Yleisen kansion luominen ja jakaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tämä toiminto edellyttää, että käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- tai Exchange Server 2007 -tili. Useimmat yksityiskäytössä olevat sähköpostitilit eivät käytä Microsoft Exchangea. Lisätietoa Microsoft Exchange -tileistä ja sen määrittämisestä, mihin Exchange-versioon tilisi on yhteydessä, on Katso myös -osion linkeissä.

Yleiset kansiot mahdollistavat tietojen keräämisen, järjestämisen ja jakamisen muiden organisaation henkilöiden kanssa. Yleensä yleisiä kansioita käyttävät projektitiimit tai käyttäjäryhmät, jotka haluavat jakaa kaikkia kiinnostavat tiedot. Voit yhdistää tällaisia kansioita Microsoft Outlookissa. Yleisissä kansioissa voi olla mitä tahansa Outlook-kansion kohteita, kuten viestejä, tapaamisia, yhteystietoja, tehtäviä, päivyrimerkintöjä, huomautuksia, lomakkeita, tiedostoja ja postituksia.

Tietojen luominen ja jakaminen yleisen kansion avulla sisältää useita vaiheita.

Valitse haluamasi toimet

Yleisen kansion luominen ja määritä käyttöoikeudet, näkymien, lomakkeet ja säännöt

Valvotun yleisen kansion luominen

Yleisen kansion luominen ja käyttöoikeuksien, näkymien, lomakkeiden sekä sääntöjen määrittäminen

Jotta voisit luoda yleisen kansion, sinulla on oltava oikeudet luoda kansioita jo luodussa yleisessä kansiossa. Lisätietoja oikeuksien hankkimisesta saat järjestelmänvalvojaltasi.

  1. Yleisen kansion luominen

    1. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi ja valitse sitten Kansio.

    2. Kirjoita Nimi-ruutuun kansion nimi.

    3. Valitse Kansion sisältö -ruudusta kansiolaji.

    4. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan -ruudusta sijainti, johon kansio luodaan.

      Yleisen kansion aloittaminen nopeasti olemassa olevat kohteet.

      1. Valitse kansioluettelosta, siirtymisruudussa, valitse kansio, johon haluat kopioida.

      2. Valitse Tiedosto -valikosta kansioja valitse sitten Kopioi kansion nimi.

      3. Valitse luettelosta sijainti, johon kansio kopioidaan.

  2. Käyttöoikeustasojen määrittäminen

    1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella KansioluetteloSiirtymisruutu yleistä kansiota, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

      Tarvitset voit määrittää jaetun kansion käyttöoikeuksien yleisen kansion omistajan oikeudet. Voit määrittää käyttöoikeudet vain yhden kansion kerrallaan.

    2. Valitse Käyttöoikeudet-välilehti.

    3. Valitse Lisää.

    4. Kirjoita Etsi-ruutuun sen käyttäjän nimi, jolle haluat myöntää jakamisoikeudet.

    5. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

    6. Valitse Nimi-luettelosta nimi, jonka juuri lisäsit.

    7. Valitse Käyttöoikeudet-kohdasta haluamasi asetukset.

      Huomautus: Voit myöntää kaikille kansion käyttäjille samat käyttöoikeudet valitsemalla Nimi-luettelosta Oletus.

  3. Näkymien luominen tietojen järjestämistä ja etsimistä varten

    Tee jompikumpi seuraavista:

    1. Näkymän luominen alusta alkaen   

      1. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Määritä näkymät.

      2. Valitse Uusi.

      3. Kirjoita nimi Uuden näkymän nimi -ruutuun.

      4. Valitse Näkymän laji -ruudusta haluamasi näkymän laji.

      5. Määritä, missä kansiossa uusi näkymä on käytettävissä, valitsemalla Voidaan käyttää -kohdasta haluamasi vaihtoehto.

      6. Valitse OK.

      7. Jos haluat mukauttaa näkymää enemmän, napsauta Kuvaus-kohdan painiketta ja valitse sitten käytettävät asetukset.

      8. Kun olet määrittänyt haluamasi asetukset, valitse OK.

      9. Jos haluat käyttää uutta näkymää heti, valitse Käytä näkymää.

    2. Vakio näkymään perustuvan näkymän luominen   

      1. Siirry näkymä, jonka perusteella haluat luoda uuden näkymän.

      2. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Mukauta nykyinen näkymä.

