Office
Kirjaudu sisään

Yleistä: Edistymisen seuraaminen

Kuvake: Seuraa edistymistä

Vaikka Microsoft Projectin avulla on helppoa valvoa ja seurata aikataulun etenemistä, joudut suorittamaan useita vaiheita, ennen kuin voit aloittaa projektin edistymisen seurannan.

Projektin valvonta voidaan yleensä jakaa projektin edistymisen tarkistamiseen ja seurantaan. Alkuperäisestä suunnitelmasta (tai perusaikataulusta) poikkeavat erot tunnistetaan ja hallitaan, jotta projekti etenee laajuudessaan, ajallaan ja budjetin rajoissa.

Tässä artikkelissa on tietoa yhdestä projektinhallinnan monesta tavoitteesta projektin suunnittelussa.

Esimerkkejä projektinhallinnasta . . .

Esimerkki 1: Tilapäinen projektipäällikkö   : Olet luonut aikataulun, tarvittavat henkilöt tekevät tiiviisti tehtäviä, jotka olet määrittänyt heille, ja oletat kaiken sujuvan suunnitelmien mukaan.

Tämä on ensimmäinen virheesi. Mikään projekti ei suju juuri niin kuin on suunniteltu. Ongelmia esiintyy aina, ja sinun on parempi etsiä ongelmat nyt kuin myöhemmin. Mitä pidempään odotat ongelmien etsintää, sitä vaikeammiksi ongelmat kasvavat.

Ota huomioon seuraavat asiat, kun seuraat aikataulun etenemistä.

  • Luo projektin perusaikataulu    Kun olet luonut aikataulun, harkitse perusaikataulun luomista sille. Perusaikataulu on sama kuin projektin alkuperäinen aikatauluversio, jota voit käyttää tehtävien edistymisen vertailussa. Perusaikataulun avulla voit verrata alkuperäistä aikataulua ja sen myöhempää versiota.

  • Tietojen kerääminen manuaalisesti    Vaikka Project Serverin käyttäminen on nopein ja helpoin tapa kerätä projektin tilatietoja, voit halutessasi kerätä nämä tiedot manuaalisesti.
    Esimerkiksi silloin, jos sinulla ei ole Project Serveriä asennettuna tai jos projekti on niin pieni, että voit itse kerätä tiedot nopeasti.
    Kun päätät kerätä projektin tilatiedot manuaalisesti, muista, että sinun täytyy myös lisätä tiedot manuaalisesti projektisuunnitelmaan.

  • Vastustus Projektinhallintatietojen muodollisen seurannan vastustus on tavallista. Onneksi on muutamia menettelytapoja, joiden avulla voit pienentää tämäntyyppistä vastustusta.

Seuraavassa on kolme yksinkertaista vaihetta, joiden avulla voit aloittaa aikataulun valvonnan.

  1. Luo perusaikataulu projektille. Valitse Projekti-välilehti ja valitse sitten Määritä perusaikataulu.

  2. Viestintä, viestintä ja viestintä. Ryhmän jäsenten ei ole helppo lähettää tilatietoja työn edistymisestä. Yksinkertainen keino saada tilatiedot jäseniltä on järjestää viikoittaisia työryhmäkokouksia tai muita seisovia kokouksia. Tilatietojen kerääminen viikoittain sopii parhaiten useimmille projekteille. Tilatietojen kerääminen useammin kuin kerran viikossa voi olla haitallista. Voit myös määrittää viikoittaisia muistutuksia Outlook 2010:ssä, jotta saat muilta jäseniltä perustilatiedot.

  3. Käytä Työryhmän työsuunnitelma -näkymää. Projectin Työryhmän työsuunnitelma -näkymä on suunniteltu korjaamaan monia ongelmia, jotka liittyvät projektin etenemisen seurantaan. Tämän näkymän esitteleminen työryhmäkokouksessa voi olla avuksi tilatietojen keräämisprosessin nopeuttamisessa.

Esimerkki 2: Olet kokenut projektipäällikkö   : Olet toiminut projektipäällikkönä pitkään ja olet käyttänyt aikaisemmin monimutkaisia projektinhallintaohjelmistoja. Nyt edessäsi on projekti, jota sinun on rahoittajan vaatimuksesta seurattava tarkasti pysyäksesi budjetissa. Ryhmän jäsenten seuranta on yksi puoli asiasta, mutta tehtävien edistymisen ja kustannusten seuranta on toinen puoli.

Lisäksi projektin rahoittaja haluaa johtoryhmän raportit kuukausittain. Nyt olet todella huolissasi.

Seuraavassa on luettelo yleisistä valvonnan ja seurannan esteistä sekä ohjeita niiden poistamiseksi.

Este

Mahdollinen ratkaisu

Vastustus

Projektinhallintatietojen muodollisen seurannan vastustus on tavallista. Onneksi on muutamia menettelytapoja, joiden avulla voit pienentää tämäntyyppistä vastustusta.

Puuttuvat sähköpostit

Tilatietojen saaminen sähköpostin avulla on yksinkertainen tapa projektin seurantaan. Sähköpostit voivat kuitenkin hävitä. Voit myös määrittää viikoittaisia muistutuksia Outlookissa, jotta voit muistuttaa työryhmän jäseniä lähettämään sinulle tehtävien tilatiedot säännöllisesti.

Project Server

Jos käytät Project Serveriä työn edistymisen seurantaan, harkitse konsultin palkkaamista, jotta työryhmän jäseniä voidaan auttaa toteutuneen työn raportoinnissa. Konsultti voi myös opastaa sinua projektien, erityisesti isojen projektien, valvonnan monimutkaisissa vaiheissa. Project MVP (Most Valued Professional) -asiantuntija voi olla avuksi.

