Yleiskatsaus tietoyhteyden muodostamiseen (tietojen tuomiseen)

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tässä ohjetiedostossa käsitellään tietojen tuomista ja tietoyhteyden muodostamista. Saat lisätietoja tehtävistä, kuten tietojen tuomisesta, päivittämisestä, suojaamisesta ja hallinnasta Excel 2007 -laskentataulukoissa.

Tässä artikkelissa

Ulkoisten tietoyhteyksien käsitteleminen

Tietojen päivittäminen

Tietojen tuominen tietolähteistä

Tietoyhteyden suojaaminen

Ongelmia muodostettaessa yhteys tietoihin

Ulkoisten tietoyhteyksien käsitteleminen

Seuraavissa osissa kuvataan, miten ulkoiset tietoyhteydet toimivat sekä miten yhteystietoja voi hakea, muokata, hallita ja jakaa muiden sovellusten ja käyttäjien kanssa.

Sivun alkuun

Perustietoja tietoyhteyksistä

Excel-työkirjan tiedot voivat tulla kahdesta eri kohteesta. Tiedot voivat olla tallennettuina suoraan työkirjaan tai ulkoiseen tietolähteeseen, kuten tekstitiedostoon, tietokantaan tai OLAP-kuutioon. Ulkoinen tietolähde yhdistetään työkirjaan tietoyhteydellä. Tietoyhteys muodostuu joukosta tietoja, jotka koskevat ulkoisen tietolähteen paikantamista, tietolähteeseen kirjautumista ja tietolähteen käyttöoikeutta.

Suurin etu yhteyden muodostamisesta ulkoisiin tietoihin on se, että voit säännöllisesti analysoida noita tietoja kopioimatta tietoja toistuvasti. Kopiointiin voi kulua paljon aikaa, ja siinä voi tapahtua virheitä. Kun olet muodostanut yhteyden ulkoisiin tietoihin, voit myös päivittää Excel-työkirjat automaattisesti alkuperäisestä tietolähteestä, kun tietolähteessä olevat tiedot muuttuvat.

Yhteyden tiedot tallennetaan työkirjaan, mutta ne voidaan tallentaa myös yhteystiedostoon, kuten Officen tietoyhteystiedostoon (.odc) tai Data Source Name -tiedostoon (.dsn).

Jos tuot ohjelmaan ulkoiset tiedot, tarvitset yhteyden kyseisiin tietoihin. Jos tarvitsemasi ulkoinen tietolähde on jossakin muualla kuin paikallisessa tietokoneessa, tietokannan järjestelmänvalvojalta täytyy tarvittaessa pyytää salasana, käyttöoikeudet tai muut yhteyden tiedot. Jos tietolähde on tietokanta, varmista, että tietokanta ei ole yksityiskäytössä. Jos tietolähde on tekstitiedosto tai työkirja, varmista, että toinen käyttäjä ei ole avannut tekstitiedostoa tai työkirjaa yksityiskäyttöön.

Monissa tietolähteissä tarvitaan myös ODBC-ohjain tai OLE DB -palvelu ohjaamaan Excelin, yhteystiedoston ja tietolähteen välistä tietojen siirtymistä.

Seuraavassa kaaviossa on yhteenveto tärkeimmistä tietoyhteyksiä koskevista tiedoista.

Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietolähteisiin

1. Yhteyden voi muodostaa erilaisiin tietolähteisiin: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Office Access, muut OLAP- ja relaatiotietokannat, laskentataulukot ja tekstitiedostot.

2. Moniin tietolähteisiin liittyy oma ODBC-ohjain tai OLE DB ‑palvelu.

3. Yhteystiedostossa määritetään kaikki tiedot, joita tietolähteen tietojen käyttämiseen ja noutamiseen tarvitaan.

4. Yhteyden tiedot kopioidaan yhteystiedostosta työkirjaan, minkä jälkeen niitä voi muokata.

5. Tiedot kopioidaan työkirjaan, jotta niitä voidaan käyttää samalla tavalla kuin työkirjaan suoraan tallennettuja tietoja.

Sivun alkuun

Yhteyksien etsiminen

Yhteystiedostoja voi etsiä Muodostetut yhteydet ‑valintaikkunassa. (Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Muodostetut yhteydet.) Tässä valintaikkunassa näkyy seuraavat yhteystyypit:

  • Työkirjan yhteydet   

    Tämä luettelo sisältää kaikki työkirjan nykyiset yhteydet. Luettelossa on aiemmin määrittämäsi yhteydet, ohjatun tietoyhteyden muodostamisen avulla Tietolähteen valitseminen ‑valintaikkunassa luomasi yhteydet ja tässä valintaikkunassa aiemmin valitsemasi yhteydet.

  • Tietokoneessasi olevat yhteystiedostot   

    Tämä luettelo on muodostettu Omat tietolähteet -kansiosta, joka sijaitsee yleensä Omat tiedostot (Windows XP)- tai Tiedostot (Windows Vista) -kansiossa.

  • Yhteystiedostot tässä verkossa   

    Tämä luettelo voidaan muodostaa seuraavista:

    • Lähiverkon kansiot, joiden sijainti voidaan ottaa käyttöön koko verkossa Microsoft Officen ryhmäkäytäntöjen käyttöönoton osana.

    • Excel Services -tietoyhteyskirjasto Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustossa. Lisätietoa tietoyhteyskirjastoista on kohdassa Julkaiseminen Excel Servicesiin.

Sivun alkuun

Yhteyden ominaisuuksien muokkaaminen

Exceliä voi myös käyttää yhteystiedostoeditorina, jolla voi luoda yhteyksiä ulkoisiin tietolähteisiin sekä muokata työkirjaan tai yhteystiedostoon tallennettuja yhteyksiä. Jos et löydä haluamaasi yhteyttä, voit luoda sellaisen valitsemalla Selaa lisää ja valitsemalla esiin tulevasta Tietolähteen valitseminen ‑valintaikkunasta Uusi lähde, mikä aloittaa ohjatun tietoyhteyden muodostamisen.

Kun olet luonut yhteyden, voit hallita ulkoisiin tietolähteisiin muodostettujen yhteyksien asetuksia Yhteyden ominaisuudet ‑valintaikkunassa (valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Ominaisuudet) sekä käsitellä yhteystiedostoja, käyttää niitä uudelleen tai siirtyä yhteystiedostosta toiseen.

Jos muodostat yhteyden tietolähteeseen yhteystiedoston avulla, Excel kopioi yhteystiedoston yhteystiedot Excel-työkirjaan. Kun teet muutoksia Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunassa, muokkaat nykyiseen Excel-työkirjaan tallennettuja tietoyhteyden tietoja etkä alkuperäistä tietoyhteystiedostoa, jota on mahdollisesti käytetty yhteyden luomiseen. Yhteyden nimi näkyy Määritys-välilehden Yhteystiedosto-kohdassa. Kun olet muokannut yhteystietoja (lukuun ottamatta kohtienYhteyden nimi- ja Yhteyden kuvaus -ominaisuuksia), linkki yhteystiedostoon poistetaan ja Yhteystiedosto-kohta tyhjennetään.

Voit varmistaa, että yhteystiedostoa käytetään aina, kun tietolähde päivitetään, valitsemalla Määritys-välilehdestä Käytä tietojen päivittämiseen aina tätä tiedostoa. Kun valitset tämän valintaruudun, voit varmistaa, että kaikki yhteystiedostoa käyttävät työkirjat käyttävät aina yhteystiedostoon tehtyjä päivityksiä, mikäli yhteystiedostossa on myös määritettynä tämä ominaisuus.

Sivun alkuun

Yhteyksien hallinta

Työkirjan yhteydet ‑valintaikkunassa voit helposti hallita yhteyksiä, mikä tarkoittaa yhteyksien luomista, muokkaamista ja poistamista. (Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Yhteydet.) Tässä valintaikkunassa voit tehdä seuraavia asioita:

  • Työkirjassa käytettävien yhteyksien luominen, muokkaaminen, päivittäminen ja poistaminen.