      3. Napsauta Kuvaus-kohdassa haluamaasi painiketta kunkin muutoksen kohdalla ja valitse haluamasi asetukset.

      4. Kun et enää tee muutoksia, sulje Mukauta näkymää -valintaikkuna.

      5. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Määritä näkymät.

      6. Valitse Näkymät kansiolle kansionimi -ruudusta Nykyiset näkymän asetukset.

      7. Valitse Kopioi.

      8. Kirjoita nimi Uuden näkymän nimi -ruutuun.

      9. Määritä kansiot, joissa uusi näkymä on käytettävissä valitsemalla Voidaan käyttää -kohdasta haluamasi vaihtoehto.

        Huomautus: Uudet näkymät lisätään Nykyisen näkymän  alivalikko (Valitse Näytä -valikossa kohtaa Lajittelujärjestys).

  4. Kansion oletusnäkymän muuttaminen

    Voit muuttaa yleisen kansion oletusnäkymää, jos olet käyttöoikeuksiltasi kansion omistaja ja jos kansioon on määritetty vähintään yksi mukautettu näkymä, joka on kaikkien käytettävissä.

    1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella KansioluetteloSiirtymisruutu yleistä kansiota ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

    2.  Valitse Hallinta-välilehti. 

      Jos Hallinta-välilehti ei ole näkyvissä, sinulla ei ole omistajan käyttöoikeuksia.

    3. Valitse Kansion aloitusnäkymä -luettelosta näkymä, jonka haluat tulevan näyttöön aina kansiota avattaessa.

      Normaali-näkymä on Microsoft Outlookin oletusnäkymä, jossa näkyy kansion sisältö.

  5. Sellaisten lomakkeiden määrittäminen, joiden avulla muut käyttäjät voivat postittaa tietoja yleiseen kansioon

    Jotta voisit lisätä lomakkeita yksityiseen jaettuun kansioon tai yleiseen kansioon, sinulla on oltava muokkaaja-, julkaisija ja muokkaaja- tai omistaja-käyttöoikeudet. Jos kyseinen kansio on yleinen kansio ja käytössäsi on omistajan käyttöoikeudet, voit rajoittaa muiden käyttäjien käytössä olevien lomakkeiden määrää.

    1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella KansioluetteloSiirtymisruutu olevaa kansiota ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

    2. Valitse Lomakkeet-välilehti.

    3. Voit lisätä lomakkeen Tähän kansioon liittyvät lomakkeet -luetteloon valitsemalla Hallinta ja valitsemalla sitten lomakkeen.

    4. Valitse Sulje.

    5. Voit rajoittaa muiden kansion käyttäjien käytössä olevia lomakkeita valitsemalla vaihtoehdon kohdasta Kansiossa käytettävät lomakkeet.

  6. Kansioon postitettujen kohteiden käsittelysääntöjen luominen

    Sinulla on luoda tai muokata sen sääntöjä yleisen kansion omistajan oikeudet.

    1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä KansioluetteloSiirtymisruutu yleistä kansiota, johon haluat luoda sääntöjä tai jonka sääntöjä haluat muokata, ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

    2.  Valitse Hallinta-välilehti. 

    3. Valitse Kansionhallinta.

    4. Tee jompikumpi seuraavista:

      • Jos haluat luoda säännön, valitse Lisää sääntö.

      • Jos haluat muokata aiemmin luotua sääntöä, valitse sääntö luettelosta ja valitse sitten Muokkaa sääntöä.

