Yleiskatsaus: parhaat käytännöt ryhmäsivuston käytön hallintaan

Yleiskatsaus: parhaat käytännöt ryhmäsivuston käytön hallintaan

Jos olet ryhmäsivuston omistaja, sinun kannattaa ehkä luoda hallintomalli, joka vastaa sivuston käytäntöjä, prosesseja, rooleja ja vastuita. Mallin avulla voit hallita sitä, miten ihmiset käyttävät sivustoasi. Voit esimerkiksi edellyttää tiedostojen uloskuittausta, jotta useat henkilöt eivät yritä muokata tiedostoa samaan aikaan. Voit myös antaa vain tietyille henkilöille oikeuden luoda alisivustoja. Tässä artikkelissa annetaan yleiskuva ideoista ja parhaista käytännöistä, jotka kannattaa ottaa huomioon tällaista mallia luotaessa.

Huomautus: Jos etsit ohjeita sivuston luomiseen, katso SharePoint-sivuston luominen.

Artikkelin sisältö

Hallinnon esittely

Hallintomallin osat

Alisivustojen luominen

Oikeuksien hallinta

Tietoarkkitehtuuri

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen

Versioiden seuranta

Tiedoston hyväksynnän edellyttäminen

Ajantasaiset tiedot muutoksista

Työnkulkujen luominen

Sisältötyyppien määrittäminen

Valvonta

Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

Tallennusrajoitukset

Mukauttaminen

Siirtyminen

Haku

Sivuston tukemiseen liittyvät roolit ja vastuut

Tietojen suojaaminen

Hallinnon esittely

Tärkeä ja usein näkymätön osa mitä tahansa sivustoa on hallintomalli. Se muodostuu käytännöistä, rooleista, vastuista ja prosesseista, jotka määrittävät, miten ryhmän jäsenet käyttävät SharePointia.

Monilla organisaatioilla on käytössään hallintomalli sivustoja varten keskitetyn hallinnan tai sivustokokoelman tasolla. IT-osasto tai -ryhmä on voinut luoda sen ja voi vastata sen ylläpidosta.

Jos olet ryhmäsivuston tai muun sivustokokoelman alisivuston omistaja, sinun kannattaa luoda sivustoasi varten oma hallintomalli, joka vastaa juuri tämän sivuston tarpeita.

Hallintomallista on hyötyä, kun haluat tehdä seuraavia toimia:

  • ilmoittaa käyttäjille, milloin heidän on luotava uusi alisivusto luettelon tai muun sivuston sisällön sijaan

  • poistaa tarpeettomaksi käyneet alisivustot ja sisällön osat, jotka muuten veisivät turhaan tallennustilaa ja haittaisivat tietojen hakua

  • varmistaa, että käyttäjillä on tarvittavat käyttöoikeudet tarvitsemaansa sisältöön

  • ilmoittaa alisivustojen omistajille, mitä malleja ja teemoja he voivat käyttää

  • siirtää sujuvasti sivuston omistajuuden käyttäjältä toiselle.

Hallintomallin osat

Hallintomallissa on oltava seuraavat kohdat:

  • Sivustojen luominen

  • Oikeuksien hallinta

  • Tietoarkkitehtuuri

  • Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

  • Tallennusrajoitukset

  • Tietojen luokitteleminen

  • Mukauttaminen

  • Tietojen suojaaminen

  • Siirtyminen

  • Haku

  • Sivuston tukemiseen liittyvät roolit ja vastuut

Osa näistä seikoista voi olla määritetty valmiiksi sivustokokoelman tai organisaation hallintomallissa, esimerkiksi sivuston tallennustilan määrä sekä se, minkälaisia mukautuksia sivuston ulkoasuun ja toimintoihin voi tehdä. Toisilla taas ei ole välttämättä merkitystä ryhmäsivuston sisältämien tasojen määrän ja käyttäjämäärän mukaisesti. Vaikka sinun ei itse tarvitsisikaan tehdä näitä seikkoja koskevia päätöksiä, on kuitenkin hyvä tietää, millaisia päätöksiä on aiemmin tehty, jotta voit kertoa niistä sivuston käyttäjille ja ottaa tarpeen mukaan eri käytäntöjä käyttöön.

Seuraavassa on muutamia seikkoja, jotka on otettava huomioon uutta sivustoa määritettäessä.

Alisivustojen luominen

Haluat ehkä ryhmäsi jäsenten pystyvän luomaan ryhmäsivustoon alisivustoja tiettyä projektia varten.

