Yritystietueiden vieminen Business Contact Managerista

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Business Contact Manager for Outlook-tietosi on tallennettu SQL Serveriin tiedostomuodossa .bcm, mutta voit vieminen ne useissa muodoissa. Voit esimerkiksi viedä työyhteystietoja integroituun laskentajärjestelmään tai siirtää tietosi helposti toiseen tietokoneeseen. Halutessasi voit viedä tietokantaan tekemäsi mukautukset työyhteystietoineen tai ilman niitä. Tiedostomuotoa .bcmx käytetään ainoastaan mukautuksissa.

Tässä artikkelissa kuvataan työyhteystietojen vaihtoehtoiset vientitavat ja esitellään lyhyesti joitakin syitä näiden tietojen viemiseen.

Sisältö

Tietojen viemisen perusteet

Tietojen vieminen

Mitä tapahtuu, kun viet mukautuksia?

Tuotteiden ja palveluiden vieminen

Raportin vieminen Exceliin lisäanalysointia varten

Tietojen viemisen perusteet

Vientiprosessi Business Contact Manager for Outlookissa luo kopion Business Contact Manager -tietokantain valituista tiedoista ja tallentaa ne tiedostoon, jonka voit tuoda toiseen tietokantaan. Vieminen ei poista mitään tietoja nykyisestä tietokannastasi. Voit rajoittaa vietäviä tietoja suodattamalla niitä tai viedä kaikki asiakkaat, työyhteystiedot, viestintätapahtumat ja tuotteet ja palvelut -luettelosi.

Voit viedä kaikki työyhteystietosi johonkin seuraavista tiedostomuodoista:

  • Business Contact Manager -tiedot (.bcm). Nämä tiedot voivat sisältää kaikki työyhteystietosi, kuten asiakkaat, työyhteyshenkilöt, mahdollisuudet, projektit ja niiden viestintähistorian. Tiedot sisältävät myös tuotteet ja palvelut sekä kaikki tekemäsi mukautukset. Sekä asiakkaiden että työyhteyshenkilöiden ja mukautusten vieminen on mahdollista vain .bcm-muodossa. Voit viedä tiedot .bcm-tiedostomuodossa, jos haluat käyttää tietoja toisessa tietokoneessa, jossa on Business Contact Manager for Outlook.

  • Business Contact Manager -mukautukset (.bcmx) Tämä tiedostotyyppi sisältää käyttäjän määrittämiä kenttiä, mukautettuja lomakkeita (tai tietuetyyppejä), asetteluja ja raportteja. Käytä tätä muotoa, jos haluat viedä ainoastaan Business Contact Manager for Outlookissa tekemäsi mukautukset. Tällöin mitään työyhteystietoja ei viedä. Voit valita tämän tiedostomuodon, jos haluat tallentaa yksilöllisen asettelun, jota uuden työntekijät voivat käyttää järjestelmänsä nopeaan määrittämiseen.

  • CSV-tiedosto (.csv). Tämä vientiasetus luo CSV-tiedoston (.csv) ja tallentaa viedyt tiedot siihen. Useat ohjelmat, kuten Microsoft Excel, voivat lukea .csv-tiedostoja. Voit valita tämän tiedostomuodon, jos haluat viedä vain Business Contact Manager for Outlook -tiedot ilman mukautuksia, tai jos haluat tarkastella tietoja toisessa ohjelmassa, joka pystyy lukemaan .csv-tiedostoja.

    .csv-tiedostomuodolla on kuitenkin joitakin rajoituksia. Jos valitset tämän tiedostomuodon, voit esimerkiksi viedä vain yhtä tietuetyyppiä, joko asiakkaita ja Asiakas-tyyppisiä tietueita tai työyhteystietoja ja Työyhteyshenkilö-tyyppisiä tietueita. Myöskään viestintätapahtumien vieminen .csv-tiedostoon ei ole mahdollista.

Sivun alkuun

Tietojen vieminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Business Contact Manager -välilehti ja napsauta sitten Tuo ja vie -painiketta.

  3. Valitse Vie tiedostoon.

  4. Valitse tiedostomuoto, johon haluat viedä tiedot, ja valitse sitten Seuraava. Noudata seuraavia ohjeita valitsemasi tiedostomuodon mukaan.

    Huomautus:  Windows 7- ja Windows Vista -käyttöjärjestelmissä vientitiedoston oletussijainti on Tiedostot-kansio. Microsoft Windows XP:ssä oletussijainti on Omat tiedostot -kansio. Valitse Selaa, jos haluat vaihtaa sijaintia.

Business Contact Manager -tiedot (.bcm)    

  1. Kirjoita Vietävä tiedosto -ruutuun vientiprosessissa luotavan tiedoston sijainti ja nimi.

  2. Valitse vietävien tietueiden tyyppi.

    • Accounts and Account-based record types (Asiakkaat ja Asiakas-tietuetyypit). Sisältää asiakkaat ja kaikki Asiakas-tyypin tietueet, kuten myymälät.

    • Business Contacts and Business Contact-based record types (Työyhteystiedot ja Työyhteyshenkilö-tietuetyypit). Sisältää työyhteystiedot ja kaikki Työyhteyshenkilö-tyypin tietueet, kuten liidit.