    5. Valitse ehdot, jotka kohteen on täytettävä, jotta toiminto voitaisiin suorittaa. Saat näkyviin lisäehtoja valitsemalla Lisäasetukset.

    6. Valitse haluamasi vaihtoehdot kohdasta Suorita seuraavat toiminnot.

      Huomautus: Kun luot säännön, se on oletusarvon mukaan voimassa.

  7. Tietojen lisääminen yleiseen kansioon

    Tee jokin seuraavista:

Kalenterin jakaminen

Yhteystietoluettelon jakaminen

Tehtäväluettelon jakaminen

Tietojen postittaminen yleiseen kansioon

Kalenterin jakaminen

  1. Luo uusi kansio ja valitse Kansion sisältö -luettelosta Kalenterikohteet.

  2. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan -luettelosta Kalenteri ja valitse sitten OK.

  3. Lisää tapaamiset ja tapahtumat kansioon.

Yhteystietoluettelon jakaminen

  1. Luo uusi kansio ja valitse Kansion sisältö -luettelosta Yhteystietokohteet.

  2. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan -luettelosta Yhteystiedot ja valitse sitten OK.

  3. Lisää yhteystietoja kansioon.

    Huomautus: Jaettu yhteystietoluettelo näkyy Outlookin osoitteistossa ja yhteystiedoissa.

Tehtäväluettelon jakaminen

  1. Luo uusi kansio ja valitse Kansion sisältö -luettelosta Tehtävä-kohteet.

  2. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan -luettelosta Tehtävät ja valitse sitten OK.

  3. Lisää tehtävät kansioon.

    Huomautus: Vaikka tehtäväluettelon voi kopioida yleiseen kansioon, tehtäväpyyntöä ei voi kopioida yleiseen kansioon eikä yleisestä kansiosta voi luoda tehtäväpyyntöä.

Tietojen postittaminen yleiseen kansioon

  1. Avaa yleinen kansio, johon haluat postittaa viestin.

  2. Voit käyttää tietojen postittamisen oletuslomaketta valitsemalla Tiedosto-valikosta Uusi ja valitsemalla sitten Postita tähän kansioon.

  3. Kirjoita lähetettävä viesti lomakkeeseen.

  4. Valitse Postita.

Sivun alkuun

Valvotun yleisen kansion luominen

Sinulla on yleisen kansion omistajan oikeudet, jotta voit määrittää valvotun kansiona.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella KansioluetteloSiirtymisruutu yleistä kansiota ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse Hallinta-välilehden Valvottu kansio -painike.

  3. Valitse Aseta kansio valvotuksi kansioksi -valintaruutu.

  4. Kirjoita Välitä uudet viestit -ruutuun sen henkilön nimi, joka vastaanottaa saapuvat viestit, tai sen vaihtoehtoisen yleisen kansion nimi, johon viestit tallennetaan tarkastelua varten. Tarkastava valvoja määritetään vaiheessa 6.

  5. Valinnainen: Voit määrittää, että valvojan vastaanotettua viestin sen lähettäjälle lähetetään automaattisesti vastaus, valitsemalla haluamasi vaihtoehdon kohdasta Uusiin viesteihin vastaaminen.

    Valitse jokin seuraavista:

    • Tavallinen vastaus   

      • "Kiitos lähetyksestä. Huomaa, että joihinkin kansioihin tai keskusteluryhmiin lähetetyt viestit tarkistetaan ennen niiden julkistamista. Tällöin viesti ei näy kaikille käyttäjille heti.

    • Mukautettu vastaus   

      • Valitse Mukautettu vastaus ja valitse sitten Malli. Kirjoita mukautetun vastauksen teksti.

        Valvojat eivät vastaanota näitä vastauksia viestejä postittaessaan.

  6. Voit lisätä tai poistaa vastuuhenkilöiden nimiä napsauttamalla Lisää- tai Poista asennus -painiketta.

  7. Valinnainen: Voit tarkastella tietyn valvojan ominaisuuksia valitsemalla Ominaisuudet.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×