Yksityisyyden ja tietosuojan ylläpitäminen käytettäessä Business Contact Manageria

Tietokoneen yksityisyys ja tietosuoja sekä tietokoneen ja verkon turvallisuus ovat Microsoftille tärkeä asia. Seuraavassa on tietoja siitä, mitkä Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelman toiminnot vaikuttavat yritystietojen, sähköpostiviestien, tehtävien, tapaamisten ja taloudellisten tietojen yksityisyyteen ja tietosuojaan.

Yksityisyys- ja tietosuoja-asetukset

Ominaisuus

Miten toiminto vaikuttaa yksityisyyteen (riski)

Mitä voit tehdä

Sähköpostin linkitys ja seuranta

Jos sähköpostin linkitys ja seuranta otetaan käyttöön, valittujen sähköpostiosoitteiden sähköpostiviestit linkitetään automaattisesti valittuihin asiakkaisiin ja työyhteyshenkilöihin. Kun linkitys on otettu käyttöön, kaikki saapuvat ja lähtevät viestit näkyvät asiakastietue- tai Business Contact -tietue viestintähistoriassa. Kaikki käyttäjät, joilla on näiden tietueiden käyttöoikeus, voivat lukea nämä sähköpostiviestit.

Jos haluat, että mahdollisimman harva käyttäjä pääsee lukemaan linkitetyt sähköpostiviestit, toimi seuraavasti:

  • Jos olet ottanut sähköpostin linkityksen ja seurannan käyttöön yksityisessä tietokannassasi, poista valinta Jaa tietokanta ‑valintaikkunan Haluan säilyttää nykyiset sähköpostin linkityksen ja seurannan asetukset ‑valintaruudusta, ennen kuin jaat tietokannan.

  • Jos haluat poistaa tietueista kaikki linkitetyt sähköpostiosoitteet lukuun ottamatta aiheen linkitystä projekteihin, valitse Sähköpostin linkittämisen ja seurannan osoitteiden ja kansioiden hallinta ‑valintaikkunan Sähköposti-välilehdestä Poista kaikki.

  • Jos haluat poistaa tietue linkin tiettyyn sähköpostiviestiin, avaa tietueen Viestintähistoria ja poista viesti. Tämä toiminto poistaa linkitetyn viestin vain valitsemastasi tietueesta.

Jos haluat lisätietoja sähköpostin linkittämisestä ja seurannasta, valitse Sähköpostin linkittämisen ja seurannan osoitteiden ja kansioiden hallinta ‑valintaikkunassa Ohje tai tutustu artikkeliin Sähköpostiviestien linkittäminen ja seuraaminen Business Contact Managerissa.

Tietokannan jakaminen

Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelmassa voit jakaa yritystietoja työtovereidesi kanssa määrittämällä tietokannan jaetuksi. Kun jaat yhteystietoja Business Contact Manager -tietokanta, myönnät työtovereillesi seuraavien tietojen käyttöoikeuden: asiakkaiden sähköpostiosoitteet sekä sähköpostiviestit ja muut viestintähistorian kohteet (jos käytössä on sähköpostin automaattinen linkitys) sekä Tili, Business Contact, Mahdollisuus ja Projekti linkitetyt puhelulokit, tiedostot ja tapaamiset.

Huomautus: Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelman käyttäminen edellyttää Microsoft SQL Server Expressin asentamista. Kun jaat Business Contact Manager ‑tietokannan, SQL Server Express myöntää tietokannan käyttöoikeuden hyväksytyille käyttäjille. Tämä ohjelma ei jaa tai lähetä tietojasi tai työyhteyshenkilöidesi tietoja.

Business Contact Manager ‑tietokannan jakaminen ei ole suositeltavaa. Jos kuitenkin haluat jakaa tietokannan, määritä tietokannan käyttöoikeudet. Tällöin Business Contact Manager ‑tietokantaa voivat käyttää vain ne käyttäjät, joille olet myöntänyt tietokannan käyttöoikeudet.

Jos tietueen viestintähistoriassa on kohteita, joita et halua jakaa työtoverien kanssa, poista nämä kohteet viestintähistoriasta.

Lisätietoja jakamisesta on seuraavissa artikkeleissa:

Business Contact Manager ‑tietokannan palauttaminen

Kun varmuuskopioit tietokannan, luot siitä uusimmat tiedot sisältävän kopion. Kopion luomisen jälkeiset muutokset eivät sisälly tietokannan kopioon. Jos palautat tietokannan varmuuskopioidun version, varmuuskopioin luomisen jälkeen tehdyt muutokset eivät näy siinä.

Lisätietoja tietokannan varmuuskopioinnista ja palauttamisesta on seuraavissa artikkeleissa:

Tietueiden ja kohteiden poistaminen

Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelman poistetut tietueet ja kohteet tallennetaan Business Contact Managerin Poistetut-kansioon. Tietueet ja kohteet säilyvät kansiossa, kunnes kansio tyhjennetään. Vain tietokannan omistaja voi tyhjentää Poistetut-kansion.

Jos olet tietokannan omistaja, tyhjennä Business Contact Managerin Poistetut-kansio säännöllisesti.

Lisätietoja kohteiden poistamisesta pysyvästi on seuraavissa artikkeleissa:

Palomuurin ottaminen käyttöön

Jos käytössä ei ole palomuuri, tiedostosi voivat päätyä muiden ihmisten käyttöön. Palomuurin avulla voit estää tiedostojen luvattoman käytön. Windows XP-, Windows Vista- ja Windows 7 ‑käyttöjärjestelmissä Windowsin palomuuri on oletusarvoisesti käytössä.

Windowsin palomuurin ottaminen käyttöön

  1. Kaksoisnapsauta Ohjauspaneelissa Windowsin palomuuri ‑kohtaa.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Valitse Windows XP:ssä Käytössä (suositellaan).

    • Valitse Windows Vistassa ja Windows 7:ssä Ota Windowsin palomuuri käyttöön tai poista se käytöstä ja valitse sitten Ota Windowsin palomuuri käyttöön verkossasi.

Salauksen ottaminen käyttöön

Kun Microsoft SQL Server Express asennetaan Business Contact Manager for Outlook ‑ohjelman kanssa, se määritetään oletusarvoisesti käyttämään salausta kaikessa tietoliikenteessä Business Contact Manager ‑tietokannan kanssa. Joissakin tapauksissa SQL Server Express ‑salausta ei kuitenkaan voi ottaa käyttöön oletusarvoisesti.

Salaus estää tiedot mahdollisesti kaappaavaa osapuolta lukemasta tietoja. 

Varmista, että SQL Serverin salaus on käytössä. Lisätietoja SQL Server Expressin salauksen ottamisesta käyttöön on seuraavissa artikkeleissa:

Huomautus: 

Tietokoneen yksityisyydestä ja tietosuojasta kannattaa pitää huolta noutamalla päivityksiä ja ohjeita seuraavista WWW-sivustoista:

Voit myös rekisteröityä sähköpostitse lähetettävien Microsoft Security Update ‑ilmoitusten vastaanottajaksi Microsoftin verkkosivustossa. Palvelu on tarkoitettu kotikäyttäjille ja pienyrityksille. Kun ilmoittaudut, saat sähköpostitse ilmoituksen, kun Microsoft julkaisee tärkeän tietosuojatiedotteen tai virusvaroituksen. Sähköpostiviestit sisältävät ohjeet uhkatilanteilta suojautumiseen. Tämä palvelu on käytettävissä vain englanninkielisenä, ja sen käyttöönotto edellyttää Microsoft Windows Live ‑tilin rekisteröimistä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×