  3. Jos haluat suodatin vietävän tietueluettelon, valitse Suodatin. Lisätietoja tietueiden suodattamisesta on artikkelissa Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  4. Valitse haluamasi asetukset Sisällytä-osan Select the file location and export options (Valitse tiedoston sijainti ja vientiasetukset) -sivulla:

    • All history items (Kaikki historiakohteet) Sisältää valittujen tietueiden koko viestintähistorian, kuten mahdollisuudet, puhelinlokit, tapaamiset, projektit, tiedostot ja sähköpostiviestit.

    • Except e-mail messages (Jätä pois sähköpostiviestit) Jättää sähköpostiviestit pois valittujen tietueiden viestintätapahtumista.

    • Tuotteet. Sisältää kaikki tietokannassa olevat tuotteet ja palvelut.

      Vihje: Jos tuote tai palvelu on lisätty mahdollisuuteen, ja jos Mahdollisuus-tietue on linkitetty asiakkaaseen tai työyhteystietoon, tuote tai palvelu sisältyy vietäviin tietueisiin. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat varmistaa, että viet yrityksesi koko tuote- ja palveluluettelon.

  5. Valitse Vie ja valitse kehotettaessa Kyllä.

  6. Jos ilmeni virheitä, voit tarkastella niitä valitsemalla Näytä loki. Valitse muussa tapauksessa Valmis.

    Vihje: Voit viedä tietueita myös .bcm-tiedostomuotoon työtilasta. Valitse välilehti, jossa vietävät tietueet näkyvät, napsauta yhtä tai useampaa tietuetta hiiren kakkospainikkeella, ja valitse sitten Vie. Viimeistele ohjattu yritystietojen vieminen.

Business Contact Manager -mukautukset (.bcmx)    

  1. Kirjoita vientiprosessissa luotavan tiedoston sijainti ja nimi.

  2. Valitse Vie ja valitse kehotettaessa Kyllä.

  3. Valitse Valmis.

    Lisätietoja .bcmx-tiedostossa olevien mukautusten tuomisesta on artikkelissa Tietojen tuominen Business Contact Manageriin

CSV-tiedosto (.csv)    

  1. Kirjoita vientiprosessissa luotavan tiedoston sijainti ja nimi.

  2. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Business Contacts and sub-types (Työyhteystiedot ja alityypit). Sisältää työyhteystiedot ja kaikki Työyhteyshenkilö-tyypin tietueet, kuten liidit.

    • Asiakkaat ja alityypit. Sisältää asiakkaat ja kaikki Asiakas-tyypin tietueet.

  3. Jos haluat suodattaa vietävän tietueluettelon, valitse Suodatin. Lisätietoja tietueiden suodattamisesta on artikkelissa Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  4. Vie .csv-tiedosto valitsemalla Seuraava ja valitsemalla kehotettaessa Kyllä.

  5. Sulje ohjattu toiminto valitsemalla Valmis.

Huomautukset: 

  • Tarkastele virheitä tai poikkeuksia valitsemalla Näytä loki. Jos viestit sisältävät tietoja ongelmista, jotka tulee korjata, ratkaise ongelmat vietävässä tiedostossa ja yritä viedä tiedot uudelleen.

  • Yritystietojen vieminen maailman eri alueille tai eri alueilta ei ole suositeltavaa, sillä tietojen kaikkia rakenteita ja lajeja ei voida muuntaa.

Sivun alkuun

Mitä tapahtuu, kun viet mukautuksia?

Kaikki Business Contact Manager for Outlookissa luomasi mukautetut raportit, lomakkeiden asettelut, tietuetyypit ja käyttäjän määrittämät kentät tallennetaan .bcmx-tiedostoon, jos viet mukautukset.

Useimmat mukautukset korvaavat kohdetietokannassa mahdollisesti jo olevat asetukset, mutta tähän on joitakin poikkeuksia. Lisätietoja mukautusten tuomisen vaikutuksista tietokantaan on artikkelissa Tietojen tuominen Business Contact Manageriin.

Sivun alkuun

Tuotteiden ja palveluiden vieminen

Voit viedä tuote- ja palvelutiedot muiden tietueiden ohella, mutta et voi viedä tuotteiden ja palveluiden luetteloita yksinään.

Jos haluat viedä ainoastaan nämä tiedot, sinun on luotava tuotteista ja palveluista .csv-tiedosto. Tiedostossa tulee olla vähintään kolme saraketta seuraavassa järjestyksessä:

  • Tuotteen tai palvelun nimi

  • Kuvaus

  • Yksikköhinta

Voit lisätä myös Määrä- ja Yksikkökustannus-sarakkeet, mutta niitä ei vaadita.

Sivun alkuun

Raportin vieminen Exceliin lisäanalysointia varten

Voit viedä tiedot suoraan mistä tahansa raportista Excel-laskentataulukkoon lisäanalysointia, seurantaa tai arkistointia varten. Business Contact Manager for Outlookin avulla voit luoda ja mukauttaa raportteja ja myyntiä, tuotteita ja palveluja, asiakkaita, työyhteystietoja, liidejä, mahdollisuuksia, projekteja, projektitehtäviä ja markkinointitoimintoja.

  1. Valitse siirtymisruudussa Business Contact Manager.

  2. Valitse valintanauhan Raportit-välilehti.

  3. Valitse jokin seuraavista raporttityypeistä ja valitse sitten raportti, jonka haluat avata.

  4. Valitse Toiminnot-ryhmästä Vie Exceliin. Raportti avautuu Excelissä.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×