Mahdollisuus luoda tarvittaessa uusia alisivustoja voi olla ryhmän kannalta hyödyllinen, mutta rajoittamaton sivustojen luominen voi riistäytyä käsistä. Jos alisivustoja voi lisätä vapaasti, voi ilmetä ongelmia. Esimerkki:

  • Oikean alisivuston löytäminen voi olla vaikeaa tai käyttäjät eivät ehkä saa selville, onko sellaista edes luotu.

  • Samoja tietoja voi olla useissa alisivustoissa, mikä tuhlaa kallista tallennustilaa ja lisää tietojen ylläpitämiseen tarvittavaa työtä.

  • Alisivustoissa voi olla pahimmillaan jopa vuosia sitten vanhentuneita tietoja, jotka tulevat näkyviin hakutuloksiin. Käyttäjän voi olla vaikeaa tietää, mitkä versiot tiedoista ovat oikeita.

  • Monien alisivustojen käyttöoikeuksien hallinta voi olla hyvin työlästä, ja käyttäjät voivat vahingossa saada käyttöönsä tietoja, joihin heillä ei pitäisi olla oikeuksia.

  • Organisaatiosta lähtevien työntekijöiden ylläpitämät alisivustot voivat jäädä ilman ylläpitäjää, mikä voi aiheuttaa sekaannusta muille käyttäjille ja näkyä hakutuloksissa virheellisinä tietoina.

Voit säästää aikaa ja vaivaa laatimalla sivustojen luomista koskevia käytäntöjä, joissa käsitellään esimerkiksi seuraavia seikkoja:

  • Kenellä on oikeus luoda alisivustoja?

  • Onko uudet alisivustot hyväksyttävä etukäteen? Jos on, kuka ne hyväksyy ja millä perusteilla?

  • Onko uusissa alisivustoissa käytettävä aiemmin luotuja malleja ja teemoja?

  • Kuinka paljon tietoja sivustoon voi tallentaa? Kuinka paljon palvelintilaa sivusto voi käyttää?

  • Mitkä ovat sivustojen siirtymisstrategioita ohjaavat säännöt?

  • Kuinka kauan alisivuston tietoja säilytetään ennen poistamista tai arkistointia?

Lisätietoja on kohdassa Sivuston tai alisivuston luominen.

Oikeuksien hallinta

Organisaation kriittisten tietojen eheyteen, luottamuksellisuuteen ja suojaukseen vaikuttaa se, miten turvalliseksi luot sivustosi; toisin sanoen se, kenelle määrität sivustosi käyttöoikeuden.

Sivuston käyttöoikeuksien myöntämistä ja rajoittamista kutsutaan oikeuksien hallinnaksi, ja se on yksi tärkeimmistä sivuston omistajan vastuualueista.

Seuraavassa on kerrottu muutamia vihjeitä, jotka kannattaa muistaa käyttöoikeusstrategiaa laadittaessa.

  • Myönnä käyttöoikeuksia vain tarpeen mukaan. Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.

  • Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät SharePointin oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin). Liitä suurin osa käyttäjistä Jäsenet- tai Vierailijat-ryhmään ja vain rajoitettu joukko Omistajat-ryhmään.

  • Luo selkeä hierarkia, joka hyödyntää käyttöoikeuksien periytymistä. Vältä siis käyttöoikeuksien myöntämistä yksittäisille käyttäjille ja käytä sen sijaan ryhmiä. Jos mahdollista, määritä alisivustojen käyttöoikeudet periytymään ryhmäsivustosta sen sijaan, että määrittäisit niille yksilölliset käyttöoikeudet.

  • Järjestä sisältö siten, että käyttöoikeuksien periytymistä hyödynnetään tehokkaasti. Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan. Voit esimerkiksi luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.

Lisätietoja käyttöoikeuksien määrittämisestä on kohdissa Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista ja Luettelon, kirjaston tai yksittäisen kohteen käyttöoikeuksien muokkaaminen.

Tietoarkkitehtuuri

Sivuston tietoarkkitehtuuri muistuttaa kirjan sisällysluetteloa: Se määrittää, kuinka sivuston tiedot – verkkosivut, tiedostot, luettelot ja data – järjestetään ja esitetään sivuston käyttäjille. Tietoarkkitehtuuri tallentuu usein sivuston sisällön, hakusanojen, tietotyyppien ja muiden käsitteiden hierarkkisena luettelona.

