Yksityisyyden ja tietosuojan ylläpitäminen käytettäessä Business Contact Manageria

Tietokoneen yksityisyys ja tietosuoja sekä tietokoneen ja verkon turvallisuus ovat Microsoftille tärkeä asia. Seuraavassa on tietoja siitä, mitkä Business Contact Manager for Outlook -ohjelman toiminnot vaikuttavat yritystietojen, sähköpostiviestien, tehtävien, tapaamisten ja asiakkaiden taloudellisten tietojen yksityisyyteen ja tietosuojaan.

Yksityisyys- ja tietosuoja-asetukset

Ominaisuus

Miten toiminto vaikuttaa yksityisyyteen (riski)

Mitä voit tehdä

Sähköpostin automaattinen linkitys

Jos sähköpostin automaattinen linkitys otetaan käyttöön, valittujen sähköpostiosoitteiden sähköpostiviestit linkitetään automaattisesti valittuihin asiakkaisiin ja työyhteyshenkilöihin. Kun linkitys on otettu käyttöön, kaikki saapuvat ja lähtevät viestit näkyvät asiakastietue- tai Business Contact -tietue viestintähistoriassa. Kaikki käyttäjät, joilla on näiden tietueiden käyttöoikeus, voivat lukea nämä sähköpostiviestit.

Jos haluat, että mahdollisimman harva käyttäjä pääsee lukemaan linkitetyt sähköpostiviestit, toimi seuraavasti:

  • Jos olet ottanut sähköpostin automaattisen linkityksen käyttöön yksityisessä tietokannassasi, poista valinta Tietokannan jakaminen -valintaikkunan Haluan säilyttää nykyiset sähköpostin automaattisen linkityksen asetukset -valintaruudusta, ennen kuin jaat tietokannan.

  • Jos haluat poistaa kaikki linkitetyt sähköpostiosoitteet tietueista, valitse Business Contact Manager -valikossa Sähköpostin automaattisen linkityksen hallinta ja valitse sitten Sähköposti-välilehdessä Poista kaikki.

  • Jos haluat poistaa tietue linkin tiettyyn sähköpostiviestiin, avaa tietueen Viestintähistoria ja poista viesti.

Lisätietoja sähköpostin automaattisesta linkityksestä saat valitsemalla Sähköpostin automaattisen linkityksen hallinta -valintaikkunassa Ohje tai tutustumalla seuraaviin ohjeisiin:

Tietokannan jakaminen

Kun käytät Business Contact Manager for Outlook -ohjelmaa, voit jakaa yritystietoja työkavereiden kanssa. Kun jaat yritystietoja, myönnät työkavereille seuraavien tietojen käyttöoikeuden: asiakkaiden sähköpostiosoitteet sekä sähköpostiviestit ja muut viestintätapahtumat (jos käytössä on sähköpostin automaattinen linkitys) sekä Tili, Business Contact, Mahdollisuus ja projekteihin linkitetyt puhelulokit, tiedostot ja tapaamiset.

Huomautus: Business Contact Manager for Outlook -ohjelman käyttäminen edellyttää Microsoft SQL Server Expressin asentamista. Kun jaat Business Contact Manager -tietokannan, SQL Server Express myöntää tietokannan käyttöoikeuden hyväksytyille käyttäjille. Tämä ohjelma ei jaa tai lähetä tietojasi tai työyhteyshenkilöidesi tietoja..

Älä jaa Business Contact Manager -tietokantaa.

Jos et halua jakaa tietokantaa, voit hallita tietokannan käyttöoikeuksia. Tällöin Business Contact Manager -tietokantaa voivat käyttää vain ne käyttäjät, joille olet myöntänyt tietokannan käyttöoikeudet.

Jos tietueeseen sisältyy viestintätapahtumia, joita et halua jakaa työkaverien kanssa, poista viestintätapahtumat.

Lisätietoja jakamisesta on seuraavissa aiheissa:

Business Contact Manager -tietokannan palauttaminen

Kun tietokanta varmuuskopioidaan, siitä luodaan kopio. Kopion luomisen jälkeiset muutokset eivät sisälly tietokannan kopioon. Jos teet muutoksia tietokantaan kopion luomisen jälkeen, muutokset menetetään, kun palautat tietokannan varmuuskopiosta.

