietoja, voit korvata taulukon säännöllisesti tyhjä kopio.

Tärkeää: Jos taulukon, jonka voit arkistoida liittyy muiden taulukoiden välille, voit joutua voidaan ratkaista viite-eheys.

  1. Valitse siirtymisruudussa taulukot, jonka haluat arkistoida, paina CTRL + C ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + V.

  2. Liitä taulukko nimellä ‑valintaikkunassa Liittämisasetukset-kohdassa Valitse Vain rakenneja valitse sitten OK.

Access nimeää kopio kopion, alkuperäisen taulukkonimi.

  1. Siirtyminen-ruudussa alkuperäisessä taulukossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen .

Anna taulukon toisen nimen sen sisällön, kuten ”DailyTemperatureExtremes_archive_2019”.

  1. Siirtyminen-ruudussa hiiren kakkospainikkeella tyhjää kopio ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen . Nimeä se alkuperäisen taulukon nimi.

Sivun alkuun

Korvaa säännöllisesti kaikki taulukot

Jos käytät jaetun tietokannan, voit korvata kaikki taulukot säännöllisesti korvaamalla taustatietokannan tyhjä kopio.

Voit tehdä tämän valmisteleminen tyhjä kopio. Ellei tietokannan rakenne muuttuu, voit käyttää tähän tyhjä kopioon joka kerta, kun voit arkistoida. Voit arkistoida vain nimeä aiemmin taustatietokannan osoittaa, että se on arkistoon ja tyhjä kopion tallentaminen uuden taustatietokannan.

Tyhjä kopio taustatietokannan valmisteleminen

Tuo ensin kaikki taulukot taustatietokannan taulukon määritykset.

  1. Valitse Tiedosto -välilehdessä Uusi, Tyhjätietokanta ja valitse sitten Luo.

  2. Sulje Taulukko1.

  3. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo & linkki -ryhmästä Access.

  4. Valitse Nouda ulkoiset tiedot – Access-tietokanta -valintaikkunassa Tuo taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit, makrot ja moduulit nykyiseen tietokantaanja valitse Selaa.

  5. Valitse Avaa tiedosto -valintaikkunassa taustatietokannan. Valitse AvaaTiedosto Avaa -valintaikkunassa Sulje ja valitse sitten OK.

  6. Valitse Tuo objektit -valintaikkunan asetukset.

  7. Valitse Tuo taulukot, Vain määritykset.

  8. Taulukot -välilehden valitsemalla Valitse kaikki, valitse OKja valitse sitten Sulje.

Tietojen lisääminen seuraavaksi tyhjä kopioi kaikki hakutaulukot. Hakutaulukko toimi seuraavasti:

  1. Linkki aiemmin taustatietokannan Valintataulun.

  2. Liittämiskysely, joka lisää kaikki tietueet alkuperäisestä kopion luominen

Korvaa taustatietokannan tyhjä kopiolla

Nimeä olemassa taustatietokannan osoittaa, että se on nyt arkistoon. Avaa tyhjä kopio ja Tallenna käyttämällä alkuperäinen taustatietokannan nimi.

  1. Valitse Tiedosto -välilehti ja valitse sitten Tallenna tietokanta nimellä. Sinua voidaan pyytää Sulje kaikki avoimet objektit; Jos olet valitsemalla OK. Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu.

  2. Varmista ( Tallenna nimellä -valintaikkunan yläreunassa) kohde -ruudusta, että tallennat tiedoston samassa paikassa kuin alkuperäinen taustatietokannan.