Jos haluat luoda tietoarkkitehtuurin, analysoi ensin sivustossa esitettävät tiedot. Seuraavassa on kysymyksiä, joita voit käyttää apuna tietoarkkitehtuuria kehittäessäsi:

  • Millaista sisältöä sivustossa tarvitaan? Miten se jakautuu alisivustoihin, luetteloihin, kirjastoihin ja niin edelleen?

  • Miten tiedot esitetään sivustossa?

  • Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?

  • Miten tiedot suunnataan tietyille käyttäjäryhmille?

  • Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?

Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen.

Jos käsittelemilläsi tiedoilla on suuri merkitys organisaatiollesi, jos ne tarvitsevat erityistä tietosuojaa tai jos ne ovat lainsäädännöllisten määräysten alaisia, voit määrittää luokitusmallin, joka tunnistaa erityiskäsittelyä vaativan sisällön.

Kun olet järjestänyt tiedot luetteloiksi ja kirjastoiksi, voit määrittää niiden hallintatavat hallintotoiminnoilla. Esimerkki:

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen

Kun tiedosto on tarpeen kuitata ulos, varmistat, että olet ainoa henkilö, joka voi muokata tiedostoa, kunnes se kuitataan takaisin sisään. Kun tiedostojen uloskuittaaminen edellytetään, useat henkilöt eivät voi enää tehdä muutoksia samaan aikaan, joten muokkausristiriitoja ja epäselvyyksiä ei pääse syntymään. Uloskuittaamisen edellyttäminen auttaa myös muistuttamaan työryhmän jäseniä siitä, että kommentti on lisättävä, kun tiedosto kuitataan sisään, jotta voit seurata helpommin versioiden välillä tapahtuneita muutoksia. Lisätietoja on kohdassa Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta.

Versioiden seuranta

Jos tiedostojen aiemmat versiotiedot on tarkoitus säilyttää, voit seurata, tallentaa ja palauttaa tiedostoja kirjastoissa. Voit määrittää, että kaikkia versioita seurataan samalla tavalla. Voit myös määrittää tietyt versiot pääversioiksi tai aliversioiksi. Pääversioksi voidaan määrittää esimerkiksi käyttöopas, johon lisätään uusi kappale, ja aliversioksi tiedosto, josta korjataan muutama oikeinkirjoitusvirhe. Tallennustilan hallinta helpottuu, kun määrität tallennettavien pää- ja aliversioiden määrän. Lisätietoja on kohdassa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?.

Voit määrittää tiedoston hyväksynnän pakolliseksi. Tiedostot jäävät odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksymisoikeudet, hyväksyy tai hylkää tiedoston. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella vielä hyväksymätöntä tiedostoa. Tästä ominaisuudesta voi olla hyötyä, jos kirjastossa on tärkeitä ohjeita tai käytäntöjä, joiden halutaan näkyvän muille käyttäjille vasta lopullisessa muodossaan. Lisätietoja tiedoston hyväksynnästä on kohdassa Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen.

Kirjastot tukevat RSS-tekniikkaa. Jos tämä ominaisuus otetaan käyttöön, työryhmän jäsenet saavat automaattisesti uutisten ja tietojen päivitykset (syötteet) tarkasteltavikseen yhteisessä sijainnissa. RSS-tekniikan avulla saat ilmoituksen kirjastoon tehdyistä muutoksista esimerkiksi silloin, kun kirjastoon tallennetut tiedot muuttuvat. RSS-syötteissä työryhmän jäsenet saavat kootut tiedot muuttuneista tiedostoista. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia, jotka kertovat tiedostoihin tehdyistä muutoksista. Lisätietoja RSS-syötteistä on kohdassa Sivuston tai sivustokokoelman RSS-syötteiden hallinta.

Tiedostokirjasto tai sisältötyyppi voi käyttää työnkulkuja, jotka organisaatio on määrittänyt liiketoimintaprosesseille. Tällaisia työnkulkuja ovat muun muassa tiedostojen hyväksynnän ja tarkistamisen hallinta. Työryhmä voi käyttää tiedostoihin liiketoimintaprosesseja eli työnkulkuja, jotka määrittävät, mitä toimintoja milloinkin suoritetaan (esimerkiksi hyväksytään tai käännetään tiedostoja). Työnkululla voidaan automaattisesti siirtää tiedostoja tai kohteita eteenpäin toimintojen tai tehtävien sarjassa. Kirjastoissa on oletusarvon mukaan käytettävissä kolme työnkulkua: hyväksyntä, joka reitittää tiedoston tietylle käyttäjäryhmälle hyväksyttäväksi; palautteen kerääminen, joka reitittää tiedoston tietylle käyttäjäryhmälle palautetta varten ja palauttaa tiedoston sitten työnkulun käynnistäneelle käyttäjälle käännettynä; ja allekirjoitusten pyytäminen, joka reitittää tiedoston tietylle käyttäjäryhmälle digitaalisten allekirjoitusten pyytämistä varten. Lisätietoja työnkuluista on kohdassa Tietoja SharePointin työnkuluista.