Toimittajat

Jos käytät projektin tehtävissä alihankkijoita, varmista, että he raportoivat työn edistymisestä viikoittain. Yksi tapa toteuttaa tämä on vaatia kyseinen vaihe pakollisena työselvityksessä (tai muissa sopimusasiakirjoissa), ennen kuin toimittaja hyväksytään käytettäväksi.

Budjetointi pelottaa sinua

Budjetointi pelottaa kaikkia. Hyödynnä ansaitun arvon analyysia. Jos olet määrittänyt projektin perusaikataulun (minkä kokenut ammattilainen on tehnyt) ja olet lisännyt kustannukset aikatauluun, ansaittu arvo on se tekijä, jota sinun on seurattava aikataulussa.

Laajuuden siirtyminen

Laajuuden siirtymistä on usein vaikea valvoa. Siirtymistä tapahtuu, kun kaikki ryhmän jäsenet eivät ole täysin ymmärtäneet projektin toimituksen vaatimuksia. Esimerkiksi insinööritiimi voi päättää, että laajennetut toiminnot ovat paremmat tuotteelle, kuitenkaan tarkistamatta asiaa projektipäälliköltä, jotta voitaisiin määrittää, ovatko parannusten kustannukset perusteltuja ottaen huomioon markkinaolosuhteiden laajemmat tavoitteet.

Tehtävien edistymisen tarkistaminen ennen seurantaa

Alkuperäisen suunnitelman tai välisuunnitelman luominen tai päivittäminen

Luo tai päivitä alkuperäinen suunnitelma tai välisuunnitelma, jotta voit myöhemmin verrata näitä tietoja viimeisimpään aikatauluun tai perusaikatauluun myöhemmin projektin aikana. Tallentamalla alkuperäisen suunnitelman voit tunnistaa ja ratkaista eroavaisuuksia ja suunnitella samankaltaiset tulevat projektit tarkemmin.

Aikataulun etenemisen tarkistaminen

Kun seuraat projektin edistymistä, voit tarkistaa, millaisia eroja suunnitellun, ajoitetun ja todellisen työn välillä on. Näin voit paremmin arvioida, edistyykö projektityö odotetulla tavalla.

Projektin päättymispäivämäärään vaikuttavien tekijöiden (kriittisen polun) tarkasteleminen

Teksti

Yksi ensimmäisistä tehtävistä projektien valvonnassa on selvittää, miten projektin päättymispäivä muuttuu tehtävien ja resurssivaatimusten muuttuessa.

Kahden projektiversion vertaileminen (linkki tulossa)

Voit joutua luomaan tai tallentamaan alkuperäisen projektin arviot ja todelliset projektitiedot, joita vertaat keskenään, jotta voit määrittää edistymisen.

Työmäärien valvonta työryhmän työsuunnitelman avulla

Teksti

Projektipäälliköillä on vaikeuksia nähdä nopeasti ja selkeästi, mitä työryhmä on tekemässä tietyssä projektin aikataulun vaiheessa. Työryhmän työsuunnitelman avulla voit vastata nopeasti yksittäisten resurssien työmääriin.

Ajoittamistoimiin vaikuttavien tekijöiden tarkasteleminen ja seuranta

Voit käyttää Tehtävän tarkistaminen -ominaisuutta, kun haluat nähdä, kuinka muutosten tekeminen yhteen projektin tehtävään vaikuttaa muihin tehtäviin. Kun päivität tehtävän edistymistä, ota huomioon tämänlaiset muutokset.

Ajoittaminen Projectissa

Tutustu uuteen ajoittamistoimintoon Project 2010:ssä. Tämän avulla voit vastata muutoksiin, kun seuraat projektia.

Seurannan vastustuksen voittaminen

Projektinhallintatietojen seurannan vastustus organisaatiossa on tavallista. Lue muutamista menetelmistä, joita voit käyttää vastustuksen käsittelyyn.

Sivun alkuun

Aikataulun etenemisen valvonta

Projektin työn päivittäminen

Kun projekti etenee, voit päivittää suunnitelmaan todellisen alkamis- ja päättymispäivämäärän, todellisen työn, todellisen ja jäljellä olevan keston, tämänhetkisen valmistumisprosentin ja töiden valmistumisprosentin.

Valmiiden tehtävien päivittäminen nopeasti

Opi päivittämään nopeasti tehtäviä käyttämällä valintanauhan säätimiä.

Projektin suorituksen analysointi ansaitun arvon analyysin avulla

Ansaitun arvon analyysi ilmaisee, miten paljon budjetista pitäisi olla kulutettu siihen nähden, paljonko työtä on tehty siihen mennessä ja mitkä ovat tehtävän, varauksen tai resurssien alkuperäiset kustannukset.

Projektin tallentaminen Project Serveriin

Kun olet saanut valmiiksi projektin seurannan, voit tallentaa version Project Serveriin tai jakaa sen ryhmän jäsenten ja muiden sidosryhmien kanssa.

Raporttien luonti projektin etenemisestä

Teksti

Visuaalisten raporttien avulla voit tarkastella projektin tietoja graafisessa muodossa käyttämällä parannettuja Excel 2010:n Pivot-taulukoita tai Visio 2010:n Pivot-kaavioita.

Project Web App -sovelluksen käyttö

Paras mahdollinen työkalu työn seurantaan organisaatiossa on Project Server 2010 ja siihen kuuluva Project Web App.

Palaa Projektin suunnitteluun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×