  3. Kirjoita alkuperäinen taustatietokannan nimi Tiedostonimi -ruutuun.

  4. Valitse Tallennusmuoto -ruudussa Access-tietokanta (*.accdb).

Sivun alkuun

Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkisto-taulukko

Tämä on neljä vaihetta, joka edellyttää, että taulukko sisältävät tietueet, jotka haluat arkistoida, kopioitavat tietueet alkuperäisen taulukon arkisto-taulukko luodaan poistokysely , voit poistaa arkistoidut Liittämiskyselyn luominen Tyhjä kopio tietueiden alkuperäisen taulukon ja lopuksi sekä kyselyt, jotka voidaan suorittaa, kun haluat arkistoida makron luominen. Näennäisesti monimutkaisia prosessia on helppoa, jos noudatat siinä järjestyksessä, jossa ne esitetään alla:

Vaihe 1: Arkisto-taulukon luominen

Vaihe 2: Luo liittämiskyselyä, jos haluat kopioida tiedot arkisto-taulukko

Vaihe 3: Tietojen poistaminen alkuperäisen taulukon poistokyselyn luominen

Vaihe 4: Jos haluat suorittaa makron luominen sekä liittäminen ja kyselyn poistaminen

Vaihe 1: Arkisto-taulukon luominen

Jos haluat säilyttää kaikki arkistoidut tietueet yhdestä taulukosta, tee tämä vaihe kerran. Arkisto-taulukko, jonka luot tässä vaiheessa pidä arkistoidut tietueille.

Voit poistaa vanhan arkisto-taulukko, kun luot uuden sijaan tekevät tässä vaiheessa voit taulukon luova kysely haluat kopioida tiedot arkisto-taulukko. Toiminto, siirry vaiheeseen 2.

Käyttämään taulukkoon arkisto joka kerta, kun voit arkistoida, mutta säilyttää myös vanha arkisto-taulukot, nimetä uudelleen vanha arkisto-taulukko ennen kuin voit luoda uuden. Jos olet tallentamassa mukaan päivämäärää, ottaen huomioon nimeäminen vanha arkisto taulukoiden ne edustavat päivämääräalueen mukaan.

  1. Valitse siirtymisruudussa taulukko, jossa on tietueet arkistoida, paina CTRL + C ja painaa sitten CTRL + V.

  2. Taulukkonimi -ruutuun poistaa sanoja, Kopioida, ja liitä alaviiva ja ”arkisto” luodun taulukkonimi ja valitse sitten OK. Esimerkiksi jos alkuperäisen taulukon nimi on tapahtumien arkisto-taulukko on nimeltään Transactions_archive.

    Liitä taulukko nimellä

  3. Valitse Liitä taulukko nimellä ‑valintaikkunassa Liittämisasetukset-kohdassa Vain rakenne.

Vaihe 2: Luo liittämiskyselyä, jos haluat kopioida tiedot arkisto-taulukko

  1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Näytä taulukko -valintaikkunan avulla voit lisätä taulukon, jossa tietueet, jotka haluat arkistoida ja sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa juuri lisäämäsi taulukossa olevaa tähteä (*). Taulukkonimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenneruudukossa ensimmäinen sarake.

    Huomautus: Tähti ilmaisee, että kysely olisi sisällyttää kaikki taulukon kentät kyselyn tuloksiin. Jos käytät tähteä, jos kentät lisätään tai poistetaan taulukosta, kyselyn tulos muuttuu vastaavasti.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kenttää, jota haluat käyttää määrittämään ehdon, joka tallentaa on täytettävä, ennen kuin voit arkistoida niitä. Esimerkiksi jos tapahtumat-taulukko on Valittuna päivämäärä-nimisen kentän ja arkistoitava kaikki tietueet, joissa päivämäärän on yli vuoden vanha, kaksoisnapsauttamalla kenttää, ja se näkyy kyselyn rakenneruudukossa seuraavaan tyhjään sarakkeeseen.

    Kyselyn rakenneruudukko

    Toista tämä vaihe, jos haluat ehtojen käyttäminen kenttiä.

  5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää juuri lisäämäsi kenttiä koskevat ehdot. Esimerkiksi voi määrittää, että valittuna Valitse päivämäärän on oltava aikaisintaan 2019 1st tammikuussa lausekkeella < #1/1/2019 #ehdot -riville.