  • Ulkoisen tiedon lähteen tarkistaminen, jos yhteys on esimerkiksi toisen käyttäjän määrittämä.

  • Kunkin yhteyden käyttökohteen näyttäminen nykyisessä työkirjassa.

  • Ulkoisten tietolähteiden yhteyksiä koskevan virhesanoman määrittäminen.

  • Yhteyden ohjaaminen uudelleen toiselle palvelimelle tai toiseen tietolähteeseen tai muodostetun yhteyden yhteystiedoston korvaaminen.

  • Yhteystiedostojen helppo ja vaivaton luominen ja jakaminen käyttäjien kanssa.

Sivun alkuun

Yhteyksien jakaminen

Yhteystiedostoista on hyötyä erityisesti, kun yhteyksiä jaetaan säännöllisesti. Yhteystiedostot helpottavat yhteyksien löytämistä ja tietolähteen hallintaa sekä parantavat tietoturvaa. Paras tapa jakaa yhteystiedostoja on sijoittaa ne suojattuun ja luotettuun sijaintiin, kuten verkkokansioon tai SharePoint-kirjastoon, jossa käyttäjät voivat lukea tiedoston. Vain määritetyt käyttäjät voivat kuitenkin muokata tiedostoa.

ODC-tiedostojen käyttäminen

Voit luoda Officen tietoyhteystiedostoja (.odc) muodostamalla yhteyden ulkoisiin tietoihin Tietolähteen valitseminen ‑valintaikkunassa tai muodostamalla yhteyden uusiin tietolähteisiin ohjatun tietoyhteyden muodostamisen avulla. Yhteyden tiedot on tallennettu ODC-tiedostossa mukautettuihin HTML- ja XML-tunnisteisiin. Voit helposti tarkastella tai muokata tiedoston sisältöä Excelissä.

Voit jakaa yhteystiedostoja muiden henkilöiden kanssa, jolloin he saavat yhtäläiset oikeudet ulkoiseen tietolähteeseen. Muut käyttäjät voivat avata yhteystiedoston määrittämättä tietolähdettä. Heidän täytyy kuitenkin tarvittaessa asentaa ODBC-ohjain tai OLE DB -palvelu, jotta he voivat käyttää ulkoisia tietoja omassa tietokoneessaan.

ODC-tiedostoja suositellaan käytettäväksi muodostettaessa yhteys tietoihin ja jaettaessa tietoja. Voit helposti muuntaa muut perinteiset yhteystiedostot (DSN-, UDL- ja kyselytiedostot) ODC-tiedostoksi avaamalla yhteystiedoston ja napsauttamalla Yhteyden ominaisuudet ‑valintaikkunan Määritys-välilehdessä Vie yhteystiedosto ‑painiketta.

Kyselytiedostojen käyttäminen

Kyselytiedostot ovat tekstitiedostoja, joissa on tietolähdetietoja, kuten tiedot sisältävän palvelimen nimi ja tietolähdettä luotaessa annetut yhteyden tiedot. Kyselytiedostot ovat perinteinen tapa jakaa kyselyjä muiden Excel-käyttäjien kanssa.

.dqy-kyselytiedostojen käyttäminen     Microsoft Queryn avulla voit tallentaa .dqy-tiedostoja, joiden sisältämillä kyselyillä haetaan tietoja relaatiotietokannoista tai tekstitiedostoista. Kun avaat tällaisen tiedoston Microsoft Queryssä, voit tarkastella tietoja ja valita muita tietoja, joita haluat kyselyn palauttavan. Voit tallentaa .dqy-tiedoston mistä tahansa luomastasi kyselystä joko käyttämällä ohjattua kyselyn luomista tai käyttämällä suoraan Microsoft Queryä.

.oqy-kyselytiedostojen käyttäminen     Voit tallentaa .oqy-tiedostoja, joilla voi muodostaa yhteyden OLAP-tietokannan tietoihin, joko palvelimeen tai offline-kuutiotiedostoon (.cub). Kun luot OLAP-tietokannan tai ‑kuution tietolähteen Microsoft Queryn ohjatulla moniulotteisen yhteyden muodostamistoiminnolla, järjestelmä luo .oqy-tiedoston automaattisesti. Koska OLAP-tietokantoja ei ole järjestetty tietueisiin tai taulukoihin, tietokantoja ei voi käyttää luomalla kyselyjä tai .dqy-tiedostoja.

.rqy-kyselytiedostojen käyttäminen     Excel voi avata kyselytiedoston .rqy-muodossa, mikä tukee tätä muotoa käyttäviä OLE DB ‑tietolähdeohjaimia. Lisätietoja on ohjaimen käyttöohjeissa.

.qry-kyselytiedostojen käyttäminen     Microsoft Query voi avata ja tallentaa .qry-muotoisia kyselytiedostoja, jolloin niitä voi käyttää aiemmissa Microsoft Query ‑versioissa, joilla ei voi avata .dqy-tiedostoja. Jos käytettävissäsi on .qry-muotoinen kyselytiedosto, jota haluat käyttää Excelissä, avaa se Microsoft Queryssä ja tallenna se sitten .dqy-tiedostona. Lisätietoja .dqy-tiedostojen tallentamisesta on Microsoft Queryn ohjetoiminnossa.

.iqy-WWW-kyselytiedostot     Excelissä voi avata .iqy-WWW-kyselytiedostoja tietojen noutamiseksi Internetistä.

Sivun alkuun

Ulkoisten tietoalueiden ja ominaisuuksien käyttäminen

Ulkoinen tietoalue (jota kutsutaan myös kyselytaulukoksi) on määritetty nimi tai taulukon nimi, joka määrittää laskentataulukkoon tuotavien tietojen sijainnin. Kun muodostat yhteyden ulkoisiin tietoihin, Excel luo automaattisesti ulkoisen tietoalueen. Ainoa poikkeus tästä on ulkoisiin tietoihin yhteydessä olevat Pivot-taulukkoraportit. Ne eivät luo ulkoisia tietoalueita. Excelissä voit muotoilla ja asetella ulkoista tietoaluetta tai käyttää sitä laskutoimituksissa aivan samoin kuin muitakin tietoja.

Excel nimeää automaattisesti ulkoisen tietoalueen seuraavalla tavalla:

  • Ulkoiset tietoalueet, jotka ovat peräisin Office-tietoyhteystiedostoista (.odc) saavat saman nimen, joka on tiedostolla.

  • Ulkoiset tietoalueet, jotka ovat peräisin tietokannoista, saavat nimensä kyselyn nimen mukaan. Query_from_lähde on oletusarvoisesti sen tietolähteen nimi, jota käytetään kyselyä luotaessa.

  • Ulkoiset tietoalueet, jotka ovat peräisin tekstitiedostoista, saavat saman nimen, joka on tekstitiedostolla.

  • Ulkoiset tietoalueet, jotka ovat peräisin WWW-kyselyistä, saavat nimensä sen verkkosivun nimen mukaan, jolta tiedot noudetaan.

Jos laskentataulukossa on useampi kuin yksi ulkoinen tietoalue samasta lähteestä, alueet numeroidaan. Esimerkki: OmaTeksti, OmaTeksti_1, OmaTeksti_2 ja niin edelleen.

Ulkoisella tietoalueella on tietojen hallintaan käytettäviä lisäominaisuuksia (niitä ei pidä sekoittaa yhteyden ominaisuuksiin), joilla voi esimerkiksi säädellä, säilyvätkö solujen muotoilut ja sarakkeiden leveydet. Voit muuttaa näitä ulkoisen tietoalueen ominaisuuksia valitsemalla Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmästä Ominaisuudet ja tekemällä sitten tarvittavat muutokset Ulkoisen tietoalueen ominaisuudet- tai Ulkoisten tietojen ominaisuudet ‑valintaikkunassa.