Jos työryhmä käsittelee useita tiedostotyyppejä, kuten laskentataulukoita, esityksiä ja asiakirjoja, voit laajentaa kirjaston toimintoja ottamalla käyttöön ja määrittämällä useita sisältötyyppi. Jos käytössä on useita kirjastoja, sisältötyypit mahdollistavat niiden joustavan ja yhdenmukaisen käytön. Jokainen sisältötyyppi voi määrittää mallin ja jopa työnkulku prosessit. Mallit sisältävät kyseistä tiedostotyyppiä koskevat alustavat muotoilut, mallitekstit ja ominaisuudet, kuten osaston nimen tai sopimuksen numeron. Lisätietoja sisältötyypeistä on kohdassa Johdanto sisältötyyppien käyttämiseen ja julkaisemiseen.

Jos kirjastossa on luottamuksellisia tiedostoja ja haluat tietää, miten niitä käytetään, voit määrittää käytännön, joka ottaa käyttöön tiettyjen tapahtumien, kuten tiedostojen muutosten, kopioiden tai poistamisen valvonnan. Lisätietoja valvonnan määrittämisestä on kohdassa Sivustokokoelman valvonta-asetusten määrittäminen.

Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

Sivustot, kuten asiakirjojen työsivustot ja keskustelusivustot, jäävät usein paikoilleen sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita. Tällöin ne käyttävät arvokasta tallennustilaa ja sekoittavat hakutuloksia. Sivustojen ja niiden sisällön tarkistamiselle on hyvä määrittää aikataulu (vähintään kerran vuodessa), jolloin voidaan päättää, kannattaako niitä säilyttää.

Kannattaa muistaa, että myös organisaationlaajuinen hallintomalli saattaa etsiä käyttämättömiä sivustoja. Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi poistaa automaattisesti sivustot, joita ei ole käytetty 90 päivään. Ennen poistamista sivuston omistaja saa sitä koskevan varoitusviestin sähköpostitse. Lisätietoja elinkaaresta ja käytöstä poistamisen käytännöistä on kohdassa Sivuston sulkemiskäytännöt.

Tallennusrajoitukset

Järjestelmänvalvoja on voinut asettaa ylärajan ryhmäsi käytettävissä olevalle tallennustilalle. Selvitä, onko tällainen rajoitus asetettu, ja määritä tarvittaessa tilan jako sivustojen, sivujen ja kirjastojen kesken.

SharePoint Server asettaa oletusarvon mukaisesti 50 Mt:n kokorajoituksen tiedostokirjastoon ladattavalle yksittäiselle asiakirjalle. Ryhmän sivuston omistajat saavat myös oletusarvoisesti varoituksen, kun tallennustilasta on käytetty 90 %.

Kun olet selvittänyt sivustoa koskevat rajoitukset, voit varmistaa sivuston pysymisen rajoitusten sisällä esimerkiksi versionhallinta- tai valvontatoiminnolla. Lisätietoja on kohdassa Sivustokokoelmien tallennustilarajojen hallinta.

Mukauttaminen

On todennäköistä, että organisaatiossasi on käytössä vakiomuotoisia mukautuksia, sivustomalleja tai sivuston asetteluja, joiden käyttö on joko suositeltavaa tai pakollista. Kuinka paljon käyttäjät voivat mukauttaa sivustojensa ja sivujensa ulkoasua?

Voit hallita sivuston mukauttamista rajoittamalla mukautusoikeudet vain tietyille ryhmän jäsenille. Voit myös määrittää, että sivustossa on käytettävä vain sivujen vakioasetteluja, mikä varmistaa, että tietyt vaatimukset täyttyvät. Tällainen vaatimus voi olla esimerkiksi sivuston omistajan näkyminen vasemmassa yläkulmassa kaikissa sivustoissa.

Voit halutessasi myös määrittää sivustojen toimintaa koskevat ohjeet, joita käyttäjien luomien alisivustojen on noudatettava. Voit esimerkiksi pyytää, ettei alisivustoissa käytetä mukautettua koodia vaativia verkko-osia.

