Yleistä tuntilomakkeista ja tehtävän tilasta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tuntilomakkeet tai tehtävän tila tai molemmat on määritettävä, jotta ryhmän jäsenet voisivat kirjata tuntilomakkeeseen tunteja tai tehtävän tilan. Tuntilomakkeisiin kirjataan tehtäviin, projekteihin ja muihin kohteisiin käytetyt todelliset tunnit. Tuntilomakkeet ovat tärkeitä haluttaessa seurata käyttöä, laskutettavaa aikaa ja niin edelleen. Ryhmän jäsenet voivat syöttää tehtävän tilan käyttämällä tehtäväkeskusta, jonka avulla projektien tehtävien tilaa tai tilannetta voidaan seurata tarkasti.

Tämän artikkelin sisältö

Pitääkö luominen työaikaraportin tai tehtävän tilan määrittäminen?

Miten kahdentyyppisiä töiden seuranta samassa paikassa?

Miten aika pitäisi luokitella?

Sivun alkuun

Täytyykö tuntilomake luoda tai tehtävän tila määrittää?

Tuntilomake kannattaa luoda, jos

  • organisaatio haluaa seurata laskutettavia ja ei-laskutettavia tunteja

  • ohjelma halutaan integroida laskentajärjestelmän kanssa palkanmaksua tai laskutusta varten

  • johto haluaa nähdä resurssien käyttämien tuntien tiedot ja kuinka nämä tunnit on käytetty (laskutettavat ylityötunnit verrattuina laskutettaviin normaalitunteihin verrattuna ei-laskutettaviin tunteihin).

Jos organisaatiossa on projektipäälliköitä, jotka haluavat seurata Microsoft Office Project Professional 2007 -ohjelmalla luomiensa projektien tilannetta, käytetään tehtävien tilan seurantaa.

Sivun alkuun

Kuinka nämä kaksi seurantatapaa toimivat yhdessä?

Jos käytetään tuntilomakkeita ja tehtävän tilaa ja käyttäjä syöttää tietoja jompaankumpaan alueeseen, toinen käyttäjä voi käyttää kyseisiä tietoja.

  • Yleensä käyttäjät syöttävät tehtävien tilanteen päivittäin tehtäväkeskuksen avulla Oma työ -näkymään. Viikon lopussa ryhmän jäsen luo tuntilomakkeen. Ohjelma täyttää tuntilomakkeen suunnitellun työn perusteella aikataulusta tai ryhmän jäsenen tehtävän tilan avulla raportoiman (valitsemalla Oma tuntilomake -sivulta Tehtävän tuonnin edistyminen) todellisen työmäärän perusteella.

    Ryhmän jäsenet voivat muuttaa tunteja tuntilomakkeessa tarpeen mukaan. Tehtäväkeskuksen avulla ilmoitettu tehtävän tila ei kuitenkaan muutu todellisten tuntien muutosten mukaan. Usein tehdyt todelliset tunnit ja tehtävien tilanne eroavat, koska tehtävä vie suunniteltua enemmän tai vähemmän aikaa tai koska työ ei etene tasaisesti. Siten näitä kahta tietojoukkoa ei ole synkronoitu.

  • Muissa tapauksissa ryhmän jäsen täyttää tuntilomakkeen ja haluaa syöttää tehtävän tilan. Valitsemalla tehtäväkeskuksessa Tuo tuntilomake ryhmän jäsen voi tuoda tuntilomakkeeseen syötetyt todelliset tunnit, muuntaa ne tarvittaessa valmistumisprosentiksi ja täyttää tehtävän tilan ruudukon etukäteen.

    Varoitus: Tehtäväkeskukseen ennestään syötetyt tiedot korvautuvat uusilla tiedoilla.

Sivun alkuun

Kuinka aika pitäisi luokitella?

Yksi tärkeimmistä päätöksistä on ajan luokittelutapa. Aikaa voidaan ilmoittaa ja viedä vain määritettyjen luokkien mukaan. Vaikka tiedoista saadaan aina yhteenveto kokoamalla, yksityiskohdat eivät näy tarkemmin kuin Microsoft Office Project Web Access -ohjelman seurannassa.

Seuraavat tiedot auttavat päättämään, kuinka aika kannattaa luokitella.

Voin työaikaraporttien käytön suunnitteleminen

Aion käyttää tuntilomakkeita

Käytettäessä tuntilomakkeita laskutustyyppejä on oletusarvon mukaan neljä:

  • Laskutettava     Laskutettava aika (eli normaaliaika) on normaalihinnalla laskutettavaa normaalityöaikaa.

  • Laskutettava ylityö     Laskutettava ylityö on normaalihinnalla laskutettavia ylityötunteja.

  • Ei-laskutettava     Ei-laskutettava on normaalityöaikaa, jota ei voi laskuttaa asiakkaalta.

  • Ei-laskutettava ylityö     Ei-laskutettava ylityö on ylityötunteja, joita ei voi laskuttaa asiakkaalta.

Arvio ensin, minkälaisia aikoja tarvitsee seurata. Pidä mielessä, missä aikaluokissa tiedot täytyy viedä laskentajärjestelmään, mitä aikaluokkia käyttämällä asiakkaita täytyy laskuttaa ja kuinka johto haluaa nähdä ajan eriteltynä raporteissa. Keskustelemalla laskentaosaston ja johtoryhmän kanssa saat selville, minkälaisia raportteja he haluavat.