Huomautus: Jos haluat jakaa ulkoisiin tietoihin pohjautuvan yhteenvedon tai raportin, voit joko antaa muille henkilöille ulkoisen tietoalueen sisältävän työkirjan tai luoda raporttimallin. raporttimallilla voit tallentaa yhteenvedon tai raportin tallentamatta ulkoisia tietoja, mikä pienentää tiedoston kokoa. Ulkoiset tiedot noudetaan, kun käyttäjä avaa raporttimallin.

Sivun alkuun

Excelin ja Excel Servicesin tietolähdetuen perusteet

Eri tietolähteisiin voi muodostaa yhteyden useiden dataobjektien (kuten ulkoisen tietoalueen tai Pivot-taulukkoraportin) avulla. Tietolähteen tyyppi määräytyy dataobjektin mukaan. Excel Servicesissä voi käyttää ja päivittää myös yhdistettyjä tietoja, mutta sinun olisi syytä tuntea lisärajoitukset ja mahdolliset vaihtoehtoiset ratkaisut.

Excelin dataobjekti- ja tietolähdetuki

Seuraavassa taulukossa on mainittu, mitä tietolähteitä mikin dataobjekti tukee Excelissä.

Tuettu tietolähde

Excel-
data-
objekti

Luoko
ulkoisen
tieto-
alueen?

OLE
DB

ODBC

Teksti-
tiedosto

HTML-
tiedosto

XML-
tiedosto

Share-
Point-
luettelo

Ohjattu tekstin tuominen

Kyllä

Ei

Ei

Kyllä

Ei

Ei

Ei

Pivot-taulukkoraportti
(ei OLAP)

Ei

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei

Ei

Kyllä

Pivot-taulukkoraportti
(OLAP)

Ei

Kyllä

Ei

Ei

Ei

Ei

Ei

Excel-taulukko

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Ei

Ei

Kyllä

Kyllä

XML-tietokartta

Kyllä

Ei

Ei

Ei

Ei

Kyllä

Ei

Web-kysely

Kyllä

Ei

Ei

Ei

Kyllä

Kyllä

Ei

Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Microsoft Query

Kyllä

Ei

Kyllä

Kyllä

Ei

Ei

Ei

Huomautus: Nämä tiedostot, ohjatulla tekstin tuontitoiminnolla tuotu tekstitiedosto, XML-tietokarttaa käyttämällä tuotu XML-tiedosto ja WWW-kyselyllä tuotu HTML- tai XML-tiedosto, eivät tarvitse ODBC-ohjainta tai OLE DB ‑palvelua yhteyden muodostamiseksi tietolähteeseen.

Excel Services ja tietolähdetuki

Jos haluat, että Excel-työkirja näkyy Excel Servicesissä, voit muodostaa yhteyden ja päivittää tiedot, mutta tätä varten on käytettävä Pivot-taulukkoraporttia. Excel Services ei tue ulkoisia tietoalueita, mikä tarkoittaa sitä, että Excel Services ei tue Excel-taulukkoa, joka on yhdistetty tietolähteeseen, WWW-kyselyyn, XML-tietokarttaan tai Microsoft Queryyn.

Tämän rajoituksen voi kuitenkin ohittaa muodostamalla yhteyden tietolähteeseen Pivot-taulukon avulla ja suunnittelemalla Pivot-taulukon sitten kaksiulotteiseksi taulukoksi, jossa ei ole tasoja, ryhmiä eikä välisummia, jolloin kaikki halutut rivi- ja sarakearvot ovat näkyvissä. Lisätietoja on kohdassa Ulkoisen taulukon tietojen määrittäminen Excel Servicesin käyttöön pivot-taulukkoraporteilla.

Sivun alkuun

MDAC (Microsoft Data Access Components) -aiheisia tietoja

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 sisältyy Microsoft Windows Server 2003:een, Windows Vistaan ja Windows XP SP2:een. MDAC:n avulla voit muodostaa yhteyden erilaisiin relaatiotietolähteisiin ja ei-relaatiotietolähteisiin sekä käyttää niiden tietoja. ODBS (Open Database Connectivity) -ohjainten tai OLE DB -palveluiden avulla voit muodostaa yhteyden useaan erityyppiseen tietolähteeseen. Sekä ODBS-ohjaimet että OLE DB -palvelut voivat olla joko Microsoftin luomia ja toimittamia tai kolmansien osapuolten kehittämiä. Kun Microsoft Office asennetaan, tietokoneeseen lisätään muita ODBC-ohjaimia ja OLE DB -palveluita.

Jos haluat tarkastella tietokoneeseen asennettujen OLE DB -palveluiden täydellistä luetteloa, avaa Tietolinkin ominaisuudet -valintaikkuna tietolinkkitiedostosta ja valitse Toimittaja-välilehti.

Jos haluat tarkastella tietokoneeseen asennettujen ODBC-palveluiden täydellistä luetteloa, tuo ODBC-tietolähteen hallinta -valintaikkunan näkyviin ja valitse Ohjaimet-välilehti.

Muiden valmistajien ODBC-ohjainten ja OLE DB -palveluiden avulla tietoja voi noutaa myös muista kuin Microsoft-tietolähteistä, mukaan lukien muiden tyyppisistä ODBC- ja OLE DB -tietokannoista. Tietoja näiden ODBC-ohjainten tai OLE DB -palveluiden asentamisesta saat tietokannan käyttöohjeista tai tietokannan toimittajalta.

Sivun alkuun

Yhteyden muodostaminen tietolähteisiin ODBC:n avulla

ODBC (Open Database Connectivity) kuvataan seikkaperäisesti artikkelin seuraavissa kappaleissa.

ODBC-arkkitehtuuri

ODBC-arkkitehtuurissa sovellus (esimerkiksi Excel) muodostaa yhteyden ODBC-ohjaimien hallintaan, joka puolestaan käyttää tiettyä ODBC-ohjainta (esimerkiksi Microsoft SQL ODBC -ohjainta) tietolähdeyhteyden muodostamiseen (tietolähde voi olla esimerkiksi Microsoft SQL Server -tietokanta).

Yhteyden tietojen määrittäminen

Tekemällä seuraavat toimet voit muodostaa yhteyden ODBC -tietolähteisiin:

  1. Varmista, että asianmukainen ODBC-ohjain on asennettu tietokoneeseen, jossa tietolähde sijaitsee.

  2. Määritä tietolähteen nimi (DSN-nimi) joko siten, että pyydät ODBC-tietolähteen järjestelmänvalvojaa tallentamaan yhteyden tiedot rekisteriin tai DSN-tiedostoon, tai siten, että välität yhteyden tiedot suoraan ODBC-ohjainten hallintaan Microsoft Visual Basic -koodissa olevan yhteysmerkkijonon avulla.

    Voit määrittää tietolähteen Windows Vistassa napsauttamalla Käynnistä-painiketta ja valitsemalla sitten Ohjauspaneeli. Valitse Järjestelmä ja ylläpito ja sitten Valvontatyökalut. Valitse Windows XP:ssä ja Windows Serverissä Käynnistä ja sitten Ohjauspaneeli. Valitse Suorituskyky ja ylläpito, valitse Valvontatyökalut ja valitse sitten Tietolähteet (ODBC). Lisätietoja eri vaihtoehdoista saat napsauttamalla kunkin valintaikkunan Ohje-painiketta.

Konetietolähde

Konetietolähteissä yhteyden tiedot tallennetaan tietyn tietokoneen rekisteriin käyttäjän määrittämällä nimellä. Konetietolähteitä voi käyttää vain siinä tietokoneessa, johon ne on määritetty. Konetietolähteet voivat olla käyttäjän tai järjestelmän tietolähteitä. Käyttäjän tietolähteitä voi käyttää vain nykyinen käyttäjä, ja vain hän näkee ne. Järjestelmän tietolähteitä voivat käyttää kaikki tietokoneen käyttäjät, ja kaikki tietokoneen käyttäjät näkevät ne.