    Jos ehdot-arvot muuttuvat joka kerta, kun voit arkistoida, varmista kyselyn määrittäminen pyytämään tietoja. Toiminto, voit käyttää parametrin ehdot -riville niin, että kysely pyytää tietoja. Parametrin käyttämään käyttää lauseketta, voit tavallisesti olisi, mutta sen sijaan, että se on määritetty arvo, käytä lyhyt kysymystä uhkaavat hakasulkeisiin. Voit esimerkiksi käyttää lauseketta < [arkistoida valmistunut ennen tapahtumien:], seuraavalla tavalla:

    Parametrilauseke

    Jos haluat lisätietoja parametreilla, on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

    Voit myös haluta tai -rivin avulla voit määrittää vaihtoehtoisia ehtoja. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Vihje: Jos käytössäsi on päivämäärä-kenttä määrittää ehdot, ja haluat arkistoida kaikki tietueet, jotka ovat vanhempia kuin kuluvan päivän päivämäärän, anna <Date() päivämääräkentän ehdot -riville.

  6. Tee jompikumpi seuraavista:

    Jos olet jo luonut arkisto-taulukko, määritetyn tietueiden lisääminen taulukkoon liittämiskyselyn avulla:

    1. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

    2. Liitä -valintaikkunassa Taulukkonimi -ruutuun nimi, arkisto-taulukko ja valitse sitten OK.

      Liitä taulukkoon

      Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon -rivi tulee näkyviin.

    3. Poista kaikki kentät, jota käytit ehtojen Lisää taulukkoon -rivi. (Vain tähti pitäisi olla arvo, Liitä.)

      Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon-rivi

      Jos et ole luonut arkisto-taulukko-arkisto-taulukon luominen käyttämällä määritetyt tietueet taulukon luovan kyselyn avulla:

    4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Luo taulukko.

    5. Taulukon luova kysely -valintaikkunassa Taulukkonimi -ruutuun nimi, arkisto-taulukko ja valitse sitten OK.

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 3: Tietojen poistaminen alkuperäisen taulukon poistokyselyn luominen

  1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Näytä taulukko -valintaikkunan avulla voit lisätä taulukko, joka sisältää tietueet, jotka haluat arkistoida. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa juuri lisäämäsi taulukossa olevaa tähteä (*). Taulukkonimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenneruudukossa ensimmäinen sarake.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa samat kentät, jota käytit ehdon liittämiskyselyssä.

  5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää juuri lisäämäsi kenttiä koskevat ehdot. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Tärkeää: Jos liittämiskysely tai taulukon luovan kyselyn parametri, varmista, että poistokyselyn tekee sen liian. Muista myös, että kirjoitat saman arvon sekä kyselyt. Jos kirjoitat eri parametriarvot, menettää tietoja. Jos haluat ehkäistä tietojen menettämistä tarvittaessa lomakkeen avulla voit kerätä arvot ja pyydä lomakkeen olevien syöttöarvojen syöttösolun kyselyjen tekeminen. Lisätietoja on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

    Poista -rivi tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukkoon.

    Kyselyn rakenneruudukon Poista-rivi

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 4: Jos haluat suorittaa makron luominen sekä liittäminen ja kyselyn poistaminen

  1. Valitse Luo-välilehden Makrot ja koodi -ryhmästä Makro.

  2. Vieressä olevaa avattavan luettelon Lisää uusi toiminto-kohdan viereistä nuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

    AvaaKysely -toiminto avautuu ja näyttää annetut argumentit.

  3. Valitse Kyselyn nimi -ruudussa (liittäminen tai taulukon luova kysely) kyselyn, jonka loit Vaiheessa2.

  4. Vieressä olevaa avattavan luettelon Lisää uusi toiminto-kohdan viereistä nuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

    AvaaKysely -toiminto avautuu ja näyttää annetut argumentit.

  5. Valitse Vaiheessa3 luomasi poistokyselyn Kyselyn nimi -ruutuun.

  6. Paina CTRL + S Tallenna makro.

    Kun haluat arkistoida tietueita, suorita makro.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×