Yleistietoja tietojen yhteiskäytöstä SharePoint Server 2007:n avulla

Hyvin usein suuri osa päivästä kuluu sellaisten tehtävien parissa, jotka edellyttävät työskentelyä yhdessä muiden kanssa. Työntekijät jakavat tietoja, toimivat työryhmissä ja hallitsevat projekteja. Tietojen yhteiskäyttö voi olla vaivalloista, jos käytettävissä ei ole tehokkaita työkaluja, joiden avulla tietoja voidaan välittää ja jakaa, projektitietoja koordinoida ja aikatauluja hallita keskitetysti.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 on työskentelyä tehostava ympäristö, joka helpottaa tietojen jakamista ja työskentelyä työryhmissä. SharePoint-sivusto sisältää työkaluja ja työtiloja, joiden avulla työryhmien jäsenet voivat pitää tehokkaasti yhteyttä toisiinsa, seurata projekteja, hallita aikatauluja ja määräaikoja sekä luoda ja muokata tiedostoja tehokkaasti yhtä aikaa.

Työryhmän tuottavuuden parantaminen

Office SharePoint Server 2007 sisältää useita erilaisia sivustomalleja, joita voit käyttää oman sivustosi pohjana.

Huomautus: Tässä artikkelissa viitataan SharePoint-esimerkkimallisäilöön, jonka on luonut kuvitteellinen Adventure Works -yhtiö. Yhtiö valmistaa polkupyöriä ja niiden osia sekä lisävarusteita.

Esimerkiksi Adventure Worksin markkinointiosasto käyttää Työryhmäsivusto-mallin pohjalta luotua sivustoa useiden erilaisten projekti- ja tiedostotehtävien hallintaan. Markkinointiosaston jäsenet käyttävät sivustoa joka päivä tiedostojen luontiin ja hallintaan, seurantakohteiden ja tehtävien seurantaan sekä linkkien ja yhteystietojen jakamiseen. Koska kaikki toiminnot sijaitsevat yhdessä paikassa, aikaa säästyy ja tuottavuus tehostuu.

Työryhmäsivusto-malli sisältää seuraavat osat:

  • Jaetut tiedostot -kirjasto

  • Ilmoitukset-luettelo

  • Kalenteri

  • Ryhmän keskustelu -luettelo

  • Tehtävät-luettelo

  • Linkit-luettelo

Jos työryhmä on perustettava nopeasti ja tuottava työ on aloitettava mahdollisimman pian, voit luoda sivuston nopeasti käyttämällä pohjana Työryhmäsivusto-mallia. Tämä monikäyttöinen malli soveltuu monenlaisiin tilanteisiin. Sen avulla voi tallentaa yhden osaston pitkäaikaisia rutiinitietoja tai useita osastoja koskevan lyhytaikaisen projektin tietoja. Kun luot työryhmäsivuston työryhmän yhteiseksi työtilaksi, työryhmän tuottavuus paranee ja työ on liiketoiminnan kannalta tehokasta. Voit myös mukauttaa sivustoa työryhmän yksilöllisten tarpeiden mukaan esimerkiksi lisäämällä luetteloita, kirjastoja ja muita ominaisuuksia.

Projektin hallinnan tehostaminen

Office SharePoint Server 2007 -sivusto sisältää useita ominaisuuksia, joiden avulla voidaan hallita projekteja sekä koordinoida useiden työntekijöiden tehtäviä ja aikatauluja. Adventure Worksin markkinointiosasto käyttää kalenteria, jonka avulla työryhmien jäsenet voivat seurata tärkeitä kokouksia, tapahtumia ja tilaisuuksia. Markkinointiosaston jäsenet voivat linkittää kalenterin omiin henkilökohtaisiin kalentereihinsa Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmassa, jolloin he voivat tarkastella molempien kalenterien tietoja samanaikaisesti. Markkinointiosasto käyttää myös Projektitehtävät-luetteloa, jonka avulla he voivat seurata markkinointiprojektien vaiheita.

Voit käyttää työryhmäsivustoa projektien hallintaan tehokkaasti usealla eri tavalla:

  • Käytettävissä on valmiita ominaisuuksia, kuten Projektitehtävät-luettelomalli, jonka sisältämien automatisoitujen Gantt-kaavioiden avulla voidaan havainnollistaa tehtävien välisiä suhteita ja seurata projektien tilaa.