Konetietolähteestä on hyötyä erityisesti silloin, kun haluat parantaa tietosuojaa, sillä vain kirjautuneet käyttäjät voivat tarkastella konetietolähdettä eikä etäkäyttäjä voi kopioida konetietolähdettä toiseen tietokoneeseen.

Tiedostotietolähde

Tiedostotietolähteissä (eli DSN-tiedostoissa) yhteyden tiedot tallennetaan tekstitiedostoon, ei rekisteriin. Tiedostotietolähteet ovatkin tavallisesti joustavampia kuin konetietolähteet. Voit esimerkiksi kopioida tiedostotietolähteen mihin tahansa tietokoneeseen, jossa on asianmukainen ODBC-ohjain. Tällöin sovellus voi hyödyntää johdonmukaisia ja tarkkoja yhteyden tietoja kaikissa käyttämissään tietokoneissa. Voit sijoittaa tiedostotietolähteen myös yksittäiseen palvelimeen, jakaa sen usean verkkoon kytketyn tietokoneen kesken sekä hallita yhteyden tietoja vaivattomasti yhdessä sijainnissa.

Tiedostotietolähde voi olla myös jakamaton. Jakamaton tiedostotietolähde sijaitsee yksittäisessä tietokoneessa ja viittaa konetietolähteeseen. Jakamattomien tiedostotietolähteiden avulla aiemmin luotuja konetietolähteitä voi käyttää tiedostotietolähteistä.

Sivun alkuun

Tietolähdeyhteyksien muodostaminen OLE DB:n avulla

Seuraavissa kappaleissa on OLE DB (Object Linking and Embedding Database) -tietokannan seikkaperäinen kuvaus.

OLE DB -arkkitehtuuri

OLE DB -arkkitehtuurissa tietoja käyttävää sovellusta (joka voi olla esimerkiksi Excel) kutsutaan tiedonkäyttäjäksi. Ohjelmaa, joka mahdollistaa tietojen sisäisen käytön, kutsutaan puolestaan tietokantapalveluksi (esimerkiksi Microsoft OLE DB Provider for SQL Server on tietokantapalvelu).

Yhteyden tietojen määrittäminen

Universal Data Link -tiedostossa (.udl-tiedostossa) on yhteyden tiedot, joiden avulla tiedonkäyttäjä käyttää tietolähdettä tietolähteen OLE DB -palvelun välityksellä. Voit luoda yhteyden tiedot tekemällä jommankumman seuraavista toimista:

  • Määritä OLE DB -palvelun tietolinkki ohjatun tietoyhteyden muodostamisen Tietolinkin ominaisuudet -valintaikkunassa. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen tuominen muodostamalla ohjattu tietoyhteys.

  • Luo tyhjä tekstitiedosto, jonka tiedostotyyppi on .udl. Kun muokkaat tiedostoa, Tietolinkin ominaisuudet -valintaikkuna tulee näkyviin.

Sivun alkuun

Tietojen päivittäminen

Kun yhteys ulkoiseen tietolähteeseen on avoinna, voit myös hakea päivitettyjä tietoja päivitystoiminnon avulla. Aina kun päivität tietoja, näet uusimman version tiedoista, joihin sisältyvät kaikki edellisen päivityksen jälkeen tehdyt muutokset.

Seuraavassa kuvassa näkyy, mitä tapahtuu, kun ulkoiseen tietolähteeseen yhdistetyt tiedot päivitetään.

Ulkoisten tietojen päivittämisen perusprosessi

1. Päivitystoiminto hakee ajan tasalla olevat tiedot.

2. Yhteystiedostossa määritetään kaikki tiedot, joita ulkoisen tietolähteen tietojen käyttämiseen ja noutamiseen tarvitaan.

3. Päivitettävät tiedot voivat olla eri tietolähteissä: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, laskentataulukot ja tekstitiedostot.

4. Päivitetyt tiedot tallentuvat käytössä olevaan työkirjaan.

Excelissä on tuotujen tietojen päivittämistä varten useita vaihtoehtoja, kuten tietojen päivitys aina työkirjaa avattaessa ja tietyin väliajoin tapahtuva automaattinen tietojen päivitys. Voit jatkaa työskentelyä Excelissä tietojen päivittämisen aikana ja voit myös tarkistaa päivityksen tilan päivittämisen aikana.

Jos ulkoinen tietolähde edellyttää salasanaa, jotta tietoja voi käyttää, voit määrittää, että salasana on annettava aina, kun ulkoinen tietoalue päivitetään.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen tietolähteistä

Windows XP, Windows Vista ja Microsoft Office sisältävät ODBC-ohjaimet ja OLE DB ‑palvelut, joilla voi noutaa tietoja seuraavista yleisistä tietolähteistä: Microsoft Office Access, Internetin HTML-tiedostot, tekstitiedostot, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Analysis Services ja XML-tiedostot. Ohjatun tietoyhteyden muodostamisen ja Microsoft Queryn avulla voit myös käyttää monia muita tietolähteitä, joilla on tarvittavat OLE DB ‑palvelut ja ODBC-ohjaimet, kuten muita Excel-laskentataulukoita sekä Microsoft FoxPro-, dBASE-, Paradox-, Oracle- ja DB2-tiedostoja.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen Access-tietokannasta

Tietoja voidaan vaihtaa Microsoft Office Accessin ja Microsoft Office Excelin välillä monella tavalla.

  • Jos haluat tuoda tietoja Accessista Exceliin, voit kopioida tiedot Accessin taulukosta ja liittää ne Excelin laskentataulukkoon, voit muodostaa yhteyden Access-tietokantaan Excelin laskentataulukosta tai voit viedä Access-tiedot Excel-laskentataulukkoon.

  • Jos haluat tuoda tietoja Excelistä Accessiin, voit kopioida tiedot Excelin laskentataulukosta ja liittää ne Accessin taulukkoon, voit tuoda Excelin laskentataulukon Access-tietokantaan tai voit linkittää Excel-laskentataulukon Access-taulukkoon.

Huomautus: Sanalla viedä on kaksi erilaista merkitystä Excelistä ja Accessista puhuttaessa. Excelissä sana tuoda tarkoittaa pysyvän yhteyden muodostamista tietoihin, ja tietoja voidaan päivittää. Accessissa sana tuoda tarkoittaa tietojen tuomista Accessiin kerran ilman yhteyden muodostamista.

Accessin tietojen käsitteleminen Excelissä

Haluat ehkä käsitellä Accessin tietoja Excelin työkirjassa, jotta voit hyödyntää tietojen analysointi- ja kaavion piirtotoimintoja, joustavaa tietojen järjestämistä ja asettelua tai muita toimintoja, joita Access ei tue.

Yhteyden muodostaminen Accessin tietoihin Excelistä

Voit tuoda päivitettävät Access-tiedot Exceliin luomalla yhteyden Access-tietokantaan ja noutamalla kaikki tiedot taulukosta tai kyselystä. Voit esimerkiksi halutessasi päivittää Excelissä olevan budjettiraportin yhteenvedon kerran kuukaudessa ennen raportin jakamista, jolloin se sisältää ajan tasalla olevat tiedot.

Accessin tietojen vieminen Exceliin

Accessin ohjatulla vientitoiminnolla voit viedä Access-tietokantaobjektin, kuten taulukon, kyselyn, lomakkeen tai näkymästä valitut tietueet Excelin laskentataulukkoon. Viennin yhteydessä voit tallentaa tiedot myöhempää käyttöä varten ja jopa ajoittaa vientitoiminnon tapahtumaan automaattisesti tietyin väliajoin.

Seuraavassa on muutamia tavallisia tapauksia, jolloin tietoja halutaan viedä Accessista Exceliin:

  • Osasto tai työryhmä käyttää tietojen käsittelemiseen sekä Accessia että Exceliä. Tiedot tallennetaan Access-tietokantoihin, mutta Exceliä käytetään tietojen analysoimiseen ja analyysin tulosten jakamiseen. Työryhmä vie tiedot Exceliin tarvittaessa, mutta haluaisit tehostaa tätä menettelyä.

