Yhteystietojen vieminen Outlook-osoitteistoon

Yhteystietojen vieminen Outlook-osoitteistoon

Access ja Outlook ovat molemmat erinomaisia sovelluksia henkilökohtaisten ja työyhteystietojen hallintaan. Tästä johtuen haluat ehkä joskus viedä yhteystietoja Accessista Outlookiin. Access ei kuitenkaan voi viedä tietoja suoraan Outlook-tiedostomuotoon eikä Outlook voi tuoda taulukkoa suoraan Access-tietokannasta. Onneksi Access-taulukon tai -kyselyn voi kuitenkin viedä helposti tekstitiedostoon, jonka voit sitten tuoda Outlookiin.

Lisätietoja käänteisestä prosessista (yhteystietojen tuominen Outlookista Accessiin) on ohjeartikkelissa Yhteystietojen tuominen tai linkittäminen Outlook-osoitteistosta.

Vaihe 1: vie Access-yhteystiedot tekstitiedostoon

  1. Napsauta Accessin siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella sitä taulukkoa tai kyselyä, joka sisältää yhteystiedot, jotka haluat viedä. Valitse sitten Vie > Tekstitiedosto. Voit myös käynnistää ohjatun Vie – tekstitiedosto -toiminnon korostamalla taulukon tai kyselyn siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästä Tekstitiedosto.

    Access avaa Vie – tekstitiedosto -valintaikkunan.

    Valitse vientiasetukset Vie – tekstitiedosto -valintaikkunassa.

  2. Kirjaa muistiin Vie – tekstitiedosto -valintaikkunasta Accessin ehdottama tiedostonimi ja -sijainti. Jos haluat hyväksyä oletusarvot, valitse OK. Jos haluat valita toisen sijainnin, valitse Selaa, valitse toinen sijainti ja valitse sitten OK. Älä valitse mitään Määritä vientiasetukset -kohdan valintaruuduista.

  3. Tarkista ohjatun tekstin viemisen valintaikkunassa, että Erotinmerkit-valintaruutu on valittu. Valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla erotinmerkkiasetukseksi Sarkain ja valitse myös Lisää kenttien nimet ensimmäiselle riville -valintaruutu.

  5. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valmis.

  6. Valitse Sulje tallentamatta vientivaiheita ja sulje sitten Access.

Seuraavaksi tuot tekstitiedoston Outlookiin. Suosittelemme, että päätät ennen jatkamista, mihin Outlook-kansioon haluat yhteystiedot tuoda. Jos haluat tuoda yhteystiedot uuteen Outlook-kansioon, sinun täytyy luoda se ennen jatkamista.

Vaihe 2: tuo tekstitiedosto Outlookiin

  1. Outlookin ohjatun vienti- ja tuontitoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Outlook-version mukaan. Toimi oman Outlook-versiosi mukaisten ohjeiden mukaisesti:

    • Jos sinulla on Outlook 2016 tai Outlook 2013, valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa ja vie ja valitse sitten Tuo/vie.

    • Jos sinulla on Outlook 2010, valitse Tiedosto > Asetukset. Valitse Outlookin asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset ja valitse sitten Vie-osiosta Vie.

    • Jos sinulla on Outlook 2007, valitse Tiedosto > Tuo ja vie.

  2. Valitse Ohjattu tuominen ja vieminen -valintaikkunassa Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse Sarkaimella erotetut tiedot (Windows) ja sitten Seuraava.

  4. Valitse Tuo tiedosto -valintaikkunassa Selaa, etsi aiemmin luomasi .txt-tiedosto ja kaksoisnapsauta sitä.

  5. Jos Outlook-kohdekansio sisältää jo yhteystietoja, saatat joutua tilanteeseen, jossa osa tuomistasi yhteystiedoista on jo olemassa Outlookissa. Valitse Asetukset-kohdassa, miten haluat käsitellä tällaiset kaksoiskappaleet.

    • Jos tuomasi yhteystiedot ovat mielestäsi paremmin ajan tasalla tai kattavampia kuin Outlook-kansion yhteystiedot, valitse Korvaa päällekkäisyydet tuoduilla kohteilla.

    • Jos et ole varma siitä, kummat yhteystiedot ovat kattavampia tai paremmin ajan tasalla, ja haluat tuoda kaikki tekstitiedoston yhteystiedot päällekkäisyyksistä riippumatta, valitse Salli päällekkäisten kohteiden luominen. Tuomisen jälkeen voit tarkistaa yhteystiedot Outlookissa ja poistaa ne, joita et halua säilyttää.

    • Jos Outlookissa olevat yhteystiedot ovat mielestäsi kattavampia ja paremmin ajan tasalla kuin tuotavat, valitse Älä tuo päällekkäisiä kohteita.

  6. Valitse Seuraava.

  7. Valitse kansioluettelosta yhteystietokansio, johon haluat tuoda yhteystiedot, ja valitse sitten Seuraava.

  8. Jos haluat tarkastella tai muokata sitä, miten yhteystiedot tallennetaan Outlook-kansioon, valitse Mukautettujen kenttien yhdistäminen. Tämä ei ole pakollinen vaihe, mutta suosittelemme sen suorittamista. Näin voit varmistaa, että tuotavat tiedot lisätään oikeisiin kenttiin Outlookissa.

    Huomautus: Jos Mukautettujen kenttien yhdistäminen -painike ei ole käytettävissä, tarkista Seuraavat toiminnot suoritetaan -kohdasta, että tuontitoiminnon valintaruutu on valittuna.

    Lisäohjeita mukautettujen kenttien yhdistämiseen

    1. Tarkista Mukautettujen kenttien yhdistäminen -valintaikkunassa oletusyhdistämismääritys kohdeluettelosta oikealla.

      Huomautus: Jos haluat nähdä kohdeluettelossa lisää kenttiä, napsauta sen vieressä olevaa plusmerkkiä (+). Jos haluat nähdä esimerkiksi Etunimi- ja Sukunimi-kentät, napsauta plusmerkkiä (+) Nimi-kohdan vieressä.

    2. Jos kenttien yhdistämismääritykset ovat kunnossa, palaa ohjattuun tiedoston tuomiseen valitsemalla Peruuta. Jos haluat muokata yhdistämismäärityksiä, toimi seuraavasti:

      • Jos haluat yhdistää tekstitiedoston kentän Outlook-kohdekansion kenttään, vedä se vasemmalta (lähdeluettelosta) haluamaasi kenttään oikealla (kohdeluettelossa).

      • Jos haluat poistaa kentän yhdistämismäärityksen, vedä se oikealta (kohdeluettelosta) vasemmalle (lähdeluetteloon).

      • Jos haluat poistaa kaikki yhdistämismääritykset, valitse Tyhjennä määritykset.

      • Jos haluat palauttaa oletusyhdistämismääritykset, valitse Oletusmääritykset.

        Jos haluat nähdä lisää tietueita kohdeluettelossa, valitse Edellinen tai Seuraava.

    3. Kun olet yhdistänyt kentät, valitse OK.

      Huomautus: Jos tuomasi tekstitiedosto ei sisällä kenttien nimiä ensimmäisellä rivillä, tietojen ensimmäinen rivi tulkitaan kenttien nimiksi, jolloin ensimmäistä riviä ei tuoda tietoina. Jotta kaikki tekstitiedoston tiedot varmasti tuodaan, valitse Lisää kenttien nimet ensimmäiselle riville -asetus, kun viet tietoja Accessista.

  9. Valitse Valmis.

Muita huomioon otettavia asioita

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×