  • Työryhmien työtä voidaan koordinoida jaettujen kalenterien ja ilmoitusten avulla. Voit yhdistää SharePoint-sivuston kalenterin omaan Office Outlook 2007 -kalenteriisi, jolloin voit tarkastella ja päivittää projektikalenteria samalla tavalla kuin omaa kalenteriasikin.

  • Kokousten työtilasivustot ovat tehokkaita ympäristöjä kokoukseen liittyvien tiedostojen ja muun materiaalin keräämistä varten.

Tiedostojen luominen, tarkistaminen ja jakaminen

Office SharePoint Server 2007 -sivuston avulla työryhmien jäsenet voiva luoda ja muokata tiedostoja yhdessä. Esimerkiksi Adventure Worksin markkinointiosasto käyttää sisällön hallintaan kahta erilaista kirjastoa:

  • Osaston työntekijät tallentavat yleiset markkinointi- ja budjettitiedostot Jaetut tiedostot -kirjastoon, josta muut voivat helposti lukea niitä tai kuitata ne ulos halutessaan tehdä niihin muutoksia.

  • Diakirjastoihin tallennetaan erilaisissa esityksissä tarvittavat diat.

Sellaisia projekteja varten, joihin osallistuu vain vähän ihmisiä, projektin jäsenet voivat luoda Tiedostotyötila-alisivustoja. Näissä sivustoissa voidaan koordinoida tietyn tiedoston tai tiedostoryhmän työstämistä.

Tiedostoja voidaan tallentaa ja työstää työryhmäsivustoissa monilla eri tavoilla:

  • Tiedostokirjastojen avulla voidaan tallentaa ja hallita tärkeitä tiedostoja. Käytettävissä on ominaisuuksia, kuten versiotiedot, jotka helpottavat tiedoston eri versioiden hallintaa. Voit myös edellyttää, että kirjaston tiedostot on kuitattava ulos muokkaamista varten, jos haluat suojata tiedoston samanaikaisilta muutoksilta.

  • Voit luoda tiedostotyötiloja tiettyjen tiedostojen käsittelyn hallintaan.

  • Diakirjastojen avulla voit jakaa ja käyttää uudelleen Microsoft Office PowerPoint 2007 -dioja keskitetystä sijainnista.

  • Voit siirtää tiedostokirjastot offline-tilaan Office Outlook 2007 -ohjelmassa, jolloin tiedostoja voidaan tarkastella ja muokata, vaikka yhteyttä verkkoon ei olisikaan.

  • Työnkulkujen avulla voit hallita yhteiskäyttötehtäviä, kuten tiedostojen tarkistamista ja hyväksymistä. Lisätietoja työnkulusta on tämän kurssin osassa Yrityksen sisällönhallinta.

Tärkeiden tietojen kerääminen ja jakaminen

Office SharePoint Server 2007 -sivusto toimii organisaatioissa parhaiden käytäntöjen säilytyspaikkana sekä keskitettynä sijaintina, jonka avulla voidaan jakaa tietoja tehokkaasti ja käyttää liiketoimintaprosesseja yhdenmukaisesti. Adventure Worksin markkinointiosasto käyttää sekä Wiki-sivustoa että blogisivustoa työryhmän jäsenille tärkeiden tietojen välittämiseen. Wiki-sivustoon kerätään yrityksen ja osaston prosesseja koskevia yleisiä tietoja, joista on hyötyä uusille työntekijöille. Kuka tahansa työryhmän jäsen voi lisätä tietoja Wiki-sivustoon tai päivittää sivuston tietoja.

Useat työntekijät lisäävät myös blogiin säännöllisesti alaan tai markkinointiin liittyviä tietoja, joita muut työryhmän jäsenet voivat lukea ja kommentoida. Blogi toimii yleisenä foorumina, jossa voidaan keskustella uusista ideoista ja jakaa mielipiteitä.

Seuraavassa on joitakin tapoja kerätä ja jakaa tärkeitä tietoja työryhmäsivustossa:

  • Päivityksiä ja tietoja voidaan seurata käyttämällä ilmoituksia tai RSS (Really Simple Syndication) -palvelua.

  • Tietoja voidaan jakaa blogien avulla.

  • Yleisiä tietoja tai sisäisiin prosesseihin liittyviä tietoja voidaan kirjata Wiki-sivustoon.

  • Tietoja voidaan kerätä kyselyiden ja keskustelujen avulla.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×