  • Olet käyttänyt Accessia kauan, mutta päällikkösi haluaa tarkastella raportteja Excelissä. Kopioit tiedot Exceliin säännöllisin väliajoin, mutta haluaisit säästää aikaasi automatisoimalla tämän prosessin.

Lisätietoja tietojen viemisestä Accessista Exceliin on Accessin ohjeessa.

Excelin tietojen käsitteleminen Accessissa

Haluat ehkä käsitellä Excelin tietoja Access-tietokannassa, jotta voisit käyttää hyväksi Accessin tiedonhallintaa, suojauksia tai monen käyttäjän toimintoja. Accessissa on monia hyödyllisiä toimintoja, mutta kaksi niistä on sellaisia, joita käyttäjät pitävät erityisen hyödyllisinä Excelin tietojen käsittelemisessä:

  • Raportit    Jos Accessin raporttien suunnitteleminen on sinulle tuttua ja haluat luoda yhteenvetoja sekä järjestää Excelin tietoja tämänlaisissa raporteissa, voit luoda Access-raportin. Voit esimerkiksi luoda joustavampia raportteja, kuten ryhmiteltyjä raportteja, yhteenvetoja, osoitelappuja ja graafisia raportteja.

  • Lomakkeet     Jos haluat etsiä tai näyttää Excelin tietoja käyttämällä lomakkeita, voit luoda Access-lomakkeen. Voit esimerkiksi luoda Access-lomakkeen ja näyttää kentät eri järjestyksessä kuin ne ovat laskentataulukossa tai voit näyttää pitkän tietorivin yhdessä näytössä.

Lisätietoja Accessin lomakkeista ja raporteista on Accessin ohjeessa.

Linkin luominen Excelin tietoihin Accessista

Voit linkittää Excelin alueen Accessin tietokantaan taulukkona. Käytä tätä menetelmää, kun aiot säilyttää alueen edelleen Excelissä, mutta haluat sen olevan saatavilla myös Accessista. Tällainen linkki tulee luoda Accessin tietokannassa, ei Excelissä.

Kun luot linkin Excelin laskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen, Access luo uuden taulukon ja linkittää sen lähdesoluihin. Kaikki Excelin laskentataulukon lähdesoluihin tekemäsi muutokset näkyvät linkitetyssä taulukossa. Et kuitenkaan voi muokata vastaavan taulukon sisältöä Accessissa. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, sinun on tehtävä se lähdetiedostossa.

Seuraavassa on tavallisia syitä, jonka vuoksi Excelin laskentataulukko halutaan linkittää Accessin tietokantaan:

  • Haluat pitää tiedot Excelin laskentataulukoissa, mutta haluat kuitenkin käyttää Accessin tehokkaita kysely- ja raporttitoimintoja.

  • Osasto tai työryhmä käyttää Accessia, mutta ulkoisista lähteistä tulevat käsiteltävät tiedot ovat Excelin laskentataulukoissa. Et haluat ylläpitää kopioita ulkoisista tiedoista, mutta haluat käsitellä tietoja Accessissa.

Lisätietoja tietojen linkittämisestä Accessista Exceliin on Accessin ohjeessa.

Excelin tietojen tuominen Accessiin

Jos haluat tallentaa tietoja Excelistä Access-tietokantaan ja sen jälkeen käyttää ja ylläpitää tietoja Accessissa, voit tuoda tiedot. Kun tuot tiedot, Access tallentaa ne uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta Excelissä olevia tietoja. Voit tuoda vain yhden laskentataulukon kerrallaan tuomistoiminnon aikana. Jos haluat tuoda tietoja useasta laskentataulukosta, tuo tiedot erikseen kustakin laskentataulukosta.

Seuraavassa on tavallisia syitä, joiden vuoksi tietoja halutaan tuoda Excelistä Accessiin:

  • Olet käyttänyt Exceliä kauan, mutta haluat uusia mahdollisuuksia ja haluat käsitellä tietoja Accessissa. Haluat siirtää Excelin laskentataulukoissa olevat tiedot Access-tietokantoihin.

  • Osasto tai työryhmä käyttää Accessia, mutta saat joskus tietoja, jotka ovat Excel-muodossa, ja ne on yhdistettävä Access-tietokantoihin. Haluat tuoda vastaanottamasi Excel-laskentataulukot tietokantaan.

  • Käytät Accessia omien tietojesi hallitsemiseen, mutta työryhmän muilta jäseniltä vastaanottamasi viikkoraportit ovat Excel-työkirjoja. Haluat nopeuttaa tuomisprosessia ja varmistaa, että tiedot tulevat tuoduksi joka viikko tiettyyn aikaan omaan tietokantaasi.

Lisätietoja tietojen tuomisesta Excelistä Accessiin on Accessin ohjeessa.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen Internetistä

WWW-sivut sisältävät usein tietoja, jotka soveltuvat hyvin Excelissä analysoitavaksi. Voit esimerkiksi analysoida osakekursseja Excelissä käyttämällä suoraan WWW-sivusta saatavia tietoja. Voit määrittää, että tiedot ovat päivitettävissä (eli voit päivittää tiedot Excelissä uusimmilla WWW-sivun tiedoilla), tai voit noutaa tiedot WWW-sivusta ja pitää ne muuttumattomina laskentataulukossa.

WWW-kyselyn avulla voit noutaa intranetiin tai Internetiin tallennetut tiedot, kuten yksittäisen taulukon, useita taulukoita tai kaiken WWW-sivussa olevan tekstin, sekä analysoida tiedot Excelin työkaluilla ja toiminnoilla. Painiketta napsauttamalla voit päivittää tiedot WWW-sivun uusimmilla tiedoilla. Voit esimerkiksi noutaa ja päivittää osakekurssit julkisesta WWW-sivusta tai noutaa ja päivittää myyntitietotaulukon yrityksen WWW-sivusta.

Voit tuoda WWW-sivulta tietoja käyttämällä Uusi WWW-kysely ‑valintaikkunaa. (Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Internetistä.) Tarvitset pääsyn Internetiin yrityksen intranetin kautta tai tietokoneessa tai verkossa olevan modeemin kautta tai voit tehdä kyselyn paikallisista HTML- tai XML-tiedostoista.

Sivun alkuun

Tekstitiedostojen tuominen

Excelissä voit tuoda tietoja tekstitiedostosta laskentataulukkoon. Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Tekstistä. Ohjattu tekstin tuontitoiminto tutkii tuotavan tekstitiedoston ja auttaa varmistamaan, että tietojen tuonti tapahtuu haluamallasi tavalla.

Voit tuoda tietoja tekstitiedostosta Exceliin kahdella tavalla: voit avata tekstitiedoston Excelissä (jolloin yhteyttä ei muodosteta tekstitiedostoon) tai voit tuoda tekstitiedoston ulkoisena tietoalueena (jolloin yhteys tekstitiedostoon muodostetaan).

On olemassa kaksi yleisesti käytettyä tekstitiedostomuotoa:

  • Erotellut tekstitiedostot (.txt), joissa SARKAIN-merkki (ASCII-merkkikoodi 009) erottaa yleensä jokaisen tekstikentän.

  • Pilkkuerottimia sisältävät tekstitiedostot (.csv), joissa pilkkumerkki (,) yleensä erottaa tekstikentät toisistaan.

Voit myös muuttaa sekä erotelluissa tekstitiedostoissa että .csv-tekstitiedostoissa käytettävän erotinmerkin. Tämä voi olla tarpeen, kun haluat varmistaa, että tuonti- tai vientitoiminto toimii haluamallasi tavalla.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen Microsoft SQL Serveristä

Microsoft SQL Server on monipuolinen relaatiotietokantaohjelma, jolla voi luoda laajoja tietoratkaisuja silloin, kun suorituskyky-, käytettävyys, skaalattavuus- ja suojausvaatimukset ovat suuret. Excelissä voi helposti muodostaa yhteyden Microsoft SQL Server ‑tietokantaan. Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmässä Muista lähteistä ja valitse sitten SQL Serveristä.