Lisätietoja tietokannan varmuuskopioinnista ja palauttamisesta on seuraavissa aiheissa:

Tietueiden ja kohteiden poistaminen

Business Contact Manager for Outlook -ohjelman poistetut tietueet ja kohteet tallennetaan Business Contact Managerin Poistetut-kansioon. Tietueet ja kohteet säilyvät kansiossa, kunnes kansio tyhjennetään. Vain tietokannan omistaja voi tyhjentää Poistetut-kansion.

Jos olet tietokannan omistaja, tyhjennä Business Contact Managerin Poistetut-kansio säännöllisesti.

Lisätietoja kohteiden poistamisesta pysyvästi on seuraavissa aiheissa:

Palomuurin ottaminen käyttöön

Jos käytössä ei ole palomuuri, tiedostosi voivat päätyä muiden ihmisten käyttöön. Palomuurin avulla voit estää tiedostojen luvattoman käytön. Windows XP Home Edition-, Windows XP Professional- ja Windows Vista -käyttöjärjestelmissä Windowsin palomuuri on oletusarvoisesti käytössä.

Windowsin palomuurin ottaminen käyttöön

  1. Kaksoisnapsauta OhjauspaneelissaWindowsin palomuuri -kohtaa.

  2. Tee Windowsin palomuuri -valintaikkunassa jokin seuraavista toimista.

    • Valitse Windows XP:ssä Käytössä (suositellaan).

    • Valitse Windows Vistassa Muuta asetuksia ja valitse Käytössä (suositellaan).

Salauksen ottaminen käyttöön

Kun Microsoft SQL Server Express asennetaan tuotteen Business Contact Manager for Outlook yhteydessä, se määritetään oletusarvoisesti käyttämään salausta kaikessa tietoliikenteessä Business Contact Manager -tietokannan kanssa. Joissakin tapauksissa SQL Server Express -salausta ei kuitenkaan voi ottaa käyttöön oletusarvoisesti.

Salaus estää tiedot mahdollisesti kaappaavaa osapuolta lukemasta tietoja.

Varista, että SQL Serverin salaus on käytössä. Lisätietoja SQL Server Expressin salauksen käyttöönottamisesta on seuraavissa tiedoissa:

Online Spotlight

Articles and other information that can help you in your business are downloaded regularly to the Business Contact Managerin kotisivu. If you provided information about your business when you registered Business Contact Manager for Outlook, these articles will apply specifically to your business.

For privacy or safety reasons, you may choose not to provide details about your business, or to download articles.

If you choose not to provide information about your business, during Startup, select either the I want to register without sending contact information radio button, or, if you decide to provide contact information, but do not want to receive business information, clear the I want to periodically receive newsletters with helpful resources and tips and tricks for getting the most out of Business Contact Manager for Outlook, and offers for related products, services, and events radio button.

If you do not want to receive Online Spotlight, on the Business Contact Manager Home page, click Add or Remove Content, and clear the selection. Repeat this action for each tab.

Access financial information from your accounting system

You can integrate your accounting system and your Business Contact Manager database to access financial data about your Accounts while using Business Contact Manager for Outlook. When you share your database with your co-workers while it is integrated with your accounting system, your co-workers may also have access to your customers' financial history if your co-workers have also been granted access to the accounting system. For more information about integrating your accounting system and Business Contact Manager for Outlook, see Help in your accounting system.

You control who has access to your customers' financial data because you grant your co-workers access to your shared database. When you set up your accounting database, you also control who can access the financial data. For more information about accessing your customers' financial information while using Business Contact Manager for Outlook, see the following topic:

Huomautus: 

Tietokoneen yksityisyydestä ja tietosuojasta kannattaa pitää huolta noutamalla päivityksiä ja ohjeita seuraavista WWW-sivustoista:

Voit myös ilmoittautua Microsoft Security Update -sähköpostivaroitusten vastaanottajaksi Microsoftin WWW-sivustossa. Palvelu on tarkoitettu kotikäyttäjille ja pienille yrityksille. Saat sähköpostitse ilmoituksen, kun Microsoft julkaisee tärkeän tietosuojailmoituksen tai virusvaroituksen. Sähköpostiviestit sisältävät ohjeet uhkatilanteilta suojautumiseen. Tämä palvelu on käytettävissä vain englanninkielisenä, ja sen käyttöönotto edellyttää Microsoft Windows Live -asiakastilin rekisteröimistä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×