Päätä seuraavaksi

  • kuuluuko resurssien suorittama työ yhteen neljästä oletusluokasta sekä täytyykö tietoja viedä ja raportoida vain näistä neljästä aikaluokasta

    Kyllä, luokkia tarpeiden Microsoftin laskutus

    Valitse pikakäynnistyksessä Palvelimen asetukset ja valitse sitten Tuntilomakkeen asetukset ja oletusarvot. Valitse Tuntilomakkeen asetukset ja oletusarvot -sivun Project Web Access -näyttö -osassa Tuntilomakkeessa näytetään seuraavat aikatyypit -valintaruutu. Tuntilomakkeen luokittelut -sivulle ei tarvitse kirjoittaa tietoja, koska luokitteluja ei tarvitse luoda.

  • kuuluuko resurssien suorittama työ yhteen neljästä oletusluokasta, mutta aika on vietävä ja raportoitava yksityiskohtaisemmin. Esimerkiksi laskutettava matka-aika ja laskutettava paikallaoloaika on raportoitava tai käyttöluokkia on seurattava.

    Lisätietoja rakeisuuden oletusarvon luokissa annettava

    Valitse pikakäynnistyksessä Palvelimenasetukset ja valitse sitten työaikaraportin asetukset ja oletusarvot. Valitse työaikaraportin asetukset ja oletusarvot -sivulla Project Web Accessin Näytä -kohdassa työaikaraportin näkyy seuraavanlaisia aika -valintaruutu. Luo luokittelut rakeisuuden, jotka tarvitset Työaikaraportin luokitukset -sivulla. Mihin tahansa laskutuksen neljästä voi suojata kunkin luokitus. Voit esimerkiksi Luo koulutus luokitukset ja siirtyvät niin, että työryhmän jäsenet voit seurata laskutettavaa ja laskutettavaa matka ajankäytön tai ylityön koulutusaikaa tai ylityön laskutettavan matkustusaika.

  • riittääkö resurssien suorittamaa työtä varten vain neljä luokkaa. Jos laskutushintoja on enemmän kuin normaalihinta ja ylityöhinta, oletusluokat eivät täytä tarpeitasi.

    Lisää laskutuksen tyypit sopimaan muita laskutuksen korvaukset annettava

    Valitse pikakäynnistyksessä Palvelimen asetukset ja valitse sitten Tuntilomakkeen asetukset ja oletusarvot. Poista Tuntilomakkeen asetukset ja oletusarvot -sivun Project Web Access -näyttö -osan Tuntilomakkeessa näytetään seuraavat aikatyypit -valintaruudun valinta. Luo sitten Tuntilomakkeen luokittelut -sivulla luokittelut kaikkia tarvittavia laskutustyyppejä varten. Ryhmän jäsenet määrittävät ajalle laskutustyypin valitsemalla luokittelun jokaista tuntilomakemerkintää varten.

Sivun alkuun

En aio käyttää tuntilomakkeita

Tuntilomaketoimintoa ei voi poistaa käytöstä Office Project Web Access -ohjelmassa. Pyydä ryhmiä olemaan käyttämättä Tuntilomake-sivua.

Tehtävien tilannetta täytyy seurata yrityksen projekteissa

Jos käytät tehtävän tilaa, päätä, kuinka käyttäjien annetaan raportoida tehtävien tilanne. Tilanne voidaan raportoida jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

  • Päivässä tai viikossa tehdyt työtunnit

  • Todellinen tehty ja jäljellä oleva työmäärä

  • Prosenttia työstä valmiina.

Tehtävien tilanne esittää tehtävän siirtymistä kohti valmistumista verrattuna tehtyihin tunteihin, joita seurataan tuntilomakkeella. Nämä kaksi arvoa eivät aina korreloi.

Vihje: Kun päätät tehtävien tilan ilmoittamisessa käytettävän tavan, vertaa raportointitarpeita siihen, mikä vaikutus tietojen syöttämisellä on ryhmän jäseniin. Päivässä tai viikossa tehdyt työtunnit antaa raportointitietoja, koska tilasta seurataan yksityiskohtaisia tietoja ja sitä verrataan usein suunniteltuun tilaan. Toisaalta ryhmän jäsenten on syötettävä tietoja tarkasti ja usein. Jos organisaatiossa ei tällä hetkellä seurata tunteja, tämä saattaa olla iso muutos organisaatiokulttuurissa ja voi aiheuttaa jonkin verran vastustusta. Muut tavat antavat progressiivisesti vähemmän yksityiskohtia, mutta niiden vaikutus organisaatioon on pienempi ja ryhmän jäsenille aiheutuu vähemmän vaivaa.

Miksi joitakin toimintoja ei voi suorittaa Microsoft Office Project Web Access?

Käytit kirjautua Project Web Accessin käyttöoikeuksien asetuksista riippuen sinun ei ehkä voi tarkastella tai käyttää tiettyjä ominaisuuksia. Myös mitä näet joillakin sivuilla voi vaihdella osista, jos järjestelmänvalvoja mukautettu Project Web Accessin ja Mukauta ohjetta vastaamaan.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×