Kun muodostat yhteyden Microsoft SQL Server ‑tietokantaan, ohjattu tietoyhteyden muodostaminen näyttää kolme sivua:

  • Sivu 1: Muodosta yhteys tietokantapalvelimeen     Tässä voit valita palvelimen ja määrittää, miten siihen kirjaudutaan.

  • Sivu 2: Valitse tietokanta ja taulukko    Tässä voit valita tietokannan sekä taulukon tai kyselyn.

  • Sivu 3: Tallenna datatiedosto ja yhteys    Tässä voit määrittää ja kuvata yhteystiedoston sekä tiedoston paikantamisessa käytettävät hakulausekkeet.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen Microsoft SQL Server Analysis Servicesistä

Analysis Services (Microsoft SQL Serverin osa) tukee yritystietoa ja muodostaa Online Analytical Processing (OLAP) -analyysijärjestelmien, suorituskykyilmaisimien (tuloskorttien), tietojen louhinnan ja raporttinäkymiä käyttävien raportointijärjestelmien perustan. Excelissä voi helposti muodostaa yhteyden Analysis Services ‑OLAP-tietokantaan käyttämällä OLAP-palvelua. (Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Muista lähteistä ja valitse sitten Analyysipalveluista.) OLAP-palvelu on ohjelmisto, joka mahdollistaa yhteyden tietyntyyppiseen OLAP-tietokantaan. Tämä ohjelmisto voi sisältää tietolähdeohjaimen ja muita asiakasohjelmistoja, joita tarvitaan tietokantayhteyden luomiseksi. Pivot-taulukkoraporttia on käytettävä muodostettaessa yhteys OLAP-palveluun.

Voit käyttää OLAP-tietoja myös silloin, kun yhteyttä OLAP-tietolähteeseen ei ole. offline-kuutiotiedosto on .cub-tunnisteella varustettu tiedosto, johon on tallennettu osa OLAP-palvelimen tietokannan lähdetiedot-osiosta. Offline-kuutiotiedoston avulla voit jatkaa Pivot-taulukko- ja Pivot-kaavioraporttien muuttamista, kun palvelin ei ole käytettävissä tai kun et ole yhteydessä verkkoon.

Kun muodostat yhteyden Microsoft SQL Server Analysis Services -palveluun, ohjattu tietoyhteyden muodostaminen näyttää kolme sivua:

  • Sivu 1: Muodosta yhteys tietokantapalvelimeen     Tässä voit valita palvelimen ja määrittää, miten siihen kirjaudutaan.

  • Sivu 2: Valitse tietokanta ja taulukko    Tässä voit määrittää tietokannan ja kuution.

  • Sivu 3: Tallenna datatiedosto ja yhteys    Tässä voit määrittää ja kuvata yhteystiedoston sekä tiedoston paikantamisessa käytettävät hakulausekkeet.

Sivun alkuun

XML-tietojen tuominen

Office Excelissä käyttäjän on helppo tuoda muissa tietokannoissa ja sovelluksissa luotuja XML (Extensible Markup Language) -tietoja, määrittää XML-mallin XML-elementtejä laskentataulukon soluihin ja viedä muokattuja XML-tietoja muiden tietokantojen ja sovellusten käytettäviksi. Nämä XML-toiminnot voi mieltää vaikkapa siten, että Office Excel toimii XML-datatiedostogeneraattorina, jossa vain on tuttu käyttöliittymä.

XML-tietokarttojen avulla käyttäjä voi vaivattomasti lisätä, tunnistaa ja poimia tiettyjä liiketoimintatietoja Excel-tiedostoista. Esimerkiksi lasku, jossa on asiakkaan nimi ja osoite, tai raportti, jossa on edellisen neljänneksen tulos, on nyt muutakin kuin pelkkä kiinteä raportti. Nämä tiedot voi helposti tuoda tietokannasta tai sovelluksesta muutosten tekemistä varten ja viedä takaisin samaan tai kokonaan muuhun tietokantaan tai sovellukseen.

Keskeiset XML-skenaariot

XML-toiminnot on suunniteltu erityisesti seuraavia keskeisiä tilanteita varten:

  • Aiemmin luotujen Excel-mallien toiminnallisuutta voi täydentää määrittämällä niiden valmiisiin soluihin XML-elementtejä. Tällöin XML-tiedot voi aiempaa helpommin siirtää malleihin ja pois malleista, eikä niitä tarvitse suunnitella uudelleen.

  • Kun XML-elementit määritetään aiemmin luotuihin laskentataulukoihin, XML-tietoja voi käyttää valmiiden laskentamallien syötteinä.

  • XML-datatiedostot voi tuoda uuteen työkirjaan.

  • XML-tiedot voi tuoda Web-palvelusta Excel-laskentataulukkoon.

  • Määritettyjen solujen tiedot voi viedä XML-datatiedostoon erillään työkirjan muista tiedoista.

Perustietoja siitä, kuinka XML-tietoja käsitellään Excelissä

Seuraavassa kaaviossa näkyy, kuinka erilaiset toiminnot ja tiedostot toimivat yhdessä, kun XML:ää käytetään Excelissä. Prosessissa on viisi päävaihetta:

Yleiskatsaus Excelin toiminnasta XML-tietojen kanssa

Kuvateksti 1 XML-rakennetiedoston (.xsd) lisääminen työkirjaan

Kuvateksti 2 XML-rakenne-elementtien yhdistäminen yksittäisiin soluihin tai XML-luetteloihin

Kuvateksti 3 XML-datatiedoston tuominen (.xml) ja XML-elementtien sitominen yhdistettyihin soluihin

Kuvateksti 4 Tietojen lisääminen, yhdistettyjen solujen siirtäminen ja Excelin toimintojen hyödyntäminen säilyttämällä XML-rakenne ja määritelmät

Kuvateksti 5 Muokattujen tietojen vieminen yhdistetyistä soluista XML-datatiedostoon

XML-tietojen käyttäminen

Kun tuot XML-datatiedoston sisällön työkirjaan aiemmin luotuun XML-määritykseen, tiedoston tiedot sidotaan XML-määritykseen, joka on tallennettu työkirjaan. Tämä merkitsee, että XML-datatiedoston jokaisella dataelementillä on XML-rakenteessa vastaava elementti, jonka käyttäjä on määrittänyt XML-rakennetiedostosta tai johdetusta rakenteesta. Kullakin XML-määrityksellä voi olla vain yksi XML-tietosidonta, ja XML-tietosidonta on sidottu kaikkiin yksittäisestä XML-määrityksestä luotuihin määrityksiin.

XML-määrityksen ominaisuudet ‑valintaikkunassa (valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmästä Määritä ominaisuudet) on kolme asetusta (kaikki oletusarvoisesti valittuina), joilla voi hallita XML-tietosidonnan toimintaa:

  • Tarkista tiedot mallin pohjalta tuontia ja vientiä varten    Määrittää, tarkistaako Excel tiedot XML-määritysten pohjalta tietoja tuotaessa. Valitse asetus, kun haluat varmistaa, että tuomasi XML-tiedot ovat XML-rakenteen mukaisia.

  • Korvaa vanhat tiedot uusilla tiedoilla    Määrittää, korvataanko tiedot tietoja tuotaessa. Valitse asetus, kun haluat korvata nykyiset tiedot uusilla tiedoilla, esimerkiksi silloin, kun päivitetyt tiedot sisältyvät uuteen XML-datatiedostoon.