Toisena ääripäänä voit antaa kaikille ryhmän jäsenille käyttöön SharePoint Designerin, jolla he voivat tehdä kaikki haluamansa muutokset.

Lisätietoja sivuston mukauttamisesta on artikkeleissa Ryhmäsivuston mukauttaminen ja Johdanto sivustojen ja sivujen mukauttamiseen.

Siirtyminen

Siirtymisosat auttavat käyttäjiä selaamaan tarvitsemaansa sisältöä. Kaksi mukautettavaa siirtymiskohdetta on ylälinkkipalkissa ja pikakäynnistyspalkissa.

Voit valita pikakäynnistyspalkissa näkyvät luettelot ja kirjastot kunkin luettelon tai kirjaston asetussivulla. Voit myös muuttaa linkkien järjestystä, lisätä ja poistaa linkkejä sekä lisätä tai poistaa osia, joihin linkit on järjestetty. Jos esimerkiksi Luettelo-kohdassa on liian monta luetteloa, voit lisätä uuden Tehtäväluettelot-osan, johon voit lisätä linkkejä tehtäväluetteloihin.

Ylälinkkipalkin avulla sivustosi käyttäjät voivat siirtyä muihin sivustokokoelman sivustoihin. Tämä toteutetaan määrittämällä välilehtirivi näkymään sivuston jokaisen sivun yläosassa. Kun luot uuden sivuston, voit valita, sisällytetäänkö sivusto pääsivuston ylälinkkipalkkiin ja käytetäänkö sivustossa pääsivuston ylälinkkipalkkia

Lisätietoja sivustossa siirtymisestä on artikkeleissa Johdanto sivustossa siirtymiseen ja Ryhmäsivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen.

Haku

Sisältö näkyy monissa paikoissa, kuten sivustoissa, luetteloissa, kirjastoissa, verkko-osissa ja sarakkeissa. Oletusarvoisesti kaikki sivustossa hakuja suorittavat käyttäjät näkevät hakutuloksissa sivuston ja sen alisivustojen kaiken sisällön.

Sivuston omistajana voit valita, näkyykö sivustosi sisältö hakutuloksissa. Jos estät sivuston sisällön näkymisen hakutuloksissa, minkään alisivuston sisältö ei myöskään näy hakutuloksissa.

Sisältö, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu, ei oletusarvoisesti näy sellaisten käyttäjien hakutuloksissa, joilla ei ole lukuoikeuksia siihen. Voit muuttaa tätä asetusta siten, että tällainen sisältö näkyy hakutuloksissa, mutta käyttäjät eivät voi avata sitä.

Lisätietoja hausta on artikkeleissa SharePoint Online -haun hallinnan yleiskatsaus ja Sisältöhaun verkko-osan määrittäminen SharePointissa.

Sivuston tukemiseen liittyvät roolit ja vastuut

Roolien ja vastuiden määrittäminen selkeyttää sivuston ylläpitoa siinä tilanteessa, että ryhmän jäsenten vaihtuvuus on suuri. Seuraavassa on esitelty seikkoja, joiden vastuuhenkilöt kannattaa määrittää sivustossa etukäteen:

  • Koulutus: perussiirtymistoimintojen, hakutoimintojen ja tiedostojen hallinnan koulutuksesta on hyötyä käyttäjille, jotka eivät tunne tuotetta entuudestaan.

  • Tuki: haluat ehkä määrittää ryhmän jäsenistä erityisen asiantuntijaryhmän, joka korjaa virheitä ja raportoi asioista järjestelmänvalvojalle.

  • Organisaation ohjeiden ja lainsäädännöllisten määräysten mukaisuus: joskus tähän riittää vain ohjeisiin ja määräyksiin viittaavien linkkien pitäminen ajan tasalla, mutta on hyvä määrätä tällekin seikalle oma vastuuhenkilö.

Lisätietoja rooleista on artikkeleissa Sivustojen suunnitteleminen ja käyttäjien hallinta ja Sivustokokoelman järjestelmänvalvojien hallinta.

Tietojen suojaaminen

Varmuuskopiointi- ja palautustoiminnot suojaavat tietoja vahingossa tapahtuvilta poistamisilta. Järjestelmänvalvoja määrittää varmuuskopiointivälin sekä palautuksen tason ja nopeuden. Lisätietoja on artikkeleissa Yleiskatsaus varmuuskopiointiin ja palautukseen SharePointissaja SharePoint Online -sivustokokoelman roskakorin hallinta.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×