Yhteystietojen tuominen tai linkittäminen Outlook-osoitteistosta

Yhteystietojen tuominen tai linkittäminen Outlook-osoitteistosta

Access ja Outlook ovat molemmat erinomaisia sovelluksia henkilökohtaisten ja työyhteystietojen hallintaan. Tästä syystä yhteystiedot kannattaa ehkä viedä tai linkittää Outlookista Accessiin.

Lisätietoja käänteisestä toiminnosta (yhteystietojen tuominen Accessista Outlookiin) on artikkelissa Yhteystietojen tuominen Outlook-osoitteistosta.

Huomautus: Outlookin tuontitoiminto Access 2007 -sovelluksessa ei kuitenkaan voi tuoda yhteystietoja suoraan Outlook 2007 -tiedostomuodossa, eikä Outlook 2007 voi tuoda tietoja suoraan Access 2007 -tietokantaan. Onneksi voit helposti viedä Outlookin yhteystiedot tekstitiedostona ja sitten tuoda tiedoston Access 2007 -sovellukseen.

Outlookin yhteystietojen tuominen tai linkittäminen käyttämällä Exchangen/Outlookin ohjattua toimintoa

Yhteystietojen tuominen tekstitiedostoa käyttämällä

Outlookin yhteystietojen tuominen tai linkittäminen käyttämällä Exchangen/Outlookin ohjattua toimintoa

Voit käyttää Exchangen/Outlookin ohjattua toimintoa Outlookin yhteystietojen tuomiseen tai linkittämiseen. Jos tuot tiedot, Access luo kopion Outlook-tiedoista ja sijoittaa sen Access-taulukkoon. Kummassakaan ohjelmassa tehdyt muutokset tietoihin eivät vaikuta tietoihin toisessa ohjelmassa. Jos sen sijaan käytät linkitysvaihtoehtoa, Access säilyttää linkin Outlookin tietoihin. Accessissa tietoihin tehdyt muutokset näkyvät myös Outlookissa ja päinvastoin.

  1. Ohjatun tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytät Accessin uusinta Office 365 -tilausversiota, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Uusi tietolähde > Muista lähteistä > Outlook-kansio.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta Outlook-kansio.

    • Jos käytössäsi on Access 2007, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta Outlook-kansio.

  2. Valitse Hae ulkoiset tiedot - Outlook-kansio -valintaikkunassa haluamasi vaihtoehto ja napsauta sitten OK.

    Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat tuoda tai liittää tietoja Outlook-kansioon tai luoda siihen linkin.

  3. Valitse Exchangen/Outlookin ohjattu toiminto -valintaikkunassa haluamasi yhteystiedot sisältävä kansio tai osoitteisto ja valitse sitten Seuraava.

    Exchangen/Outlookin ohjattu toiminto

    1. Laajenna Saapuneet-kansion ylin kansio.

    2. Valitse kansio, joka sisältää yhteystiedot, jotka haluat tuoda Accessiin.

    Huomautus: Exchangen/Outlookin ohjatun toiminnon ulkoasu vaihtelee hieman käytössä olevien Access- ja Outlook-versioiden mukaan. Yllä esitetty näyttökuva ei siten välttämättä vastaa sitä, mitä näet käytössäsi olevassa sovelluksessa.

  4. Noudata ohjatun toiminnon jäljellä olevien sivujen ohjeita.

Kun olet suorittanut ohjatun toiminnon loppuun, Access tuo tai linkittää määrittämäsi yhteystiedot.

Sivun alkuun

Yhteystietojen tuominen tekstitiedostoa käyttämällä

Jos sinulla on ongelmia ohjatun toiminnon käytössä (jos esimerkiksi ohjattu toiminto ei tuo tarvitsemasi kenttää), voit yrittää viedä yhteystiedot Outlookista tekstitiedostoon ja sitten tuoda tekstitiedoston Accessiin.

Vaihe 1: Outlookin yhteystietojen vieminen tekstitiedostoon

Suorita seuraavat vaiheet Outlookissa:

  1. Ohjatun vientitoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Outlook-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Outlook-versiotasi:

    • Jos käytössäsi on Outlook 2016 tai Outlook 2013, valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa ja vie ja valitse sitten Tuo/vie.

    • Jos käytössäsi on Outlook 2010, valitse Tiedosto > Asetukset. Valitse Outlookin asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset ja valitse sitten Vie-osiossa Vie.

    • Jos käytössäsi on Outlook 2007, valitse Tiedosto > Tuo ja vie.

    Huomautus: Outlookin tietojen viemistä koskevat täydelliset tiedot annetaan artikkelissa Sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin vieminen tai varmuuskopioiminen Outlookin .pst-tiedostoon.

  2. Ohjattu tuominen ja vieminen -toiminto käynnistyy Outlookissa.

  3. Valitse Ohjattu tuominen ja vieminen -toiminnossa Vie tiedostoon ja napsauta sitten Seuraava.

  4. Valitse Sarkaimella erotetut tiedot (Windows) ja napsauta sitten Seuraava.

  5. Valitse yhteystietokansio, jonka haluat viedä Accessiin, ja napsauta Seuraava.

  6. Kirjoita tiedostolle nimi käyttäen tiedostopäätettä .txt.

    Huomautus: Access tallentaa oletuksena tiedoston oletustiedostokansioosi. Jos haluat tallentaa tiedoston eri sijaintiin, napsauta Selaa ja selaa kansioon, johon haluat tallentaa tiedoston.

  7. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valmis.

Outlook vie valitun kansion sisällön tekstitiedostoon.

Vaihe 2: Yhteystietojen tuominen Accessiin

  1. Avaa Access-tietokanta, johon haluat tuoda tiedot.

  2. Ohjatun tekstin tuonti- tai linkitystoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos käytät Accessin uusinta Office 365 -tilausversiota, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Uusi tietolähde > Tiedostosta > Tekstitiedosto.

    • Jos käytössäsi on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Tekstitiedosto.

    • Jos sinulla on Access 2007, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Tekstitiedosto-painiketta.

  3. Napsauta Hae ulkoiset tiedot – Tekstitiedosto -valintaikkunassa Selaa.

    Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat tuoda tai liittää tietoja tekstitiedostoon tai luoda siihen linkin.

  4. Valitse tiedosto, jonka loit aiemmassa toimenpiteessä, ja napsauta sitten Avaa.

  5. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon ja napsauta sitten OK.

  6. Valitse Ohjattu tekstin tuominen, valitse Erotettu ja napsauta sitten Seuraava.

  7. Varmista ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla, että seuraavassa taulukossa esitetyt asetukset ovat valittuina:

    Asetus

    Arvo

    Valitse kentät erottava erotinmerkki

    Sarkain

    Ensimmäinen rivi sisältää kenttien nimet

    Valittuna (valittu)

    Tekstierotin

    " (lainausmerkit)

  8. Noudata ohjatun toiminnon jäljellä olevien sivujen ohjeita.

    Kun ohjattu toiminto on valmis, Access tuo tekstitiedoston.

    Tarkemmat ohjeet tietojen tuomiseksi tekstitiedostoista Accessiin annetaan artikkelissa Tuominen ja linkittäminen tekstitiedostoon.

Sivun alkuun

Muita huomioon otettavia asioita

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×