  • Lisää uudet tiedot vanhoihin XML-luetteloihin    Määrittää, lisätäänkö tietolähteen sisältö laskentataulukon aiemmin luotuihin tietoihin. Valitse asetus, jos kokoat tietoja XML-luetteloon useista samankaltaisista XML-datatiedostoista tai jos et halua korvata funktion sisältävän solun sisältöä.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen muodostamalla ohjattu tietoyhteys

Ohjatun tietoyhteyden muodostamisen avulla voit muodostaa yhteyden aiemmin määritettyyn OLE DB ‑tietolähteeseen ja ulkoiseen ODBC-tietolähteeseen. Voit avata ohjatun tietoyhteyden muodostamisen valitsemalla Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Muista lähteistä ja valitsemalla sitten Ohjatusta tietoyhteyden muodostamisesta.

Jos valitset Muut tai lisäpalvelimet ‑tietolähdevaihtoehdon ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa, voit tarkastella luetteloa käytettävissä olevista OLE DB ‑palveluista Tietolinkin ominaisuudet ‑valintaikkunassa. Microsoft OLE DB ‑palvelu ODBC-ohjaimia varten mahdollistaa myös ODBC-tietolähteiden käytön. Lisätietoja tämän valintaikkunoiden käytöstä saat valitsemalla Tietolinkin ominaisuudet ‑valintaikkunasta Ohje.

Yhteyden tiedot voi määrittää Tietolinkin ominaisuudet ‑valintaikkunassa seuraavasti:

  • Valitse Toimittaja-välilehdessä OLE DB ‑palvelu ja valitse sitten Seuraava. Näkyviin tulee Yhteys-välilehti, jossa voit määrittää kyseisen OLE DB ‑palvelun yhteystiedot.

    Kukin OLE DB ‑palvelu määrittää tietyt yhteystiedot. Esimerkiksi Microsoft OLE DB ‑palvelu SQL Serveriä varten edellyttää palvelimen nimeä, palvelimen sijaintia ja käyttäjän nimeä. Voit myös määrittää lisätietoja, kuten salasanan, tai sen, käytetäänkö Microsoft Windowsin integroitua suojausta.

  • Valitse Lisäasetukset-välilehti, jos haluat määrittää lisätietoja, kuten verkkoasetuksia ja käyttöoikeuksia.

  • Valitse Kaikki-välilehti, jos haluat määrittää OLE DB ‑palvelun alustusominaisuudet.

Huomautus: Tietoja ei voi suodattaa eikä yhdistää ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen Microsoft Queryn avulla

Tietoja voi tuoda myös Microsoft Queryn avulla. (Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot ‑ryhmästä Muista lähteistä ja valitse sitten Microsoft Querystä.) Microsoft Queryllä voi noutaa tietoja määrittämällä ODBC-tietolähteitä. Microsoft Queryssä voi luoda yksinkertaisen kyselyn ohjatun kyselyn luomisen avulla. Voit myös luoda tavallista vaativamman kyselyn, jolla voi tehdä seuraavia asioita:

  • suodattaa tietorivejä tai ‑sarakkeita ennen niiden tuontia Exceliin

  • luoda parametrikyselyn

  • lajitella tiedot ennen niiden tuontia Exceliin

  • yhdistää useita taulukoita.

Microsoft Queryssä on yksinkertainen käyttöliittymä, jota on helppo käyttää Excelistä ja jolla voi suorittaa nämä erityiskyselytehtävät.

Sivun alkuun

Tietojen tuominen ohjelmallisesti ja funktioiden avulla

Jos olet sovelluskehittäjä, voit hyödyntää erilaisia Excelistä löytyviä tietojen tuontitapoja:

  • Voit muodostaa yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen Visual Basic for Applicationsin avulla. Tietolähteen mukaan voit käyttää tietojen noutamisessa joko ActiveX-dataobjekteja tai DAO-objekteja. Voit myös määrittää ohjelmakoodiin yhteysmerkkijonon, joka määrittää yhteyden tiedot. Yhteysmerkkijonon käytöstä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun et halua, että järjestelmänvalvojan tai käyttäjän pitää ensin luoda yhteystiedosto, tai kun haluat yksinkertaistaa sovelluksen asennusta.

  • Jos tuot tietoja SQL Server ‑tietokannasta, harkitse SQL Native Clientiä, joka on erillinen, OLE DB- ja ODBC-tietoyhteyksiä varten käytetty ohjelmointirajapinta. SQL OLE DB ‑palvelu ja SQL ODBC ‑ohjain on siinä yhdistetty yhdeksi DLL-kirjastoksi, ja se tarjoaa myös uusia toimintoja MDAC (Microsoft Data Access Component) ‑komponenttien lisäksi. SQL Native Clientilla voi luoda uusia sovelluksia tai täydentää aiempia sovelluksia uusilla SQL Server 2005 ‑ominaisuuksilla, joita ovat esimerkiksi Multiple Active Result Set (MARS), User-Defined Type (UDT) ja tuki XML-tietotyypille.

  • RTD-funktio noutaa tosiaikaisia tietoja ohjelmasta, joka tukee COM-automaatiota. RTD COM ‑automaatioapuohjelma täytyy luoda ja rekisteröidä paikalliseen tietokoneeseen.

  • SQL.REQUEST-funktio muodostaa yhteyden ulkoiseen tietolähteeseen ja suorittaa laskentataulukkoon liittyvän kyselyn. Sen jälkeen SQL.REQUEST-funktio palauttaa tulokset matriisina ilman makrojen ohjelmointia. Jos tämä funktio ei ole käytettävissä, asenna Microsoft Excel ODBC -apuohjelma (Xlodbc.xla). Voit asentaa apuohjelman Microsoft Office Onlinen verkkosivustosta.

Lisätietoja Visual Basic for Applicationsin luonnista on Visual Basicin ohjetoiminnossa.

Sivun alkuun

Tietoyhteyden suojaaminen

Tietoturva-asiat kannattaa pitää mielessä muodostettaessa yhteyttä ulkoiseen tietolähteeseen tai päivitettäessä tietoja. Tietoturvan voi varmistaa toimimalla seuraavien ohjeiden mukaan.

Sivun alkuun

Tietoyhteyksien tallentaminen luotettuun sijaintiin

Tietoyhteystiedosto sisältää usein vähintään yhden kyselyn, jonka avulla tiedot päivitetään. Korvaamalla tämän tiedoston luvaton käyttäjä voi suorittaa laatimansa kyselyn, joka noutaa luottamuksellisia tietoja ja lähettää ne ulkopuolisille, tai suorittaa joitakin muita haitallisia toimia. Siksi on tärkeää varmistaa seuraavat asiat:

  • Yhteystiedosto on luotettavan henkilön kirjoittama.

  • Yhteystiedosto on turvallinen, ja se on peräisin luotetusta sijainnista.

Voit parantaa suojausta ulkoisten tietoyhteyksien poistetaan käytöstä tietokoneessa. Muodostaa tietoihin, kun avaat työkirjan, sinun on aktivoitava tietoyhteyksiä käyttämällä Valvontakeskus-palkki- tai työkirjan asettaminen luotettuun sijaintiin. Lisätietoja on artikkelissa luominen, poistaminen tai muuttaa luotetun sijainnin tiedostosijainninlisääminen, poistaminen tai luotettavan julkaisijan tarkasteleminenja Valvontakeskuksen tietoturva-asetusten tarkasteleminen.

Sivun alkuun

Valtuustietojen turvallinen käyttäminen

Ulkoisen tietolähteen käyttäjä tarvitsee yleensä valtuustiedot (esimerkiksi käyttäjätunnuksen ja salasanan), joiden avulla käyttäjä todennetaan. Pidä huolta siitä, että valtuustiedot toimitetaan sinulle turvallisesti ja että et epähuomiossa paljasta niitä muille.

Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä tekijöitä. Vahva salasana: Y6dh!et5. Heikko salasana: House27. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkin mittainen. Vielä parempi on käyttää vähintään 14 merkin pituista tunnuslausetta.

Salasanan muistaminen on kuitenkin hyvin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi sitä palauttaa. Jos kirjoitat salasanan ylös, säilytä sitä turvallisessa paikassa erillään tiedoista, joita salasanan on tarkoitus suojata.

Kirjautumistiedot kannattaa jättää tallentamatta, kun luot yhteyden tietolähteisiin. Nämä tiedot voidaan tallentaa tekstimuodossa työkirjaan ja yhteystiedostoon, jolloin vahinkoa aiheuttavat ulkopuoliset käyttäjät voivat päästä tietoihin käsiksi ja vaarantaa tietolähteen turvallisuuden.

Jos se suinkin on mahdollista, käytä Windows-todennusta (eli luotettua yhteyttä), joka muodostaa yhteyden SQL-palvelimeen Windows-käyttäjätilin avulla. Kun käyttäjä muodostaa yhteyden Windows-käyttäjätilin avulla, SQL-palvelin tarkistaa käyttäjänimen ja salasanan Windows-käyttöjärjestelmässä olevien tietojen perusteella. Ennen kuin voit käyttää Windows-todennusta, palvelimen järjestelmänvalvojan täytyy määrittää SQL-palvelin tämän todennusmenetelmän käyttöä varten. Jos Windows-todennus ei ole käytettävissä, käyttäjien tietoja ei kannata tallentaa. On turvallisempaa, että käyttäjät kirjoittavat käyttäjänimensä ja salasanansa aina kirjautuessaan järjestelmään.

Sivun alkuun

Turvallinen julkaiseminen Excel Servicesiin

Voit valita tietolähteen todennusmenetelmän Excel Services ‑palveluiden todennusasetukset ‑valintaikkunassa, kun käytät tietolähdettä Excel Servicesissä. Voit valita jokin seuraavista vaihtoehdoista tietolähteeseen kirjautumista varten:

  • Windows-todennus    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää nykyisen käyttäjän Windows-käyttäjänimeä ja salasanaa. Tämä on turvallisin tapa, mutta se saattaa vaikuttaa suorituskykyyn, jos käyttäjiä on useita.

  • Kertakirjaus Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää kertakirjausta. Syötä SSO ID -tekstikenttään sopiva tunnusmerkkijono. Sivuston järjestelmänvalvoja voi määrittää SharePoint-sivuston käyttämään kertakirjaustietokantaa, johon käyttäjänimi ja salasana voidaan tallentaa. Tämä menetelmä saattaa olla tehokkain, kun käyttäjiä on useita.

  • Ei mitään    Valitse tämän vaihtoehto, jos haluat, että käyttäjänimi ja salasana tallennetaan yhteystiedostoon.

Huomautus: Todennusasetusta käytetään ainoastaan Excel-palveluissa eikä sitä käytetä Microsoft Office Excelissä. Jos haluat varmistaa, että samat tiedot ovat käytössä, kun avaat työkirjan Excelissä tai Excel-palveluissa, tarkista, että Excelissä on sama todennusasetus.

Tietoyhteyskirjasto parantaa yhteyksien tietoturvaa. Tietoyhteyskirjasto on SharePointin erityinen tiedostokirjasto, joka voidaan määrittää luotettavaksi sijainniksi ja jonka avulla ODC-tiedostojen tallentaminen, suojaaminen, jakaminen ja hallinta on yksinkertaista. Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi siirtää tietokannan testipalvelimesta tuotantopalvelimeen tai päivittää tietoa käyttävän kyselyn. Kun käytetään vain yhtä tietoyhteyskirjastoon tallennettua ODC-tiedostoa, yhteystietojen hallinta on helppoa ja käyttäjät voivat helposti käyttää tietoja, sillä kaikki työkirjat käyttävät samaa yhteystiedostoa ja päivitystoimintoa riippumatta siitä, käyttävätkö ne asiakas- vai palvelintietokonetta. Yhteystiedoston uusimmat päivitykset ovat näin aina käyttäjien saatavilla. Voit määrittää Office SharePoint Serverin ja asiakastietokoneen niin, että ne havaitsevat yhteystiedostoon tehdyt muutokset automaattisesti ja käyttävät aina yhteystiedoston uusinta versiota. Lisätietoja on Office SharePoint Server 2007:n keskitetyn hallinnan ohjetoiminnossa.

Sivun alkuun

Ongelmia muodostettaessa yhteys tietoihin

Seuraavissa osissa on käsitelty erilaisia ongelmia, joita voi ilmetä muodostettaessa yhteys ulkoisiin tietoihin.

Sivun alkuun

Ongelma: levytila loppuu, kun yritän tuoda tietoja.

Jos levytila loppuu, kun muodostat yhteyttä ulkoisiin tietoihin, harkitse seuraavia asioita:

Levytilan vapauttaminen     Yritä vapauttaa levytilaa tyhjentämällä roskakori, varmuuskopioimalla tarpeettomia tiedostoja ja siirtämällä ne sitten pois kiintolevyltä tai poistamalla Windowsin osia, joita et tarvitse. Levytilan vapauttamisesta on lisätietoja Windowsin ohjetoiminnossa.

Mahdollisia strategioita tilanteisiin, jolloin levytila on rajallinen     Jos kiintolevyllä on vain vähän tilaa, kokeile seuraavia:

Microsoft Query    Tee jompikumpi seuraavista toimista:

  • Kyselyn yksinkertaistaminen     Varmista, että sisällytät kyselyyn vain tarvittavat taulukot ja kentät. Jos kyselyssä on tarpeettomia taulukoita tai kenttiä, poista ne, jolloin tilapäinen kyselytiedosto pienenee.

  • Tulosjoukon pienentäminen hakuehdoilla     Käytä hakuehtoja, joilla kysely noutaa vain tietyt ehdot kaikkien tietokannan tietueiden sijasta. Lisätietoja on Microsoft Queryn ohjeessa.

  • Rajoitus kyselyn palauttamien tietueiden määrälle     Rajoita kyselyn palauttamien tietueiden määrää. Valitse Microsoft Queryn Muokkaa-valikosta Asetukset, valitse Rajoita palautettavien tietueiden määrä -valintaruutu kohdassa Käyttäjäasetukset ja anna palautettavien tietueiden enimmäismäärä Tietueet-ruutuun.

Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen     Vaikka ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa ei voi rajoittaa tietoja, voit ehkä rajoittaa tietolähteen tietoja määrittämällä tietolähteeseen kyselyn. Jos et osaa tai jos sinulla ei ole oikeutta määrittää kyselyä tietolähteessä, ota yhteyttä tietojärjestelmänvalvojaan.

Sivun alkuun

Ongelma: mistä ohjattu OLAP-kuution luominen löytyy?

Microsoft Queryn ohjattu OLAP-kuution luontitoiminto, jolla voi luoda OLAP-kuution Jet-tietokannasta, ei ole enää käytettävissä Office Excelissä.

Sivun alkuun

Ongelma: mitä on tapahtunut tietojen noutopalveluille?

Microsoft Office 2003:ssa esitellyt tietojen noutopalvelut käyttävät Universal Data Connection (UDC) ‑tiedostoa (.udcx) verkkopalvelujen käytössä ja kyselyiden teossa eri tietolähteisiin.

Ohjatun tietoyhteyden muodostamisen Tervetuloa ohjattuun tietoyhteyden muodostamiseen ‑sivulla voit valita Microsoft Business Solutions- tai Tietojen noutopalvelut ‑tietolähdevaihtoehdon. Jos valitset Tietojen noutopalvelut ‑vaihtoehdon, valittavissa on kaksi tietojen noutopalvelua: Windows SharePoint Services ‑luettelot, jolloin tiedot noudetaan Windows SharePoint Services ‑palvelimen luetteloista ja tiedostokirjastoista, ja Microsoft SQL Server, jolloin tiedot noudetaan Microsoft SQL Server 2000:sta tai uudemmasta versiosta.

Vaikka ohjattu tietoyhteyden muodostaminen ei enää tue UDC-yhteystiedostojen muokkausta, Excel tukee jatkossakin nykyisiä tietojen noutopalvelujen yhteyksiä, ja voit yhä päivittää kyseiset yhteydet.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×